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Audit du Cadre de gestion des programmes de missions d'astronomie spatiale et de missions planétaires de l'Agence spatiale canadienne (ASC)

Rapport d'audit

Projet no. 17/18 01–01

Préparé par
la Direction, audit et évaluation

Table des matières

1.0 Sommaire

1.1 Objectif de l'audit

Le projet d'audit visait à déterminer si un cadre de gestion est en place afin de permettre aux sous-sous-programmes d'atteindre leurs objectifs et de se conformer aux lois, politiques, règlements et lignes directrices pertinentes émises par l'ASC et les agences centrales.

1.2 Opinion de l'audit

À notre avis, le cadre de gestion en place permet aux sous-sous-programmes d'atteindre leurs objectifs et de se conformer aux lois, politiques, règlements et lignes directrices pertinentes émis par l'ASC et les agences centrales.

1.3 Énoncé d'assurance

À titre de dirigeante principale de la vérification, je suis d'avis que des procédures d'audit suffisantes et appropriées ont été suivies et que des éléments probants ont été recueillis pour étayer l'exactitude de l'opinion fournie dans le présent rapport. Cette opinion s'appuie sur une comparaison des conditions telles qu'elles existaient alors et les critères d'audit préétablis qui ont été convenus avec la direction. L'opinion ne s'applique qu'à l'entité examinée. Les éléments probants ont été recueillis en conformité avec la politique, les directives et les normes du Conseil du trésor (CT) en matière d'audit interne. Les procédures suivies sont conformes aux normes professionnelles de l'Institut des auditeurs internes. Les éléments de preuve réunis sont suffisants pour convaincre la haute direction du bien-fondé de l'opinion découlant de l'audit interne.

1.4 Résumé des constatations

L'audit a démontré que les sous-sous-programmes Missions d'astronomie spatiale (1.2.2.1) et Missions planétaires (1.2.2.2) ont mis en place de bonnes pratiques visant à s'assurer que les opérations de l'ASC sont planifiées efficacement et que les ressources utilisées sont bien contrôlées. Entre autres, nous avons constaté que les priorités d'investissement sont établies suite à une analyse des opportunités ainsi que des besoins des partenaires et que les activités et résultats sont surveillés tout au long du cycle de vie des projets. De plus, nous avons constaté qu'une reddition de compte appropriée est effectuée périodiquement pour l'ensemble des activités.

Nous avons également constaté que les sous-sous-programmes sont conformes aux lois, politiques, règlements et lignes directrices pertinentes émises par l'ASC et les agences centrales. Nous avons examiné des échantillons d'octroi de contrats, de dépenses opérationnelles, de dépenses en capital, de voyages et d'ententes de subventions et contributions et ceux-ci respectaient les règles en vigueur.

Original signé par Dominique Breden

Signature de la Dirigeante principale de la vérification

Membres de l'équipe d'audit

  • Dany Fortin
  • Louis Martel
  • Fatima Raveen

2.0 Rapport d'audit

2.1 Contexte

Les sous-sous-programmes (SSP) visés par cet audit sont « 1.2.2.1 – Missions d'astronomie spatiale » et « 1.2.2.2 – Missions planétaires ». Le SSP 1.2.2.1 englobe la définition, la conception, le développement technologique et l'utilisation d'instruments scientifiques canadiens ainsi que des technologies emblématiques canadiennes mises à la disposition de missions d'astronomie spatiale canadiennes et internationales. Ces activités permettent de mener des recherches en astronomie spatiale et de générer des données et des connaissances sur l'univers. Le SSP 1.2.2.2 englobe le développement technologique, la mise en œuvre et l'utilisation de technologies emblématiques et d'instruments scientifiques canadiens d'exploration mis à la disposition de missions internationales d'exploration. Ces activités permettent d'atteindre des corps célestes éloignés (planètes, astéroïdes, etc.) ou de nouvelle plateforme d'exploration afin de mener des recherches en science planétaire, de générer des données et de nouvelles connaissances et de mener des activités liées à l'ingénierie et/ou à la gestion des ressources planétaires. Les activités de ces SSP sont exécutées en collaboration avec des agences spatiales étrangères, la communauté internationale en exploration spatiale, des organismes du gouvernement du Canada et en consultation avec la communauté canadienne d'astronomie. Cet effort de collaboration est concrétisé par des contrats et des ententes de partenariats locaux et internationaux. Ces SSP utilisent également des fonds du Programme global de subventions et de contributions (S & C) à l'appui de la recherche, de la sensibilisation et de l'éducation.

Les données financières et le nombre d'employés des SSP sont les suivants :

-
M$
-
M$
-
M$
-
M$
-
M$
-
M$
Astronomie spatiale (1.2.2.1) 14.0 15.0 11.7 14.0 7.3 3.4
Missions planétaires (1.2.2.2) 4.7 8.5 18.9 10.4 7.4 4.0
18.7 23.5 30.6 24.4 14.7 7.4
-
ÉTP
-
ÉTP
-
ÉTP
-
ÉTP
-
ÉTP
-
ÉTP
Astronomie spatiale (1.2.2.1) 17.7 16.7 12.0 6.0 6.0 3.7
Missions planétaires (1.2.2.2) 11.2 9.9 10.6 9.5 9.6 6.4
28.9 26.6 22.6 15.5 15.6 10.1

2.2 Objectif, portée et approche de l'audit

Objectif

Ce projet d'audit s'inscrit dans le cadre du plan d'audit fondé sur les risques - à - qui a été approuvé par le Comité d'audit de l'ASC. Étant donné que ces deux programmes sont regroupés aux fins d'évaluation de programme, nous les avons également amalgamés aux fins d'audit. Cet audit se justifie par le fait que ces SSP contribuent de façon importante aux objectifs de l'organisation. De plus, ces SSP n'avaient jamais été audités auparavant.

Portée

L'audit portait sur l'ensemble des dépenses des SSP ainsi que les systèmes et les procédés en place relativement à la planification, au contrôle et à la reddition de comptes. L'audit a couvert les activités menées entre le et le .

Les questions qui ont trait à la « mesure des résultats » n'ont pas été couvertes par cet audit car, au même moment, les SSP faisaient l'objet d'une évaluation de programme conduite par la fonction d'évaluation de l'ASC.

Approche

Les critères d'audit ont été établis en fonction de bonnes pratiques de gestion et des exigences tirées des lois, politiques, règlements et lignes directrices émises par l'Agence spatiale canadienne (ASC) et les agences centrales. L'audit a comporté divers procédés d'audit dont des entrevues, l'examen de documents, de dépenses opérationnelles et de dossiers contractuels.

Nous avons examiné :

  • La gestion de deux projets dont la valeur monétaire est élevée (JWST et OLA)
  • 3 octrois de subventions et contributions
  • 7 paiements relativement à des dépenses de fonctionnement ou de capital (environ 1,35 M$)
  • 2 paiements de subventions (125 k$)
  • 1 paiement de contribution (environ 30 k$)
  • 4 voyages (5,6 k$)

La sélection des échantillons a été effectuée selon le jugement des auditeurs. Les critères et sous-critères de l'audit sont présentés à l'annexe A.

Il est à noter que l'objectif de l'audit ainsi que les critères d'audit ont fait l'objet d'une discussion avec la direction.

2.3 Constatations, recommandations et réactions de la direction

Résultats attendus :

Afin de déterminer si le cadre de gestion en place permet aux SSP d'atteindre leurs objectifs et de se conformer aux politiques, règlements et lignes directrices émises par l'ASC et les agences centrales, nous nous attendions à retrouver les éléments suivants :

  • Des opérations qui sont planifiées efficacement ;
  • Des opérations et des ressources utilisées qui sont contrôlées ; et,
  • Des activités qui font l'objet d'une reddition de comptes.

2.3.1 Planification des activités des sous-sous-programmes

Objectif de l'audit : Le projet d'audit visait à déterminer si un cadre de gestion est en place afin de permettre aux sous-sous-programmes d'atteindre leurs objectifs et de se conformer aux lois politiques, règlements et lignes directrices pertinentes émises par l'ASC et les agences centrales.

Constatation(s)
Critère 1

Les activités des sous-sous-programmes sont planifiées de manière appropriée.

Condition

Conclusion sur le critère :

L'audit a démontré que les activités des SSP sont planifiées de manière appropriée.

Les priorités d'investissements sont établies suite à une analyse complète des opportunités.

Nous avons constaté que les priorités d'investissements dans les domaines d'astronomie spatiale et de missions planétaires sont établies suite à une identification et une analyse des opportunités. Les projets qui en découlent tiennent compte des besoins et des priorités des communautés scientifiques visées et sont alignés avec les priorités de l'ASC et du gouvernement du Canada. Le processus suivi est conforme au Cadre de gouvernance et de surveillance des investissements (CGSI) de l'ASC.

Cadre de gouvernance et de surveillance des investissements de l'ASC (CGSI)

Les phases de projet "Génération d'idées" et "Pré-phase 0" sont les deux éléments du CGSI qui ont été considérés dans le présent sous-critère. Le but de l'étape "Génération d'idées" est d'identifier une idée ou une initiative proposée qui identifie un besoin ou une opportunité. L'information requise à cette étape est une description de haut niveau d'un besoin ou d'une opportunité de développement technologique. Au cours de cette étape, des options sont identifiées, des études conceptuelles sont réalisées et le développement des investissements peut être planifié. Le travail effectué durant cette phase indique si et comment l'ASC peut (ou non) entreprendre, seul ou avec un partenaire, un projet futur. Les options viables sont identifiées. À la fin de cette phase, l'approbation du Comité de revue et d'intégration des investissements (CRII) de l'ASC est requise pour débuter la phase suivante. Compte tenu du caractère exploratoire des travaux menés durant cette phase, cela ne conduit pas nécessairement à un projet spécifique.

Identification des idées et missions potentielles

L'identification d'idées en vue d'établir de nouvelles missions sont basées sur l'analyse des priorités nationales et internationales en exploration spatiale. Les communautés scientifiques d'astronomie et planétaire, dont entres autres, la Société Canadienne d'Astronomie (CASCA), le Comité consultatif mixte de l'exploration spatiale (JSECC), le Comité mixte de l'astronomie spatiale (JCSA), le Comité consultatif de l'exploration planétaire (PECC) et l'Atelier canadien sur l'exploration spatiale (CSEW), sont des sources d'idées pour l'ASC pour de futures missions d'astronomie et missions planétaires. D'autres idées proviennent également d'échanges avec les partenaires internationaux par l'intermédiaire de participation à des conférences et à des groupes de consultations et par l'intermédiaire de dialogues directs avec les agences spatiales étrangères et la consultation de leur stratégie spatiale.

En , l'ASC a soutenu la formation d'équipes thématiques en sciences spatiales afin d'identifier les objectifs scientifiques, les recherches et les activités connexes concernant les disciplines de l'exploration spatiale (astronomie spatiale et exploration planétaire). Les membres des équipes thématiques étaient principalement issus d'universités et de l'industrie. En suivant des critères de priorisations définis par l'ASC, chaque équipe thématique devait soumettre un rapport qui identifiait les résultats des consultations et des discussions au sein de leur équipe. Chacun était chargé d'identifier, à partir entres autres des travaux effectués par la communauté scientifique canadienne, les opportunités, les priorités et les étapes requises à la discipline visant les missions spatiales de la prochaine décennie et au-delà.

Sélection des idées et missions potentielles

Basé sur une approche de priorisations, des consultations avec les directeurs, experts techniques, gestionnaires et scientifiques du secteur Exploration spatiale sont tenues sur une base régulière afin d'identifier et inventorier les idées prioritaires. Les idées en lien avec les missions d'astronomie spatiale et les missions planétaires qui, dans un premier temps, correspondent aux priorités du gouvernement du Canada et de l'ASC et qui sont d'un grand intérêt pour le secteur spatial canadien sont identifiées. Les résultats préparent ainsi le Canada à offrir des options de contribution éclairées aux partenaires des missions.

Le groupe de planification exploration spatiale de l'ASC établit un bassin de missions potentielles à partir des idées qui ont franchi le premier filtre. Cette liste de missions potentielles est mise à jour deux fois par an de façon à intégrer les toutes nouvelles idées et éliminer celles qui sont devenues obsolètes. Le groupe de planification recommande les idées qu'il considère correspondre aux priorités de l'ASC, aux sommes budgétaires disponibles et au calendrier. Afin de supporter la planification stratégique des activités du secteur Exploration spatiale et servir à la prise de décisions à court terme, le groupe de planification stratégique propose des enquêtes, des consultations et des études dans le but d'identifier, mûrir et valider les options offertes. Le tout est regroupé dans un document nommé « Space Exploration Preparatory Activity Priorities » qui est présenté au Comité de gestion Exploration spatiale (CGES) une fois l'an. Après s'être assuré d'obtenir l'assentiment de tous les membres du comité, le directeur général approuve le document présenté. Afin d'entreprendre les actions proposées par le groupe de planification, l'approbation du CRII doit être obtenue. À cet effet, un document semblable à celui présenté au CGES est présenté au CRII par le directeur général du secteur Exploration spatiale.

Afin de valider que les priorités d'investissements soient établies suite à une analyse complète des opportunités, nous avons examiné la documentation d'une mission (WFIRST) qui figure sur l'inventaire des missions potentielles de l'ASC daté de . Nous avons constaté que toutes les étapes appliquées étaient conformes au processus décrit ci-dessus et qu'un document complet décrivant les analyses effectuées, l'alignement avec les priorités et les bénéfices anticipés avait été développé.

Pour ce qui est de la dizaine de missions potentielles répertoriées à partir des idées identifiées, un registre nommé « Mission Datafile Prototype » est mis à jour. Les informations clés des idées identifiées y sont inscrites selon un format préétabli.

Ce registre est scindé en trois parties : une première partie montre les idées retenues ; une deuxième montre les idées qui, après des recherches supplémentaires, pourraient être retenues ; et la troisième montre les idées écartées.

Les informations inscrites au registre relativement aux idées identifiées sont, entre autres, la source de l'idée, le nom de la mission, sa description et ses objectifs, le chef de file, les partenaires, les principales dates, les sommes déjà investies par l'ASC et les formes de contributions possibles par l'ASC. Une section du registre sert également à y inscrire des commentaires dont, quelques fois, des références aux priorités des parties prenantes.

Ce registre sert de base à la préparation du bassin de missions potentielles (Mission RoadMap).

Afin d'être plus complet, ce document pourrait inclure systématiquement l'alignement des missions avec les priorités de l'ASC ainsi que les bénéfices anticipés, ce qui permettrait de démontrer plus clairement la justification quant à la décision de participer ou non à ces missions.

Une planification des ressources financières est effectuée en fonction des activités prévues.

Nous avons constaté qu'une planification financière est effectuée en fonction des activités prévues et ce, autant pour les dépenses de fonctionnement que les dépenses en capital. Cette planification s'effectue en tenant compte des dépenses globales ainsi que des particularités de chaque mission. La planification est mise à jour de façon continue et certaines dépenses en capital sont reportées à l'année subséquente selon les circonstances des projets tout en respectant les critères établis. Pour l'année -, nous avons constaté que 27 % des dépenses en capital prévues ont été reportées à -. En ce qui a trait aux dépenses de fonctionnement, un surplus d'un peu plus de 20 % a été constaté pour - entre le budget révisé et les dépenses réelles. Des justifications ont été fournies par la gestion pour expliquer cet écart et des mesures préventives ont été mises en place en - afin de s'assurer d'avoir un meilleur appariement entre les dépenses planifiées et les dépenses réelles.

Recommandation

Aucune recommandation.

Responsabilité identifiée
Organisation

S/O

Fonction

S/O

Réaction de la direction

S/O

Plan d'action de la gestion
Détails du plan d'action

S/O

Échéance : S/O

2.3.2 Contrôle des activités des sous-sous-programmes

Objectif de l'audit : Le projet d'audit visait à déterminer si un cadre de gestion est en place afin de permettre aux sous-sous-programmes d'atteindre leurs objectifs et de se conformer aux lois, politiques, règlements et lignes directrices pertinentes émises par l'ASC et les agences centrales.

Constatation(s)
Critère 2

Les activités des sous-sous-programmes sont contrôlées de manière appropriée.

Condition

Conclusion sur le critère :

L'audit a démontré que les activités des sous-sous-programmes sont contrôlées de manière appropriée.

Les rôles et responsabilités sont clairement définis.

Nous avons constaté que les rôles et responsabilités sont clairement définis et communiqués. Une réorganisation de la direction générale Exploration spatiale a été effectuée au cours de l'année financière -. Une nouvelle direction a été créée et regroupe toutes les activités de planification de la direction. Le poste Directeur, Planification stratégique exploration spatiale a notamment été créé. Un nouveau directeur, Développement de l'exploration spatiale a aussi été nommé. Le nombre de gestionnaires des sous-sous-programmes missions d'astronomie spatiale et missions planétaires est passé de 4 à 2. La description de tâches des gestionnaires a été réécrite afin d'établir de nouveaux rôles et responsabilités.

Des ingénieurs principaux sont gestionnaires de projet et se rapportent au gestionnaire, Portefeuille de projets/programmes qui lui se rapporte au directeur, Développement de l'exploration spatiale.

Les projets sont surveillés et contrôlés conformément à la Politique sur la gestion de projet et le Cadre de gouvernance et de surveillance des investissements de l'ASC.

Nous avons constaté que les projets sont surveillés et contrôlés conformément à la Politique sur la gestion de projet et le Cadre de gouvernance et de surveillance des investissements (CGSI) de l'ASC.

Afin d'observer les pratiques en place, nous avons sélectionné deux projets actifs (JWST et OLA), soit un pour chaque sous-sous-programme. Nous avons constaté que les deux projets sont gérés en fonction de l'évaluation de leur niveau de complexité et de risque. Les résultats attendus sont clairement établis, documentés et démontrés tout au long du cycle de vie du projet. Les activités sont suivies et contrôlées. Les approbations appropriées sont obtenues lorsque requises. De plus, des informations fiables sur l'état des projets sont produites en temps opportun et servent à la prise de décision. Les résultats des activités sont comparés aux résultats anticipés, et au besoin, des correctifs sont définis et appliqués promptement. Les prévisions en matière de coûts et de calendrier sont mises à jour périodiquement.

Les autorisations de dépenser sont contrôlées, les dépenses sont approuvées et effectuées conformément aux lois et règlements et les transactions sont comptabilisées de façon appropriée.

Nous avons examiné un échantillon de 14 transactions financières relatives à des dépenses de fonctionnement, de capital, de subventions et contributions. La sélection fut basée selon les différents projets et la valeur monétaire. La valeur totale des dépenses examinées était de 1,5 million de dollars et représentait environ 20 % de l'ensemble des dépenses pour l'exercice financier -.

Nous avons constaté que le programme est conforme aux lois, politiques, règlements et lignes directrices pertinentes émises par l'ASC et les agences centrales. En effet, les opérations ont été autorisées et approuvées conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques (articles 32, 33 et 34). Les transactions ont été effectuées sur la base du paiement relatif aux accords contractuels et aux lois et lignes directrices. De plus, les déplacements examinés sont justifiés et les méthodes les plus économiques ont été utilisées.

Pour une transaction examinée, toutefois, des fonds additionnels de 50 k$ pour une entente de collaboration ont été autorisés verbalement. Nous sommes d'avis que cette autorisation aurait dû s'effectuer par écrit. Le risque par contre était très limité puisqu'il s'agit d'une entente avec un autre ministère du gouvernement du Canada. Des mesures ont été mises en place afin de préciser le processus à suivre dans de tels cas et ainsi s'assurer que les ententes de collaboration soient modifiées au besoin.

Les subventions et contributions sont octroyées conformément à la politique, directive et ligne directrice sur les paiements de transferts du SCT et aux modalités des programmes de subventions et contributions de l'ASC.

En ce qui a trait à l'octroi de subventions et contribution, nous avons sélectionné un échantillon de deux subventions et d'une contribution. Pour l'ensemble des dossiers examinés, ceux-ci étaient conformes à la politique, directive et ligne directrice sur les paiements de transferts du SCT. Ils ont également fait l'objet d'une autorisation par le CRII.

Recommandation

Aucune recommandation.

Responsabilité identifiée
Organisation

S/O

Fonction

S/O

Réaction de la direction

S/O

Plan d'action de la gestion
Détails du plan d'action

S/O

Échéance : S/O

2.3.3 Reddition de comptes

Objectif de l'audit : Le projet d'audit visait à déterminer si un cadre de gestion est en place afin de permettre aux sous-sous-programmes d'atteindre leurs objectifs et de se conformer aux lois, politiques, règlements et lignes directrices pertinentes émises par l'ASC et les agences centrales.

Constatation(s)
Critère 3

Les activités des sous-sous-programmes font l'objet d'une reddition de compte.

Condition

Conclusion sur le critère :

L'audit a démontré que les activités des sous-sous-programmes font l'objet d'une reddition de comptes.

Les activités des sous-sous-programmes font l'objet d'une reddition de compte.

Nous avons constaté que les activités des sous-sous-programmes font l'objet d'une reddition de compte appropriée.

Un tableau de bord mensuel est préparé à l'intention du directeur, Développement de l'exploration spatiale et du DG, Exploration spatiale. Ces informations servent également à la préparation du tableau de bord trimestriel de l'ensemble des projets de l'agence qui est présenté au président de l'ASC. Des informations sur l'avancement des projets, les faits saillants récents, les enjeux, les risques, le calendrier, les coûts et la portée y sont mentionnées.

Les plans de travail électroniques servent également de moyen de reddition de compte. Ces derniers axent leurs informations sur l'aspect rendement des activités. Préparés annuellement, les plans de travail servent à la production du rapport sur les résultats ministériels.

Recommandation

Aucune recommandation.

Responsabilité identifiée
Organisation

S/O

Fonction

S/O

Réaction de la direction

S/O

Plan d'action de la gestion
Détails du plan d'action

S/O

Échéance : S/O

Annexe A – Termes de référence

Objectif de l'audit : Le projet d'audit visait à déterminer si un cadre de gestion est en place afin de permettre aux sous-sous-programmes d'atteindre leurs objectifs et de se conformer aux politiques, règlements et lignes directrices pertinentes émises par l'ASC et les agences centrales.

Critères d'audit Sous-critères d'audit Légende :
  • Sous-critère rencontré 
  • Sous-critère partiellement rencontré 
  • Sous-critère non rencontré 
Critère no 1 :
Les activités des sous-sous-programmes sont planifiées de manière appropriée.
Sous-critère 1.1 : Les priorités d'investissements sont établies suite à une analyse complète des opportunités. Sous-critère rencontré
Sous-critère 1.2 : Une planification des ressources financières est effectuée en fonction des activités prévues. Sous-critère rencontré
Critère no 2 :
Les activités des sous-sous-programmes sont contrôlées de manière appropriée.
Sous-critère 2.1 : Les rôles et responsabilités sont clairement définis. Sous-critère rencontré
Sous-critère 2.2 : Les projets sont surveillés et contrôlés conformément à la Politique sur la gestion de projet et le Cadre de gouvernance et de surveillance des investissements de l'ASC. Sous-critère rencontré

Sous-critère 2.3 : Les marchés sont octroyés conformément aux lois, politiques, règlements et lignes directrices applicables.

De plus, lorsque requis, les marchés sont approuvés à travers le processus opérationnel d'approbation en matière d'approvisionnements et de paiement de transferts de l'ASC.

Sous-critère rencontré

Sous-critère 2.4 : Les subventions et contributions sont octroyées conformément à la politique, directive et ligne directrice sur les paiements de transferts du SCT et aux modalités des programmes de subventions et contributions de l'ASC.

De plus, les ententes sont approuvées à travers le processus opérationnel d'approbation en matière d'approvisionnements et de paiement de transferts de l'ASC.

Sous-critère rencontré
Sous-critère 2.5 : Les autorisations de dépenser sont contrôlées, les dépenses sont approuvées et effectuées conformément aux lois et règlements et les transactions sont comptabilisées de façon appropriée. Sous-critère rencontré
Critère no 3 :
Les activités des sous-sous-programmes font l'objet d'une reddition de compte.
Sous-critère 3.1 : Les activités des sous-sous-programmes font l'objet d'une reddition de compte. Sous-critère rencontré
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