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Webinaire sur le programme de subventions et contributions pour initiatives jeunesse en STIM

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Publié le 21 octobre 2021

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Webinaire sur le programme de subventions et contributions pour initiatives jeunesse en STIM

2021-10-21 – Webinaire sur le financement octroyé par l’Agence spatiale canadienne pour le développement, la promotion et la mise en place d’initiatives pour les jeunes en science, technologie, ingénierie et mathématiques (STIM) animé par Iulian Martin, agent de programme.

(Source : Agence spatiale canadienne.)

Transcription

Iulian Martin : On va passer à l’ordre du jour. Le mot de bienvenue et déroulement du webinaire, on l’avait fait, on l’a fait déjà.

Ensuite, on va commencer par décrire les initiatives jeunesse en sciences, technologies, ingénierie et mathématiques (STIM) à l’Agence spatiale, et où se cadrent ces initiatives dans les activités de l’Agence.

Ensuite, on va... je vais présenter le programme des subventions et contributions de l’Agence spatiale, qui est un programme en soi et qui a des modalités, et des termes et des conditions. On va parler en détails là-dessus.

Il y a quelqu’un qui vient juste de rejoindre. Bonjour. On a déjà commencé.

Ensuite, on va... je vais vous présenter les avis d’offres de participation, qui sont en effet l’appel de propositions, et comment déposer une demande de financement.

Ensuite, je vais vous décrire un peu le processus d’évaluation, sélection et octroi des subventions et contributions, et on va avoir aussi une « slide » sur la gestion des ententes avec les récipiendaires des subventions et des contributions, quelques mots sur les résultats attendus, et la fin du projet.

Ensuite, on va avoir une période de questions pendant laquelle on va répondre à vos questions dans le chat (brève coupure).

OK. On va passer à la prochaine « slide ». Les initiatives jeunesse en STIM à l’Agence spatiale canadienne, et je vais commencer par un document très important, qui est la stratégie spatiale pour le Canada, qui a été énoncée par le gouvernement en 2019, et qui se base sur cinq piliers pour appuyer la vision du Canada pour l’espace.

De ces cinq piliers, celui qui nous intéresse, c’est inciter la prochaine génération de Canadiens à viser les étoiles. Alors, c’est un pilier, c’est une vision. C’est un objectif de la stratégie spatiale. Le gouvernement a voulu mettre emphase sur cet aspect, cet aspect de la prochaine génération qui commence à la maternelle, et nous à l’Agence, pour la jeunesse, on s’arrête à la première année de cégep au Québec, ce qu’on appelle le « K-12 », mais on a aussi des initiatives pour les étudiants post-secondaires et les jeunes professionnels.

Ça fait qu’on a tout le spectre des activités pour les jeunes, et ça les objectifs, c’est d’encourager les jeunes à définir et à poursuivre leurs objectifs en STIM, de maintenir bien sûr un bassin constant de personnes hautement qualifiées pour le domaine spatial, que ce soit dans la recherche ou dans l’industrie, et tout ça, on a le mandat de le faire en établissant des partenariats avec des organisations en STIM, afin de bien transmettre l’importance de ce domaine.

On sait tous que l’espace a la capacité unique d’encourager les Canadiens de tous les sexes, de toutes les cultures et collectivités à s’intéresser aux sciences, aux technologies, à l’ingénierie et aux mathématiques, et on veut profiter de cette capacité pour attirer les jeunes vers les disciplines STIM. Fait que ça, c’est le pilier de la stratégie qu’on suit.

Une autre annonce, un autre mandat, c’est comme vous le savez, le gouvernement a annoncé que le Canada met le cap sur la Lune. Ça veut dire que le Canada va participer avec des partenaires internationaux à la nouvelle... à la construction de la nouvelle station spatiale qui tournera autour, en orbite de la Lune. C’est un projet qui s’étire sur plusieurs années et le Canada va participer pour l’instant, mais avec le bras... excuse-moi... le bras robotique de la nouvelle station spatiale, et on va participer aussi aux recherches qui se feront sur la Lune.

Et, j’aimerais mentionner ce programme et cette participation, parce que ce projet de station lunaire Gateway a une composante de sensibilisation et surtout pour les jeunes, et c’est la raison pour laquelle la plupart, sinon la totalité des activités qu’on vise en ce moment, doivent être liées à Lune, au projet Gateway, à la recherche sur la Lune, à la robotique, et vous allez voir les activités tournent autour de ces sujets. C’est la raison pour laquelle on vise que le financement vienne en effet de ce projet, de ce gros projet qui est en train... qui est effectif maintenant.

On passe à la prochaine « slide ». Juste pour vous remettre... pourquoi, où, c’est qui qui s’occupe des initiatives des programmes des jeunes. On a une équipe à l’Agence qui est dédiée pour les initiatives jeunesse en STIM et qui fait partie du groupe des Communications et Affaires publiques de l’Agence spatiale, que cette équipe, notre équipe qui présente aujourd’hui, et qui est en charge avec ces initiatives, fait partie des communications et affaires publiques.

On a une autre équipe qui s’occupe aussi des développements académiques, fait qu’on vise les étudiants post-secondaires et les jeunes professionnels. Étant donné que cette équipe vise aussi la recherche, fait que ça fait partie d’un autre département, d’une autre équipe qui s’appelle sciences spatiales et technologies... C’est juste pour positionner l’équipe et positionner le programme de jeunesse STIM dans le cadre de l’Agence spatiale canadienne.

Et on a... Pour atteindre notre objectif, on a plusieurs moyens pour accomplir les objectifs qu’on se donne, et pour ça, nous pouvons collaborer avec des organisations pour diviser la tâche, fait qu’en contribuant soit en... la nature soit comme « in-kind contribution », soit on peut mettre des... on peut mettre en place des contrats en échange des services et des produits, ou nous pouvons offrir des subventions et contributions... subventions ou contributions, pour appuyer des projets conçus et offerts par d’autres organisations pour sensibiliser les jeunes et contribuer à l’éducation des jeunes. Mais on collabore, on veut collaborer avec des organisations externes de partout au Canada, pour impliquer des jeunes de partout au Canada.

Et, on arrive au programme des subventions et contributions, fait que ça, c’est une partie de... un des moyens qu’on utilise. On a un programme des subventions et de contributions à l’appui de la recherche, de la sensibilisation et de l’éducation. Je vais revenir pour décrire plus en détails le programme un peu plus tard.

On va passer à la prochaine « slide ». Dans ce « slide », il y a le... disons la principale activité qu’on vise. Comme je l’avais dit, je le répète, nous mettons l’accent sur l’exploration de la Lune dans toutes nos activités, puisque le financement fait partie de l’engagement du Canada dans le projet Gateway avec la NASA et les autres partenaires externes.

Nous avons, comme vous voyez sur le « slide », cinq volets ou initiatives que je vais décrire un peu. La première, c’est qu’on veut avoir des activités sur commander un rover. Une des activités en recherche de la Lune ou exploration de Lune sera bien sûr d’arriver avec un rover, et on veut sensibiliser les jeunes, on veut les impliquer dans cette activité.

Le rover, il présente un élément clé pour nos équipes d’exploration d’avant-garde. Fait qu’avant d’explorer avec les humains, on va envoyer des rovers pour explorer la Lune ou d’autres planètes. Ils nous aident à recueillir beaucoup d’informations en observant le terrain et portant des instruments scientifiques. Par l’entremise de ces activités de développement et planification d’une mission d’un rover lunaire, ce qui est - on veut que ce soit le sujet des activités – nous voulons élargir la compréhension des jeunes concernant les défis qu’une telle mission peut avoir, et faire vivre aussi une expérience qui suscitera leur intérêt en STIM.

Ce qu’on veut, c’est développer des activités... on dit « hands-on », des activités dans lesquelles les jeunes peuvent s’impliquer jusqu’à les faire conduire ou opérer un rover. On veut le mettre dans le poste de pilotage d’un rover à distance et simuler une mission sur la Lune. Fait que cette activité vise l’exploration lunaire et les sciences qu’on peut faire sur la Lune, et on vise les jeunes entre sixième et neuvième année, troisième secon... Si je pense euh... Troisième secondaire jusqu’à... Je pense que c’est une petite erreur. On va corriger. Mais on vise de sixième à neuvième année, les jeunes de sixième à neuvième année.

Une autre activité qu’on vise, c’est le creuse-méninges spatial, qui est une occasion pour les jeunes de participer à un défi, afin de résoudre des problèmes auxquels les experts de l’ASC font face. Fait qu’on veut leur donner aux jeunes des défis réels, et ils peuvent arriver avec des idées très intéressantes. On veut faire ça cette activité chaque année. Cet automne, on va avoir un projet-pilote et ensuite, bien on va répéter chaque année le défi, ou les défis seront différents chaque année, et les jeunes et les enseignants pourront choisir en effet jusqu’à quel niveau ils vont vouloir approfondir le sujet et développer des solutions.

Fait qu’on veut cibler un éventail assez large de jeunes pour les attirer. La question creuse-méninges spatial, c’est un « space brain hack » en anglais, mais j’aime mieux le français, ça donne une photo plus explicite pour ce qu’on veut faire.

Un autre volet, c’est un esprit sain dans un corps sain. Celui-ci cible surtout les jeunes autochtones, et on veut les attirer pour développer, attirer les jeunes, de voir comment cultiver des aliments et rester en santé dans des endroits éloignés. C’est sûr que l’espace et certains endroits éloignés au Canada feront face aux mêmes défis et ont les mêmes besoins en produisant la nourriture. Fait qu’on veut mettre au défi les jeunes pour trouver des solutions, pour cultiver des aliments et être indépendants de la Terre, si on peut dire comme ça.

Un autre volet important, c’est la robotique et l’intelligence artificielle. Le Canada est un leader mondial dans le domaine de la robotique spatiale, et pour relever les défis qui nous attendent pour construire et maintenir les stations ou les bases spatiales plus éloignées, vous avez besoin d’un système robotisé qui fonctionne de façon plus autonome, et bien sûr, sera opéré par l’intelligence artificielle et apprentissage autonome.

Fait qu’on veut sensibiliser, par ces activités, les jeunes sur le domaine de la robotique et l’intelligence artificielle. Il y a beaucoup d’activités déjà je pense qui ne sont pas liées à l’espace, mais on veut utiliser l’espace comme une source d’inspiration, et on veut créer des activités qui mettent les jeunes au défi pour créer des robotiques, tous sur des systèmes robotiques qui, selon le niveau d’éducation, le niveau d’apprentissage, de le faire fonctionner de façon autonome. Ça, ça vise les jeunes de sixième jusqu’à douzième année, ou première année de cégep au Québec.

Une autre activité qui est présentement fermée, mais je la présente, c’est l’astronaute junior, c’est notre campagne des astronautes juniors, et qui a offert aux jeunes la chance d’apprendre davantage sur les différents aspects de la formation d’un astronaute, et ça, avant et après... avant, pendant et après les missions. Au-delà des missions, ce qu’un astronaute ou une astronaute doit faire pour se préparer. Ils ont découvert aussi plusieurs carrières qu’il y a au domaine de l’espace pendant cette activité. Ils ont participé à une activité de rover aussi, avec le rover de l’Agence, et ils ont eu plusieurs ateliers avec nos experts de l’Agence.

Fait que c’est cinq volets que nous, on est en train de travailler, sur lesquels nous, on travaille présentement. Les quatre premiers, on travaille encore. On a des activités à développer, et on va collaborer avec des organisations de partout au Canada pour les développer. La cinquième, les astronautes juniors, est déjà terminée, alors ne fait plus partie de nos activités.

Je pense que... Fait que je vous rappelle si vous avez des questions, vous pouvez les mettre dans l’espace pour les commentaires, dans le « chat » de cette rencontre en tout temps, et on va répondre à la fin.

On va passer au programme global des subventions et contributions de l’Agence. Je l’avais déjà mentionné au début de ma présentation, l’Agence spatiale a un contrat... a un excuse-moi, un programme global de subventions et contributions qui gère, qui encadre toutes les activités de financement par transfert de paiement, par les subventions et contributions de l’Agence, mais avant de commencer le programme en soi, je vais faire un peu la différence entre les contrats, ou les marchés comme on dit, et le transfert de paiement qui sont les subventions et contributions.

Quand on parle d’un contrat, l’Agence spatiale canadienne acquiert, ou doit acquérir un bien, un service, ou est responsable de la livraison d’un bien ou d’un service dans le cadre d’une entente avec un partenaire. Fait que quand on donne un contrat, nous, on veut acquérir un bien ou un service pour le gouvernement du Canada. Ça fait que c’est le but d’un contrat, c’est d’acquérir des services et des biens.

Par contre, pour le transfert de paiement pour les subventions et les contributions, il n’y a... le résultat d’un financement, d’un transfert de paiement, ne résulte pas dans l’acquisition des biens et services, ou d’actifs par le gouvernement du Canada, mais c’est un instrument très important du gouvernement et de l’Agence spatiale afin de mettre à l’avant, et atteindre les objectifs et les priorités qu’on a énoncés.

Fait qu’on utilise les subventions et contributions pour développer des activités dans notre cas pour les jeunes, pour atteindre nos objectifs d’inspirer la prochaine génération, mais on n’acquiert pas des biens. Les activités restent toujours avec l’organisation qui les développe, les idées, toute la propriété intellectuelle, tout reste avec l’organisation qui développe. Mais nous, on veut avoir les résultats. On veut avoir les jeunes qui sont inspirés, et qui... Oui. C’est ça. C’est la différence entre les contrats et le transfert de paiement, ça veut dire les subventions et contributions. C’est la raison pour laquelle vous allez voir...

Et nous on... Excuse-moi. Et on utilise les deux. On utilise pour les activités pour les jeunes aussi des contrats et des transferts de paiement subventions et contributions. Les contrats sont affichés sur le site du gouvernement du Canada « Buy and sell ». C’est en anglais. C’est « Achats et ventes » en français. Fait qu’il y a un site où se trouvent, où on doit publier toutes les annonces, tous les appels d’offres pour les contrats.

Par contre, pour le transfert de paiement, les subventions et contributions, tous les... ce qu’on appelle les annonces d’offres de participation, et on va parler plus en détails de ces avis, mais ces avis sont publiés sur le site web de l’Agence spatiale canadienne. Je sais qu’il y a une initiative au niveau du gouvernement d’intégrer toutes les annonces d’opportunités au niveau du gouvernement de Canada, mais on n’est pas encore là.

Fait que tous les avis pour les subventions et les contributions, vous allez les trouver sur le site de l’Agence spatiale canadienne. Il y a une page qui s’appelle « opportunités de financement ». Et je répète, les contrats, c’est dans un autre site qui sont les « Achats et ventes » du gouvernement du Canada.

Le programme global des subventions et contributions de l’Agence spatiale visent trois disciplines : la recherche, qui est surtout pour les universités, la sensibilisation à l’espace, alors c’est toutes les activités que nous on développe, c’est la raison pour laquelle on est ici, dans ce webinaire, et le troisième, c’est l’éducation spatiale. Ce qu’on voyait, on vise plutôt la sensibilisation à l’espace, à croître l’intérêt des jeunes pour le domaine spatial et pour le domaine STIM en général.

Ce programme, qui est approuvé par le Conseil du Trésor, a des modalités spécifiques pour l’Agence spatiale. Les modalités, ça veut dire les « termes et conditions », et ça inclus, entre autres, les objectifs et résultats attendus de ce programme, fait que chaque fois qu’on publie on avis d’offre de participation, ou un appel d’offre, on doit tenir compte de ces objectifs et des résultats attendus.

Également, le programme contient... bien les modalités contiennent les conditions d’admissibilités pour projet, pour les organisations, ou pour récipiendaires, contiennent l’admissibilité des coûts, et beaucoup d’autres.

Je vois... je veux souligner ici, aux conditions d’admissibilités, que pour ce programme, les organisations admissibles sont les universités, les écoles, les organisations sans but lucratif, les universités, et toutes doivent être des organisations canadiennes où on n’offre pas de financement dans nos initiatives aux organisations internationales. Fait que toutes les organisations doivent être enregistrées au Canada et opérées au Canada. C’est la raison pour laquelle on demande, et on va voir un peu plus tôt... ou plus tard, on demande un certificat d’enregistrement au Canada.

Aussi, dans les modalités approuvées par le Conseil du Trésor, il y a les exigences concernant la demande et critères d’évaluation. L’exigence concernant la demande, on va revenir là-dessus, et je vais le présenter plus en détails, ainsi que les critères d’évaluation. On a une « slide » spécifique pour ça.

Le programme offre la possibi... de modalités, d’attendre les objectifs, c’est un, c’est par avis d’offres de participation, ou c’est un appel d’offre. C’est la façon dont on demande aux organisations de nous envoyer des projets et des propositions de projets. C’est un processus compétitif. On va parler de ça. Fait que c’est soi par l’avis d’offre de participation qui sont publiés sur le site, et annoncé dans nos médias sociaux et partout, et de façon occasionnelle, mais très, très rarement, on a la possibilité de recevoir les demandes... des demandes non sollicitées, mais c’est très rarement cette façon de procéder par demandes non sollicitées. Toutes nos activités et tous les financements doivent passer par un avis d’offre de participation.

Bon. Le prochain, c’est l’avis... En effet, je vais décrire plus en détails l’avis d’offre de participation, ou AOP comme on le nomme dans notre jargon. En effet, c’est un appel de proposition par lequel on demande de recevoir des projets. Il contient toute l’information dont une organisation a besoin, afin d’évaluer l’alignement premièrement de leur idée ou de leur projet avec les requis, décrire la demande et de soumettre la proposition.

Fait que je vais le redire, il est très important de lire très attentivement cet avis d’offre et en totalité, et de voir si l’idée ou le projet que vous avez s’aligne avec ce qui est écrit, et qu’il y a des chances que ce soit admissible. Dans cet AOP, il y a les objectifs spécifiques de l’initiative. On a des grands objectifs du programme de financement, du programme global de subventions et contributions, mais dans le cas de ces grands objectifs, on met des objectifs spécifiques pour chaque initiative.

Bien sûr, on va mettre la date et l’heure limite de soumission, et je vais revenir là-dessus, parce que ça nous a posé des problèmes. Il y a les critères d’admissibilité pour le demandeur et les projets. J’ai fait déjà mention pour les initiatives des jeunes. On vise surtout les écoles, les écoles primaires et secondaires. On vise les institutions post-secondaires, les organisations à but sans... non lucratif et les universités. Je pense que j’ai tout. Qui... qui opèrent, encore une fois, qui opèrent au Canada, qui sont enregistrées au Canada, et qui nous peut... qui fournissent une preuve qu’ils sont enregistrés au Canada.

Aussi, dans l’AOP, il y a le financement disponible, le financement qu’on met... qu’on fait disponible pour les activités, pour donner aux récipiendaires pour développer les activités, et le calendrier de paiements qu’on vise. C’est sûr que ça dépend d’approbation et de disponibilité des fonds en tout temps, mais on donne pour savoir à peu près combien on peut dépenser par année fiscale, et n’oubliez pas, l’année fiscale du gouvernement, on le mentionne dans l’AOP, notre année financière, c’est d’avril à mars.

Il y a dans l’AOP les critères d’évaluation et le système de pointage. Les critères d’évaluation, on le met, et le met avec des définitions assez... nous, on considère assez détaillées dans l’AOP, pour que vous puissiez, pour les organisations qui sont intéressées puissent suivre exactement les propositions seront évaluées et pointées, parce qu’on a un système de pointage. Fait que pour chaque critère, on va mettre un pointage maximal, un nombre de points maximaux que le critère peut avoir, et on pointage minimal. Fait que si c’est un... pour un critère, une proposition ne passe pas, le seuil minimal sera rejeté, ce qu’on ne veut pas.

Dans l’avis d’offre de participation, et là, il y a aussi un formulaire de demande, ça c’est en effet le document officiel qui demande le financement. L’organisation doit signer ce formulaire absolument. Les propositions qui n’incluent pas un formulaire de demande signé, dûment signé par le représentant légal, elles sont automatiquement rejetées, parce qu’on considère que la demande n’a pas été faite de façon officielle. On accepte, parce qu’on parle de signature ici, on accepte les signatures électroniques, scannées, fait que vous signez à la main et scannez, ou de façon électronique, mais on n’accepte pas juste de taper ou juste d’écrire le nom de la personne. On veut une signature disons « officielle ». Fait qu’on a passé à travers ça, le formulaire de demande.

Maintenant, la proposition. Fait que c’est votre proposition, c’est la proposition, c’est la demande qui doit être disons développée, ou mise en place par les récipiendaires, par les organisations qui ont l’intention de soumettre une demande de financement.

Premièrement, elle doit avoir la demande, le formulaire de demande signé et une description détaillée du projet. Dans le formulaire de demande, nous, on propose une structure de présenter le projet qui habituellement suit les critères d’évaluation, et on recommande que les organisations intéressées suivent cette structure et donnent des détails pour chaque point de la structure, qui a effet pour chaque critère d’évaluation.

Pour, parce qu’on est dans une version, on est en version française... pour les organisations du Québec, on a besoin absolument d’un formulaire qui s’appelle M-30, qui encadre les relations intergouvernementales entre le Québec et le gouvernement fédéral. Fait que, c’est la raison pour laquelle on demande ce formulaire. Il y a un formulaire, une espèce de formulaire qui encadre et qui règle le problème de cette relation intergouvernementale entre Québec et le gouvernement fédéral. C’est juste pour s’assurer que toutes les règles et que toutes les lois qui sont en place, en vigueur au Québec, soient respectées. Et on est requis d’avoir ce formulaire qu’on appelle M-30.

Si on revient aux critères d’évaluation, on veut... on recommande de viser le pointage maximal pour chaque critère et aborder tous les critères d’évaluation bien sûr, et viser le pointage maximal. Il y a dans chaque critère, il y a des définitions qui sont assez détaillées, et pour chaque définition, on veut avoir une... on veut avoir des détails dans les propositions. Bien sûr ça, ça facilite le travail des évaluateurs, mais ça donne un avantage aux organisations pendant le processus d’évaluation.

Un autre... je ne dirais pas un problème, mais qu’on doit aborder, c’est le contenu spatial canadien. On veut avoir une description claire et détaillée du contenu spatial canadien qui sera inclus dans l’activité. Bien sûr, toutes les activités qu’on finance devraient avoir du contenu spatial canadien, mais simplement de déclarer ou de dire « oui, je vais avoir un contenu canadien », ça ne suffit plus, ou ça ne suffit pas.

Je vous donne un exemple. Avec la robotique, on veut savoir exactement comment la robotique qui sera développée pendant l’évaluation cadre avec une activité spatiale, juste pour tout dire qu’on va développer une activité de robotique et on va mettre du contenu spatial canadien, ce n’est pas suffisant. On a eu des propositions qui seulement déclaraient que l’activité contiendra des éléments ou des adaptations liés à l’espace, mais ça ne suffit pas. Fait que c’est une recommandation de mettre clairement, que les activités soient détaillées pour qu’on sache exactement ce qui se passe, et qu’on sache le contenu, et de l’aligner avec nos objectifs.

Une autre recommandation pour les... quand vous écrivez les propositions, de ne pas assumer que les évaluateurs connaissent déjà votre organisation, le projet, l’activité, ou je ne sais pas, le domaine ou... mais pas le domaine, mais l’activité. Même si l’organisation qui soumet la proposition est une grande organisation très reconnue, tout le monde le sait, puis ce qu’elle fait, ça ne sera pas pris en considération. Les évaluateurs évaluent seulement ce qui est écrit, seulement ce qui est sur papier, sur la demande que l’organisation a soumise. Alors, c’est un point important de ne pas assumer que les évaluateurs connaissent, ou qu’ils savent, ou que... Fait que, on veut voir tous les détails dans la demande.

Un autre point, c’est de fournir les CV contenant l’information pertinente au projet. On a eu... on ne veut pas des CV... Bien, on comprend qu’il y a des CV qui sont assez standards et qu’on soumet à peu près partout, mais on veut avoir, on veut que le CV soumette des évidences qui sont liées au projet. C’est important, parce ce qu’on a eu des CV qui n’avaient aucun lien avec les jeunes, ou pour développer des activités pour les jeunes, fait qu’on ne sait pas si c’était le cas ou pas, si c’était vrai ou pas. Fait que fournir s’il vous plaît des CV qui contiennent l’information pertinente au projet.

Questions et réponses, on a... Fait que pendant l’ouverture de la période d’une annonce, on répond aux questions qui sont soumises par les organisations qui veulent soumettre une demande. On vous recommande de consulter régulièrement la section des questions et réponses, qui est une section à part dans l’AOP, surtout avant votre soumission. Il y a des... il peut y avoir de l’information très importante qui pourrait faire la différence dans les réponses que nous on donne, et ce n’est pas... Fait qu’on donne des clarifications. Ça pourrait arriver d’avoir des clarifications importantes apportées par les réponses qu’on donne, et qui peuvent, ou qui pourraient influencer votre demande également. Fait que lisez très attentivement et régulièrement les questions et les réponses qui sont « postées » sur la page web de l’annonce.

Je veux souligner qu’aucune communication directe avec le demandeur pendant la période d’ouverture de l’AOP, il n’y a pas de communication directe avec le demandeur, même pour des questions disons banales, et la raison, c’est qu’on veut éviter toute apparence disons d’avantage indu qui pourraient apparaître si on communique directement avec une organisation qui a posé la question. Même si ensuite on le publie, la réponse, sur notre site, mais le fait d’écrire directement à une personne ou à une organisation pourrait avoir une apparence d’avantage indu, soit par le temps, parce qu’il a l’information avant les autres, soit par l’information qu’on leur donne.

Fait qu’il n’y a pas de communication directe avec le demandeur pendant la période d’ouverture d’AOP et habituellement... pas habituellement, mais on demande quand on répond aux questions jusqu’à une dizaine de jours avant la date limite de déposer la soumission, fait que le « deadline », la date limite de la soumission de la demande. Pourquoi ça prend du temps? Ça prend du temps préparer la réponse et ensuite, publier, et on veut avoir un temps de réponse qui va permettre aux organisations de lire et d’adapter, si c’est le cas, les demandes.

Fait que ça, c’est au niveau des demandes de financement, des questions. Je pense qu’on peut passer à la prochaine, la soumission de la demande. Depuis l’année passée, avec la pandémie de COVID, l’Agence spatiale accepte présentement les soumissions électroniques. C’est la façon de soumettre recommandée à cause des restrictions liées à la COVID. Ça fonctionne bien, et on garde en même temps, on garde la soumission par la poste. Fait que pour ceux, ou ceux ou celles qui n’ont pas accès nécessairement à un système, elles ne peuvent pas soumettre par la voie électronique, il y a aussi encore la possibilité de soumettre par la poste, documents en papier.

Pour la soumission électronique, je veux m’attarder un peu sur ça, parce que la soumission se fait en deux étapes. On a une création d’un compte qui n’est pas automatiquement approuvé, fait qu’on demande la création d’un compte dans nos systèmes. Nous, on vérifie en arrière la personne, l’organisation... bien, on ne vérifie pas. On vérifie que ce n’est pas un robot et on veut le mettre dans notre base de données, et ensuite, on fait disons de façon manuelle, l’approbation de la demande de création du compte.

Ça pourrait prendre du temps. On recommande de ne pas attendre à la dernière minute et au moins 48 heures d’avance. Ça ne va pas durer 48 heures pour avoir le compte, mais c’est juste pour vous informer, pour s’assurer que vous êtes au courant que ce n’est pas automatiquement. Il y beaucoup de monde qui s’attend que si on le fait en ligne, immédiatement, on a une confirmation avec le « user », le nom d’utilisateur et le mot de passe. Ce n’est pas le cas. Ça prend un peu de temps.

Ensuite, pour la demande, pour la soumission de la demande, c’est fait sur une plateforme sécurisée de l’ASC. Pourquoi une plateforme sécurisée, c’est pour protéger les informations, les idées, la propriété intellectuelle qui pourrait y être. Fait qu’on veut s’assurer que tout est fait en due et bonne forme. Fait qu’il y a, suite à la création du compte, vous pouvez accéder la plateforme et déposer le document. Quand vous déposez la demande, on recommande fortement d’avoir un seul document PDF, de ne pas avoir plusieurs documents, un PDF, un Word, et surtout le formulaire d’application doit être en format PDF et inclus dans la demande, et la description de projet doit être attachée.

Encore une fois, dès que vous avez téléchargé, la confirmation de réception n’est pas encore gérée par le système. En gros, c’est encore une fois nous. On révise un peu. On voit que tout est beau du point de vue technique et on donne une confirmation de réception. La confirmation de réception de la demande, c’est la période entre la soumission de la demande et la confirmation de la réception, c’est une norme de service pour nous, fait qu’on a une période qui est de maximum cinq jours. On comprend que c’est long pour une soumission électronique, fait qu’on travaille et on arrive en moins que ça.

Des problèmes techniques peuvent survenir, peuvent arriver n’importe quand. J’espère que ce n’est pas aujourd’hui. Veuillez ne pas attendre cinq minutes avant l’échéance de soumission. Ça, c’est une demande qu’on fait de façon répétée, de ne pas attendre le moins cinq pour envoyer soit la demande de création du compte, soit la soumission, le téléchargement de la demande.

Et pourquoi on fait cette recommandation, c’est parce que ça nous arrive, pas nécessairement dans les initiatives pour les jeunes, mais dans les autres initiatives, ça nous arrive d’avoir moins deux, il y a encore deux minutes, et on reçoit des tonnes et des tonnes de demandes. On veut éviter ça, pour le système aussi. Ça fonctionne jusqu’à date très bien, mais s’il vous plaît, voir si c’est possible de télécharger la soumission un peu d’avance.

On va passer au processus d’évaluation, sélection et octroi des subventions ou contributions. Le processus d’évaluation est décrit dans chaque AOP. Ça peut différer dans l’annonce d’offre de participation. Ça diffère de l’un à l’autre, pas beaucoup, mais il y a des différences entre différents processus d’évaluation pour les différents projets.

L’évaluation est faite en trois étapes. La première, c’est l’admissibilité. Fait qu’on évalue l’admissibilité du projet, l’admissibilité du demandeur, l’admissibilité en termes de priorités de l’Agence et du gouvernement du Canada.

Ensuite, on fait une évaluation basée sur les critères d’évaluation. On accorde des points par chaque critère, et on fait un classement basé sur les résultats de toutes les demandes. Pour être considérer pour un financement, habituellement, on met un seuil minimal global de la note. Si une demande n’atteint pas ce seuil, elle est éliminée automatiquement, elle ne peut pas être considérée en aucun cas pour le financement.

Ensuite, la troisième étape, c’est qu’on prend en considération les priorités de l’Agence et du gouvernement du Canada, surtout pour la sensibilisation, surtout pour les projets qui ciblent les filles, les jeunes autochtones, les jeunes issus des communautés socio-économiques défavorisées et membres d’une minorité visible. Fait que si un projet cible ces quatre groupes défavorisés, on essaie d’inclure... dans les projets gagnants, on veut avoir des projets qui ciblent ces quatre groupes. Fait que ces deux choses, c’est le classement du pointage et l’alignement avec les priorités de l’Agence. C’est basé sur ces deux critères qu’on va faire la décision finale d’accorder ou d’octroyer une subvention contribution.

Une fois que tout est prêt et que tout a été approuvé au niveau de l’Agence, tous les demandeurs seront informés, que ce soit ceux qui ont été sélectionnés, et ceux qui n’ont pas été sélectionnés. Pour ceux qui n’ont pas été sélectionnés, on peut leur offrir une rétroaction de l’évaluation, un rapport d’évaluation pour améliorer ou pour savoir ce qui n’a pas été bien évalué, et pour s’améliorer pour les prochaines demandes. On ne le fait pas pour l’instant de façon systématique, pour toutes les demandes, mais si ceux qui ont soumis des propositions le demandent, on fournit un rapport d’évaluation.

Pour ceux qui sont sélectionnés pour un octroi de subvention ou contribution, on leur envoie une entente de subvention. C’est une obligation, on ne peut pas transférer des fonds sans avoir une entente, entente qui doit être signée par les parties, par l’Agence et par le récipiendaire. Le projet commence quand l’entente est signée par les deux parties. Fait que c’est à partir de la date où l’entente est signée, le récipiendaire peut charger des dépenses contre le projet, pour le projet. On ne finance pas des coûts qui sont encourus avant la date de début du projet.

Dans l’entente, il y a beaucoup de clauses, parmi lesquelles le calendrier des paiements, les requis en termes de rapports qu’on va demander au récipiendaire. Il y a aussi la clause de propriété intellectuelle. Il y a plusieurs clauses qui sont... c’est un format plutôt standard qu’on a à l’Agence et qu’on propose, qu’on soumet aux récipiendaires.

Pour ce qui est des rapports, on demande, on veut avoir de la rétroaction sur les leçons apprises en livrant les activités aux jeunes, et ça, ça nous aide pour améliorer nos activités, pour viser mieux, pour établir des objectifs qui sont en lien avec ce qui est sur le terrain. Aussi, on demande des rapports sur l’avancement du projet bien sûr, et sur certains indicateurs de performance comme nombre de jeunes, nombre des opportunités ou d’activités qui ont été faites, nombre de jeunes filles ou d’autres groupes défavorisés. Fait que ça, c’est tout ça, ça va se retrouver dans les rapports.

Et une dernière chose, c’est la collaboration ministérielle avec ASC ou autre ministère du gouvernement du Canada dans le cadre de projets financés. Ça, fait que quand un ministère, quand l’Agence donne... octroie une subvention-collaboration, normalement, on n’est pas supposé, et on n’a pas le droit de travailler sur vos projets, sur les projets qui ont été financés par une organisation, et c’est pourquoi on ne veut pas qu’on travaille sur vos projets. C’est bien sûr, il y a plusieurs principes à la base. Le premier, c’est la transparence et l’équité. Le processus d’évaluation et de sélection des bénéficiaires éventuels devrait être ouvert et équitable. On ne veut pas mélanger ceux qui évaluent les propositions, et ensuite travaillent dans le projet.

Fait que ça, c’est un autre principe de séparation. Il devrait y avoir une distinction claire. On veut s’assurer qu’il y ait une distinction claire entre le département, ou le groupe qui émet le paiement des transferts et celui qui collabore avec le bénéficiaire. Il y a une possibilité de collaborer oui, mais il faut le deman... être demandé par le bénéficiaire, il faut être accepté par l’Agence, et il faut avoir une autre entente qui s’appelle une entente de collaboration, qui permettra aux employés de l’Agence de travailler sur les projets qui sont financés. Fait qu’on ne peut pas supposer... bien les organisations ne doivent pas supposer que l’Agence va mettre des ressources à part du financement qui a été fait, qu’ils vont mettre plus de ressources dans le projet financé.

Par contre, les bénéficiaires de subventions et contributions continueront d’avoir accès aux mêmes services de l’Agence que le public. Ça veut dire qu’ils peuvent demander un conférencier. Ils peuvent demander de l’information sur les programmes de l’Agence. Ils peuvent demander toute information. Ça, ça reste, et ça va être géré comme tout autre demande du public ou d’une organisation quelconque. Ça ne sera pas, il n’y a pas d’avantage que l’organisation a ou pas une entente de subvention avec l’Agence. Fait qu’on veut séparer les deux, et c’est une « obligation » de ne pas travailler dans le projet qu’on finance.

Je pense que c’est tout pour aujourd’hui. J’espère que j’ai couvert la plus grande partie de ce qu’est les contributions et les, les subventions et contributions de l’Agence. Merci beaucoup pour votre participation. J’espère que ça sera utile pour vous et que vous êtes intéressés pour soumettre une demande de financement à l’Agence spatiale pour le prochain, ou pour les prochaines activités.

Je vous invite à regarder, à consulter notre site et la page des opportunités de financement de l’Agence spatiale canadienne, et j’espère qu’on va recevoir des excellentes propositions de votre part.

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