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Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers – Non auditée - Exercice -

Sur cette page

  1. Introduction
  2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers
  3. Résultats de l'évaluation ministérielle de l'exercice à
  4. Plan d'action ministériel pour le prochain exercice et les exercices subséquents

Exercice -

1. Introduction

Le présent document fournit de l'information sommaire sur les mesures prises par l'Agence spatiale canadienne (ASC) pour conserver un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats d'évaluation et les plans d'action connexes.

Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les responsabilités essentielles du ministère se trouvent dans le Plan ministériel de l'exercice - et dans le Rapport sur les résultats ministériels de l'exercice -.

2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers

Dans cette section

2.1 Gestion du contrôle interne

L'ASC est dotée d'une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d'évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne.

Un cadre ministériel de gestion des contrôles internes a été adopté et englobe :

  • Des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne en vue d'appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs du ministère liés à la gestion des contrôles dans leur domaine de responsabilité;
  • Les valeurs et l'éthique;
  • La communication et de la formation continue concernant les exigences législatives, et les politiques et les procédures visant à assurer une saine gestion financière et des contrôles financiers;
  • La surveillance et la mise à jour de la gestion des contrôles internes qui sont effectuées par la communication annuelle du plan de contrôles internes, à l'administrateur général et aux cadres supérieurs du ministère, et par la communication des résultats des évaluations et des plans d'action aux cadres supérieurs visés par les tests ainsi qu'à l'administrateur général. De plus, les résultats des évaluations et les plans d'action sont communiqués deux fois par année au comité ministériel d'audit.

Le comité ministériel d'audit fournit des conseils à l'administrateur général quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du ministère.

2.2 Ententes de services pertinentes aux états financiers

L'ASC compte sur d'autres organisations pour le traitement de certaines transactions qui figurent dans ses états financiers, comme le présentent les paragraphes suivants.

2.2.1 Dispositions relatives aux services communs :

  • Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) qui gère le paiement des salaires et l'acquisition de biens et de services, et qui fournit des services de gestion des locaux;
  • Services partagés Canada, qui offre des services d'infrastructure de technologie de l'information (TI);
  • Le ministère de la Justice Canada, qui fournit des services juridiques;
  • Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, qui fournit des renseignements sur l'assurance de la fonction publique et qui gère centralement le paiement de la part de l'employeur des cotisations aux régimes d'avantages sociaux des employés prévus par la loi;

Les lecteurs du présent document peuvent consulter les annexes à la déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers des ministères susmentionnés pour mieux comprendre les systèmes de contrôle interne en matière de rapports financiers liés à ces services en particulier.

2.2.2 Dispositions particulières :

  • Le ministère de l'Agriculture et Agroalimentaire fournit à l'ASC une plateforme de système financier pour consigner et déclarer toutes les opérations financières.
  • Le ministère de Transport Canada fournit à l'ASC des services de soutien du système de gestion des ressources humaines.

3. Résultats de l'évaluation ministérielle de l'exercice à

Dans cette section

Le tableau suivant résume l'état des activités de surveillance continue selon le plan cyclique de l'exercice précédent.

Progrès réalisés au cours de l'exercice à
Secteurs de contrôles clés Surveillance continue État de l'avancement des travaux
CONTRÔLES EN MATIÈRE DE RAPPORTS FINANCIERS
CONTRÔLES INFORMATIQUES GÉNÉRAUX
Contrôles TI propres aux processus opérationnels Oui Les tests de contrôle au niveau du système financier sont intégrés dans le cadre du processus maitre au moment de la surveillance continue.
CONTRÔLES AU NIVEAU DES PROCESSUS
Paie Oui Les tests de surveillance continue ont été effectués et des lacunes ont été identifiées. Des mesures correctives ont été mises en œuvre pour certaines faiblesses et les autres sont en voie de développement.
Paiements de transfert Oui Les tests de surveillance continue ont été effectués et des lacunes ont été identifiées. Des mesures correctives sont en voie de développement.
CONTRÔLES EN MATIÈRE DE LA GESTION FINANCIÈRE
Prévisions Oui Les tests de surveillance continue ont été effectués. Aucune lacune n'a été identifiée.

Les principales conclusions et les rajustements importants requis découlant des activités d'évaluation de l'exercice en cours sont résumés aux sous-sections 3.1 et 3.2. Aucune faiblesse de contrôle présentant un risque élevé au niveau de la validité, de l'exactitude et de l'exhaustivité des états financiers n'a été observée lors des vérifications.

3.1 Contrôles clés nouveaux ou considérablement modifiés

Au cours de l'exercice, il n'y a eu aucune modification importante des contrôles clés dans les processus existants qui nécessitaient une réévaluation. L'avenir du travail à l'ASC sera un hybride de travail à domicile et au bureau. Dans la mesure du possible, nous continuons à encourager la documentation électronique des preuves d'exécution des contrôles.

3.2 Programme de surveillance continue

Dans le cadre de son plan cyclique de surveillance continue, l'ASC a procédé à une réévaluation de ses contrôles internes sur les rapports financiers et ses contrôles internes sur la gestion financière, incorporés dans les processus opérationnels suivants:

  • Paiements de transfert
  • Paie
  • Contrôles TI propres aux processus opérationnels
  • Prévisions

En général, les principaux contrôles financiers évalués fonctionnent de façon efficace, afin de prévenir toute inexactitude importante dans les états financiers et assurer une utilisation prudente des ressources publiques. Les faiblesses constatées sont mineures et peu fréquentes, et touchent principalement :

  • La documentation incomplète de certains contrôles.
  • Absence d'approbation par une autorité déléguée.
  • Sous-paiements salariaux non matériels découlant de processus d'entrée manuelle.
  • Demande tardive de remboursement d'avance de salaire due à des délais au niveau de transfert de dossiers de paie phénix entre ministères.
  • Incohérences concernant les transferts d'avances salariales entre les ministères.
  • Manque de preuve de vérification de paiement finaux de subventions et contributions.

Des plans d'action de la direction ont été élaborés par le responsable des processus opérationnels afin de donner suite aux recommandations.

4. Plan d'action ministériel pour le prochain exercice et les exercices subséquents

Le plan cyclique de surveillance continue de l'ASC au cours des prochains exercices est présenté dans le tableau suivant. Il est fondé sur les éléments suivants :

Le plan cyclique de surveillance continue Note de tableau 1
Secteurs de contrôles clés - - - et plus
CONTRÔLES EN MATIÈRE DE RAPPORTS FINANCIERS
CONTRÔLES AU NIVEAU DE L'ENTITÉ
Gestion du risque organisationnel - Oui - -
Formation indispensable - Oui - -
Évaluation du rendement - - Oui -
Instrument de délégation et attribution des pouvoirs délégués - - Oui -
CONTRÔLES INFORMATIQUES GÉNÉRAUX
SAP - Contrôle d'accès - - Oui -
Contrôles TI propres aux processus opérationnels Note de tableau 2 Oui Oui Oui Oui
CONTRÔLES AU NIVEAU DES PROCESSUS
Paie Note de tableau 3 Oui Oui Oui Oui
Dépenses opérationnelles - Voyages et Accueil Oui - - -
Dépenses opérationnelles - Approvisionnement au paiement - Oui - -
Radiation et aliénation Oui - - -
Paiements de transfert - - - Oui
Procédures de fin de mois / année et rapports financiers - - Oui -
CONTRÔLES EN MATIÈRE DE LA GESTION FINANCIÈRE
Attestation du Dirigeant principal des finances - Oui - -
Budgétisation - - - Oui
Prévisions - - - Oui
Établissement des coûts Oui - - -
Planification des investissements Oui - - -
Gestion de projet - Oui - -

Outre le plan cyclique de surveillance continue du système de contrôles internes, l'ASC effectuera le suivi des mesures correctives selon les constatations énumérées à la section 3.2 Programme de surveillance continue.

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