Rapport annuel 2017-2018 au Parlement - Loi sur l'accès à l'information

Table des matières

• Introduction
  • Mandat de l'Agence spatiale canadienne
  • Mission
• Structure organisationnelle
  • Délégations de pouvoirs
  • Évolution du rôle du BAIPRP
  • Processus de traitement des demandes
• Faits saillants du rapport statistique 2017-2108
  • Demandes reçues et traitées
  • Sources des demandes
  • Demandes informelles
  • Dispositions et délais de traitement
  • Exceptions et exclusions invoquées
  • Support utilisé pour les documents divulgués
  • Pages examinées et divulguées
  • Consultations et prorogations
  • Consultations reçues d'autres institutions fédérales
  • Consultations en matière de confidences du Cabinet
  • Frais et coûts d'application de la Loi
• Formation et sensibilisation
• Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
  • Mises à jour
  • Initiative
• Sommaire des enjeux clés et des mesures prises à l'égard des plaintes ou des vérifications
  • Plainte
  • Audit
  • Suivi de la conformité
• Conclusion
• Arrêté sur la délégation
• Rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information

Introduction

La Loi sur l'accès à l'information (Loi) est entrée en vigueur le 1er juillet 1983.

Celle-ci donne aux Canadiens, aux résidents permanents et à toute personne présente au Canada, un droit général d'accès à l'information contenue dans les dossiers du gouvernement, sous réserve de certaines exceptions.

Conformément à l'article 72, chaque responsable d'institution fédérale doit préparer un rapport annuel sur l'application de cette loi au sein de son institution. Ce rapport est soumis au Parlement à la fin de chaque exercice financier.

Le présent rapport rend donc compte des activités de l'Agence spatiale canadienne (ASC) associées à l'application de cette loi au cours de la période 2017-2018.

Mandat de l'Agence spatiale canadienne

Afin de permettre une meilleure compréhension du contexte dans lequel la Loi est appliquée à l'ASC, cette section présente une vue d'ensemble des objectifs et des activités de l'institution.

L'ASC se rapporte au ministre de l'Innovation, des Sciences et du Développement économique. Son mandat, tel qu'il est défini dans la Loi sur l'Agence spatiale canadienne, est « de promouvoir l'exploitation et le développement pacifiques de l'espace, de faire progresser la connaissance de l'espace au moyen de la science et de faire en sorte que les Canadiens tirent profit des sciences et des technologies spatiales tant sur les plans social qu'économique. »

Mission

L'ASC se veut à l'avant-garde du développement et de l'application des connaissances spatiales pour le mieux-être des Canadiens et de l'humanité.

Pour mener à bien cette mission, l'ASC :

• vise l'excellence collectivement;
• préconise une attitude axée sur la clientèle;
• appuie des méthodes axées sur les employés et la communication ouverte;
• mise sur la responsabilisation et l'obligation de rendre compte;
• s'engage à collaborer et à travailler avec ses partenaires pour notre bénéfice mutuel.

L'ASC est une source d'inspiration pour les Canadiens et les Canadiennes depuis plus de 25 ans. En plus de regrouper les principaux programmes spatiaux fédéraux, elle coordonne tous les éléments du Programme spatial canadien et administre les principales activités canadiennes liées au domaine de l'espace. L'ASC a les compétences voulues pour demeurer à la fine pointe des connaissances dans les domaines spécialisés où le Canada excelle, tout en parrainant, en appuyant et en encourageant les sociétés et les institutions canadiennes prometteuses et aptes à voir leurs réalisations se concrétiser dans l'espace.

Pour plus d'information sur les activités de l'ASC, veuillez consulter son site Internet à l'adresse suivante : www.asc-csa.gc.ca

Structure organisationnelle

Délégations de pouvoirs

Le responsable de l'institution aux termes de la Loi est le ministre de l'Innovation, des Sciences et du Développement économique. En juin 2016, certains des pouvoirs en vertu de la Loi ont été délégués par celui-ci au titulaire du poste de vice-président de l'ASC, au titulaire du poste de dirigeant principal de l'information, de même qu'au titulaire du poste de coordonnateur de l'accès à l'information et des données ouvertes. La grille de délégation des pouvoirs en annexe identifie ces pouvoirs délégués.

La responsabilité de la mise en œuvre de la Loi au quotidien relève du coordonnateur de l'accès à l'information et des données ouvertes, qui rend compte au vice-président et au dirigeant principal de l'information.

Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (BAIPRP) est géré par le coordonnateur de l'accès à l'information et des données ouvertes puis est sous l'autorité du dirigeant principal de l'information. Ce bureau compte deux employés qui travaillent en étroite relation avec l'ensemble des secteurs de l'ASC pour faire appliquer et respecter la Loi.

Évolution du rôle du BAIPRP

En 2016-2017, le BAIPRP a reçu le mandat non seulement de traiter les demandes d'accès à l'information et de rendre compte sur l'application de la Loi, mais aussi de mettre en œuvre l'initiative Gouvernement ouvert.

La mise en place d'un gouvernement ouvert devient une priorité à l'échelle mondiale afin d'améliorer la transparence et veiller à ce que les renseignements soient plus aisément accessibles au public. Le Gouvernement du Canda ne fait pas exception à la règle et à mis en place une série d'engagements auxquels les ministères et agences participent. En somme, l'objectif est de diffuser le maximum de données et d'informations au public, soit une activité qui peut être intimement liée à celles de l'application de la Loi.

Cette décision de jumeler les activités d'accès et celles du gouvernement ouvert a permis au BAIPRP de devenir un guichet unique qui sert tant les employés de l'ASC qui souhaitent diffuser des renseignements, que le public qui souhaite les obtenir.

Ce jumelage innovant et efficace en raison de la centralisation des activités a permis d'optimiser l'acquisition et l'application des connaissances. Toutefois, afin d'assurer le respect des normes de services en matière d'accès à l'information malgré l'ajout d'un second mandat, un employé à temps plein supplémentaire a été alloué aux activités liées à l'accès à l'information et aux données ouvertes.

Processus de traitement des demandes

Lorsqu'il reçoit une demande en vertu de la Loi, le BAIPRP consulte le bureau de première responsabilité de l'ASC, et lorsque nécessaire et selon le cas, Justice Canada, les communautés de pratiques de l'information, le Secrétariat du Conseil du Trésor ou d'autres institutions.

Un système informatisé de traitement des demandes d'accès est utilisé pour répertorier les actions administratives prises dans le traitement des demandes, pour réviser les documents visés, puis pour appliquer, le cas échéant, les exceptions et les exemptions.

Différentes consultations peuvent avoir lieu en cours de traitement des demandes d'accès. Majoritairement, le BAIPRP effectue des consultations auprès de tiers puisque l'ASC détient plusieurs de leurs documents. C'est ainsi que le BAIPRP valide auprès de ces tiers l'aspect confidentiel de l'information sous sa gouverne. Ces groupes consultés sont la plupart du temps d'autres ministères ou des partenaires et contractuels de l'ASC. Lorsqu'un document est considéré comme devant être exclu en vertu de la Loi, l'ASC entreprend aussi des consultations auprès de Justice Canada qui, au besoin, demande l'avis du Bureau du Conseil privé pour s'assurer qu'il s'agit bien d'un document exclu.

Une fois les documents analysés et les consultations tenues, l'ASC recommande l'application des exemptions au vice-président et au dirigeant principal de l'information de l'ASC qui sont responsables de l'approbation de la communication des documents diffusés en vertu de la Loi.

Les documents en réponse aux demandes d'accès sont ensuite transmis aux demandeurs. Et finalement, un sommaire des demandes d'accès complétées est par la suite diffusé mensuellement sur ouvert.canada.ca.

Faits saillants du rapport statistique 2017-2108

Le rapport statistique pour la période allant du 1er avril 2017 au 31 mars 2018 est inclus à la fin du présent chapitre.

Demandes reçues et traitées

Le nombre de demandes d'accès à l'information reçues par l'ASC au cours du présent exercice a diminué par rapport à l'année record de 2016-2017. En effet, les demandes reçues sont passées de 53 à 17 en cours d'année, soit une diminution de 67%.

Aux demandes reçues en 2017-2018 se sont ajoutées deux demandes reportées de l'année précédente. Ainsi, au total, l'ASC a traité 18 demandes en 2017-2018, tandis qu'une demande a été reportée au prochain exercice.

Si on tient compte du nombre médian des cinq dernières années, l'ASC traite environ 18 demandes par année. Le tableau suivant illustre la tendance des demandes reportées et reçues depuis les cinq derniers exercices :

Sources des demandes

La proportion des demandes provenant du public est identique à l'année dernière, soit 35 %. La proportion des demandes provenant des médias a quant à elle légèrement augmenté à 35 % cette année, comparativement à 24 % l'année dernière. À celles-ci s'est ajoutée une proportion de 24% des demandes provenant du secteur privé.

Finalement, aucune demande n'a été soumise par des représentants du secteur universitaire ou d'organismes.

Le tableau suivant présente la provenance des demandes :

Demandes informelles

Les demandes informelles sont des demandes par lesquelles on réclame de l'information qui a déjà été communiquée en vertu de la Loi. Aucun frais ne peut être imposé et la demande n'est soumise à aucun délai de réponse. De plus, la Loi n'accorde pas au demandeur le droit de déposer une plainte auprès du Commissaire à l'information.

L'ASC a noté une augmentation de ce type de demande d'accès suite à la diffusion, depuis trois ans, des sommaires des demandes complétées sur le portail ouvert.canada.ca.  Ce guichet unique semble avoir contribué de façon notable à l'augmentation des demandes puisque les requérants peuvent notamment y effectuer de façon électronique une demande, facilitant ainsi l'accès aux documents déjà publiés. C'est ainsi qu'en 2017-2018, la majorité des demandes informelles (88 %) ont été soumises via le portail du Gouvernement ouvert.

À la suite d'une augmentation de ce type de demandes depuis deux ans, le nombre de demandes informelles s'est plutôt chiffré à 25 en 2017-2018. Cela représentante une diminution de 55% par rapport à l'an passé où 56 demandes informelles avaient été reçues. L'ensemble de ces demandes informelles ont été répondues en deçà de 15 jours.

Le graphique suivant indique les variances liées aux demandes informelles depuis les cinq dernières années :

Dispositions et délais de traitement

La Loi prévoit que les demandes d'accès doivent normalement trouver réponse en deçà de 30 jours civils. Parmi celles traitées en 2017-2018, 16 demandes (89%) ont trouvé réponse en respectant ces délais. Ceci représente une augmentation par rapport à l'an dernier où 45 % des demandes avaient été répondues en moins de 30 jours.

Il est important de noter que la Loi prévoit que les délais de certaines demandes peuvent être prolongés pour des raisons de consultations auprès de tiers ou d'autres organismes. Compte tenu de la nature des documents demandés à l'ASC en 2017-2018, quelques demandes traitées ont requis de telles consultations afin que l'ASC s'acquitte de ses devoirs en vertu de la Loi. De ce lot de consultations, la réponse à une demande a été communiquée en retard en raison du fait qu'une consultation requise a été plus longue de prévue.

Ainsi, en tenant compte des prorogations autorisées, 95% des demandes ont été répondues dans les délais prescrits.

Exceptions et exclusions invoquées

Habituellement, une plus grande portion des demandes traitées par l'ASC aboutissent à une communication partielle. Cette année est quelque peu différente en raison du fait que, sur 6 demandes pour lesquelles des documents ont été communiqués, la moitié ont entrainé une communication totale et l'autre une communication partielle.  

Fait à noter également, aucun document n'a été retrouvé pour neuf demandes. Il s'agit ici de 50% des demandes traitées. Toutefois, ce fait est hors du contrôle de l'ASC puisqu'il est lié aux documents visés par les demandeurs.

Le tableau suivant présente la fréquence des exemptions et des exclusions invoquées en 2017-2018. Il est à noter qu'une même demande peut entraîner l'application de plus d'un article.

Support utilisé pour les documents divulgués

En 2017-2018, un total de six demandes a entraîné la communication de documents. Toutes ces réponses ont été divulguées par voie électronique. Il s'agit de la toute première situation du genre où la transmission par voie électronique est exclusive. À l'instar des années précédentes, aucun examen des documents n'a eu lieu dans la salle de lecture de l'ASC.

Pages examinées et divulguées

Grâce à la mise en œuvre par le Secrétariat du Conseil du Trésor en 2011-2012, d'un nouveau rapport statistique détaillé, il est possible de comptabiliser la somme des pages examinées et de la comparer à la somme des pages divulguées.

Ces nombres de pages peuvent varier considérablement d'une année à l'autre, et ce, en fonction de l'objet des demandes et de la quantité de documents pertinents détenus par l'ASC.

La diminution des demandes en 2017-2018 a également entraîné une baisse au niveau de la moyenne des pages divulguées. En moyenne, 78 pages par demande ont été communiquées en 2017-2018, comparativement à 113 pages par demande en 2016-2017.

Au total, seulement 470 pages ont été traitées, comparativement à 8194 l'année précédente. Ceci représente une diminution importante si l'on compare également ce chiffre avec les cinq dernières années recensées.

Consultations et prorogations

En raison de la nature des activités de l'ASC liées notamment à l'octroi d'aides financières tant en matière de subventions et contributions que d'ententes contractuelles, l'ASC récolte plusieurs renseignements de tiers.

Il n'est donc pas inhabituel que les demandes traitées entraînent la consultation de ces tiers et, par le fait même, des prorogations du délai prévu par la Loi. L'ASC consulte ces tiers et parfois d'autres institutions fédérales dans le but de fournir autant de renseignements que possible, et ce, conformément à l'esprit et à la lettre de la Loi. Le niveau de complexité est également illustré par le fait que certaines des demandes requièrent plus d'une entité consultée.

En 2017-2018, seulement deux demandes (11%) ont requis des consultations ou des avis juridiques. Ces consultations ont demandé une prorogation de délais de moins de 60 jours dans la très grande majorité des cas (80%). Pour chacun de ces dossiers, entre cinq et six organismes différents ont été consultés.

Les demandeurs de chacune de ces demandes ont été avisés de la prolongation du délai, tel qu'il est précisé par la Loi.

Consultations reçues d'autres institutions fédérales

En 2017-2018, l'ASC a traité un total de 37 demandes de consultations provenant d'autres institutions fédérales. Celles-ci ont représenté un total de 1449 pages traitées, ce qui représente une hausse de 67% du nombre de pages comparativement à l'année précédente.

On peut ainsi noter que le nombre de demandes de consultations est demeuré identique à l'année précédente, comme le démontre le graphique suivant :

Parmi ces 37 consultations, 28 recommandations de l'ASC ont prôné une communication des documents en entier (76 %) et neuf autres une communication partielle (24 %).

La majorité de ces demandes ont été traitées en deçà de 30 jours (95 %), tandis que deux autres demandes ont été traitées dans un délai d'entre 31 et 60 jours (5 %).

Consultations en matière de confidences du Cabinet

En 2017-2018, une consultation a été nécessaire auprès de Justice Canada pour une seule des demandes traitées. Cette consultation visait à déterminer l'application de l'article 69 et a été tenue en deçà de 30 jours.

Justice Canada a été consulté en raison des directives de 2013 du Secrétariat du Conseil du Trésor qui précisaient que ce ministère pouvait maintenant confirmer l'application de l'article 69. Cette directive a contribué à améliorer, au cours des dernières années, les délais de consultation.

Frais et coûts d'application de la Loi

L'ASC respecte les lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor en ce qui a trait à l'imposition et à l'exemption d'un droit d'accès. En 2017-2018, un montant net de 85 $ a été perçu en frais de présentation de demandes. Ainsi, l'ASC a perçu des frais de présentation pour chacune des demandes présentées en cours d'année.

Les coûts d'application de la Loi ont été évalués à 60 660$ pour la période visée. Ceci représente un montant en deçà de celui de l'an passé (111 642$) en raison du fait qu'une plus grande portion des coûts d'application de la Loi a été octroyée aux activités de la Loi sur la protection des renseignements personnels. En effet, comme les ressources du BAIPRP traitent également les demandes d'accès aux renseignements personnels et que le nombre de ce type de demandes a nettement augmenté en 2017-2018, une réallocation des ressources a été effectuée.

De ce montant de 60 660$, 94% ont été dédiés au salaire avec un montant de 56 867$. Les frais de biens et services ont quant à eux représenté 3 792$. Ces dépenses sont essentiellement liées aux coûts de maintenance et de licences du système électronique de traitement des demandes d'accès, en plus de contenir des frais reliés à l'achat de fournitures administratives, aux formations et aux voyages.

Formation et sensibilisation

En plus de la gestion des demandes d'accès à l'information et aux renseignements personnels, le personnel du BAIPRP fournit des conseils et des avis aux employés de l'ASC sur l'observation de la Loi. Ces conseils et avis sont présentés de façon personnalisée et en fonction des demandes.

En 2017-2018, le BAIPRP a toutefois proposé à l'ensemble des employés de l'ASC une formation sur la Loi par l'entremise de son calendrier corporatif de formations obligatoires et optionnelles. À ce chapitre, les employés ont été invités à suivre le Cours de base sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels (I015) offert par l'École de la fonction publique. Au total, 49 apprenants ont suivi la formation.

Des sessions d'information portant sur le traitement des demandes d'accès à l'information et des sessions de sensibilisation sur le marquage des documents à l'ASC sont aussi offertes sur demande. Toutefois, aucune de ces sessions n'a été dispensée en 2017-2018.

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

Mises à jour

Les politiques, lignes directrices et procédures de l'ASC pour l'application de la Loi, y compris l'article 67.1, sont publiées sur son intranet. En 2017-2018, la mise à jour de ces outils a débuté. Toutefois, le travail a été suspendu en raison de la présentation du projet de loi C-58 visant à modifier la Loi. Une fois la Sanction royale accordée à ce projet de loi en 2018, le BAIPRP terminera la mise à jour.

Initiative

À la fin de l'année 2017-2018, le BAIPRP a entrepris de développer de nouveaux processus liés à la mise en application du projet de Loi C-58. Ces processus visaient essentiellement à identifier les procédés nécessaires à la divulgation de nouveaux éléments d'information, notamment les cahiers de transition et de comparution, puis les listes de notes de breffage.

En raison de ces nouvelles mesures prévues au projet de loi C-58, le BAIPRP souhaitait identifier les secteurs de l'organisation avec qui une collaboration s'imposait et bien définir les besoins qui mèneraient à une conformité de cette nouvelle loi. À ce jour, le travail se poursuit toujours afin de créer les processus officiels qui pourront être mis en œuvre au moment où la loi sera promulguée.

Sommaire des enjeux clés et des mesures prises à l'égard des plaintes ou des vérifications

Plainte

Au moment de diffuser ce rapport, l'ASC était toujours en attente de la conclusion de l'enquête menée sur le traitement d'une demande d'accès à l'information en 2016-2017.

Cette plainte avait été transmise à l'ASC en vertu de l'article 32 de la Loi en septembre 2016. À ce moment, une copie complète du dossier administratif, les documents répondant à la demande et le justificatif lié à l'application des exceptions avaient été transmis au bureau du Commissaire à l'information. Plusieurs discussions sur cette plainte portant sur l'application des exceptions par l'ASC ont eu lieu en cours d'année avec l'enquêteur.

Audit

Un exercice d'audit sur l'application de la Loi à l'ASC a été planifié en 2017-2018. Selon le calendrier des audits prévus au sein de l'ASC, cet exercice aura lieu en 2018-2019.

Suivi de la conformité

Un suivi du temps requis pour traiter les demandes d'accès est effectué au moyen du système électronique de traitement des demandes d'accès. Afin d'en rendre compte au sein de l'ASC, des rapports, dont un hebdomadaire, sont transmis à la haute-direction, ainsi qu'à d'autres personnes concernées par ces demandes.

Conclusion

L'ASC, par la voie de son BAIPRP, poursuivra son mandat visant à répondre à toutes les demandes d'accès à l'information en conformité avec l'esprit et la lettre de la Loi. À ce mandat sera joint également la diffusion de données et d'information dans le cadre de l'initiative Gouvernement ouvert. En 2017-2018, elle consolidera la mise en œuvre de ces activités par la préparation des futures opérations requises pour l'application prévue du projet de loi C-58.

Arrêté sur la délégation

Agence spatiale canadienne

Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, le ministre d'Industrie Canada délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, investi par les articles des lois mentionnées en regard de chaque poste. Le présent décret de délégation remplace et annule tout décret antérieur

Annexe