Participation d'étudiants canadiens à des conférences et des activités de formation dans le domaine spatial

Avis d'offre de participation (AOP)

3.1 Bénéficiaires admissibles

Pour être admissibles à une subvention au titre du présent AOP, les demandeurs doivent satisfaire aux critères d'admissibilité suivants :

• être citoyen canadien ou résident permanent;
• être inscrit en tant qu'étudiant à temps plein dans un établissement postsecondaire canadien (niveau collégial, baccalauréat, maîtrise, doctorat ou postdoctorat) au moment de l'activité.

Les demandes présentées par des équipes d'étudiants seront rejetées. Les demandes doivent provenir d'une seule personne.

3.2 Activités admissibles

Pour être admissibles, les demandes de subvention doivent être soumises par un demandeur admissible à l'égard d'une activité répondant aux conditions suivantes :

• La demande de financement relève de l'une des catégories suivantes :
  • Catégorie A : conférences, ateliers et forums nationaux ou internationaux sur l'espace. La liste des activités admissibles se trouve à l'annexe A. Les demandes qui visent des événements autres que ceux figurant à l'annexe A seront rejetées.
  • Catégorie B : activités éducatives de l'Agence spatiale européenne (ESA). Les demandeurs admissibles qui présentent une demande de catégorie B doivent être sélectionnés par l'ESA pour participer à l'activité d'apprentissage. Veuillez voir l'annexe A pour plus de détails.
• La demande de financement doit porter sur une participation en personne.

L'ASC modifiera la liste d'événements figurant à l'annexe A environ tous les six mois.

3.3 Liens avec les priorités de l'ASC

L'ASC appuie le secteur spatial canadien afin de l'aider à demeurer à l'avant-garde du nouvel environnement spatial, en constante évolution. Le Canada doit disposer d'une réserve constante de travailleurs hautement qualifiés pour conserver son leadership dans une économie spatiale mondiale où la concurrence est vive et pour exploiter le plein potentiel du secteur spatial. L'ASC s'engage à fournir aux Canadiens l'information et les outils nécessaires pour tirer pleinement parti de ces emplois d'avenir et pour y exceller.

3.4 Liens avec les objectifs du Programme global de subventions et de contributions

Les demandes soumises dans le cadre du présent AOP doivent comprendre des éléments qui favorisent le développement continu d'une masse critique de personnes hautement qualifiées, au Canada, dans des domaines correspondant aux priorités de l'ASC.

4.1 Documentation requise

Pour être complète, la demande doit contenir les documents suivants.

• Un formulaire de demande dûment rempli (voir les explications à la section 4.2) et signé par le demandeur. Les signatures électroniques ou numérisées seront acceptées, mais les demandeurs doivent conserver une copie papier de l'original du formulaire de demande signé, car l'ASC peut exiger les documents portant la signature originale à une date ultérieure;
• Une copie de la preuve de citoyenneté du demandeur (un passeport canadien, par exemple) ou une carte de résident permanent;
• Une preuve de l'inscription à temps plein de l'étudiant dans un établissement d'enseignement postsecondaire canadien au moment où il présente la demande (une lettre d'attestation provenant de l'établissement postsecondaire, par exemple);
• Le curriculum vitæ du demandeur;
• Une lettre de recommandation rédigée par le titulaire d'un poste au sein du corps professoral d'un établissement postsecondaire canadien qui a supervisé le demandeur et/ou ses recherches. (Veuillez consulter l'annexe B du présent AOP ou la section F du formulaire de demande pour obtenir des renseignements plus détaillés à ce sujet);
• Pour les activités de la catégorie A : une copie du résumé de la présentation orale ou de l'affiche du demandeur soumis aux responsables de la conférence et un document confirmant l'acceptation ou le refus du résumé présenté par le demandeur (le cas échéant).

4.2 Soumission d'une demande par voie électronique

Afin de soumettre votre demande par voie électronique, veuillez suivre les étapes suivantes :

1. Demandez la création d'un compte en cliquant sur le Portail de propositions électroniques, au moins trois semaines avant la date limite de soumission relative à l'activité à laquelle vous souhaitez participer (voir les dates limite de soumission à l'annexe A). Veuillez noter que les navigateurs compatibles sont Google Chrome et Microsoft Edge. Vous devrez ensuite suivre les étapes ci-après pour créer votre compte :
   1. Veuillez remplir le champ « Titre de la proposition » en appliquant la convention d'appellation suivante : CATÉGORIE A ou CATÉGORIE B - NOM DE L'ÉVÉNEMENT - NOM DE FAMILLE DU CANDIDAT, PRÉNOM DU CANDIDAT.
   2. Sous Organisation, dans le champ « Type », assurez-vous de sélectionner « Je ne représente pas une organisation (Individus) ».
   3. Prévoyez jusqu'à 48 heures avant de recevoir un courriel de l'ASC confirmant la création de votre compte et contenant les instructions (guide de l'utilisateur) et les liens appropriés, y compris le lien vers le formulaire de demande en ligne.
2. À l'aide du mot de passe qui vous a été attribué par l'ASC, accédez au formulaire de demande en ligne et remplissez-le. Veuillez noter que vous pouvez sauvegarder les renseignements saisis et revenir au formulaire plus tard, si nécessaire, mais que votre demande doit être soumise avant la date limite de soumission pour l'événement à laquelle vous souhaitez assister.
3. Après avoir rempli le formulaire de demande, imprimez-le sous forme de document PDF avant de cliquer sur « Soumettre ».
4. Signez la copie de votre formulaire de demande (signature électronique acceptée) et joignez-la aux autres documents requis, regroupés dans un fichier unique au format PDF (PDF consultable, de préférence aux formats PDF/A-1a ou PDF/A-2a, toutes les fonctions de sécurité étant désactivées), dans l'ordre indiqué à la section 4.1, ci-dessus. Seule la lettre de recommandation peut être envoyée séparément par le professeur par courriel (voir l'annexe B du présent AOP pour obtenir des renseignements plus détaillés à ce sujet). Il incombe au demandeur de s'assurer que le fichier PDF qu'il envoie est accessible.
5. Soumettez votre demande complète par voie électronique en vous connectant au portail sécurisé qui permet de télécharger des documents protégés, en utilisant le mot de passe qui vous a été attribué par l'ASC. Veuillez consulter le guide de l'utilisateur pour savoir comment télécharger vos documents en toute sécurité.

4.3 Soumission d'une demande par la poste ou au moyen d'un service de messagerie reconnu

Le demandeur est encouragé à soumettre sa demande par voie électronique, en suivant les instructions fournies à la section 4.2. Toutefois, si le demandeur n'est pas en mesure de soumettre sa demande par voie électronique, il doit écrire au stim-stem@asc-csa.gc.ca pour obtenir des instructions sur la façon de soumettre une demande par courrier ou en utilisant un service de messagerie reconnu.

Les demandes envoyées par la poste ou par un service de messagerie reconnu doivent être reçues par l'ASC avant les dates limites indiquées à l'annexe A.

Il incombe au demandeur de s'assurer que sa demande est complète et que l'ASC reçoit les documents requis dans les délais prescrits. L'ASC n'est en aucun cas responsable des retards et peut refuser les demandes reçues après la date limite stipulée.

5.1 Admissibilité

L'ASC procédera d'abord à l'évaluation de l'admissibilité des demandes en vérifiant si elles répondent aux critères d'admissibilité énumérés à la section 3 de l'AOP. Seules les demandes jugées admissibles seront prises en considération.

5.2 Critères d'évaluation

Seules les demandes répondant aux critères d'admissibilité indiqués à la section 5.1 seront prises en considération.

Après s'être assurés que la demande répond aux critères d'admissibilité, les évaluateurs de l'ASC évalueront les demandes admissibles en fonction des critères présentés dans le tableau 1, ci-dessous. Les demandeurs doivent fournir les documents appropriés, comme il est indiqué dans la colonne intitulée « Preuves » et demandé à la section 3 de l'AOP, afin de démontrer en quoi chaque critère d'évaluation est respecté. Seules les demandes ayant obtenu une note globale minimale de 70 % feront l'objet d'un examen plus approfondi.

Remarques :

• La note globale, qui correspond au total des notes obtenues pour chacun des critères, servira à établir le classement des demandes relatives à chaque activité.
• L'ASC peut, à sa discrétion, rejeter toute demande ayant échoué à l'évaluation.

5.3 Processus d'évaluation

L'ASC effectuera la sélection finale en accordant la priorité aux demandeurs qui ont obtenu les meilleures notes finales après évaluation de leur demande en fonction des critères énoncés à la section 5.2. Dans chaque catégorie, la priorité sera accordée aux demandeurs suivants :

Dans l'ensemble des catégories

• Candidats issus de populations sous-représentées. L'ASC encourage les demandeurs à indiquer, à titre facultatif, s'ils appartiennent à un ou plusieurs des quatre groupes suivants : les femmes, les Autochtones, les personnes en situation de handicap et les membres de minorités visibles. Veuillez consulter ce site pour une définition complète de chaque groupe.

Dans la catégorie A:

1. Candidats dont le résumé ou la présentation (ou la participation à un groupe d'experts) a été retenu par le comité de sélection de la conférence (y compris à titre de remplaçants) et qui n'ont jamais reçu de financement directement de l'ASC pour assister à une conférence.
   En fonction des fonds disponibles, l'ASC accordera ensuite la priorité aux demandeurs suivants :
2. Candidats dont le résumé ou la présentation (ou la participation à un groupe d'experts) a été retenu par le comité de sélection de la conférence (y compris à titre de remplaçants) et qui ont déjà reçu un financement directement de l'ASC pour assister à une conférence.
   En fonction des fonds disponibles, l'ASC accordera ensuite la priorité aux demandeurs suivants :
3. Candidats dont le résumé ou la présentation (ou la participation à un groupe d'experts) n'a pas été retenu par le comité de sélection de la conférence (y compris à titre de remplaçants) et qui n'ont jamais reçu de financement directement de l'ASC pour assister à une conférence.
   Pour les activités de la catégorie A, les candidats peuvent présenter un résumé rédigé de façon collaborative pour recevoir une subvention; cependant, l'ASC n'offrira qu'une seule subvention par résumé dans le cadre d'une même conférence.

Dans la catégorie B :

1. Les candidats sélectionnés par l'ESA qui n'ont jamais reçu de financement directement de l'ASC pour participer à une activité de l'ESA.
2. Les candidats sélectionnés par l'ESA qui n'ont jamais reçu de financement directement de l'ASC pour participer à tout événement.

Avant de prendre une décision finale, le comité de sélection de l'ASC responsable du présent AOP peut demander l'avis et les conseils d'autres organisations et/ou experts.

Lors de la sélection finale, l'ASC pourrait également prendre en considération des facteurs tels qu'une répartition équilibrée des subventions dans l'ensemble du Canada et la pertinence du domaine d'études du demandeur relativement à la conférence.

Veuillez noter que les résultats attribués par le comité d'évaluation du présent AOP sont définitifs. En raison du grand nombre de demandes, l'ASC ne fournira pas de commentaires sur les demandes reçues dans le cadre du présent AOP.

7.1 Fonds disponibles et durée du financement

Le montant maximal de la subvention est de :

• 3 500 $ pour les activités de la catégorie A
• 1 000 $ pour les activités de la catégorie B

Le budget total du présent AOP devrait permettre de soutenir la participation d'environ 200 étudiants sur 3 ans, compte tenu d'une moyenne approximative de 5 à 10 étudiants par activité.

En vertu du présent AOP, un bénéficiaire admissible peut recevoir un maximum de deux subventions par exercice financier du gouvernement du Canada (d'avril à mars). Un bénéficiaire admissible ne peut pas recevoir plus d'une subvention pour la même activité.

L'ASC se réserve le droit de rejeter des demandes ou de réduire le montant d'une subvention à sa discrétion.

7.2 Coûts admissibles

Le bénéficiaire doit utiliser la subvention qui lui est accordée pour couvrir (en tout ou en partie) les coûts liés à sa participation à l'événement. La subvention doit être utilisée pour couvrir les dépenses suivantes :

Dans l'ensemble des catégories :

• Indemnités d'hébergement et de repas;
• Frais d'inscription à l'événement; et
• Déplacements.

Toutes les autres dépenses qui excèdent le montant de la subvention de l'ASC sont entièrement à la charge du bénéficiaire. Les demandes dont le budget est jugé inapproprié ou déraisonnable seront rejetées.

Les demandeurs doivent remplir la section G du formulaire de demande en fournissant des renseignements détaillés sur le financement demandé à l'égard de chaque catégorie de coûts admissibles.

8.1 Paiement

L'ASC et chaque demandeur retenu signeront une entente de subvention. Cette condition doit être remplie pour que l'ASC émette un paiement.

Le paiement sera effectué sous la forme d'un versement unique, comme indiqué dans l'entente de subvention qui doit être signée. Les bénéficiaires s'engagent à informer par écrit l'ASC de toute modification des conditions ayant servi à établir leur admissibilité à la subvention.

8.2 Rapport final

L'ASC exigera que chaque bénéficiaire soumette un rapport dans les 30 jours suivant la fin de l'activité, en utilisant le modèle que l'ASC mettra à sa disposition à l'avance.

Catégorie A : Conférences, ateliers et forums nationaux ou internationaux sur l'espace

(L'ASC modifiera périodiquement la liste ci-dessous sans préavis.)

Catégorie B : Activités éducatives de l'agence spatiale européenne (ESA)

Les opportunités d'apprentissage de l'ESA sont affichées sur le site de l'Agence spatiale européenne (ESA) (en anglais seulement). Ces activités ont lieu à différents moments de l'année (liste des cours) (en anglais seulement). Les demandeurs admissibles peuvent soumettre une demande dans le cadre du présent AOP pour la catégorie B tant que l'AOP reste ouvert, pourvu que la demande soit présentée au moins sept semaines avant la tenue de l'activité d'apprentissage. L'ASC ne peut garantir l'octroi de subventions pour les demandes envoyées après cette date limite.

Les demandeurs admissibles qui présentent une demande de catégorie B doivent être sélectionnés par l'ESA pour participer à l'activité d'apprentissage. Cependant, les demandeurs n'ont pas besoin d'être sélectionnés par l'ESA au moment de soumettre leur application à l'ASC, car cette étape est coordonnée entre les agences spatiales.