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Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers – Non auditée

Sur cette page

  1. Introduction
  2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers
  3. Résultats de l'évaluation ministérielle de l'exercice à
  4. Plan d'action ministériel pour le prochain exercice et les exercices subséquents

Exercice -

1. Introduction

Le présent document fournit de l'information sommaire sur les mesures prises par l'Agence spatiale canadienne (ASC) pour conserver un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats d'évaluation et les plans d'action connexes.

Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les responsabilités essentielles du ministère se trouvent dans le Plan ministériel de l'exercice à et dans le Rapport sur les résultats ministériels de l'exercice à .

2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers

Dans cette section

2.1 Gestion du contrôle interne

L'ASC est dotée d'une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d'évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Un cadre ministériel de gestion des contrôles internes, approuvé par l'administrateur général, a été adopté et englobe :

  • des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne en vue d'appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs du ministère liés à la gestion des contrôles dans leur domaine de responsabilité;
  • les valeurs et l'éthique;
  • la communication et de la formation continues concernant les exigences législatives, et les politiques et les procédures visant à assurer une saine gestion financière et des contrôles financiers;
  • la surveillance et la mise à jour de la gestion des contrôles internes qui sont effectuées par la communication annuelle du plan de contrôles internes, à l'administrateur général et aux cadres supérieurs du ministère, et par la communication des résultats des évaluations et des plans d'action aux cadres supérieurs visés par les tests ainsi qu'à l'administrateur général. De plus, les résultats des évaluations et les plans d'action sont communiqués deux fois par année au comité ministériel d'audit.

Le comité ministériel d'audit fournit des conseils à l'administrateur général quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du ministère.

2.2 Ententes de services pertinentes aux états financiers

L'ASC compte sur d'autres organisations pour le traitement de certaines transactions qui figurent dans ses états financiers, comme le présentent les paragraphes suivants.

2.2.1 Dispositions relatives aux services communs :

  • Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) qui gère le paiement des salaires et l'acquisition de biens et de services, et qui fournit des services de gestion des locaux;
  • Services partagés Canada, qui offre des services d'infrastructure de technologie de l'information (TI);
  • Le ministère de la Justice Canada, qui fournit des services juridiques;
  • Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada , qui fournit des renseignements sur l'assurance de la fonction publique et qui gère centralement le paiement de la part de l'employeur des cotisations aux régimes d'avantages sociaux des employés prévus par la loi;

Les lecteurs du présent document peuvent consulter les annexes à la déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers des ministères susmentionnés pour mieux comprendre les systèmes de contrôle interne en matière de rapports financiers liés à ces services en particulier.

2.2.2 Dispositions particulières :

  • Le ministère de l'Agriculture et Agroalimentaire qui fournit à l'ASC des services de soutien du système financier SAP;
  • Le ministère de Transport Canada fournit à l'ASC des services de soutien du système de gestion des ressources humaines.

3. Résultats de l'évaluation ministérielle de l'exercice à

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Le tableau suivant résume l'état des activités de surveillance continue selon le plan cyclique de l'exercice précédent.

Progrès réalisés au cours de l'exercice à
Secteurs de contrôles clés Surveillance continue État de l'avancement des travaux
Contrôles en matière de rapports financiers
Contrôles au niveau de l'entité
Gestion du risque organisationnel Oui Les tests de surveillance continue ont été effectués. Aucune lacune n'a été identifiée.
Formation indispensable Oui Les tests de surveillance continue ont été effectués. Aucune lacune n'a été identifiée.
Contrôles informatiques généraux
Contrôles informatiques généraux Oui Les tests de surveillance continue ont été effectués. Aucune lacune n'a été identifiée.
Contrôles au niveau des processus
Paie Oui Les tests de surveillance continue ont été effectués et des lacunes ont été identifiées. Des mesures correctives ont été mises en œuvre.
Contrôles en matière de la gestion financière
Planification des investissements - Les tests de l'efficacité de la conception et de l'efficacité opérationnelle ont été effectués. Aucune lacune n'a été identifiée.

En plus d'effectuer nos activités de surveillance continue, nous avons analysé et soumis trimestriellement des rapports sur les paiements excédentaires et les paiements insuffisants découlant de la mise-en-œuvre de Phénix au Bureau du contrôleur général. De plus, nous avons soulevé des cas problématiques au groupe de la rémunération de l'ASC pour leur analyse et correction.

Nous avons également analysé et préparé un plan d'action à la direction pour assurer la mise en œuvre d'une nouvelle recommandation émise par le Bureau du vérificateur général du Canada sur la gestion de la paye suite à l'audit des états financiers consolidés de du gouvernement du Canada.

Les principales conclusions et les rajustements importants requis découlant des activités d'évaluation de l'exercice en cours sont résumés aux sous-sections 3.1 et 3.2.

3.1 Contrôle clés nouveaux ou considérablement modifiés

Au cours de l'exercice en cours, il n'y a eu aucune modification importante des contrôles clés dans les processus existants qui nécessitaient une réévaluation.

Des mises à l'essai pour vérifier l'efficacité de la conception et l'efficacité opérationnelle ont été effectuées relativement aux contrôles clés d'un nouveau processus de la gestion financière, soit le processus de la planification des investissements. Les principaux contrôles financiers évalués lors des tests fonctionnent de façon efficace. La planification et la gestion des investissements en place permettent d'assurer que l'ASC dispose des actifs et des services nécessaires à l'exécution de son mandat.

3.2 Programme de surveillance continue

Dans le cadre de son plan cyclique de surveillance continue, l'ASC a procédé à la réévaluation de ses contrôles au niveau de l'entité et de ses contrôles financiers dans le contexte des processus opérationnels tels que la formation indispensable, la gestion des risques organisationnels, la paie ainsi que les contrôles informatiques généraux.

Les principaux contrôles financiers évalués, en ce qui a trait aux processus ci-dessus, fonctionnent de façon efficace afin de prévenir toute inexactitude importante dans les états financiers.

Bien qu'aucune faiblesse de contrôle présentant un risque élevé n'ait été observée, l'ASC a identifié quelques transactions en erreur qui ont mené à des propositions d'améliorations afin de renforcer l'environnement de contrôle. Des plans d'action ont été élaborés par les responsables des processus afin de donner suite aux recommandations. Des mesures correctives ont été mises en place comme suit :

Paie

  • Assurer une vérification exhaustive de la documentation et les calculs à l'appui des demandes d'interventions de paie, par un deuxième conseiller en rémunération, afin d'éviter les erreurs et ainsi assurer l'exactitude des paiements.
  • Mettre à jour la charte des pouvoirs en matière de ressources humaines à l'égard des frais de cotisations professionnelles.

Des mesures correctives ont été mises en œuvre.

4. Plan d'action ministériel pour le prochain exercice et les exercices subséquents

Le plan cyclique de surveillance continue de l'ASC au cours des prochains exercices est présenté dans le tableau suivant. Il est fondé sur les éléments suivants :

Le plan cyclique de surveillance continue Note de tableau 1
Secteurs de contrôles clés - - - et plus
Contrôles en matière de rapports financiers
Contrôles au niveau de l'entité
Gestion du risque organisationnel - - Oui -
Formation indispensable - - - Oui
Évaluation du rendement Oui - - -
Instrument de délégation et attribution des pouvoirs délégués Oui - - -
Contrôles informatiques généraux
Contrôles informatiques généraux Oui Oui Oui Oui
Contrôles au niveau des processus
Paie Note de tableau 2 Oui Oui Oui Oui
Dépenses opérationnelles - Voyages et Accueil Oui - - Oui
Dépenses opérationnelles - Approvisionnement au paiement - Oui - -
Radiation et aliénation - - Oui -
Travaux en cours - immobilisations, investissements en projet Oui - - -
Paiements de transfert - - - Oui
Procédures de fin de mois / année et rapports financiers - Oui - -
Contrôles en matière de la gestion financière
Attestation du Dirigeant principal des finances - - Oui -
Établissement des budgets & suivis prévisionnels - Oui - -
Établissement des coûts - Oui - -
Planification des investissements - - Oui -

Outre le plan cyclique de surveillance continue du système de contrôles internes, l'ASC effectuera le suivi des mesures correctives selon les constatations énumérées à la section 3 Résultats de l'évaluation ministérielle de l'exercice à .

De plus, l'ASC continuera d'exécuter des analyses de cas problématiques reliés au système Phénix pour les employés de l'Agence.

Finalement, le travail à distance en raison de la pandémie a un impact sur les processus existants. À ce moment-ci, nous estimons que le niveau de risques des processus en place n'est pas affecté par cette situation puisqu'il n'y a pas eu de changements importants au niveau des employés qui exécutent les tâches habituelles ni de variations de volume ou de type de transactions à effectuer. Les tests de - porteront une attention particulière aux modifications de processus et à l'application des contrôles clés, nouveaux ou existants, appropriés. Également, en raison de la pandémie et de son impact possible sur la validité, l'exactitude et l'exhaustivité des états financiers, des vérifications supplémentaires seront aussi effectuées pour les processus d'approvisionnement au paiement, gestion des subventions et contributions ainsi que des procédures de fin de mois/ année et rapports financiers.

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