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Audit de suivi des dépenses de voyages

Rapport d'audit

Projet # 18/19 01-03

Préparé par
la Direction, audit et évaluation

Table des matières

1.0 Sommaire

1.1 Objectif de l'audit

Le projet d'audit visait à déterminer si les dépenses de voyages de l'Agence spatiale canadienne (ASC) sont effectuées en conformité avec la Directive sur les dépenses de voyages, d'accueil, de conférences et d'événements (VACE) du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), la Directive sur les voyages du Conseil National mixte (CNM) et la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP).

1.2 Opinion de l'audit

De manière générale, les dépenses de voyages sont effectuées en conformité avec la Directive sur les dépenses de VACE du SCT, la Directive sur les voyages du CNM et la LGFP.

1.3 Énoncé d'assurance

À titre de dirigeante principale de la vérification, je suis d'avis que des procédures d'audit suffisantes et appropriées ont été suivies et que des éléments probants ont été recueillis pour étayer l'exactitude de l'opinion fournie dans le présent rapport. Cette opinion s'appuie sur une comparaison des conditions telles qu'elles existaient alors et les critères d'audit préétablis qui ont été convenus avec la direction. L'opinion ne s'applique qu'à l'entité examinée. Les éléments probants ont été recueillis en conformité avec la politique, les directives et les normes du Conseil du Trésor (CT) en matière d'audit interne. Les procédures suivies sont conformes aux normes professionnelles de l'Institut des auditeurs internes. Les éléments de preuve réunis sont suffisants pour convaincre la haute direction du bien-fondé de l'opinion découlant de l'audit interne.

1.4 Résumé des constatations

L'examen de 22 rapports de dépenses de voyages a démontré que, de façon générale, les mécanismes de surveillance et de contrôle en place sont efficaces et permettent de s'assurer de la conformité avec la Directive sur les dépenses de VACE du SCT, la Directive sur les voyages du CNM et la LGFP ainsi que les procédures de l'ASC. Notamment, les dépenses sont autorisées et certifiées par les personnes détenant les pouvoirs délégués, elles sont conformes aux indemnités prévues et elles sont supportées par des pièces justificatives appropriées.

Quelques non-conformités, dont l'impact et la matérialité sont limitées, ont été constatées et sont indiquées à la section 2.3 du présent rapport.

Nous avons également identifié des opportunités d'amélioration en ce qui a trait à la communication des attentes en matière de respect des directives et de documentation des voyages, ce qui nous a amené à formuler une recommandation entourant la sensibilisation des voyageurs, des gestionnaires et des commis financiers à cet égard.

La gestion a élaboré un plan d'action en réponse à cette recommandation.

Original signé par Dominique Breden

Signature de la Dirigeante principale de la vérification

Membres de l'équipe d'audit

  • Dany Fortin
  • Johanna Gailer

2.0 Rapport d'audit

2.1 Contexte

Le SCT a émis une nouvelle Directive sur les dépenses de VACE afin d'encadrer ce type d'activité. Cette directive est entrée en vigueur le et a remplacé la Directive sur les dépenses de VACE datée du . L'objectif de la directive vise une bonne gestion des ressources financières du gouvernement du Canada en ce qui a trait à l'exécution des programmes et à la protection de ces ressources grâce à des contrôles équilibrés qui permettent une certaine souplesse et une gestion des risques. Plusieurs voyages locaux et internationaux sont effectués par le personnel de l'ASC et par les organisations avec qui elle a des ententes contractuelles.

Données sur les voyages de l'ASC pour la période du au par catégories de voyageurs:

Catégories de voyageurs - - (9 premiers mois)
Dépenses de voyages Nombre de voyages Dépenses de voyages Nombre de voyages
Fonctionnaires 2,922,725 $ 2748 2,250,136 $ 2053
Non-Fonctionnaires 183,068 $ 130 57,900 $ 48
Autres ministères (MOU) 131,521 $ Note de tableau 1 18,868 $ Note de tableau 1
Frais HRG 2,593 $ S.O. 2,821 $ S.O.
Autres 15,358 $ S.O. 8,220 $ S.O.
Total 3,255,265 $ 2878 2,337,945 $ 2101
Contrats 858,484 $ S.O. 257,115 $ Note de tableau 1
Total 4,113,749 $ 2878 2,595,060 $ 2101
Donnée sur les voyages de l'ASC pour la période du au par destinations :
Année Canada États-Unis International Autres Total
-
( au
)
1,097,372 $ 701,133 $ 1,312,857 $ 143,903 $ 3,255,265 $
2306 voyages 299 voyages 273 voyages S.O. 2878 voyages
-
( au
)
819,359 $ 480,433 $ 1,008,261 $ 29,892 $ 2,337,945 $
1697 voyages 201 voyages 203 voyages S.O. 2101 voyages

2.2 Justification, portée et approche de l'audit

Justification

Ce projet d'audit s'inscrivait dans le cadre du plan d'audit fondé sur les risques (PAFR) - qui a été approuvé par le comité d'audit.

Suite au dernier audit sur les dépenses de voyages effectué en -, il a été prévu qu'un audit de suivi serait effectué, afin de déterminer l'efficacité du plan d'action qui a été mis en œuvre. De plus, une nouvelle Directive sur les dépenses de VACE du SCT est entrée en vigueur le .

Portée

L'audit portait sur les dépenses de voyages qui ont eu lieu entre le et le afin de valider la conformité des processus actuels.

Approche

Les critères d'audit ont été établis en fonction des exigences tirées des lois, règlements et politiques. Les critères et sous-critères sont présentés à l'annexe A. L'audit a comporté divers procédés, dont des entrevues et l'examen de documents.

Un échantillon de 22 voyages a été sélectionné et examiné. La sélection a été effectuée selon le jugement des auditeurs sur la base des montants, des destinations et d'une distribution entre les directions générales.

Il est à noter que l'objectif et les critères d'audit ont été discutés avec l'entité auditée.

2.3 Constatations, recommandations et réactions de la direction

Résultats attendus :

Critère 1

Afin de déterminer si les dépenses de voyages sont conformes à la Directive sur les dépenses de VACE du SCT, la Directive sur les voyages du CNM et la LGFP, nous nous attendions à retrouver les éléments suivants:

  • Les demandes d'autorisation de voyager ont été approuvées préalablement par une personne détenant le pouvoir délégué (article 32 de la LGFP, au minimum au niveau directeur ou équivalent de niveau 2).
  • La solution la plus économique de voyager a été choisie ou était supportée par une justification lorsque requise.
  • Les dépenses réclamées correspondent aux dépenses autorisées préalablement.
  • Les dépenses sont admissibles conformément à la Directive sur les dépenses de VACE.
  • Les dépenses réclamées sont supportées par des pièces justificatives.
  • Une vérification des comptes est effectuée tel que prévue.
  • Les demandes de paiement sont certifiées par une personne ayant le pouvoir financier délégué (article 34 de la LGFP).
  • L'approbation des paiements est certifiée par une personne ayant le pouvoir financier délégué (article 33 de la LGFP).

2.3.1 Dépenses de voyage

Objectif de l'audit : Le projet d'audit visait à déterminer si les dépenses de voyages sont effectuées en conformité avec la Directive sur les dépenses de VACE du SCT, la Directive sur les voyages du CNM et la LGFP.

Constatations
Critère 1

Des mécanismes de surveillance et de contrôle des dépenses de voyages assurent la conformité aux lois et directives applicables.

Condition

Conclusion sur le critère :

L'examen de 22 rapports de dépenses de voyages a démontré que de façon générale, les mécanismes de surveillance et de contrôle en place sont efficaces et permettent d'assurer la conformité aux directives applicables aux dépenses de VACE et à la LGFP. Quelques non-conformité, dont l'impact et la matérialité sont limitées, ont été constatées.

Conformité aux directives applicables aux dépenses de VACE et à la LGFP

Autorisation de voyager

Selon la Directive sur les dépenses de VACE, une autorisation de voyager aux fins de l'engagement des dépenses doit être complétée par le voyageur et approuvée préalablement par une personne détenant le pouvoir délégué avant le voyage. Cette autorisation de voyager doit inclure, en autres, l'objectif ainsi que les coûts estimatifs du voyage. Tout comme plusieurs ministères du gouvernement fédéral, l'ASC utilise le portail des services partagés de l'entreprise Hogg Robinson Group (HRG) pour effectuer la gestion des voyages des fonctionnaires et non-fonctionnaires. De plus, une lettre d'entente doit être complétée et signée par le voyageur, l'agent de contrat et le gestionnaire pour les non-fonctionnaires. En ce qui a trait aux contractuels qui effectuent un voyage dont les coûts sont remboursés par l'ASC, les voyages sont généralement prévus aux contrats et font ensuite l'objet d'une autorisation de voyager individuelle sous la forme d'un échange de courriels avec l'ASC.

Nous avons constaté que :

Fonctionnaires et non-fonctionnaires (18 voyages examinés):

  • Pour 18 voyages, une autorisation de voyager a été complétée et celle-ci a été approuvée au préalable par une personne détenant le pouvoir délégué requis conformément à l'article 32 de la LGFP.
  • Pour 1 voyage, un changement à un élément du voyage a engendré des coûts supplémentaires sans que le gestionnaire n'ait approuvé ce changement préalablement. De plus, la justification de ce changement n'était pas documentée au dossier.
  • Selon la Directive sur les dépenses de VACE, pour chaque voyage, l'employé doit inscrire une justification expliquant la raison de l'impossibilité de la présence virtuelle comme alternative au voyage. Or, dans 1 cas examiné, la raison sélectionnée était «Économie minime/nulle» alors qu'il s'agissait d'un voyage aux États-Unis.

Contrats ( 4 voyages examinés) :

  • Pour 2 voyages, un courriel d'autorisation de voyager a été complété par le voyageur et approuvé au préalable par une personne détenant le pouvoir délégué.
  • Pour 1 voyage, l'autorisation a été approuvée par un employé ne détenant pas les pouvoirs délégués.
  • Pour 1 voyage, l'autorisation de voyager n'était pas disponible.

Admissibilité des dépenses de voyages effectuées

Les dépenses réclamées dans les rapports de dépenses doivent être conformes à la Directive sur les voyages du CNM en ce qui a trait aux indemnités de repas et faux frais et au taux de kilométrage. Également, des paramètres encadrent l'hébergement et l'utilisation des transports pour les déplacements. De plus, la Directive sur les dépenses de VACE mentionne qu'il faut sélectionner le moyen de déplacement le plus économique au moment de la réservation du transport et de l'hébergement.

Suite à l'examen des 22 voyages, nous avons constaté que, de façon générale, l'ASC est conforme à la directive en ce qui a trait à l'admissibilité des dépenses de voyages réclamées. Ces résultats démontrent que le système de surveillance et de contrôle des dépenses de voyages en place à l'ASC fonctionne de façon appropriée. Ceci dit, quelques cas de non-conformités à la Directive sur les dépenses de VACE et à la Directive sur les voyages du CNM ont été observés.

En effet :

  • Pour quatre voyages, certains faux frais et repas ont été réclamés dans une ville et/ou pays inappropriés. Pour un voyage, il y a eu une réclamation d'indemnité de repas alors que le voyageur n'y avait pas droit selon l'heure de son arrivée au Canada. Le processus de contrôle en place relativement à la vérification des comptes n'a pas permis de déceler ces irrégularités. L'impact de ces irrégularités est mineur sur le plan financier car les montants payés en trop pour les repas ou les faux frais sont d'une faible matérialité.
  • Un contractuel a réclamé un taux de kilométrage plus élevé que le montant admissible selon la Directive sur les dépenses de voyages du CNM.

Nous avons également identifié des opportunités d'amélioration en ce qui a trait à la documentation de certaines situations de voyage :

  • 5 voyageurs, dont un contractuel, ont réclamé des frais d'hébergement plus élevé que la limite proposée à titre de guide par Service public et Approvisionnement Canada. Certains voyageurs avaient inscrit une justification valable, alors que pour d'autres, la justification était absente du dossier ou peu élaborée.
  • 6 voyageurs, dont deux contractuels et un non-fonctionnaire, ont combinés des séjours de travail avec des journées de vacances personnelles. Ces situations ne représentent pas de problème en soit. Toutefois, il est souvent difficile de valider que ces situations de voyage n'ont pas occasionné des coûts de transport supplémentaires pour l'organisation. En effet, les alternatives de voyage au moment des réservations sont peu documentées.

Certification des dépenses conformément à l'article 33 et 34 de la LGFP.

La Directive sur la vérification des comptes du SCT stipule que les employés responsables de confirmer et de certifier les paiements des dépenses de voyages conformément à l'article 34 de la LGFP doivent s'assurer que le bénéficiaire du paiement a droit ou est admissible au remboursement de ses frais de voyages. Ils doivent également s'assurer que la documentation à l'appui de la réclamation est complète, c'est-à-dire qu'elle est supportée par des pièces justificatives. La directive mentionne aussi que les agents financiers exerçant l'autorité de rembourser les frais de voyages en vertu de l'article 33 de la LGFP doivent s'assurer que la demande de paiement est supportée par des preuves tangibles à l'effet que la vérification des comptes a été effectuée et qu'elle est certifiée conformément à l'article 34 de la LGFP.

Nous avons constaté que, pour l'ensemble des voyages :

  • les rapports de dépenses de voyage sont certifiés par une personne détenant le pouvoir financier délégué requis conformément à l'article 34 de la LGFP;
  • les rapports de dépenses de voyage sont certifiés par une personne détenant le pouvoir financier délégué requis conformément à l'article 33 de la LGFP;
  • les dépenses réclamées dans les rapports de dépenses de voyages sont adéquatement supportées par des pièces justificatives.
Recommandation
  1. Effectuer un rappel auprès des voyageurs, des gestionnaires et des commis financiers quant aux attentes en matière de respect des directives et de documentation des dépenses de voyages, particulièrement en ce qui a trait aux éléments suivants :
    • Pour les voyages effectués par des contractuels, une autorisation de voyager doit être complétée avant qu'un déplacement ne soit effectué et celle-ci doit être conservée au dossier.
    • L'approbation préalable et la documentation de la justification doivent être ajoutées au dossier lorsque des changements sont effectués aux voyages suite à l'autorisation.
    • L'objectif du voyage ainsi que la raison justifiant que la présence virtuelle n'est pas retenue comme solution à titre d'alternative au voyage doivent être indiqués adéquatement sur l'autorisation de voyager.
    • Les repas doivent être réclamés conformément au taux de l'endroit visité, à moins qu'une justification particulière, accompagnée d'un reçu du repas de remplacement ne soit fournie.
    • Le kilométrage doit être réclamé conformément à la directive.
    • Les frais d'hébergement au-delà de la limite proposée doivent être justifiés.
    • Les voyages pour fins personnelles devrait être documenter adéquatement afin de démontrer que ces voyages n'augmentent pas les dépenses de voyages de l'ASC.
Responsabilité identifiée
Organisation

Direction des finances

Fonction

Gestionnaire, Comptabilité, politiques et systèmes financiers

Réaction de la direction

Nous sommes d'accord avec la recommandation.

Plan d'action de la gestion
Détails du plan d'action

Nous ferons les rappels appropriés aux voyageurs, aux organisateurs de voyage, aux gestionnaires et aux commis financiers, en portant une attention à bien documenter les voyages, particulièrement les voyages d'affaires jumelés à un voyage personnel.

Échéance

Échéance

Annexe A – Termes de référence

Objectif de l'audit : Le projet d'audit visait à déterminer si les dépenses de voyage sont effectuées en conformité avec la Directive sur les dépenses de voyages, d'accueil, de conférences et d'événements (VACE) du SCT, la Directive sur les voyages du Conseil National mixte (CNM) et la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP).

Critères d'audit Sous-critères d'audit Légende :
  • Sous-critère rencontré 
  • Sous-critère partiellement rencontré 
  • Sous-critère non rencontré 
Critère no 1 : Des mécanismes de surveillance et de contrôle des dépenses de voyages assurent la conformité aux lois et directives applicables. Sous-critère 1.1 : Des autorisations de voyager sont complétées et approuvées préalablement pour chaque voyage. Sous-critère partiellement rencontré
Sous-critère 1.2 : Les autorisations de voyager sont approuvées par une personne détenant le pouvoir délégué requis conformément à l'article 32 de la LGFP. Sous-critère rencontré
Sous-critère 1.3 : La solution la plus économique de voyager a été choisie ou est supportée par une justification lorsque requis. Sous-critère rencontré
Sous-critère 1.4 : Les dépenses réclamées dans les rapports de dépenses correspondent aux dépenses approuvées préalablement. Sous-critère rencontré
Sous-critère 1.5 : Les dépenses réclamées dans les rapports de dépenses sont conformes à la Directive sur les voyages du CNM en ce qui a trait aux indemnités de repas et faux frais, au taux de kilométrage et au maximum autorisé pour l'hébergement. Sous-critère partiellement rencontré
Sous-critère 1.6 : Les dépenses réclamées dans les rapports de dépenses sont adéquatement supportées par des pièces justificatives lorsque requis. Sous-critère rencontré
Sous-critère 1.7 : Une vérification des comptes est effectuée tel que prévu aux contrôles internes. Sous-critère partiellement rencontré
Sous-critère 1.8 : Les rapports de dépenses de voyages sont certifiés par une personne détenant le pouvoir financier délégué requis conformément à l'article 34 de la LGFP. Sous-critère rencontré
Sous-critère 1.9 : Les rapports de dépenses de voyages sont certifiés par une personne détenant le pouvoir financier délégué requis conformément à l'article 33 de la LGFP. Sous-critère rencontré
Date de modification :