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Participation d'étudiants canadiens à l'Assemblée scientifique de du Comité pour la Recherche spatiale (COSPAR)

Avis d'offre de participation

Date de publication :

Date limite de soumission :

Table des matières

  1. Introduction
  2. Critères d'admissibilité
  3. Comment présenter une demande
  4. Processus d'évaluation
  5. Normes de service
  6. Financement et coûts admissibles
  7. Entente de subvention
  8. Confidentialité
  9. Activités de sensibilisation
  10. Renseignements supplémentaires
  11. Foire aux questions (FAQ)

1. Introduction

Cette année, l'Agence spatiale canadienne (ASC) offrira des subventions à des étudiants qui souhaitent participer à la 43e édition de l'Assemblée scientifique du Comité pour la Recherche spatiale (COSPAR) (COSPAR  [en anglais seulement]) qui se tiendra à Sydney en Australie du au .

L'objectif du COSPAR est de promouvoir la recherche scientifique dans l'espace à l'échelle internationale, l'accent étant mis sur l'échange de résultats, d'information et d'opinions. De plus, le COSPAR vise à offrir à tous les scientifiques un forum ouvert à la discussion concernant des problèmes qui pourraient perturber la recherche scientifique dans le domaine spatial. COSPAR  offrira aux étudiants l'occasion unique d'approfondir leurs connaissances en matière de sciences spatiales, d'élargir leur réseau international et de présenter leur recherche, et ce, dans le contexte d'un forum bien établi et prestigieux qui est fréquenté par un auditoire de renom.

Dans le cadre de son engagement à soutenir le développement de la prochaine génération de professionnels dans le domaine spatial au Canada, l'ASC invite les étudiants de niveau universitaire (de deuxième ou troisième cycle) à présenter une demande de subvention afin de pouvoir participer à cette assemblée.

2. Critères d'admissibilité

Pour présenter une demande de subvention dans le cadre de l'initiative pour la participation des étudiants à COSPAR , les candidats doivent répondre aux critères d'admissibilité suivants :

  1. Être citoyen canadien ou résident permanent;
  2. Être inscrit à une université canadienne à titre d'étudiant à temps plein (programme de deuxième ou de troisième cycle) pour le trimestre d'hiver  (de à );
  3. Avoir soumis un résumé au COSPAR (en anglais seulement) pour un événement d'une Commission scientifique à COSPAR .

3. Comment présenter une demande

Les candidats doivent compléter les trois étapes suivantes pour présenter leur demande de subvention dans le cadre de l'initiative pour la participation des étudiants à COSPAR  :

  1. Télécharger et remplir le formulaire de demande;
  2. Une demande complète doit inclure ce qui suit :
    • Un formulaire de demande original, rempli et signé par le demandeur;
    • Une copie de la preuve de citoyenneté (un passeport canadien, par exemple) ou de la carte de résident permanent du demandeur;
    • Une preuve d'inscription de l'étudiant à temps plein dans un programme d'études supérieures d'une université canadienne pour le trimestre d'hiver  (p. ex. une lettre d'attestation de l'université);
    • Une lettre de motivation (maximum de 1 000 mots) écrite par le demandeur (consulter la section 4.3 de l'avis d'offre de participation (AOP) ou l'annexe 1 du formulaire de demande pour connaître les éléments souhaités dans la lettre de motivation);
    • Une lettre de recommandation (maximum de 1 000 mots) de la part d'un professeur titulaire d'un poste du corps professoral à l'université du demandeur (consulter la section 4.3 de l'AOP ou l'annexe 1 du formulaire de demande pour connaître les éléments souhaités dans la lettre de recommandation). La lettre de recommandation doit être un document distinct et elle peut être présentée dans une enveloppe scellée (à la discrétion du professeur); cependant, elle doit être incluse dans le dossier de candidature;
    • Une copie du résumé que le demandeur a soumis au COSPAR pour COSPAR  (pour plus de détails concernant la présentation d'un résumé, veuillez consulter COSPAR Abstract Submission [en anglais seulement]);
    • Le curriculum vitæ du demandeur.
  3. Postez votre demande à l'ASC à l'adresse ci-dessous :

    Participation des étudiants à COSPAR 
    a/s de Natasha Isloor
    Agente de programme, Développement académique
    Agence spatiale canadienne
    6767, route de l'Aéroport
    Saint-Hubert (Québec) J3Y 8Y9

Remarques importantes :

4. Processus d'évaluation

4.1 Acceptation ou refus des résumés par COSPAR

Pour être admissible à une subvention prévue dans le cadre de l'initiative pour la participation des étudiants à COSPAR , le demandeur doit avoir soumis un résumé au COSPAR pour un événement d'une Commission scientifique. Le , le Secrétariat de l'Assemblée du COSPAR présentera directement à l'ASC une liste des résumés acceptés et refusés. Ces renseignements sont requis pour permettre à l'ASC de compléter le processus d'évaluation (consulter la section 4.3 de l'AOP et l'annexe 1 du formulaire de demande).

4.2 Admissibilité

Les demandes feront d'abord l'objet d'une évaluation de leur admissibilité par l'ASC afin de vérifier si elles respectent les critères d'admissibilité énumérés à la section 2 de l'AOP. Seules les demandes qui auront satisfait aux critères d'admissibilité continueront d'être examinées.

4.3 Évaluation par l'ASC

Une fois le respect des critères d'admissibilité confirmé, des évaluateurs de l'ASC examineront les demandes présélectionnées à la lumière des critères énumérés ci-après, dans le tableau 1. Les candidats devront fournir les documents appropriés, comme il est indiqué dans la colonne intitulée « Preuves » et demandé à la section 3 de l'AOP afin de démontrer de quelle manière chaque critère d'évaluation est respecté. Seules les demandes ayant obtenu une note minimale de 70 % continueront d'être examinées.

Tableau 1. Définition et répartition des critères d'évaluation
Critères
(pondération %)
Indicateurs Preuve
Pertinence de l'expérience du candidat en lien avec le secteur spatial canadien
(30 %)
  • Antécédents professionnels et académiques du candidat ainsi que ses réalisations et ses activités parascolaires pertinentes au secteur spatial canadien;
  • Esprit d'initiative et autonomie;
  • Expérience de recherche et participation à la rédaction de publications.
  • Des exemples concrets fournis dans une lettre de motivation, présentés dans des sections clairement identifiées;
  • Des exemples concrets fournis dans une lettre de recommandation, présentés dans des sections clairement identifiées;
  • Curriculum vitæ.
Motivation à contribuer au secteur spatial canadien
(30 %)
  • Attentes du candidat relativement à sa participation à COSPAR  et manière dont sa participation aura une incidence positive sur sa contribution future au secteur spatial canadien;
  • La motivation du candidat à poursuivre des études ou une carrière au Canada dans une discipline liée au secteur spatial ou une discipline dont ce secteur pourrait tirer parti à l'avenir.
  • Des exemples concrets fournis dans une lettre de motivation, présentés dans des sections clairement identifiées;
  • Des exemples concrets fournis dans une lettre de recommandation, présentés dans des sections clairement identifiées.
Caractéristiques personnelles et entregent
(20 %)
  • Des interactions et de la collaboration professionnelles, académiques ou parascolaires de nature pertinente avec des superviseurs, des collègues, des pairs, des étudiants et des membres de la communauté qui démontrent les qualités personnelles et les aptitudes interpersonnelles positives du demandeur;
  • Description de la manière dont le travail du candidat à titre d'étudiant se démarque.
  • Des exemples concrets fournis dans une lettre de motivation, présentés dans des sections clairement identifiées;
  • Des exemples concrets fournis dans une lettre de recommandation, présentés dans des sections clairement identifiées.
Résumé
(20 %)
  • Pertinence du résumé pour le programme scientifique du COSPAR (consulter COSPAR Abstract Submission (en anglais seulement) pour plus de détails);
  • Clarté, brièveté et structure du résumé et de son contenu, y compris le problème, les objectifs, la méthode de recherche et les résultats attendus ou les retombées du projet;
  • Acceptation ou refus du résumé par le COSPAR.
  • Une copie du résumé soumis au COSPAR pour l'événement COSPAR ;
  • Confirmation de l'acceptation ou du refus du résumé par le COSPAR (fourni directement à l'ASC par le Secrétariat de l'assemblée de COSPAR).

Remarques :

4.4 Sélection finale

Pour la sélection finale, l'ASC prendra d'abord en considération les demandeurs affichant le meilleur pointage global. Compte tenu des fonds limités, la priorité sera accordée :

  1. Aux étudiants dont le résumé a été sélectionné pour COSPAR  et qui n'ont pas déjà reçu de subvention directement de l'ASC pour participer à une conférence. Si une quantité insuffisante de demandes respecte ces exigences, alors l'ASC prendra aussi en considération :
  2. Les étudiants dont le résumé a été sélectionné pour COSPAR  et qui ont déjà reçu une subvention directement de l'ASC pour participer à une conférence. Si une quantité insuffisante de demandes respecte ces exigences, alors l'ASC prendra aussi en considération :
  3. Les étudiants dont le résumé n'a pas été sélectionné pour COSPAR  et qui n'ont pas déjà reçu de subvention directement de l'ASC pour participer à une conférence.

Les étudiants peuvent présenter un résumé rédigé de façon collaborative pour recevoir une subvention, cependant, l'ASC n'offrira qu'une seule subvention par résumé.

L'ASC pourrait aussi prendre en considération des facteurs tel qu'une répartition équilibrée des candidats sélectionnés à travers le Canada ainsi qu'une représentation diversifiée qui reflète la représentativité des quatre groupes désignés. À cet égard, l'ASC encourage les demandeurs à indiquer dans le formulaire de demande, de façon volontaire, s'ils font partie de l'un des groupes suivants : les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les membres de minorités visibles. Veuillez consulter le site Équité en matière d'emploi pour une définition complète de chacun des groupes.

Prenez note que les résultats attribués par le comité d'évaluation de l'initiative pour la participation des étudiants à COSPAR  sont définitifs.

5. Normes de service

Les demandeurs seront informés par courriel des décisions concernant leur demande. L'ASC a élaboré les normes de service suivantes relatives au délai de traitement des demandes, notamment l'accusé de réception, la décision relative au financement et le processus de paiement (voir les dates importantes).

Accusé de réception : L'objectif de l'ASC est d'accuser réception des demandes dans les deux (2) semaines suivant la date limite de soumission de l'AOP.

Décisions : L'objectif de l'ASC est d'informer les candidats dans les dix (10) semaines suivant la date limite de soumission de l'AOP et d'envoyer aux étudiants sélectionnés l'entente de subvention dans les trois (3) semaines après la réponse.

Paiement : L'objectif de l'ASC est d'émettre le paiement dans un délai de quatre (4) semaines qui suivent la réception de l'entente de subvention signée par l'étudiant.

Le respect de ces normes de service est cependant une responsabilité partagée. Les demandeurs doivent fournir tous les documents exigés en temps opportun.

Dates importantes

6. Financement et coûts admissibles

Le montant maximal de chaque subvention est de 4 510 $. Le budget total disponible du présent AOP devrait suffire au soutien d'un maximum de onze (11) étudiants. L'ASC se réserve le droit de rejeter des demandes ou de réduire le montant d'une subvention, et ce, à son entière discrétion.

Le bénéficiaire devra accepter d'utiliser la subvention accordée pour couvrir (en partie ou en totalité) les coûts associés à sa participation à COSPAR . Le financement devrait servir à payer les dépenses suivantes :

Tous les autres coûts dépassant le montant de la subvention octroyée par l'ASC devront être assumés par le bénéficiaire.

Chaque bénéficiaire recevra :

7. Entente de subvention

L'ASC et chaque demandeur retenu signeront une entente de subvention. Cette condition doit être respectée pour que l'ASC puisse effectuer le versement. Une telle entente comprendra des conditions concernant la participation obligatoire du bénéficiaire aux activités prévues au sein de la Commission scientifique dans laquelle leur recherche sera présentée à COSPAR , à moins de présenter d'avance des justifications valables à l'ASC.

7.1 Paiement

Le paiement sera effectué sous forme de paiement unique, comme indiqué dans l'entente de subvention signée. Le bénéficiaire s'engage à informer l'ASC par écrit de tout changement dans les conditions servant à déterminer son admissibilité à la subvention.

7.2 Rapport final

Dans les 30 jours suivant la fin de COSPAR , chaque bénéficiaire devra présenter un rapport à l'ASC en utilisant le modèle que l'ASC rendra disponible à l'avance.

8. Confidentialité

L'ASC gère et protège les informations fournies par le demandeur en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur l'accès à l'information. En soumettant vos renseignements personnels, vous consentez à leur collecte, leur utilisation et leur divulgation conformément à l'Énoncé de confidentialité qui suit et qui explique comment les renseignements sur le demandeur seront traités.

Les renseignements sont recueillis conformément au Programme global de subventions et contributions de l'ASC à l'appui de la sensibilisation, de la recherche et de l'éducation – volet Recherche (ASC PPU 045) et volet sensibilisation et éducation (ASC PPU 040). Ces renseignements seront utilisés à des fins d'administration et d'évaluation des demandes. Les renseignements personnels seront conservés conformément au calendrier de conservation. Vous pouvez également consulter Info Source pour obtenir des renseignements supplémentaires sur les fonctions, les programmes, les activités et des fonds de renseignements connexes des institutions fédérales visées par la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels, toute personne peut, sur demande, avoir accès à ses renseignements personnels et demander la correction de ceux-ci.

Les demandeurs doivent également noter que les renseignements relatifs à l'Entente de financement pourraient être divulgués publiquement conformément aux lois, aux politiques et aux directives du gouvernement du Canada.

Pour plus d'informations concernant le présent énoncé, veuillez communiquer avec :

Bureau de l'accès à l'information et protection des renseignements personnels
Agence spatiale canadienne
Téléphone : 450-926-4866
Courriel : aiprp-atip@asc-csa.gc.ca

9. Activités de sensibilisation

À leur retour, les demandeurs sélectionnés pour participer à COSPAR  sont encouragés à participer à des activités de sensibilisation afin de partager leur expérience avec d'autres étudiants. Les demandeurs peuvent consulter la section J du formulaire de demande pour indiquer leur intérêt, s'ils sont sélectionnés, à participer à des activités de sensibilisation à leur retour.

Remarque importante :

10. Renseignements supplémentaires

  1. Il est conseillé aux bénéficiaires de consulter leur fournisseur d'assurances (de voyage, médicales et autres) afin de vérifier l'étendue de leur couverture en matière de voyage à l'étranger et leur participation à COSPAR . L'ASC ne fournira aucune protection à cet égard.
  2. Il est aussi conseillé aux bénéficiaires de s'assurer d'avoir en leur possession tous les documents requis (un passeport ou un visa valide, selon le besoin) pour entrer en Australie, et que ces documents respectent les normes pour l'entrée et la sortie du pays. Pour plus de détails, consulter le site Web du ministère des Affaires étrangères du Canada.
  3. COSPAR  aura lieu au Centre de congrès international à Sydney en Australie.
  4. Le bénéficiaire a l'entière responsabilité de planifier et de réserver ses arrangements de voyage, tant à l'étranger que localement. Pour l'hébergement, le bénéficiaire peut consulter le site Web de COSPAR  (en anglais seulement) pour des options à rabais.
  5. Veuillez consulter le site Web officiel de COSPAR  (en anglais seulement) pour obtenir de plus amples renseignements sur le programme scientifique de COSPAR.

11. Foire aux questions (FAQ)

Si cela s'avère nécessaire, il appartient au demandeur d'obtenir des précisions sur les exigences contenues dans la présente initiative avant de transmettre sa demande.

Pour toute question, les demandeurs doivent utiliser l'adresse de courriel générique suivante : stedia-dstemu@asc-csa.gc.ca. Les questions et les réponses liées au présent AOP seront affichées sur le site Web de l'ASC sous la rubrique « Foire aux questions » de l'AOP. L'ASC répondra aux questions reçues au plus tard à (HE) le .

Question 1 : Suis-je éligible à soumettre une demande de subvention dans le cadre de l'initiative COSPAR  si j'ai déjà reçu une subvention de l'ASC pour assister à une conférence précédente, telle que l'IAC?

Réponse 1 : Oui, vous êtes éligible à soumettre une demande de subvention dans le cadre de l'initiative COSPAR , même si vous avez déjà reçu une subvention de l'ASC pour assister à une conférence précédente.

Cependant, comme le stipule la section 4.4 de l'AOP, la priorité sera accordée aux étudiants qui n'ont pas déjà reçu de subvention directement de l'ASC pour participer à une conférence et dont le résumé a été sélectionné par COSPAR .

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