Mandat du Comité mixte sur l'astronomie spatiale (JCSA)

Développement de l'exploration spatiale

1. Introduction

Le Comité mixte sur l'astronomie spatiale (« le Comité » ou JCSA) est l'un des divers comités consultatifs scientifiques de l'Agence spatiale canadienne (ASC) dont la responsabilité est de lui fournir des conseils indépendants sur ses disciplines scientifiques et sur les programmes associés de l'Agence. Le comité s'intéresse à l'astronomie spatiale : y compris le soutien à l'élaboration des missions spatiales et suborbitales, à la science, aux technologies et à la communauté œuvrant dans toutes les sphères de ce domaine.

L'ASC reconnaît le rôle unique joué par la Société canadienne d'astronomie (CASCA) parmi les disciplines de sciences spatiales canadiennes, laquelle coordonne un Plan à long terme (PLT) de la communauté astronomique canadienne. La Société canadienne d'astronomie suit et soutient l'établissement des priorités du Plan à long terme pour l'astronomie au Canada par le truchement de ses liens avec l'Association canadienne d'universités pour la recherche en astronomie (ACURA) et la Coalition pour l'astronomie au Canada (CCA). Le Comité mixte sur l'astronomie spatiale agit à titre d'intermédiaire entre l'ASC, la CASCA et la communauté. Il entretient également des liens avec d'autres organismes gouvernementaux tels que le Centre de recherche Herzberg en astronomie et en astrophysique du CNRC et le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada (CRSNG).

2. Mandat

Le JCSA donne des conseils relatifs aux priorités de l'astronomie spatiale, des sollicitations à la communauté scientifique ainsi que des occasions suscitées par les programmes et les infrastructures nationaux et internationaux.

Le Comité appuie la planification, la validation et l'actualisation des feuilles de route et des stratégies de programme à long terme liées à l'astronomie spatiale, à la demande du directeur du Développement de l'exploration spatiale de l'ASC ou du Conseil d'administration de la CASCA.

Le Comité surveille les répercussions et l'efficacité des programmes et initiatives de l'ASC liées à l'astronomie spatiale et donne une rétroaction à l'ASC.

Le Comité relève du directeur du Développement de l'exploration spatiale de l'ASC et du Conseil d'administration de la CASCA.

Le Comité donne des conseils stratégiques au Conseil d'administration de la CASCA, à la communauté astronomique en général et plus particulièrement sur le Plan à long terme pour l'astronomie canadienne.

3. Membres du comité mixte sur l'astronomie spatiale

3.1 Composition du comité

Le Comité est composé de façon à obtenir une vaste représentation de la communauté de l'astronomie spatiale du Canada.

Les membres du Comité sont regroupés sous cinq classes :

Les membres externes :

À la suite de la création du Comité par l'ASC, les membres externes seront nommés par le comité (en tenant compte des suggestions et de la consultation du conseil de direction de la CASCA, voir 3.2) et approuvés par l'ASC selon leur expertise, leur expérience et leur intérêt. Le comité compte six membres externes.

Les membres additionnels :

L'ASC peut désigner des membres additionnels afin qu'ils puissent apporter de l'expertise ou de l'expérience que le comité ne pourrait obtenir autrement. Le comité ne compte pas plus que deux (2) membres additionnels.

Les membres d'office :

En raison de leur poste externe liée à la communauté astronomique canadienne, les membres d'office assurent la représentation des programmes, des comités et des groupes de travail des parties prenantes. Le directeur du Développement de l'exploration spatiale de l'ASC se réserve le droit de limiter le nombre de membres d'office pour des raisons budgétaires. Les membres d'office ont entièrement accès aux séances du Comité, y compris les séances à huis clos.

Les personnes suivantes sont toujours les bienvenues aux réunions et peuvent y assister en tant que membres d'office :

1. Le président de la CASCA
2. Les présidents des équipes thématiques ou des groupes de travail spécialisés (lorsqu'ils sont actifs) de l'ASC
3. Le conseiller scientifique ministériel pour l'ASC
4. Un représentant du Plan à long terme de la CASCA nommé par le comité après consultation du Conseil de direction de la CASCA et après approbation de l'ASC

Les membres de l'ASC :

Ils sont nommés par l'ASC. Tous les membres de l'ASC ont le statut d'observateur, sauf s'ils ne font partie de la direction du comité.

Lors d'occasions spéciales, l'ASC peut demander à un ou plusieurs membres du Comité (JCSA) de représenter la communauté canadienne de l'astronomie spatiale d'astronomie au sein de comités scientifiques ou de groupes de travail nationaux ou internationaux.

Les observateurs :

Les observateurs sont proposés par le comité et nommés par l'ASC pour fournir une expertise ou une expérience particulières que le comité ne pourrait obtenir autrement.

Les personnes suivantes sont toujours les bienvenues aux réunions et peuvent y assister en tant qu'observateurs :

1. Le directeur général du Centre de recherche Herzberg en astronomie et en astrophysique du CNRC
2. Un représentant du CRSNG
3. Le président du comité de l'Astronomie au sol de la CASCA
4. Le président du comité d'Implémentation des recommandations communautaires du plan à long terme (LCRIC)

Les membres externes et additionnels ont le droit de vote ; les membres d'office, les membres de l'ASC ainsi que les observateurs n'ont pas de droit de vote.

3.2 Nomination

Une fois que l'ASC aura créé le comité, celui-ci désignera les membres externes (processus comprenant la consultation du conseil de direction de la CASCA et ses suggestions) en fonction de leur expertise, de leur expérience et de leur intérêt par rapport au mandat du comité.

Sous réserve de ce qui précède, la composition du comité doit refléter une vaste répartition géographique pancanadienne, représenter la diversité de la communauté (p. ex. université / industrie / gouvernement, enseignement / recherche/gestion, étape de la carrière, femmes / Autochtones / personnes handicapées / minorités visibles) et représenter un très grand nombre de sous-disciplines de l'astronomie spatiale lorsque possible.

On devrait régulièrement réviser les processus de désignation des nouveaux membres externes ou des membres supplémentaires pour solliciter leur participation à ce comité diversifié, y compris la possibilité de proposer sa candidature sans qu'elle soit sollicitée.

Les personnes désireuses de faire participer au Comité peuvent poser leur propre candidature en tout temps en communiquant avec le coprésident de ce comité. Les candidatures libres devront être approuvées par le Conseil de direction de la CASCA, à l'instar des candidats désignés par le comité.

Dans des circonstances exceptionnelles, l'appartenance à la CASCA n'est pas obligatoire pour être nommé membre externe du Comité.

Avant d'être nommés, tous les membres doivent se soumettre à une enquête de sécurité ou l'avoir réussie. L'ASC exige une vérification de sécurité afin de pouvoir communiquer des renseignements gouvernementaux aux membres et de permettre aux membres d'assister à des réunions tenues au siège social de l'ASC. Les membres pourraient devoir signer des ententes de confidentialité liées à des éléments précis de l'ordre du jour.

Le directeur du Développement de l'exploration spatiale de l'ASC nomme tous les membres.

3.3 Durée du mandat

Le mandat des membres externes dure trois (3) ans, et peut être prolongé d'un an. Chaque année, des postes du comité seront pourvus, prolongés ou confiés à de nouveaux membres, de manière à conserver une composition appropriée tout en réduisant au minimum la perte d'expérience et l'interruption des activités. Les membres ne peuvent siéger pendant deux mandats consécutifs, mais ils peuvent accepter un mandat à plus d'une occasion.

Les coprésidents du comité peuvent demander au directeur du Développement de l'exploration spatiale d'exclure du comité un membre externe ou de nommer un nouveau membre externe avant la rotation prévue en cas de démission, d'une absence aux réunions ou de non-participation active au comité, ou pour toute autre raison valable.

Les membres supplémentaires pourront siéger aussi longtemps que l'ASC jugera que le comité aura besoin de leur expertise et de leur expérience particulières.

Les membres d'office et les observateurs pourront siéger aussi longtemps que le comité exigera leur expertise et leur expérience particulières.

3.4 La direction

La direction du Comité est composée de deux coprésidents et d'un secrétaire exécutif :

Coprésident externe :

Les membres externes du comité nomment le coprésident externe qui occupe théoriquement ses fonctions pendant un mandat de deux (2) ans. Le coprésident externe conçoit les ordres du jour des réunions conjointement avec le coprésident de l'ASC. Il se charge de prendre les dispositions logistiques pour les réunions qui se déroulent dans d'autres lieux qu'à l'ASC.

Coprésident de l'ASC :

Le coprésident de l'ASC est nommé parmi les membres de l'ASC par le directeur du Développement de l'exploration spatiale. Le coprésident de l'ASC conçoit les ordres du jour des réunions conjointement avec le coprésident externe. Il se charge de prendre les dispositions logistiques pour les réunions qui se déroulent à l'ASC et en téléconférence ou vidéoconférence.

Secrétaire exécutif :

Le Secrétaire exécutif est nommé parmi les membres de l'ASC par le directeur du Développement de l'exploration spatiale. Il consigne le nom des personnes présentes aux réunions, prépare les procès-verbaux des réunions, et maintient les dossiers permanents des activités du comité.

Les coprésidents ou leurs délégués pourraient être appelés à représenter le comité sur des comités consultatifs dont les activités concernent le reste de la communauté scientifique spatiale.

4. Réunions

En principe, les réunions ont lieu deux (2) fois par année. On détermine la date des réunions pour qu'elles se rapprochent de la période du cycle annuel de planification de l'ASC et de la réunion annuelle de la Société canadienne d'astronomie. Au besoin, on pourra organiser d'autres réunions. Afin que le Comité puisse réaliser son mandat de suivre les progrès à l'égard des priorités du Plan à long terme, on anticipe de déployer des efforts supplémentaires et de générer des activités supplémentaires au-delà de la tenue des réunions semestrielles.

Les communications se font par courriel et par téléconférences. Au besoin, on peut prévoir des réunions en personne par le biais d'appareils sécuritaires d'une téléconférence ou d'une vidéoconférence. Les coprésidents sont responsables d'organiser les réunions.

Au début et tout au long de chaque réunion, on doit déclarer et enregistrer tout conflit d'intérêts qui survient entre les membres externes, supplémentaires et d'office. Les membres qui sont en conflits d'intérêts pourraient être invités à quitter la réunion lors de certaines discussions à la demande d'autres membres du comité.

5. Rémunération

Aucune rémunération n'est prévue pour le travail des membres du comité. Les membres universitaires externes, supplémentaires ou d'office peuvent bénéficier d'une aide relative aux frais de déplacement dans le cas de réunions en personne. Quant aux observateurs et aux employés issus d'autres ministères du gouvernement, ils ne sont pas admissibles à une aide relative aux frais de déplacement de l'ASC.

6. Comptes rendus et communications

Les résultats des réunions comprendront généralement :

• L'ordre du jour définitif, la liste des participants et le procès-verbal de la réunion
• Un compte rendu des recommandations ou des avis soumis au directeur du Développement de l'exploration spatiale de l'ASC, sur demande
• l'examen de sollicitations et de documents planifiés de l'ASC en lien avec l'astronomie spatiale, sur demande
• Les commentaires sur la planification et le programme des ateliers dirigés par l'ASC et la participation à ceux-ci, sur demande

Personne ne peut représenter le comité ou s'exprimer en son nom à moins que les coprésidents ne le demandent.

Les rapports produits par le comité ne doivent pas être diffusés publiquement sans le consentement mutuel de l'ASC et du comité afin de protéger des discussions et du matériel qui pourraient contenir des renseignements confidentiels. Une version approuvée des rapports de réunion sera fournie au Conseil d'administration de la CASCA pour être diffusée publiquement sur le site web de cette dernière.

Outre les procès-verbaux, le secrétaire exécutif établit et tient à jour des dossiers permanents faisant état des activités du comité, y compris les copies des présentations, les rapports produits pour le comité ou par celui-ci ainsi que la liste des membres du comité. Les membres externes, additionnels et d'office du comité ont accès aux dossiers de ce dernier (p. ex. l'archivage de documents sur le serveur interne de l'ASC).

7. Transparence

Les points suivants seront pratique courante :

• Un membre du comité consent à ce que la communauté scientifique communique avec lui afin qu'il puisse lui faire part de ses préoccupations et fournisse de la rétroaction à l'ASC
• L'identité et les coordonnées de tous les membres du comité (y compris leur nom, l'organisme pour lequel ils travaillent et leur adresse courriel) seront publiées sur le site web de l'ASC
• Une fois les éléments confidentiels rédigés, les rapports seront diffusés publiquement en temps opportun dans les deux langues officielles. Les rapports présenteront un résumé du consensus obtenu par le comité