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Rapport annuel sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels -

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Rapport annuel sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels - (PDF, 2,38 ko)

© Sa Majesté le Roi du chef du Canada, représenté par le ministre de l'Industrie et ministre responsable de Développement économique Canada pour les régions du Québec, .

Numéro de catalogue : ST96-6F-PDF.

ISSN : 2293-9784

Introduction

Dans cette section

La Loi sur la protection des renseignements personnels (L.R.C. , ch. P-21, la Loi) est entrée en vigueur le . Elle complète la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d'accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent.

L'article 72 de la Loi exige que chaque responsable d'une institution fédérale présente au Parlement un rapport sur l'application de la Loi au sein de son institution au cours de l'exercice financier. Nous avons le plaisir de présenter le rapport annuel suivant au Parlement sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, conformément à l'article 72. Il donne un aperçu des activités de l'Agence spatiale canadienne (ASC) au cours de la période de référence allant du au .

L'ASC ne fait pas de rapport au nom des filiales en propriété exclusive ou des institutions non opérationnelles.

Mandat de l'ASC

Afin de permettre une meilleure compréhension du contexte dans lequel la Loi est appliquée à l'ASC, cette section présente une vue d'ensemble des objectifs et des activités de l'institution.

L'ASC relève du ministre de l'Industrie et ministre responsable de Développement économique Canada pour les régions du Québec. Son mandat, tel que défini dans la Loi sur l'Agence spatiale canadienne, est « de promouvoir l'exploitation et le développement pacifiques de l'espace, de faire progresser la connaissance de l'espace au moyen de la science et de faire en sorte que les Canadiens tirent profit des sciences et des technologies spatiales sur les plans tant social qu'économique. »

Mission

L'ASC se veut à l'avant-garde du développement et de l'application des connaissances spatiales pour le mieux-être des Canadiens et de l'humanité.

Pour mener à bien cette mission, l'ASC :

  • vise l'excellence collectivement;
  • préconise une attitude axée sur la clientèle;
  • appuie des méthodes axées sur les employés et la communication ouverte;
  • mise sur la responsabilisation et l'obligation de rendre compte; et
  • s'engage à collaborer et à travailler avec ses partenaires pour notre bénéfice mutuel.

L'ASC est une source d'inspiration pour la population canadienne depuis sa création en . En plus de regrouper les principaux programmes spatiaux fédéraux, elle coordonne tous les éléments du Programme spatial canadien et administre les principales activités canadiennes liées au domaine de l'espace.

Pour en savoir plus sur l'ASC, consultez le site www.asc-csa.gc.ca.

Structure organisationnelle

Dans cette section

Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (BAIPRP) fait partie de la Direction de la gestion de l'information et des technologies de l'information (GI-TI). La Direction de la GI-TI est dirigée par le dirigeant principal de l'information, qui relève du vice-président, Stratégie corporative et innovation, et dirigeant principal des finances. Le coordonnateur de l'accès à l'information et du gouvernement ouvert est supervisé par le directeur de la cybersécurité et de la gestion de l'information.

Le BAIPRP est le bureau central de coordination pour toutes les demandes reçues par l'ASC en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il conseille la haute direction sur la mise en œuvre des lois et prépare des rapports destinés au Parlement, au Secrétariat du Conseil du Trésor et à la haute direction. Il représente également l'ASC relativement aux plaintes déposées auprès du Commissaire à l'information et du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada, aux enquêtes menées par ces commissaires et aux requêtes présentées à la Cour fédérale en matière d'AIPRP.

Les principales fonctions du BAIPRP de l'ASC sont les activités d'AIPRP et la protection des renseignements personnels. Les analystes affectés aux activités d'AIPRP coordonnent et traitent les demandes d'AIPRP adressées à l'ASC. Ces analystes sont chargés de la coordination avec les secteurs et de l'examen « ligne par ligne » des dossiers. Quant à l'analyste affecté à la protection des renseignements personnels, il fournit des recommandations et une expertise à ce sujet au sein de l'ASC. Il dirige la mise en œuvre horizontale des politiques ministérielles sur la protection des renseignements personnels, effectue des analyses des risques y compris des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et des protocoles de protection des renseignements personnels à des fins non administratives et se charge de la prévention et de la gestion des atteintes à la vie privée.

Au , le BAIPRP comptait 4 employés à temps plein, soit 1 coordonnateur d'AIPRP, 2 agents principaux et 1 agent subalterne.

Évolution du rôle du BAIPRP

La mise en place d'un gouvernement ouvert devient une priorité à l'échelle mondiale afin d'améliorer la transparence et de veiller à ce que les renseignements soient plus aisément accessibles au public. Le gouvernement du Canada ne fait pas exception à la règle et il a pris une série d'engagements auxquels prennent part les ministères et les organismes. En somme, l'objectif est de diffuser le maximum de données et d'information de façon accessible, interopérable et réutilisable par le public. Cette vision de transparence est intimement liée aux principes d'application de la Loi.

Processus de traitement des demandes

Lorsqu'il reçoit une demande en vertu de la Loi, le BAIPRP consulte le bureau de première responsabilité (BPR) concerné et, au besoin, d'autres ministères et des intervenants tiers. Ces parties comprennent, entre autres, Justice Canada, les communautés de pratique liées à l'information, le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et d'autres institutions.

Une fois les documents analysés et les consultations effectuées, le BAIPRP recommande l'application des exceptions au dirigeant principal de l'information de l'ASC. Celui-ci est chargé d'approuver la communication des documents diffusés en vertu de la Loi. Les documents répondant à la demande sont ensuite envoyés au demandeur.

Ententes de service

En vertu de l'article 73.1 de la Loi, les institutions fédérales peuvent fournir des services à une autre institution fédérale placée sous l'autorité du même ministre (ou en recevoir d'une telle autre institution).

L'ASC n'a conclu aucune entente de services relevant du portefeuille du ministre de l'Industrie et ministre responsable de Développement économique Canada pour les régions du Québec.

Ordonnance de délégation de pouvoirs

Aux termes de la Loi, le responsable de l'ASC est le ministre de l'Industrie et ministre responsable de Développement économique Canada pour les régions du Québec. La responsabilité décisionnelle pour l'application des diverses dispositions de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels a été formellement établie et est décrite dans l'instrument ministériel de délégation de pouvoirs qui figure à l'annexe du présent rapport.

L'ordonnance de délégation de pouvoirs en vigueur pour le rapport - a été approuvée en . Elle précise que les attributions sont déléguées au dirigeant principal de l'information et au coordonnateur de l'accès à l'information et du gouvernement ouvert.

Rendement en - conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels

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Au cours de l'exercice -, le BAIPRP de l'ASC a reçu un total de sept demandes de renseignements personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. 5 d'entre elles ont été soumises au moyen du service de demande en ligne de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée (AIPRP), tandis que les 2 autres ont été reçues par courrier. Ce nombre représente une diminution de 4 demandes par rapport à l'exercice précédent, ce qui indique une légère tendance à la baisse du nombre de demandes reçues au titre de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Au cours de l'année, l'ASC a répondu à 7 demandes en vertu de la Loi, atteignant un taux de conformité de 86 % avec les délais prescrits. À la fin de la période couverte par le rapport, 2 demandes qui s'inscrivaient dans les délais prescrits restaient actives et ont été reportées à l'exercice -.

Le tableau suivant illustre l'évolution du nombre de demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels de - à - :

Nombre de demandes reçues au cours de la période -
- - - - -
Nombre de demandes 33 9 2 11 7

Dispositions et délais de traitement

En -, l'ASC a traité deux demandes dans les 30 premiers jours civils (29 %), 2 demandes (29 %) ont été traitées dans un délai de 31 à 60 jours et 3 demandes (43 %) ont été traitées dans un délai de 61 à 120 jours.

Le tableau suivant illustre les délais de traitement des demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de la période visée par le rapport - :

Délais de traitement des demandes pour l’exercice -
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours
Nombre de demandes 0 2 2 3 0

Les 7 demandes traitées au cours de cet exercice (100 %) ont été partiellement divulguées. De plus, à la fin de la période visée par le rapport -, 2 demandes ont été reportées à la prochaine période de rapport, dans le respect des délais prévus par la Loi.

Prorogations invoquées

La Loi prévoit des prorogations lorsque la réponse nécessite des consultations internes ou externes ou un délai d'examen supplémentaire en raison du grand nombre de documents, ou encore lorsque l'examen risque d'entraver le fonctionnement de l'institution fédérale. Au cours de la période visée par le rapport, 4 demandes ont fait l'objet d'une prorogation en vertu du sous-alinéa 15 (a) (ii) de la Loi.

Exceptions et exclusions invoquées

La Loi sur la protection des renseignements personnels permet aux institutions de ne pas communiquer de renseignements pour diverses raisons. Parmi les 7 demandes partiellement divulguées, l'article 26 [renseignements concernant un autre individu] a été appliqué dans 6 cas, l'article 27 [renseignements protégés : avocats et notaires] a été appliqué dans 3 cas et l'alinéa 23 (b) [enquêtes de sécurité] a été appliqué dans 1 cas.

Support utilisé pour les documents divulgués

Toutes les demandes traitées en - ont été divulguées par voie électronique.

Pages divulguées

Le nombre de pages divulguées peut varier considérablement d'une année à l'autre, en fonction de l'objet des demandes et de la quantité de documents pertinents. Au cours de cet exercice, le nombre de pages divulguées a augmenté, passant de 499 pages l'année précédente à 1 202 pages.

Le tableau suivant illustre le nombre de pages divulguées qui ont été traitées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels durant la période de rapport - :

Nombre total de pages divulguées au cours de la période -
- - - - -
Nombre de pages divulguées 3 081 1 536 305 499 1 202

Corrections

L'alinéa 12 (2) (a) de la Loi sur la protection des renseignements personnels donne à un individu le droit de demander la correction de ses renseignements personnels détenus par le gouvernement fédéral. L'ASC n'a reçu aucune demande de correction durant la période de rapport -.

Communication en vertu du paragraphe 8(2)

Les alinéas 8(2)(e), (f), (g) et (m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels autorisent la communication de renseignements personnels à divers organismes d'enquête et aux parlementaires fédéraux, ainsi que la communication pour des raisons d'intérêt public. En outre, le Commissaire à la protection de la vie privée doit être informé des divulgations effectuées en vertu de ces dispositions. Au cours de l'exercice -, l'ASC a divulgué des renseignements personnels en vertu de l'alinéa 8 (2) (m) dans un cas.

Demandes de consultation d'autres institutions fédérales

Il est rare que l'ASC reçoive des demandes de consultation de la part d'autres institutions ou organisations gouvernementales concernant des renseignements personnels. Ainsi, en -, l'ASC n'a reçu aucune demande de consultation.

Frais et coûts liés à l'application de la Loi

Pour la période de rapport -, le coût total de l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels s'est élevé à 218 776 $ pour l'ASC. De ce montant, 96 % des coûts étaient liés aux salaires, ce qui représente un montant de 210 780 $. Le coût des biens et services représente 4 % (7 986 $) des dépenses liées à un consultant qui a fourni des conseils et des évaluations en matière de protection de la vie privée.

Formation et sensibilisation

En plus de gérer les demandes, le BAIPRP fournit des conseils et des avis sur l'observation de la Loi. Ces conseils et avis sont donnés à tous les employés de l'ASC, ainsi qu'à divers groupes professionnels ciblés, y compris : le personnel des ressources humaines, de la technologie de l'information, de la passation de marchés et de l'approvisionnement, etc. Cela permet non seulement de s'assurer que les employés connaissent les principes communs d'AIPRP, mais aussi d'adapter les conseils et les avis en fonction du mandat des différents secteurs de l'ASC.

Cette année, l'ASC a tiré profit des services d'un expert-conseil qui a offert des formations de sensibilisation à la protection des renseignements personnels à l'échelle de l'organisation. Plus de 301 employés ont participé à 4 séances de sensibilisation en français et autant de séances en anglais portant sur les sujets suivants :

Ces séances de formation avaient pour but de sensibiliser les employés au sujet de leurs rôles et de leurs responsabilités en ce qui concerne le traitement des renseignements personnels et des demandes d'AIPRP.

Des séances d'information sur le traitement général des demandes sont également offertes à l'ASC. Elles présentent un aperçu des procédures et des responsabilités pendant le traitement d'une demande. En -, une séance a été offerte à environ 10 personnes.

Politiques, lignes directrices et procédures

Au cours de la période de rapport -, le BAIPRP a élaboré un plan d'action triennal sur la protection des renseignements personnels (-). L'objectif de ce cadre est de guider l'amélioration de la sensibilisation à la protection des renseignements personnels au sein de l'ASC. Conformément à ce cadre, 5 principes ont été établis dans le plan d'action sur la protection des renseignements personnels :

  1. Conception et exécution de programme
  2. Mobilisation des employés
  3. Contrôles internes et externes
  4. Gestion des risques et conformité
  5. Gestion des atteintes à la vie privée

Pour chacun de ces cinq principes, le BAIPRP de l'ASC a défini plusieurs objectifs à court, moyen et long terme. En -, il a travaillé à la réalisation des objectifs à moyen terme énoncés dans le plan d'action sur la protection des renseignements personnels. Ces mesures comprenaient les éléments suivants : promotion de la surveillance et de la responsabilité, promotion des pratiques exemplaires lors de l'échange d'information personnelle à l'extérieur, sensibilisation et formation générales continues à la protection de la vie privée, contrôle de l'intelligence artificielle, sensibilisation aux responsabilités décrites dans les Directives sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée, développement de la surveillance pour s'assurer que les exigences en matière de protection de la vie privée sont utilisées efficacement, mise à jour de la politique sur les évaluations de l'impact sur la vie privée, création d'une directive interne sur le contrôle de la conformité et élaboration de directives pour les contrats et les marchés publics. Le BAIPRP a également publié des recommandations sur l'enregistrement des réunions et l'amélioration des présentations de formation interne.

Conformément à la Politique sur la Protection de la vie privée actualisée et à la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée, le BAIPRP a lancé un exercice complet de mise en conformité en matière de protection de la vie privée dans l'ensemble de l'Agence. Cette évaluation à l'échelle de l'organisation permettra de cerner les domaines à améliorer et d'aiguiller les mesures nécessaires pour garantir la conformité avec les exigences révisées.

Initiatives et projets visant à améliorer la protection des renseignements personnels

L'ASC continue d'utiliser la plateforme du service de demande en ligne de l'AIPRP gérée par le Secrétariat du Conseil du Trésor pour recevoir les demandes en vertu de la Loi.

Le BAIPRP utilise actuellement un outil de gestion des demandes d'accès à l'information qui a été mis en œuvre en -. Après avoir obtenu cet outil, le BAIPRP a pu bénéficier de ces fonctions toute l'année, ce qui a facilité la production de rapports et le suivi des demandes d'accès à l'information. En collaboration avec les responsables de l'approvisionnement du SCT, le BAIPRP se prépare à la mise en œuvre d'un nouveau système en -. Ce nouveau système permettra au BAIPRP de mettre en œuvre des améliorations et des innovations technologiques qui amélioreront les services (par exemple, l'automatisation des tâches administratives). Le BAIPRP procède actuellement à un exercice de migration des données avant la mise en œuvre complète de ce nouveau système.

Le BAIPRP est également membre du Bureau du perfectionnement de la collectivité de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (BPC AIPRP) depuis sa création en -. Ce dernier est une initiative menée par le SCT et son adhésion est offerte aux bureaux de l'AIPRP de l'ensemble de la fonction publique fédérale. L'objectif du BPC AIPRP est de renforcer la capacité des bureaux de l'AIPRP à fournir aux Canadiens un accès à l'information gouvernementale en temps voulu, en attirant de nouveaux talents dans les bureaux de l'AIPRP et en fournissant aux professionnels de l'AIPRP des programmes centralisés de formation et de développement professionnel. En -, les employés du BAIPRP de l'ASC ont bénéficié de la participation à plusieurs séances de formation du BPC AIPRP adaptées à la communauté, ce qui a permis d'améliorer les connaissances et les compétences.

Sommaire des enjeux clés et des mesures prises à l'égard des plaintes

Aucune plainte n'a été reçue par l'ASC en -. De plus, aucune demande ni aucun appel n'a été déposé auprès de la Cour fédérale ou de la Cour d'appel fédérale durant la période de rapport.

Atteinte substantielle à la vie privée

Selon la Directive sur les atteintes à la vie privée, section 6.1.2, en cas d'atteinte substantielle à la vie privée, les institutions sont tenues d'en informer le Commissariat à la protection de la vie privée, le SCT et toutes les parties concernées. Une atteinte substantielle à la vie privée présente le risque d'incidence le plus élevé et est définie comme une atteinte mettant en cause des renseignements personnels de nature délicate qui pourraient vraisemblablement causer un préjudice grave à la personne ou mettre en cause de nombreuses personnes touchées. En -, l'ASC n'a signalé aucune atteinte substantielle à la vie privée.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Toutes les institutions fédérales qui créent, parrainent ou financent des programmes, des projets ou des initiatives dans le cadre desquels des renseignements personnels sont recueillis, utilisés ou communiqués sont tenues de réaliser des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP). La Directive sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du SCT appuie les institutions comme l'ASC qui doivent effectuer des EFVP. Une évaluation des incidences sur la vie privée a été lancée au cours de la période de rapport - sur la collecte de données à caractère personnel dans le cadre des événements de coordination pour les lancements de missions. Cliquez sur le lien suivant pour consulter le résumé d'évaluations des facteurs relatifs à la vie privée : Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée.

Communication pour des raisons d'intérêt public

L'alinéa 8 (2) (m) de la Loi permet au responsable d'une institution fédérale de communiquer des renseignements personnels sans le consentement de la personne lorsque des raisons d'intérêt public l'emportent nettement sur une éventuelle violation de la vie privée ou il serait clairement dans l'intérêt supérieur de l'individu concerné de le faire. En -, l'ASC a divulgué des renseignements personnels à une occasion en vertu de l'alinéa 8 (2) (m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels à une autorité appropriée dans une situation comportant un risque. Cette divulgation a été signalée au Commissariat à la protection de la vie privée conformément au paragraphe 8(5).

Surveillance de la conformité

Le BAIPRP de l'ASC collabore régulièrement avec des fonctionnaires ministériels de différents niveaux afin de s'assurer que les demandes sont traitées de manière efficace et en temps voulu. Des réunions sont régulièrement organisées avec les secteurs et les analystes de l'ASC pour s'assurer que les délais sont respectés. Pour toutes les demandes, les délais prévus par la Loi sont surveillés au moyen du système électronique de traitement des demandes d'AIPRP et font régulièrement l'objet d'un suivi. Le BAIPRP produit des rapports hebdomadaires pour surveiller le rendement à l'ASC. Ces rapports sont envoyés aux vice-présidents, au dirigeant principal de l'information, aux communications, à ISDE, ainsi qu'à d'autres groupes susceptibles d'être intéressés par l'objet de la demande.

Dans le cadre de son mandat, le BAIPRP de l'ASC participe à de nombreuses initiatives et recommandations horizontales en matière de protection des renseignements personnels. Il travaille en collaboration avec les secteurs de l'ASC pour veiller à ce que les exigences en matière de protection des renseignements personnels soient prises en compte dans les contrats, les protocoles d'entente et les accords d'échange de renseignements. Il se concentre également sur l'élaboration d'outils, de guides et de politiques visant à sensibiliser, à maintenir la conformité et à rendre compte des processus et des procédures en matière d'accès et de protection des renseignements personnels.

Conclusion

Le BAIPRP de l'ASC continue de s'acquitter de son mandat consistant à répondre à toutes les demandes d'accès aux renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Annexe : Ordonnance de délégation de pouvoirs

Approuvé en

Agence spatiale canadienne

Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En vertu des paragraphes 95(1) de la Loi sur l'accès à l'information et 73(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le ministre de l'Industrie délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, investi par les articles des lois mentionnées en regard de chaque poste. Le présent décret de délégation remplace et annule tout décret antérieur.

Annexe

Titulaires des postes et leurs attributions pour le décret approuvé en
Poste Loi sur l'accès à l'information et règlements Loi sur la protection des renseignements personnels et règlements
Dirigeant principal de l'information Autorité absolue Autorité absolue
Coordonnateur, Accès à l'information et données ouvertes Autorité absolue Autorité absolue

Daté, en la ville d'Ottawa
Ce
François-Philippe Champagne
Ministre de l'Industrie

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