Rapport annuel sur l'application de la Loi sur l'accès à l'information -
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- Introduction
- Structure organisationnelle
- Ordonnance de délégation de pouvoirs
- Rendement de - au titre de la partie 1 de la Loi sur l'accès à l'information
- Niveaux de traitement
- Demandes reçues et reportées
- Source des demandes
- Issue des demandes
- Exceptions et exclusions
- Support utilisé pour la divulgation de l'information
- Pages examinées et divulguées
- Consultations
- Prorogations
- Demandes de consultation d'autres institutions fédérales
- Consultations concernant des documents confidentiels du Cabinet
- Demandes informelles
- Plaintes et refus de donner suite à une demande
- Formation et sensibilisation
- Politiques, lignes directrices et procédures
- Initiatives et projets visant à améliorer l'accès à l'information
- Sommaire des enjeux clés et des mesures prises à l'égard des plaintes
- Publication proactive effectuée en application de la partie 2 de la LAI
- Surveillance de la conformité
- Conclusion
- Annexe : Ordonnance de délégation de pouvoirs
© Sa Majesté le Roi du Chef du Canada, représenté par le ministre de l'Industrie et ministre responsable de Développement économique Canada pour les régions du Québec,
Numéro de catalogue : ST96-5F-PDF
ISSN : 2293-9768
Introduction
Dans cette section
La Loi sur l'accès à l'information (L.R.C. , ch. A-1, la Loi) est entrée en vigueur le . Elle a ensuite été modifiée par le projet de loi C-58, qui a reçu la sanction royale le . La Loi a pour objet d'accroître la responsabilité et la transparence des institutions de l'État afin de favoriser une société ouverte et démocratique et de permettre le débat public sur la conduite de ces institutions. Sa partie 1 élargit l'accès aux documents de l'administration fédérale en consacrant le principe du droit du public à leur communication; les exceptions indispensables à ce droit étant précises et limitées et les décisions quant à la communication étant susceptibles de recours indépendants du pouvoir exécutif. Sa partie 2 fixe des exigences visant la publication proactive de renseignements.
L'article 94 de la Loi exige que chaque responsable d'une institution fédérale présente au Parlement un rapport sur l'application de la Loi au sein de son institution au cours de l'exercice financier. Nous avons le plaisir de présenter le rapport annuel suivant au Parlement sur l'application de la Loi sur l'accès à l'information, conformément à l'article 94. Il donne un aperçu des activités de l'Agence spatiale canadienne (ASC) au cours de la période de référence allant du au .
L'ASC ne fait pas de rapport au nom des filiales en propriété exclusive ou des institutions non opérationnelles.
Mandat de l'ASC
Afin de permettre une meilleure compréhension du contexte dans lequel la Loi est appliquée à l'ASC, cette section présente une vue d'ensemble des objectifs et des activités de l'institution.
L'ASC relève du ministre de l'Industrie et ministre responsable de Développement économique Canada pour les régions du Québec. Son mandat, tel que défini dans la Loi sur l'Agence spatiale canadienne, est « de promouvoir l'exploitation et l'usage pacifiques de l'espace, de faire progresser la connaissance de l'espace au moyen de la science et de faire en sorte que les Canadiens tirent profit des sciences et techniques spatiales sur les plans tant social qu'économique ».
Mission
L'ASC se veut à l'avant-garde du développement et de l'application des connaissances spatiales pour le mieux-être des Canadiens et de l'humanité.
Pour mener à bien cette mission, l'ASC :
- vise l'excellence collectivement;
- préconise une attitude axée sur la clientèle;
- appuie des méthodes axées sur les employés et la communication ouverte;
- mise sur la responsabilisation et l'obligation de rendre compte; et
- s'engage à collaborer et à travailler avec ses partenaires pour notre bénéfice mutuel.
L'ASC est une source d'inspiration pour la population canadienne depuis sa création en . En plus de regrouper les principaux programmes spatiaux fédéraux, elle coordonne tous les éléments du Programme spatial canadien et administre les principales activités canadiennes liées au domaine de l'espace.
Pour en savoir plus sur l'ASC, consultez le site www.asc-csa.gc.ca
Structure organisationnelle
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Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (BAIPRP) fait partie de la Direction de la gestion de l'information et des technologies de l'information (GI-TI). La Direction de la GI-TI est dirigée par le dirigeant principal de l'information, qui relève du vice-président, Stratégie corporative et innovation, et dirigeant principal des finances. Le coordonnateur de l'accès à l'information et du gouvernement ouvert est supervisé par le directeur de la cybersécurité et de la gestion de l'information.
Le BAIPRP est le bureau central de coordination pour toutes les demandes reçues par l'ASC en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il conseille la haute direction sur la mise en œuvre des lois et prépare des rapports destinés au Parlement, au Secrétariat du Conseil du Trésor et à la haute direction. Il représente également l'ASC relativement aux plaintes déposées auprès du commissaire à l'information et du commissaire à la protection de la vie privée du Canada, aux enquêtes menées par ces commissaires et aux requêtes présentées à la Cour fédérale en matière d'AIPRP.
Les principales fonctions du BAIPRP de l'ASC sont les activités d'AIPRP et la protection des renseignements personnels. Les analystes affectés aux activités d'AIPRP coordonnent et traitent les demandes d'AIPRP adressées à l'ASC. Ces analystes sont chargés de la coordination avec les secteurs et de l'examen « ligne par ligne » des dossiers. Quant à l'analyste affecté à la protection des renseignements personnels, il fournit des recommandations et une expertise à ce sujet au sein de l'ASC. Il dirige la mise en œuvre horizontale des politiques ministérielles sur la protection des renseignements personnels, effectue des analyses des risques, y compris des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et des protocoles de protection des renseignements personnels à des fins non administratives, et se charge de la prévention et de la gestion des atteintes à la vie privée.
Au , le BAIPRP comptait 4 employés à temps plein, soit 1 coordonnateur d'AIPRP, 2 agents principaux et 1 agent subalterne.
Évolution du rôle du BAIPRP
La mise en place d'un gouvernement ouvert devient une priorité à l'échelle mondiale afin d'améliorer la transparence et de veiller à ce que l'information soit plus aisément accessible au public. Le gouvernement du Canada ne fait pas exception à la règle et a mis en place une série d'engagements auxquels les ministères et les agences participent. En somme, l'objectif est de diffuser le maximum de données et d'information de façon accessible, interopérable et réutilisable par le public. Cette vision de transparence est intimement liée à celle de l'application de la Loi.
L'ASC est organisée pour assumer ses responsabilités en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, y compris la partie 2 sur la publication proactive, au moyen d'une structure de collaboration rassemblant plusieurs secteurs clés. Le BAIPRP joue un rôle central de coordination, en travaillant avec des fonctionnaires du ministère et de secteurs particuliers pour répondre aux exigences législatives énoncées dans les articles 74 à 78 et 82 à 88 de la Loi.
La responsabilité de la publication proactive est partagée entre le BAIPRP, le Bureau du gouvernement ouvert, la correspondance ministérielle, les finances, les ressources humaines et le secteur des politiques. Le BAIPRP veille au respect de la Loi et vérifie l'exactitude et l'exhaustivité des informations publiées. Pour une ventilation du ou des secteurs responsables du respect de chaque exigence de publication proactive, voir la section 9, « Publication proactive en vertu de la partie 2 de la LAI », à la page 21.
Processus de traitement des demandes
Lorsqu'il reçoit une demande en vertu de la Loi, le BAIPRP consulte le bureau de première responsabilité (BPR) concerné et, au besoin, d'autres ministères et des intervenants tiers. Ces parties comprennent, entre autres, Justice Canada, les communautés de pratique liées à l'information, le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et d'autres institutions.
Une fois les documents analysés et les consultations effectuées, le BAIPRP recommande l'application des exceptions au dirigeant principal de l'information de l'ASC. Celui-ci est chargé d'approuver la communication des documents diffusés en vertu de la Loi. Les documents répondant à la demande sont ensuite envoyés au demandeur.
Ententes de service
En vertu de l'article 96 de la Loi, les institutions fédérales peuvent fournir des services à une autre institution fédérale placée sous l'autorité du même ministre (ou en recevoir d'une telle autre institution).
L'ASC n'a conclu aucune entente de services relevant du portefeuille du ministre de l'Industrie et ministre responsable de Développement économique Canada pour les régions du Québec.
Ordonnance de délégation de pouvoirs
Aux termes de la Loi, le responsable de l'ASC est le ministre de l'Industrie et ministre responsable de Développement économique Canada pour les régions du Québec. La responsabilité décisionnelle pour l'application des diverses dispositions de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels a été formellement établie et est décrite dans l'instrument ministériel de délégation de pouvoirs qui figure à l'annexe du présent rapport.
L'ordonnance de délégation de pouvoirs en vigueur pour le rapport - a été approuvée en . Elle précise que les attributions sont déléguées au dirigeant principal de l'information et au coordonnateur de l'accès à l'information et du gouvernement ouvert.
Rendement de - au titre de la partie 1 de la Loi sur l'accès à l'information
Dans cette section
- Niveaux de traitement
- Demandes reçues et reportées
- Source des demandes
- Issue des demandes
- Exceptions et exclusions
- Support utilisé pour la divulgation de l'information
- Pages examinées et divulguées
- Consultations
- Prorogations
- Demandes de consultation d'autres institutions fédérales
- Consultations concernant des documents confidentiels du Cabinet
- Demandes informelles
- Plaintes et refus de donner suite à une demande
Entre le et le , l'ASC a traité 25 demandes, 159 demandes informelles et 11 demandes de consultation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Elle a répondu aux 25 demandes dans les délais prévus par la Loi, ce qui représente un taux de conformité de 100 %.
Niveaux de traitement
Sur les 25 demandes traitées cette année, l'ASC en a traité 12 (48 %) dans les 30 jours suivant leur réception. Plus précisément, 2 demandes (17 %) ont été traitées dans un délai de 1 à 15 jours et 10 demandes (83 %) ont été traitées dans un délai de 16 à 30 jours.
Le traitement des 13 autres demandes s'est étendu au-delà du délai initial de 30 jours en raison du volume et des répercussions sur les activités ainsi que de la réalisation de consultations auprès des intervenants.
Le tableau suivant illustre les délais de traitement des demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information au cours de la période visée par le rapport - :
| 1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | 2 | 10 | 3 | 7 | 1 | 2 | 0 |
Demandes reçues et reportées
Le nombre de demandes relatives à la Loi sur l'accès à l'information reçues en - a diminué de 9 par rapport à l'exercice précédent. Malgré une réduction de 26 % du nombre de demandes, le nombre de pages de chaque demande a connu une augmentation colossale, soit de 573 %. À la fin de la période visée par le rapport -, 4 demandes ont été reportées à la prochaine période de rapport. Les 4 demandes ont été traitées dans les délais prescrits par la Loi.
Le tableau suivant illustre les délais de traitement des demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information au cours de la période visée par le rapport - :
| - | - | - | - | - | |
|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | 43 | 58 | 79 | 34 | 25 |
Source des demandes
Les demandes sont classées en 6 catégories en fonction de leur source : Médias, Public, Secteur universitaire, Secteur privé, Organisations et Refus d'identification.
En -, les demandes émanant des médias ont représenté 36 % de l'ensemble des demandes reçues, soit une augmentation significative par rapport aux 9 % de l'année précédente. Les demandes émanant du public ont diminué de 62 % à 20 %, tandis que les demandes émanant des universités ont augmenté de 3 % à 8 %. En outre, la catégorie « refus d'identification » est passée à 36 %, contre 20 % l'année précédente.
Le tableau suivant présente la provenance des demandes reçues au cours de la période de rapport - :
| Academique | Organisation | Refus de spécifier | Secteur privé | Média | Public | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | 2 | 0 | 9 | 2 | 9 | 5 |
Disposition des demandes
Sur les 25 demandes traitées cette année, des documents ont été identifiés pour 21 d'entre elles. De ce nombre, 6 demandes (24 %) ont été divulguées intégralement sans exception ni exclusion, et 13 demandes (52 %) ont été partiellement divulguées. En outre, les documents afférents à 4 demandes (16 %) n'ont pas été localisés et 2 demandes (8 %) ont fait l'objet d'une dérogation totale.
Le tableau suivant présente les dispositions prises à l'égard des demandes traitées durant la période de rapport - :
| Nombre de demandes | |
|---|---|
| Demande abandonnée | 0 |
| Demande transférée | 0 |
| Aucun document n'existe | 4 |
| Communication exemptée | 2 |
| Communication partielle | 13 |
| Communication totale | 6 |
Exceptions et exclusions
La Loi prévoit un certain nombre d'exceptions et d'exclusions qui autorisent ou obligent l'ASC à refuser de divulguer certains types de renseignements. Il est important de noter que plus d'une exception et exclusion peut s'appliquer à une même demande.
Parmi les 25 demandes traitées par l'ASC au cours de l'exercice, au total, 21 demandes ont nécessité une exception en vertu de la Loi. L'exception la plus fréquente est l'article 21 (activités du gouvernement) qui a été appliqué dans 15 cas, suivie du paragraphe 19(1) (renseignements personnels) qui a été appliquée dans 14 cas. La troisième exception la plus fréquente était celle du paragraphe 20(1) (renseignements de tiers) qui a été appliquée dans 13 cas.
Le tableau suivant montre la fréquence des exceptions et des exclusions invoquées :
| Exception et exclusion | Fréquence |
|---|---|
| 13(1) Renseignements obtenus à titre confidentiel | 3 |
| 15(1) Affaires internationales et défense | 4 |
| 16(1) Enquêtes | 5 |
| 16(2) Méthodes de protection | 12 |
| 19(1) Renseignements personnels | 14 |
| 20(1) Renseignements de tiers | 13 |
| 21(1) Activités du gouvernement | 15 |
| 22 Examens et vérifications | 1 |
| 23 Renseignements protégés : avocats et notaires | 3 |
| 69 Documents confidentiels du Conseil privé | 4 |
Support utilisé pour la divulgation de l'information
En -, 19 demandes au total ont donné lieu à la communication de documents. La totalité de ces demandes a été transmise de façon électronique.
Comme les années précédentes, la salle de lecture de l'ASC n'a pas été utilisée.
Pages examinées et divulguées
Le nombre de pages divulguées peut varier considérablement d'une année à l'autre, en fonction de l'objet des demandes et de la quantité de documents pertinents détenus par l'ASC.
En -, le nombre de pages divulguées a augmenté de 573 % par rapport à l'année précédente. Plus précisément, 5 147 pages ont été divulguées comparativement à 765 en -. Cette augmentation substantielle se reflète également dans le nombre moyen de pages divulguées par demande, qui est passé de 27 pages en - à 271 pages en -.
Le tableau suivant illustre les tendances quant au nombre de pages divulguées au cours de cinq exercices :
| - | - | - | - | - | |
|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de pages divulguées | 814 | 1 665 | 1 970 | 765 | 5 147 |
Consultations
En raison de sa collaboration avec divers partenaires sur de multiples projets, l'ASC recueille ou reçoit souvent des renseignements de tiers. Conformément à l'objet de la Loi, l'ASC consulte des tiers, ainsi que d'autres institutions fédérales, afin de fournir le plus de renseignements possible. Par conséquent, il n'est pas rare que les demandes nécessitent une prolongation au-delà du délai prescrit par la Loi. La complexité de ces demandes est également illustrée par la nécessité de consulter plusieurs intervenants dans certains cas.
En -, 10 demandes traitées ont été jugées complexes et ont nécessité des consultations ou des avis juridiques. Ce nombre a diminué par rapport à l'exercice précédent, où seules 16 demandes avaient nécessité une consultation.
Prorogations
La Loi permet aux institutions fédérales de prolonger la période initiale de 30 jours dans certains cas précis. Le délai peut être prorogé en raison du grand nombre de documents demandés ou de l'ampleur des recherches à effectuer pour donner suite à la demande. De plus, l'ampleur des recherches doit entraver de façon sérieuse le fonctionnement de l'institution gouvernementale. Le délai peut également être prorogé si des consultations sont aussi nécessaires pour donner suite à la demande ou si une consultation d'un tiers est nécessaire en vertu du paragraphe 27(1).
Cette année, 13 demandes (52 %) ont fait l'objet de prorogation au-delà du délai initial de 30 jours, comparativement à 12 demandes en -. De ce nombre, 3 demandes ont nécessité des consultations en raison de l'application de l'article 69 (documents confidentiels du Cabinet) et 14 cas ont nécessité une consultation avec d'autres ministères ou des tiers. Il est important de noter qu'une même demande peut correspondre à plus d'une catégorie de prorogation.
Comme le précise la Loi, la personne qui a fait la demande et le Commissaire à l'information du Canada ont été avisés de la prorogation du délai dans chaque cas.
Demandes de consultation d'autres institutions fédérales
En -, l'ASC a reçu 11 demandes de consultation provenant d'autres ministères, comparativement à 27 l'année précédente.
En plus des 11 nouvelles demandes de consultation, l'ASC a reporté trois demandes des exercices précédents : 1 reçue en - et 2 reçues en -. L'ASC a mené à bien les 14 consultations en - et aucune n'a été reportée à l'exercice suivant.
Dans l'ensemble, le nombre de pages traitées dans le cadre de ces consultations a diminué, passant de 1 184 pages en - à 834 pages en -. Alors que le volume global de pages traitées a diminué de 350 par rapport à l'année précédente, le nombre moyen de pages par demande est passé de 47 à 60 entre - et -.
Les délais de réponse aux demandes de consultation étaient les suivants :
- 6 demandes (42 %) ont été traitées dans un délai de 1 à 15 jours;
- 6 consultations (42 %) ont été traitées dans un délai de 16 à 30 jours;
- 2 consultations (16 %) ont été traitées dans un délai de 31 à 60 jours.
Le tableau suivant illustre le nombre de demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales au cours des cinq derniers exercices :
| - | - | - | - | - | |
|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de consultations | 23 | 38 | 34 | 27 | 11 |
Consultations concernant des documents confidentiels du Cabinet
En -, 3 demandes reçues par l'ASC ont nécessité la consultation des services juridiques ministériels de Justice Canada en lien avec l'application d'exclusions en vertu de l'article 69 de la Loi.
Demandes informelles
Conformément aux principes de transparence et de diffusion d'information du gouvernement ouvert, l'ASC publie chaque mois des résumés des demandes traitées. Les membres du public peuvent demander une copie de demandes précédemment traitées sans avoir à payer les frais de demande de 5 $ associés aux demandes originales. Les demandeurs peuvent ainsi trouver plus facilement les demandes qui leur sont d'intérêt, pour ensuite en faire la requête auprès de l'ASC.
En outre, étant donné que la Loi ne s'applique pas à ces éléments recommuniqués, aucun frais n'est imposé. En effet, les délais prévus par la Loi ne s'appliquent pas et le demandeur n'a pas le droit de déposer une plainte auprès du Commissariat à l'information du Canada.
En -, 159 demandes au total ont été soumises par ce portail. Toutes les demandes ont été soumises par voie électronique à la suite de la divulgation proactive des demandes d'accès traitées. Le nombre de demandes informelles traitées en - a considérablement augmenté par rapport à l'année précédente, où 159 demandes ont été reçues contre 70 l'année précédente.
En ce qui concerne les délais de réponse, 40 % des demandes ont reçu une réponse dans un délai de 15 jours ou moins et les autres (60 %) ont reçu une réponse dans un délai de 16 à 30 jours. Le portail du gouvernement ouvert du SCT a contribué favorablement à l'augmentation de l'efficacité dans le traitement des demandes, puisque les demandeurs peuvent soumettre leurs demandes par voie électronique, ce qui facilite l'accès aux documents déjà publiés.
Le tableau suivant illustre le nombre de demandes informelles reçues au cours des 5 derniers exercices :
| - | - | - | - | - | |
|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes informelles | 50 | 99 | 174 | 70 | 159 |
Plaintes et refus de donner suite à une demande
À la fin de l'exercice -, il n'y avait aucune plainte active auprès du Commissaire à l'information du Canada.
Selon l'article 6.1 de la Loi, le responsable de l'institution fédérale peut, avec l'autorisation écrite du Commissaire à l'information, ne pas donner suite à la demande si, à son avis, la demande est vexatoire ou entachée de mauvaise foi, ou constitue autrement un abus du droit de faire une demande de communication.
L'approbation préalable du Commissaire à l'information du Canada est nécessaire pour refuser une demande d'accès à des documents. L'ASC n'a pas présenté de demande en ce sens auprès du Commissaire à l'information en -.
Formation et sensibilisation
En plus de gérer les demandes, le BAIPRP fournit au quotidien des conseils et des avis sur l'observation de la Loi. Ces conseils et avis sont donnés à tous les employés de l'ASC, ainsi qu'à divers groupes professionnels ciblés, y compris : le personnel des ressources humaines, de la technologie de l'information, de la passation de marchés et de l'approvisionnement, etc. Cela permet non seulement de s'assurer que les employés connaissent les principes communs de protection des renseignements personnels, mais aussi d'adapter les conseils et les avis en fonction du mandat des différents secteurs de l'ASC.
Cette année, l'ASC a tiré profit des services d'un expert-conseil qui a offert des formations de sensibilisation à la protection des renseignements personnels à l'échelle de l'organisation. Plus de 301 employés ont participé à 4 séances de sensibilisation en français et autant de séances en anglais portant sur les sujets suivants :
- L'AIPRP « by design » : création de documents et d'informations qui respectent les principes de l'AIPRP
- Audit de la protection de la vie privée : un guide pour évaluer le respect de la protection de la vie privée
- Atteintes à la vie privée
- Principes fondamentaux de la protection des renseignements personnels
- Les considérations relatives à la protection de la vie privée lors de l'achat de logiciels
Ces séances de formation avaient pour but de sensibiliser les employés au sujet de leurs rôles et de leurs responsabilités en ce qui concerne le traitement des renseignements personnels et des demandes d'AIPRP.
Des séances d'information sur le traitement général des demandes sont également offertes à l'ASC. Elles présentent un aperçu des procédures et des responsabilités pendant le traitement d'une demande. En -, 1 séance a été offerte à environ 10 personnes.
Politiques, lignes directrices et procédures
Les politiques, lignes directrices et procédures de l'ASC relatives à l'application de la Loi sur l'accès à l'information (y compris l'article 67.1) sont publiées sur une page Web interne. En -, le BAIPRP a continué à élaborer plusieurs documents d'orientation sur l'application de la Loi. Ces documents comprennent des conseils sur l'enregistrement des réunions et l'amélioration des présentations de formation interne.
Le BAIPRP de l'ASC a également participé à des groupes de travail interministériels du SCT afin de demeurer à jour quant aux changements apportés aux politiques, aux lignes directrices et aux directives. Le BAIPRP continue d'élaborer des documents d'orientation internes, des procédures internes et des outils pour assurer la cohérence avec les pratiques exemplaires de la communauté.
Pour répondre aux exigences en matière de publication proactive en vertu de la partie 2 de la Loi sur l'accès à l'information, l'ASC utilise à la fois des processus manuels et des systèmes automatisés pour respecter les délais obligatoires. Les divulgations comme les demandes d'AIPRP complétées, les titres des notes d'information, les voyages et l'accueil sont traitées manuellement et téléversées sur le portail gouvernemental ouvert du SCT. En revanche, la divulgation des marchés de plus de 25 000 $ et des subventions et contributions est automatisée par le système Unitas et directement téléversée sur le portail du gouvernement ouvert du SCT.
Initiatives et projets visant à améliorer l'accès à l'information
L'ASC continue d'utiliser la plateforme du service de demande en ligne de l'AIPRP gérée par le Secrétariat du Conseil du Trésor pour recevoir les demandes en vertu de la Loi.
Le BAIPRP utilise actuellement un outil de gestion des demandes d'accès à l'information qui a été mis en œuvre en -. Après avoir obtenu cet outil, le BAIPRP a pu bénéficier de ses fonctions toute l'année, ce qui a facilité la production de rapports et le suivi des demandes d'accès à l'information. En collaboration avec les responsables de l'approvisionnement du SCT, le BAIPRP se prépare à la mise en œuvre d'un nouveau système en -. Ce nouveau système permettra au BAIPRP de mettre en œuvre des améliorations et des innovations technologiques qui amélioreront les services (par exemple, l'automatisation des tâches administratives). Le BAIPRP procède actuellement à un exercice de migration des données avant la mise en œuvre complète de ce nouveau système.
Parmi les publications notables figurent la Norme relative aux niveaux de maturité scientifique (NMS) (lien) et l'Étude sur les impacts socioéconomiques des phénomènes météorologiques spatiaux sur les infrastructures canadiennes (lien). Ces communiqués témoignent de l'engagement de l'ASC en faveur des principes de gouvernement ouvert et de l'amélioration de la transparence par l'échange de connaissances.
Le BAIPRP est également membre du Bureau du perfectionnement de la collectivité de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (BPC AIPRP) depuis sa création en -. Ce dernier est une initiative menée par le SCT et son adhésion est offerte aux bureaux de l'AIPRP de l'ensemble de la fonction publique fédérale. L'objectif du BPC AIPRP est de renforcer la capacité des bureaux de l'AIPRP à fournir aux Canadiens un accès à l'information gouvernementale en temps voulu, en attirant de nouveaux talents dans les bureaux de l'AIPRP et en fournissant aux professionnels de l'AIPRP des programmes centralisés de formation et de développement professionnel. En -, les employés du BAIPRP de l'ASC ont bénéficié de la participation à plusieurs séances de formation du BPC AIPRP adaptées à la communauté, ce qui a permis d'améliorer les connaissances et les compétences.
Sommaire des enjeux clés et des mesures prises à l'égard des plaintes
Aucune plainte n'a été reçue par l'ASC en -. De plus, aucune demande ni aucun appel n'a été déposé auprès de la Cour fédérale ou de la Cour d'appel fédérale durant la période de rapport.
Publication proactive effectuée en application de la partie 2 de la LAI
Le BAIPRP travaille en collaboration avec les fonctionnaires du ministère pour répondre aux exigences législatives en matière de publication proactive énoncées dans la partie 2 de la Loi sur l'accès à l'information. Les articles 74 à 78 et 82 à 88 de la partie 2 de la Loi stipulent que les entités fédérales qui appuient un ministre et un administrateur général sont tenues de publier de manière proactive les dépenses afférentes aux déplacements, les frais d'accueil, les rapports déposés au Parlement, la reclassification de postes, les contrats, les subventions et les contributions, les documents d'information et les rapports sur les dépenses.
La responsabilité de la divulgation proactive est partagée avec les secteurs suivants : Bureau du gouvernement ouvert, correspondance ministérielle, finances, ressources humaines et politiques. Le BAIPRP travaille en collaboration avec ces secteurs pour s'assurer du respect de la Loi et veiller à l'exactitude et à l'exhaustivité de l'information publiée.
Le Bureau du gouvernement ouvert supervise les responsables de la publication proactive des documents d'information préparés pour la comparution de l'administrateur général devant un comité parlementaire, des titres des notes d'information mensuelles, des notes pour la période de questions et des rapports déposés au Parlement. Le BAIPRP et le Bureau du gouvernement ouvert ont également collaboré avec les responsables des programmes, la haute direction et l'équipe chargée de la correspondance ministérielle pour examiner et publier des résumés des demandes d'accès à l'information traitées.
Au cours de l'exercice -, l'ASC a satisfait à toutes les exigences de publication proactive avec un taux de conformité de 100 %. En outre, en , le Bureau du gouvernement ouvert (en collaboration avec le BAIPRP) a entrepris un examen approfondi de la conformité de la publication proactive des marchés représentant plus de 10 000 $. Cet examen complet a permis de vérifier et d'améliorer la précision des marchés divulgués de manière proactive.
Le secteur des politiques est chargé de préparer les documents de transition pour chaque nouveau sous-ministre. Au cours de la période visée par le rapport -, aucun nouvel administrateur général n'a été nommé.
Les exigences de publication proactive des renseignements ministérielles conformément aux alinéas 74(a), 74(b), 74(c) et 74(d) et aux articles 75, 76 et 77 ne s'appliquent pas à l'ASC. Ces exigences sont publiées par le ministère de l'Innovation, Sciences et Développement économique Canada (ISDE).
Le tableau suivant présente les exigences en matière de publication proactive qui s'appliquent à l'ASC conformément à la partie 2 de la Loi sur l'accès à l'information :
| Exigence législative | Section de la LAI | Délai de publication | Cette exigence s'applique-t-elle à votre institution? (Oui/Non) | Groupe(s) ou poste(s) interne(s) chargé(s) de répondre à l'exigence | Pourcentage d'exigences de publication proactive publiées dans les délais prescrits par la loi | Publication proactive (lien) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| S'appliquent à toutes les institutions fédérales au sens de l'article 3 de la Loi sur l'accès à l'information | ||||||
| Dépenses afférentes aux déplacements | 82 | Dans les 30 jours suivant le mois au cours duquel les dépenses ont été remboursées | Oui | Finances | 100 % | Dépenses de voyages gouvernementaux |
| Frais d'accueil | 83 | Dans les 30 jours suivant le mois au cours duquel les dépenses ont été remboursées | Oui | Finances | 100 % | Frais d'accueil gouvernementaux |
| Rapports déposés au Parlement | 84 | Dans les 30 jours suivant le dépôt | Oui | Correspondance ministérielle, gouvernement ouvert, finances et politique | 100 % | Rapports au Parlement |
| S'appliquent aux entités gouvernementales ou aux ministères, organismes et autres organismes soumis à la Loi et nommés dans les annexes I, I.1, ou II de la Loi sur la gestion des finances publiques | ||||||
| Contrats d'une valeur de plus de 10 000 $ | 86 | T1, T2 et T3 : dans les 30 jours suivant le trimestre T4 : dans les 60 jours suivant le trimestre |
Oui | Finances | 100 % | Contrats gouvernementaux de plus de 10 000 $ |
| Subventions et contributions d'une valeur de plus de 25 000 $ | 87 | Dans les 30 jours suivant le trimestre | Oui | Finances | 100 % | Subventions et contributions |
| Ensemble des documents d'information préparés à l'intention d'un nouvel administrateur général ou de toute personne occupant un poste de niveau équivalent | 88 a) | Dans les 120 jours suivant la nomination | Oui | Correspondance ministérielle, gouvernement ouvert et politique | Sans objet | Administrateurs généraux nouveaux ou entrants Cette exigence n'était pas applicable en -. |
| Les titres et les numéros de référence des notes préparées à l'intention de l'administrateur général ou de toute personne à un poste de niveau équivalent qui ont été reçues à son bureau | 88 b) | Dans les 30 jours suivant la fin du mois au cours duquel elles ont été reçues | Oui | Correspondance ministérielle, gouvernement ouvert et politique | 100 % | Titres et numéros des notes d'information |
| L'ensemble des documents d'information préparés à l'intention de l'administrateur ou de la personne en vue de la comparution devant un comité parlementaire | 88 (c) | Dans les 120 jours suivant la comparution | Oui | Correspondance ministérielle, gouvernement ouvert et politique | Sans objet | Comparutions des administrateurs généraux devant un comité parlementaire Cette exigence n'était pas applicable en -. |
| Les institutions fédérales qui sont des ministères figurant à l'annexe I de la Loi sur la gestion des finances publiques ou des secteurs de l'administration publique centrale figurant à l'annexe IV de cette loi (c.-à-d. les institutions gouvernementales dont le Conseil du Trésor est l'employeur) | ||||||
| Reclassification de postes | 85 | Dans les 30 jours suivant le trimestre | Oui | Ressources humaines | 100 % | Reclassifications de postes gouvernementaux |
| S'appliquent aux cabinets ministériels (donc à toute institution qui effectue une publication proactive pour le compte d'un cabinet ministériel) | ||||||
| Ensemble des documents d'information préparés par une institution gouvernementale à l'intention des ministres nouveaux ou entrants | 74 a) | Dans les 120 jours suivant la nomination | Non | Sans objet | Pas une obligation institutionnelle | |
| Les titres et les numéros de référence des notes préparées à l'intention du ministre par une institution fédérale qui ont été reçues à son bureau | 74 (b) | Dans les 30 jours suivant la fin du mois au cours duquel elles ont été reçues | Non | Sans objet | Pas une obligation institutionnelle | |
| Ensemble des notes pour la période des questions préparées par une institution gouvernementale à l'intention du ministre et en usage lors du dernier jour de séance de la Chambre des communes en juin et décembre | 74 (c) | Dans les 30 jours suivant le dernier jour de séance de la Chambre des communes en juin et en décembre | Non | Sans objet | Pas une obligation institutionnelle | |
| L'ensemble des documents d'information préparés à l'intention du ministre par une institution fédérale en vue de la comparution devant un comité parlementaire | 74 (d) | Dans les 120 jours suivant la comparution | Non | Sans objet | Pas une obligation institutionnelle | |
| Dépenses afférentes aux déplacements (ministre, conseillers ministériels ou personnel ministériel) | 75 | Dans les 30 jours suivant le mois au cours duquel les dépenses ont été remboursées | Non | Sans objet | Pas une obligation institutionnelle | |
| Frais d'accueil (ministre, conseillers ministériels ou personnel ministériel) | 76 | Dans les 30 jours suivant le mois au cours duquel les dépenses ont été remboursées | Non | Sans objet | Pas une obligation institutionnelle | |
| Contrats d'une valeur de plus de 10 000 $ (ministre, conseillers ministériels ou personnel ministériel) | 77 | T1, T2 et T3 : dans les 30 jours suivant le trimestre T4 : dans les 60 jours suivant le trimestre |
Non | Sans objet | Pas une obligation institutionnelle | |
| Dépenses des cabinets ministériels | 78 | Dans les 120 jours suivant l'exercice financier | Non | Sans objet | Pas une obligation institutionnelle | |
Surveillance de la conformité
Le BAIPRP de l'ASC collabore régulièrement avec des fonctionnaires ministériels de différents niveaux afin de s'assurer que les demandes sont traitées de manière efficace et en temps voulu. Des réunions sont régulièrement organisées avec les secteurs et les analystes de l'ASC pour que les délais soient respectés. Pour toutes les demandes, les délais prévus par la Loi sont surveillés au moyen du système électronique de traitement des demandes d'AIPRP et font régulièrement l'objet d'un suivi. Le BAIPRP produit des rapports hebdomadaires pour surveiller le rendement à l'ASC. Ces rapports sont envoyés aux vice-présidents, au dirigeant principal de l'information, aux communications, à ISDE, ainsi qu'à d'autres groupes susceptibles d'être intéressés par l'objet de la demande.
Dans le cadre de son mandat, le BAIPRP de l'ASC participe à de nombreuses initiatives et recommandations horizontales. Il travaille en collaboration avec les secteurs de l'ASC pour veiller à ce que les exigences en matière de protection des renseignements personnels soient prises en compte dans les contrats, les protocoles d'entente et les accords d'échange de renseignements. Il se concentre également sur l'élaboration d'outils, de guides et de politiques visant à sensibiliser les secteurs de l'ASC, à maintenir la conformité et à rendre compte des processus et des procédures en matière d'accès et de protection des renseignements personnels.
Pour contrôler le respect des délais, l'exactitude et l'exhaustivité des divulgations proactives au titre de la partie 2 de la Loi sur l'accès à l'information, l'ASC a mis en place un processus de contrôle structuré coordonné par le Bureau du gouvernement ouvert et le BAIPRP.
Dans le cadre de ce processus structuré, le Bureau du gouvernement ouvert a élaboré et établi des procédures internes en collaboration avec les secteurs responsables de la divulgation proactive, tels que finances, ressources humaines, le secteur des politiques et la correspondance ministérielle.
Ces procédures définissent clairement les rôles, les responsabilités et les délais pour chaque type d'information obligatoire requise en vertu des articles 74 à 78 et 82 à 88 de la Loi.
Le contrôle est effectué de manière continue et comprend les éléments suivants :
- communication régulière avec les secteurs responsables après chaque cycle de publication requis;
- révision mensuelle et trimestrielle des publications à venir et en retard;
- envoi régulier de courriels de rappel et de suivi afin d'assurer la soumission en temps voulu du contenu devant être publié; et
- réunions programmées entre l'équipe du gouvernement ouvert et les responsables des secteurs pour régler les questions en suspens et renforcer les attentes en matière de conformité.
L'exactitude et l'exhaustivité du contenu publié sont vérifiées avant la publication grâce à un processus de validation auquel participent le secteur responsable et le BAIPRP.
Le Bureau du gouvernement ouvert collabore également étroitement avec les responsables de programme, la haute gestion et l'équipe de correspondance ministérielle pour que le processus soit respecté, résoudre les problèmes et respecter les normes de qualité tout au long du processus de publication.
Cette approche proactive et coordonnée permet à l'ASC de respecter en permanence ses obligations de divulgation proactive au titre de la partie 2 de la Loi sur l'accès à l'information avec un niveau élevé d'exactitude, d'exhaustivité et de respect des délais.
Conclusion
Le BAIPRP de l'ASC continue de s'acquitter de son mandat consistant à répondre à toutes les demandes d'information conformément à la Loi sur l'accès à l'information.
Annexe A : Ordonnance de délégation de pouvoirs
Approuvé en
Agence spatiale canadienne
Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels
En vertu des paragraphes 95(1) de la Loi sur l'accès à l'information et 73(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le ministre de l'Industrie délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, investi par les articles des lois mentionnées en regard de chaque poste. Le présent décret de délégation remplace et annule tout décret antérieur.
Annexe
| Poste | Loi sur l'accès à l'information et règlements | Loi sur la protection des renseignements personnels et règlements |
|---|---|---|
| Dirigeant principal de l'information | Autorité absolue | Autorité absolue |
| Coordonnateur, Accès à l'information et données ouvertes | Autorité absolue | Autorité absolue |
Daté, en la ville d'Ottawa
Ce
François-Philippe Champagne
Ministre de l'Industrie
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