Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers – Non auditée - Exercice -
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Exercice -
1. Introduction
Le présent document fournit de l'information sommaire sur les mesures prises par l'Agence spatiale canadienne (ASC) pour conserver un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats d'évaluation et les plans d'action connexes.
Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les responsabilités essentielles du ministère se trouvent dans le Plan ministériel de l'exercice - et dans le Rapport sur les résultats ministériels de l'exercice -.
2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers
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2.1 Gestion des contrôles internes
L'ASC est dotée d'une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d'évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne dans l'ensemble.
Un cadre ministériel de gestion des contrôles internes a été adopté et englobe :
- Des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne en vue d'appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs du ministère liés à la gestion des contrôles dans leur domaine de responsabilité;
- Les valeurs et l'éthique;
- La communication et de la formation continue concernant les exigences législatives, et les politiques et les procédures visant à assurer une saine gestion financière et des contrôles financiers;
- La surveillance de la gestion des contrôles internes et des mises à jour régulières à cet effet, ainsi que la présentation des résultats d'évaluation et des plans d'action à l'administrateur général et aux cadres supérieurs de l'agence.
Les résultats des évaluations et les plans d'action sont communiqués annuellement au Comité ministériel d'audit (CMA). Le CMA est un comité consultatif indépendant de l'administrateur général. Il fournit des conseils à l'administrateur général quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance de l'agence.
2.2 Ententes de services pertinentes aux états financiers
L'ASC compte sur d'autres ministères pour le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans ses états financiers, voici la liste des principaux services offerts :
2.2.1 Dispositions relatives aux services communs
- Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) qui gère le paiement des salaires et l'acquisition de biens et de services et fournit des services de gestion des locaux;
- Services partagés Canada, qui offre des services d'infrastructure de technologie de l'information (TI);
- Le ministère de la Justice Canada fournit des services juridiques;
- Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada fournit des renseignements sur l'assurance de la fonction publique et qui gère centralement le paiement de la part de l'employeur des cotisations aux régimes d'avantages sociaux des employés prévus par la loi;
Les lecteurs du présent document peuvent consulter les annexes à la déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers des ministères susmentionnés pour mieux comprendre les systèmes de contrôle interne en matière de rapports financiers liés à ces services en particulier.
2.2.2 Dispositions particulières
- Le ministère de l'Agriculture et Agroalimentaire Canada fournit à l'ASC une plateforme de système financier pour consigner et déclarer toutes les opérations financières.
- Le ministère de Transport Canada fournit à l'ASC des services de soutien du système de gestion des ressources humaines.
3. Résultats de l'évaluation ministérielle de l'exercice à
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Le tableau suivant résume les activités de surveillance continue, selon le plan cyclique de l'exercice précédent :
| Secteurs de contrôles clés | Surveillance continue | État de l'avancement des travaux |
|---|---|---|
| CONTRÔLES AU NIVEAU DE L'ENTITÉ | ||
| Formation obligatoire | Oui | Exécuté comme prévu; aucune lacune significative n'a été identifiée. |
| Gestion des risques organisationnels | Oui | Exécuté comme prévu; aucune lacune significative n'a été identifiée. |
| CONTRÔLES INTERNES EN MATIÈRE DE GESTION FINANCIÈRE | ||
| Gestion de projet | Oui | L'évaluation a été reportée. |
| CONTRÔLES INTERNES EN MATIÈRE DE RAPPORTS FINANCIERS | ||
| Instrument de déléguation | Oui | Exécuté comme prévu; aucune lacune significative n'a été identifiée |
| Attribution du pouvoir délégué | Oui | Exécuté comme prévu; aucune lacune significative n'a été identifiée |
| Paye et avantage sociaux | Oui | Exécuté comme prévu; aucune lacune significative n'a été identifiée |
| Retenues de garanties | Oui | Exécuté comme prévu; aucune lacune significative n'a été identifiée. |
| CONTRÔLES INFORMATIQUES GÉNÉRAUX | ||
| Contrôles TI propres aux processus opérationnels | Oui | Les tests de contrôle au niveau du système financier sont intégrés dans le cadre du processus maitre au moment de la surveillance continue. |
Les principales conclusions et les rajustements importants requis découlant des activités d'évaluation de l'exercice en cours sont résumés aux sous-sections 3.1 et 3.2.
3.1 Contrôles clés nouveaux ou considérablement modifiés
Aucun nouveau contrôle clé ni aucune modification significative à ces contrôles n'a nécessité une réévaluation au cours de l'exercice financier en cours.
3.2 Programme de surveillance continue
Dans le cadre de son plan cyclique de surveillance continue, l'ASC a complété les évaluations de ses contrôles internes en matière de rapports financiers et de gestion financière, et ce pour tous les secteurs de contrôles clés identifiés dans le plan, à l'exception de la gestion de projet, qui sera finalisée au cours de l'exercice financier -.
En général, les contrôles clés évalués ont été jugés efficaces pour assurer la production d'informations financières fiables. Des recommandations ont été partagées lorsque nécessaire. Aucune déficience ou faiblesse importante, susceptible d'entraîner une anomalie significative dans les états financiers, n'a été identifiée.
4. Plan d'action ministériel pour le prochain exercice et les exercices subséquents
Le plan cyclique de surveillance continue (PSC) de l'ASC pour les prochains exercices financiers, basé sur une validation annuelle des processus et contrôles à haut risque, avec des ajustements au plan de surveillance continue selon les besoins, est présenté dans le tableau suivant.
L'ASC utilise une approche basée sur les risques pour déterminer la fréquence de la surveillance des contrôles, en tenant compte des changements et des risques émergents dans son environnement opérationnel. Ces facteurs sont reflétés dans les niveaux de risque assignés aux processus qui guident la fréquence des tests et sont intégrés dans le plan de surveillance global.
| Secteurs de contrôles clés | - | - | - | - et plus |
|---|---|---|---|---|
| CONTRÔLES AU NIVEAU DE L'ENTITÉ | ||||
| Formation indispensable | - | - | - | Oui |
| Évaluation du rendement | - | Oui | - | - |
| Gestion du risque organisationnel | - | Oui | - | - |
| CONTRÔLES INTERNES EN MATIÈRE DE GESTION FINANCIÈRE | ||||
| Attestation du Dirigeant principal des finances | - | - | - | Oui |
| Établissement des coûts | - | - | Oui | - |
| Planification des investissements | - | - | Oui | - |
| Contrôle et prévision budgétaires | - | Oui | - | - |
| Planification et l'établissement du budget | Oui | - | - | - |
| Gestion de projet | Oui | - | - | - |
| CONTRÔLES INTERNES EN MATIÈRE DE RAPPORTS FINANCIERS | ||||
| Paie et avantage sociaux | - | Oui | - | - |
| Approvisionnement au paiement | - | - | Oui | - |
| Gestion des cartes d'acquisition | Oui | - | - | - |
| Retenues de garanties | - | - | - | Oui |
| Paiements de transfert | - | - | - | Oui |
| Immobilisations (radiation et aliénation) | - | - | - | Oui |
| Voyages et Accueil | - | - | Oui | Oui |
| Instrument de délégation et attribution des pouvoirs délégués | - | - | - | Oui |
| Charges à payer | - | Oui | - | - |
| Procédures de fin de mois / année et rapports financiers | Oui | - | - | - |
| CONTRÔLES INFORMATIQUES GÉNÉRAUX | ||||
| SAP – Contrôle d'accès | - | Oui | - | - |
| Modernisation financière | - | Oui | - | - |
| Contrôles TI propres aux processus opérationnels Note de bas de page 1 | Oui | Oui | Oui | Oui |
Outre le plan cyclique de surveillance continue, l'ASC prévoit réaliser les mises à jour suivantes concernant les risques, la documentation et l'efficacité de la conception pour les domaines de contrôle clés suivants au cours des exercices financiers indiqués :
- Gestion du risque organisationnel : -
- Approvisionnement au paiement : -
- Paiements de transfert : - et -
- Modernisation financière : - (nouveau)
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