Rapport annuel sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels -
Sur cette page
- Introduction
- Structure organisationnelle
- Ordonnance de délégation de pouvoirs
- Rendement en - conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels
- Formation et sensibilisation
- Politiques, lignes directrices et procédures
- Initiatives et projets visant à améliorer la protection des renseignements personnels
- Sommaire des enjeux clés et des mesures prises à l'égard des plaintes
- Atteintes substantielles à la vie privée
- Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
- Communication pour des raisons d'intérêt public
- Surveillance de la conformité
- Conclusion
- Annexe : Arrêté sur la délégation
© Sa Majesté le Roi du chef du Canada, représenté par la ministre de l'Industrie et ministre responsable de Développement économique Canada pour les régions du Québec, .
ISSN : 2293-9784
1. Introduction
Dans cette section
- 1.1 Mandat de l'ASC
- 1.2 Mission
La Loi sur la protection des renseignements personnels (L.R.C. , ch. P-21, la Loi) est entrée en vigueur le . Elle complète la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d'accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent.
L'article 72 de la Loi exige que chaque responsable d'une institution fédérale présente au Parlement un rapport sur l'application de la Loi au sein de son institution au cours de l'exercice financier. Nous avons le plaisir de présenter le rapport annuel suivant au Parlement sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, conformément à l'article 72. Il donne un aperçu des activités de l'Agence spatiale canadienne (ASC) au cours de la période de référence allant du au .
L'ASC ne fait pas de rapport au nom des filiales en propriété exclusive ou des institutions non opérationnelles.
1.1 Mandat de l'ASC
L'ASC relève de la Ministre de l'Industrie et Ministre responsable de Développement économique Canada pour les régions du Québec. Son mandat, tel que défini dans la Loi sur l'Agence spatiale canadienne, est « de promouvoir l'exploitation et l'usage pacifiques de l'espace, de faire progresser la connaissance de l'espace au moyen de la science et de faire en sorte que les Canadiens tirent profit des sciences et techniques spatiales sur les plans tant social qu'économique ».
1.2 Mission
L'ASC se veut à l'avant-garde du développement et de l'application des connaissances spatiales pour le mieux-être des Canadiens et de l'humanité.
Pour mener à bien cette mission, l'ASC :
- vise l'excellence collectivement;
- préconise une attitude axée sur la clientèle;
- appuie des méthodes axées sur les employés et la communication ouverte;
- mise sur la responsabilisation et l'obligation de rendre compte; et
- s'engage à collaborer et à travailler avec ses partenaires pour notre bénéfice mutuel.
De plus amples renseignements sur l'ASC sont accessibles sur le site : www.asc-csa.gc.ca.
2. Structure organisationnelle
Dans cette section
Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (BAIPRP) fait partie de la Direction de la gestion de l'information et des technologies de l'information (GI-TI). La Direction de la GI-TI est gérée par le dirigeant principal de l'information, qui relève du vice-président Stratégie corporative et innovation, et dirigeant principal des finances. Le coordonnateur de l'accès à l'information et du gouvernement ouvert est supervisé par le directeur de la cybersécurité et de la gestion de l'information.
Le BAIPRP est le bureau central de coordination pour toutes les demandes reçues par l'ASC en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il conseille la haute direction sur la mise en œuvre des lois et prépare des rapports destinés au Parlement, au Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et à la haute direction. Il représente également l'ASC relativement aux plaintes déposées auprès du Commissaire à l'information et du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada, aux enquêtes menées par ces commissaires et aux requêtes en matière d'AIPRP présentées à la Cour fédérale.
Les principales fonctions du BAIPRP de l'ASC sont les activités d'AIPRP et la protection des renseignements personnels. Les analystes affectés aux activités d'AIPRP coordonnent et traitent les demandes d'AIPRP adressées à l'ASC. Ces analystes sont chargés de la coordination avec les secteurs et de l'examen « ligne par ligne » des dossiers. Quant à l'analyste affecté à la protection des renseignements personnels, il fournit des recommandations et une expertise à ce sujet au sein de l'ASC. Il dirige la mise en œuvre horizontale des politiques ministérielles sur la protection des renseignements personnels, effectue des analyses des risques, y compris des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et des protocoles de protection des renseignements personnels à des fins non administratives, et se charge de la prévention et de la gestion des atteintes à la vie privée.
Au , le BAIPRP comptait 5 employés à temps plein, soit 1 coordonnateur d'AIPRP, 2 agents principaux, 2 analystes et 1 expert-conseil.
2.1 Évolution du rôle du BAIPRP
La mise en place d'un gouvernement ouvert devient une priorité à l'échelle mondiale afin d'améliorer la transparence et de rendre les renseignements plus aisément accessibles au public. Le gouvernement du Canada ne fait pas exception à la règle et a mis en place une série d'engagements auxquels les ministères et les organismes participent. En somme, l'objectif est de diffuser le maximum de données et d'information de façon accessible, interopérable et réutilisable par le public. Cette vision de transparence est intimement liée aux principes d'application de la Loi.
2.2 Processus de traitement des demandes
Lorsqu'il reçoit une demande faite en vertu de la Loi, le BAIPRP consulte le bureau de première responsabilité concerné et, au besoin, d'autres ministères et des intervenants tiers. Ces parties comprennent, entre autres, Justice Canada, les communautés de pratique liées à l'information, le SCT et d'autres institutions.
Une fois les documents analysés et les consultations effectuées, le BAIPRP recommande l'application d'exceptions au dirigeant principal de l'information de l'ASC, qui est chargé d'approuver la communication des documents diffusés en vertu de la Loi. Les documents répondant à la demande sont ensuite envoyés au demandeur.
2.3 Ententes de service
Conformément à l'article 73.1 de la Loi, les institutions fédérales peuvent fournir (ou recevoir) des services à une autre institution fédérale relevant du même ministre.
L'ASC n'a conclu aucune entente de services dans le cadre du portefeuille de la ministre de l'Industrie et ministre responsable de Développement économique Canada pour les régions du Québec.
3. Ordonnance de délégation de pouvoirs
Aux termes de la Loi, le responsable de l'ASC est la Ministre de l'Industrie et Ministre responsable de Développement économique Canada pour les régions du Québec. La responsabilité décisionnelle pour l'application des diverses dispositions de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels a été formellement établie et est décrite dans l'instrument ministériel de délégation de pouvoirs qui figure à l'annexe du présent rapport.
L'ordonnance de délégation de pouvoirs en vigueur pour le rapport - a été modifiée et approuvée en . Elle précise que les pouvoirs sont délégués au dirigeant principal de l'information, au directeur de la cybersécurité et gestion de l'information, et au coordonnateur de l'accès à l'information et du gouvernement ouvert.
4. Rendement en - conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels
Dans cette section
Au cours de l'exercice -, le BAIPRP de l'ASC a reçu un total de 18 demandes de renseignements personnels faites en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. De ce nombre, 12 demandes ont été soumises au moyen du service de demande d'AIPRP en ligne, tandis que les 6 autres ont été reçues par courriel. Ce nombre représente une augmentation de 11 demandes par rapport à l'exercice précédent.
Au cours de l'année, l'ASC a répondu à 19 demandes faites en vertu de la Loi, atteignant un taux de conformité de 95 % par rapport aux délais prescrits. À la fin de la période couverte par le rapport, 1 demande a été reportée à l'exercice - dans les délais prescrits par la loi.
Le tableau suivant illustre l'évolution du nombre de demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels de - à - :
| - | - | - | - | - | |
|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | 9 | 2 | 11 | 7 | 18 |
4.1 Disposition et délais de traitement
En -, l'ASC a traité 15 demandes (80 %) dans les 30 premiers jours civils, 3 demandes (15 %) dans un délai de 31 à 60 jours et 1 demande (5 %) dans un délai de 61 à 120 jours.
Le tableau suivant illustre les délais de traitement des demandes faites en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de la période de référence - :
| 1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | |
|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | 13 | 2 | 3 | 0 | 1 |
Parmi les 19 demandes traitées cette année, des documents ont été recensés en réponse à 6 demandes. De ce nombre, 1 demande (5 %) a mené à une divulgation intégrale sans exception ou exclusion et 5 demandes (25 %) ont conduit à des divulgations partielles. De plus, aucun document n'a été trouvé pour 3 demandes (15 %), et 10 demandes (55 %) ont été abandonnées par les demandeurs.
4.2 Prorogations
La Loi prévoit des prorogations lorsque la réponse nécessite des consultations internes ou externes, un délai d'examen supplémentaire en raison du grand nombre de documents, ou lorsque l'examen risque d'entraver le fonctionnement de l'institution. Au cours de la période visée par le rapport, 2 demandes ont fait l'objet d'une prorogation par application du sous-alinéa 15(a)(i) [entrave au fonctionnement], et le délai d'une demande a été prorogé par application du sous-alinéa 15(a)(ii) [consultations] de la Loi.
4.3 Exceptions et exclusions
La Loi sur la protection des renseignements personnels permet aux institutions de ne pas communiquer de renseignements pour diverses raisons. Pour les 5 demandes ayant fait l'objet d'une divulgation partielle, l'article 26 [renseignements concernant un autre individu] a été appliqué dans 5 cas, l'article 27 [renseignements protégés : avocats et notaires] a été appliqué dans 1 cas et l'article 23 [enquêtes de sécurité] a été appliqué dans 1 cas.
4.4 Support utilisé pour la divulgation de renseignements
Pour toutes les demandes ayant fait l'objet d'une divulgation en -, les renseignements ont été communiqués par voie électronique.
4.5 Pages divulguées
Le nombre de pages divulguées peut varier considérablement d'une année à l'autre, en fonction de l'objet des demandes et de la quantité de documents pertinents. Au cours du dernier exercice, le nombre de pages divulguées a légèrement diminué, passant de 1202 pages à 1159 pages.
Le tableau suivant illustre le nombre de pages divulguées qui ont été traitées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels durant la période de - à -:
| - | - | - | - | - | |
|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de pages divulguées | 1 536 | 305 | 499 | 1 202 | 1 159 |
4.6 Corrections
L'alinéa 12(2)(a) de la Loi sur la protection des renseignements personnels donne à un individu le droit de demander la correction des renseignements personnels le concernant et détenus par le gouvernement fédéral. L'ASC n'a reçu aucune demande de correction durant la période de référence -.
4.7 Communication en vertu du paragraphe 8(2)
Les alinéas 8(2)(e), (f), (g) et (m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels autorisent la communication de renseignements personnels à divers organismes d'enquête et parlementaires fédéraux, ainsi que la communication pour des raisons d'intérêt public. En outre, le Commissaire à la protection de la vie privée doit être informé des divulgations effectuées en vertu de ces dispositions. Au cours de l'exercice -, l'ASC n'a pas divulgué de renseignements personnels au titre de l'alinéa 8(2)(m).
4.8 Demandes de consultation d'autres institutions fédérales
Il est rare que l'ASC reçoive des demandes de consultation de la part d'autres institutions ou organisations gouvernementales au sujet de renseignements personnels. Ainsi, en -, l'ASC n'a reçu aucune demande de consultation.
5. Formation et sensibilisation
En plus de gérer les demandes, le BAIPRP formule des recommandations et des conseils sur l'observation de la Loi. Ces recommandations sont présentées à tous les employés de l'ASC, ainsi qu'à divers groupes professionnels ciblés, comme le personnel des ressources humaines, de la technologie de l'information, de la passation de marchés et de l'approvisionnement, etc. Elles permettent aux employés de connaître les principes communs en matière d'AIPRP, mais sont également adaptées au mandat des différents secteurs de l'ASC.
Cette année, l'ASC a tiré profit des services d'un expert-conseil qui a offert des formations de sensibilisation à l'AIPRP à l'échelle de l'organisation. Plus de 230 employés ont participé à 7 séances bilingues portant sur les sujets suivants :
- Exercice de conformité en matière de protection des renseignements personnels;
- Les considérations relatives à la protection de la vie privée dans le domaine de l'intelligence artificielle;
- Protection de la vie privée et conformité à l'Orientation du SCT concernant la présence prescrite au lieu de travail;
- Conseils sur les enregistrements (caméras, MS Teams);
- Accès à l'information 101; et
- Protection de la vie privée 101.
Ces séances de formation visaient à sensibiliser les employés au sujet de leurs rôles et de leurs responsabilités en ce qui concerne la gestion des renseignements personnels et le traitement des demandes d'AIPRP.
En prévision du prochain exercice, le BAIPRP a collaboré avec l'équipe d'apprentissage de l'ASC pour élaborer une formation obligatoire sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels. Ce travail consistait notamment à rédiger du matériel de formation et à élaborer des contenus visant à sensibiliser davantage les employés à leurs responsabilités au titre de la Loi sur l'accès à l'Information, de la Loi sur la protection des renseignements personnels et des politiques et procédures connexes. Le cours sera accessible sur la plateforme de l'École de la fonction publique du Canada (Brightspace) et offert à tous les employés de l'ASC à compter de .
6. Politiques, lignes directrices et procédures
Au cours de la période de référence -, le BAIPRP a mis à jour le Plan de sensibilisation à la protection des renseignements personnels (-), qui vise à orienter les progrès dans ce domaine à l'ASC. Conformément à ce cadre, cinq principes ont été établis dans le Plan d'action sur la protection des renseignements personnels :
- Conception et exécution de programme;
- Mobilisation des employés;
- Contrôles internes et externes;
- Gestion des risques et conformité; et
- Gestion des atteintes à la vie privée.
Pour chacun de ces 5 principes, le BAIPRP de l'ASC a défini plusieurs objectifs à court, moyen et long terme. En -, il a travaillé à l'atteinte des objectifs à court terme énoncés dans le Plan d'action sur la protection des renseignements personnels. Ces mesures comprenaient les éléments suivants : promotion de la surveillance et de l'obligation de rendre compte, promotion des pratiques exemplaires lors de l'échange d'informations personnelles à l'externe, sensibilisation et formation générales continues à la protection des renseignements personnels, surveillance de l'intelligence artificielle, sensibilisation aux responsabilités décrites dans la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée, accroissement de la surveillance pour garantir que les exigences en matière de protection de la vie privée sont appliquées efficacement, mise à jour de la politique sur les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, création d'une directive interne sur la surveillance de la conformité et élaboration de directives pour la passation de marchés et l'approvisionnement.
Conformément à la Politique sur la protection de la vie privée actualisée et à la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée, le BAIPRP a lancé un exercice exhaustif de conformité en matière de protection de la vie privée dans l'ensemble de l'Agence. Cette évaluation à l'échelle de l'organisation a permis de cerner les points à améliorer et d'orienter les mesures nécessaires pour garantir la conformité avec les exigences révisées.
L'ASC a également veillé à ce que les marchés et les ententes comprenant des renseignements personnels soient accompagnés de mesures de protection de la vie privée appropriées, conformes à la Loi sur la protection des renseignements personnels et aux exigences du Conseil du Trésor.
7. Initiatives et projets visant à améliorer la protection des renseignements personnels
L'ASC continue d'utiliser la plateforme du service de demande d'AIPRP en ligne gérée par le SCT pour recevoir les demandes faites en vertu de la Loi.
Le BAIPRP utilise actuellement un outil de gestion des demandes d'accès à l'information qui a été mis en œuvre en -. Après avoir obtenu cet outil, le BAIPRP a pu bénéficier de ses fonctions, ce qui a facilité la production de rapports et le suivi des demandes d'accès à l'information. Dans le cadre d'un approvisionnement par le SCT, le BAIPRP se prépare à la mise en œuvre d'un nouveau système en ‑. Ce nouveau système permettra au BAIPRP d'intégrer des améliorations technologiques et des innovations visant à optimiser les services, notamment par l'automatisation des tâches administratives. Tout au long de l'exercice financier ‑, le BAIPRP a travaillé à la migration des données de l'ancien système vers le nouveau logiciel. Cette migration est désormais terminée, et le nouveau système a été entièrement déployé le .
Le BAIPRP est également membre du le Bureau de perfectionnement des collectivités de l'AIPRP (BPCAP) depuis sa création en -. Ce dernier est une initiative menée par le SCT et son adhésion est offerte aux différents BAIPRP de la fonction publique fédérale. L'objectif du BPCAP est de renforcer la capacité des BAIPRP à fournir aux Canadiens un accès à l'information gouvernementale en temps opportun, en attirant de nouveaux talents dans les BAIPRP et en fournissant aux professionnels de l'AIPRP des programmes centralisés de formation et de perfectionnement professionnel. En ‑, les employés du BAIPRP de l'ASC ont eu l'occasion de participer à plusieurs séances de formation du BPCAP adaptées à la communauté, ce qui leur a permis d'améliorer leurs connaissances et leurs compétences.
8. Sommaire des enjeux clés et des mesures prises à l'égard des plaintes
En -, l'ASC a reçu 1 plainte qui a été abandonnée par la suite.
De plus, aucune demande ni aucun appel n'a été déposé auprès de la Cour fédérale ou de la Cour d'appel fédérale au cours de la période de référence.
9. Atteintes substantielles à la vie privée
Selon la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée, en cas d'atteinte substantielle à la vie privée, les institutions sont tenues d'en informer le Commissariat à la protection de la vie privée, le SCT et toutes les parties concernées. Une atteinte substantielle à la vie privée présente le risque d'incidence le plus élevé et elle est définie comme une atteinte mettant en cause des renseignements personnels de nature délicate qui pourrait vraisemblablement causer un préjudice grave à la personne concernée ou mettre en cause de nombreuses personnes touchées.
En -, l'ASC a signalé 1 atteinte substantielle à la vie privée concernant Brookfield Global Relocation Services (BGRS) et SIRVA Canada. Tous les employés de l'ASC touchés ont été contactés et des services de surveillance du crédit leur ont été offerts. Le BAIPRP a collaboré avec le SCT et d'autres ministères fédéraux pour appuyer les efforts d'atténuation et de coordination liés à l'atteinte.
10. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
Toutes les institutions fédérales qui créent, parrainent ou financent des programmes, des projets ou des initiatives dans le cadre desquels des renseignements personnels sont recueillis, utilisés ou communiqués sont tenues de réaliser des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP), conformément à la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée. Au cours de la période de référence -, une EFVP a été réalisée pour la collecte de renseignements personnels lors de la coordination des groupes consultatifs de mission. Un résumé des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée est accessible sur la page suivante : Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée.
11. Communication pour des raisons d'intérêt public
L'alinéa 8(2)(m) de la Loi permet la communication de renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée lorsque des raisons d'intérêt public justifient nettement une éventuelle violation de la vie privée ou lorsque l'individu concerné en tirera un avantage certain. Au cours de la période de référence -, aucune communication n'a été faite par application de l'alinéa 8(2)(m) de la Loi.
12. Surveillance de la conformité
Le BAIPRP de l'ASC collabore régulièrement avec des fonctionnaires de différents niveaux pour veiller à ce que les demandes soient traitées efficacement et rapidement. Des réunions sont régulièrement organisées avec les secteurs et les analystes de l'ASC pour que les délais soient respectés. Pour toutes les demandes, les délais prescrits par la loi sont surveillés au moyen du système électronique de traitement des demandes d'AIPRP et font régulièrement l'objet d'un suivi. Le BAIPRP produit des rapports hebdomadaires pour surveiller le rendement au sein de l'ASC. Ces rapports sont envoyés aux vice-présidents, au dirigeant principal de l'information, aux Communications, à ISDE, ainsi qu'à d'autres groupes à l'ASC susceptibles d'être intéressés par l'objet de la demande.
Dans le cadre de son mandat, le BAIPRP de l'ASC participe à de nombreuses initiatives horizontales et recommandations en matière de protection des renseignements personnels. Il collabore avec les secteurs de l'ASC pour veiller à ce que les exigences en matière de protection des renseignements personnels soient prises en compte dans les contrats, les protocoles d'entente et les accords d'échange de renseignements. Le BAIPRP se concentre également sur l'élaboration d'outils, de guides et de politiques visant à accroître la sensibilisation, à maintenir la conformité et à rendre compte des processus et des procédures en matière d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels.
13. Conclusion
Le BAIPRP de l'ASC continue de s'acquitter de son mandat consistant à répondre à toutes les demandes d'accès aux renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.
14. Annexe : Arrêté sur la délégation
Approuvé en
Agence spatiale canadienne
Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels
En vertu des paragraphes 95(1) de la Loi sur l'accès à l'information et 73(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le ministre de l'Industrie délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, investi par les articles des lois mentionnées en regard de chaque poste. Le présent arrêté de délégation remplace et annule tout décret antérieur.
Annexe
| Poste | Loi sur l'accès à l'information et règlements | Loi sur la protection des renseignements personnels et règlements |
|---|---|---|
| Dirigeant principal de l'information | Autorité absolue | Autorité absolue |
| Directeur(trice), Cybersécurité et gestion de l'information | Autorité absolue | Autorité absolue |
| Gestionnaire, Accès à l'information et données ouvertes | Autorité absolue | Autorité absolue |
Daté, en la ville d'Ottawa
Signé ce
L'honorable Mélanie Joly
Ministre de l'Industrie
- Date de modification :