Vérification du Programme global de subventions et contributions à l'appui de la recherche, de la sensibilisation et de l'éducation en sciences et technologies spatiales de l'Agence spatiale canadienne

Rapport de vérification

No. de projet 12/13 01-01

préparé par
la Direction, vérification et évaluation

Mai 2013

1.0 Sommaire

1.1 Objectif de la vérification

Le projet de vérification visait à déterminer si un cadre de gestion est en place pour s'assurer que le Programme global de subventions et contributions à l'appui de la recherche, de la sensibilisation et de l'éducation en sciences et technologies de l'Agence spatiale canadienne (le Programme) est géré en conformité avec les lois et politiques pertinentes ainsi qu'avec les modalités approuvées du Programme et que celui-ci fait l'objet d'une reddition de compte.

1.2 Opinion de la vérification

À mon avis, le cadre de gestion en place du Programme global de subventions et contributions à l'appui de la recherche, de la sensibilisation et de l'éducation en sciences et technologies de l'Agence spatiale canadienne comporte certaines lacunes qui exigent une attention particulière de la part de la gestion. Par ailleurs, pour ce qui est de la reddition de compte relative aux activités du Programme, celle-ci a été jugée appropriée.

1.3 Énoncé d'assurance

À titre de dirigeante principale de la vérification, je suis d'avis que des procédures de vérification suffisantes et appropriées ont été suivies et que des éléments probants ont été recueillis pour étayer l'exactitude de l'opinion fournie dans le présent rapport. Cette opinion s'appuie sur une comparaison des conditions telles qu'elles existaient alors aux critères de vérification préétablis qui ont été convenus avec les directions concernées. L'opinion ne s'applique qu'à l'entité examinée. Les éléments probants ont été recueillis en conformité avec la politique, les directives et les normes du Conseil du Trésor (CT) en matière de vérification interne. Les procédures suivies sont conformes aux normes professionnelles de l'Institut des auditeurs internes. Les éléments de preuve réunis sont suffisants pour convaincre la haute direction du bien-fondé de l'opinion découlant de la vérification interne.

1.4 Résumé des recommandations

Notre vérification a démontré que le Centre d'expertise pour la gestion des subventions et contributions (S et C) de l'Agence spatiale canadienne (ASC) a mis en place un cadre de contrôle et de bonnes pratiques en ce qui a trait à la gestion des ententes. En effet, nous avons constaté que, de façon générale, les procédures en place ont été appliquées afin de s'assurer que les modalités du programme et les politiques et directives du CT en matière de gestion financière et de paiement de transfert sont respectées. De plus, la performance du programme fait l'objet d'une reddition de compte et les résultats sont mesurés.

Par ailleurs, nous avons relevé certaines lacunes exigeant une attention particulière de la part de la gestion et qui nous amènent à formuler les recommandations suivantes: 

  1. Appliquer les mécanismes de contrôle existants systématiquement afin de s'assurer que les dossiers soient documentés selon les normes et procédures prescrites.
  2. Appliquer les mécanismes de contrôle existants systématiquement afin de s'assurer que toutes les clauses pertinentes soient inclues dans les ententes de financement et que toute l'information requise au niveau des projets soit consignée dans les ententes conformément à la directive sur les paiements de transfert.
  3. La directive interne concernant la vérification des bénéficiaires devrait être complétée et un plan de vérification devrait être élaboré et mis en œuvre.

La version originale a été signée par
la Dirigeante principale de la vérification

Membre de l'équipe de vérification

  • Dany Fortin, vérificateur senior
  • Louis Martel, vérificateur senior

2.0 Rapport de vérification

2.1 Contexte et risque

En septembre 2002, le gouvernement du Canada a approuvé la création d'un programme ayant pour titre le Programme global de subventions et de contributions à l'appui de la sensibilisation, de la recherche et de la formation en sciences et technologies (le Programme 2002). Le programme cherchait à appuyer les objectifs prioritaires de l'ASC afin de permettre à cette dernière de travailler étroitement avec les organismes subventionnaires, les universités et les industries à l'échelle du Canada pour faire progresser la connaissance de l'espace, mettre au point et démontrer de nouvelles technologies, et aider à former le personnel qualifié dont ont besoin les universités et les secteurs de la haute technologie du Canada. En 2004, une autre composante a été ajoutée au programme. Des modifications au programme ont été approuvées par le Conseil du trésor (CT) en 2005 et en 2007. De plus, le ministre s'est prévalu de son autorité prescrite dans la politique sur les paiements de transfert pour prolonger les modalités du programme jusqu'à la fin mars 2010.

Un projet de vérification interne a été réalisé en 2005 sur le Programme 2002. Les conclusions de la vérification ont révélé que la majorité des secteurs conservait des dossiers administratifs permettant d'assurer une piste de vérification adéquate. Les gestionnaires de programmes se sont toutefois penchés sur les aspects qui ont été considérés comme étant à améliorer. L'amélioration de la méthode utilisée pour déterminer l'admissibilité des bénéficiaires (y compris l'admissibilité continue dans le cas d'ententes pluriannuelles) de même que la mesure du rendement ont été des recommandations clés de la vérification.

En octobre 2009, le CT a approuvé les nouvelles modalités de ce programme : le Programme global de subventions et contributions à l'appui de la recherche, de la sensibilisation et de l'éducation en sciences et technologies de l'Agence spatiale canadienne (le Programme).

Le Programme comportait initialement deux volets, soit la recherche et la sensibilisation et l'éducation. Présentement seulement le volet recherche est opérationnel. Les principaux objectifs de celui-ci sont de :

  • Soutenir le développement des sciences et des technologies qui sont liées aux priorités de l'ASC;
  • Favoriser le développement continu d'une masse critique de chercheurs et de personnes hautement qualifiées au Canada dans les domaines prioritaires de l'ASC;
  • Appuyer la collecte d'information, la recherche et les études relatives à l'espace.
  • Soutenir les activités des organisations qui se consacrent à la recherche dans le domaine spatial

Budget du Programme global de subventions et contributions de l'ASC

2012-2013
M$
2013-2014
M$
2014-2015
M$
Subventions 6.1 6.4 6.5
Contributions 1.5 2.1 1.3
Total 7.6 8.5 7.8

*Source : Rapport sur les plans et les priorités 2013-2014

Le Programme est soumis à ses propres termes de références, à la Politique sur les paiements de transfert du CT et aux directives connexes, et à la Loi sur la gestion des finances publiques du Canada.

Le Centre d'expertise des S et C de l'ASC est l'entité qui est responsable d'établir le cadre de contrôle pour la gestion des ententes de S et C et de fournir les outils et la formation nécessaires à son application. Son mandat, approuvé par le Comité exécutif de l'ASC, est de fournir une expertise dans le domaine des S et C, d'offrir des services de gestion, de supervision et de suivi du rendement pour tous les programmes de S et C de l'ASC. Le Centre d'expertise des subventions et de contributions est également chargé d'appuyer les activités du Comité consultatif des S et C.

La gouvernance des S et C à l'ASC inclut un comité consultatif des S et C et un comité des S et C. Le mandat du Comité consultatif des S et C est d'agir comme point de liaison pour l'examen et l'analyse de toutes les activités et de tous les documents associés à la gestion des subventions et des contributions avant la formulation de recommandations au Comité de S et C. Le mandat du Comité des S et C est de servir de tribune à la haute gestion de l'ASC et de fournir une orientation stratégique et organisationnelle dans la sélection, la conception, la mise en œuvre et l'établissement des politiques et des cadres ministériels des programmes de paiements de transfert de l'ASC. Le Comité des S et C est représenté par le Comité exécutif de l'ASC.

Les ententes sont gérées par les gestionnaires responsables au sein des directions générales. Dans le cadre de son mandat, le Centre d'expertise des S et C collabore étroitement avec les gestionnaires de projets de S et C de l'ASC et leur apporte son appui. Le Centre peut aussi gérer des initiatives et ententes par le biais d'une entente avec les directions générales responsables.

Ce projet de vérification s'inscrit dans le cadre du Plan de vérification fondé sur les risques (PVFR) 2012-2015 approuvé par le Comité de vérification. Lors de la préparation du PVFR, une évaluation de l'entité a été faite en fonction de ses risques et de son importance relative. Un pointage de 6 sur un maximum de 16 a été obtenu, ce qui correspond à un niveau de risque moyen. Les principaux facteurs de risques identifiés étaient l'établissement d'un nouveau programme, la mise en place d'un centre d'expertise, la révision du cadre de contrôle, le développement d'un outil de gestion informatique et le temps écoulé depuis la dernière vérification.

Ces risques ont été discutés avec les représentants de l'entité vérifiée qui étaient présents lors de la rencontre de lancement de la vérification.

2.2 Objectif, portée et approche de la vérification

Objectif

Le projet de vérification visait à déterminer si un cadre de gestion est en place pour s'assurer que le Programme est géré en conformité avec les lois et politiques pertinentes ainsi qu'avec les modalités approuvées du Programme et que celui-ci fait l'objet d'une reddition de compte.

Portée

Le projet de vérification portait sur les dépenses encourues dans le cadre du programme depuis son approbation par le CT en octobre 2009 jusqu'au 31 mars 2012.

Approche

La vérification comportait divers procédés de vérification dont des entrevues avec le personnel, des examens de politiques, de directives et de procédures ainsi que l'analyse de documents. Il est à noter qu'aucune entrevue n'a été effectuée avec les bénéficiaires.

Les critères étaient fondés sur les lois, politiques, normes et/ou bonnes pratiques et ont fait l'objet d'une discussion avec la direction.

2.3 Constatations, recommandations et réactions de la direction

Afin de s'assurer que le programme est géré en conformité avec les lois et politiques pertinentes ainsi qu'avec les modalités approuvées du Programme, nous nous attendions à retrouver :

  • Une mise en place des recommandations applicables suite à la vérification du Bureau du contrôleur général (BCG);
  • L'application des procédures prévues afin de s'assurer que les ententes de subventions et contributions entre l'ASC et les bénéficiaires sont conformes aux modalités du Programme;
  • Un Programme de S et C qui est exécuté en conformité avec les politiques et directives du CT en matière de gestion financière et de paiement de transfert; et,
  • Des opérations de l'entité qui font l'objet d'une reddition de compte et des résultats qui sont mesurés.

Il est à noter que l'objectif ainsi que les critères de vérification ont fait l'objet d'une discussion avec la direction.

2.3.1 Suivi des recommandations du BCG

Objectif de la vérification : Un cadre de gestion est en place pour s'assurer que le Programme global de subventions et contributions est géré en conformité avec les lois et politiques pertinentes ainsi qu'avec les modalités approuvées du Programme et que celui-ci fait l'objet d'une reddition de compte.

Constatations
Critère 1

En référence à une vérification horizontale du BCG relativement au Cadre de gestion des S&C et établi suite à une auto-évaluation interne, le plan d'action de la gestion est approprié et sa mise en œuvre se déroule de façon satisfaisante.

Condition

Mise en place d'un plan d'action suite à la vérification du BCG

À notre avis, la gestion a mis en place un plan d'action approprié suite à la vérification du BCG et la mise en œuvre de ce plan est satisfaisante.

En effet, suite à une vérification horizontale du BCG concernant le cadre de gestion des S et C publiée en 2012, le centre d'expertise des S et C de l'ASC a effectué une auto-évaluation afin d'évaluer le positionnement de l'ASC face aux recommandations du BCG. Un plan d'action a par la suite été élaboré afin de répondre aux recommandations applicables.

Ces recommandations étaient les suivantes :

  • Renforcer les rôles et responsabilités rattachés aux S et C dans l'ensemble de l'organisation.
  • Concevoir les outils nécessaires pour recueillir et analyser de façon continue des renseignements sur le rendement des programmes de S et C.
  • Établir les activités de surveillance et les exigences en matière de rapport applicables aux bénéficiaires en fonction des stratégies d'évaluation du risque.

Voici les éléments mis en œuvre par la gestion au cours de la dernière année:

  • Développement d'un cadre de contrôle et des outils nécessaires à la normalisation des processus.
  • Mise en place d'un cadre de gestion du risque des bénéficiaires ainsi que les mesures d'atténuation reliées.
  • Développement des outils de formation phase 1.
  • Révision de la stratégie de mesure du rendement et des outils de collecte de données pour le programme.

Voici les éléments du plan d'action qui reste à mettre en place :

  • Mise à jour et communication du mandat du Centre d'expertise suite à la décision d'élargir les rôles et responsabilités.
  • Développement des outils de formation phase 2.
  • Procéder à l'implantation d'une stratégie de vérification des bénéficiaires.
  • Finaliser la mise en ligne d'une boîte de dialogue avec les bénéficiaires.

Beaucoup de travail a été effectué au cours des dernières années par le centre d'expertise en S et C afin de terminer la mise en place du cadre de contrôle requis pour la gestion des ententes de S et C. La mise en œuvre du plan d'action de la gestion suite à la vérification du BCG complète en quelques sortes les améliorations prévue au cadre de contrôle. L'échéancier pour l'implantation complète du plan d'action est prévu pour le 31 mars 2014.

Cause

S/O

Effet

S/O

Recommandation

S/O

Responsabilité identifiée
Organisation

S/O

Fonction

S/O

Réaction de la direction

S/O

Plan d'action de la gestion
Détails du plan d'action

S/O

Échéance : S/O

2.3.2 Conformité aux modalités du programme

Objectif de la vérification : Un cadre de gestion est en place pour s'assurer que le Programme global de subventions et contributions est géré en conformité avec les lois et politiques pertinentes ainsi qu'avec les modalités approuvées du Programme et que celui-ci fait l'objet d'une reddition de compte.

Constatations
Critère 2

Les procédures prévues ont été appliquées afin de s'assurer que les ententes de subventions et contributions entre l'ASC et les bénéficiaires sont conformes aux modalités du Programme.

Condition

Conformité aux modalités du programme

À notre avis, les procédures prévues afin de s'assurer que les ententes de S et C entre l'ASC et les bénéficiaires sont conformes aux modalités du Programme ont été appliquées dans la plupart des cas. Nous avons toutefois identifié certains éléments qui requièrent l'attention de la gestion et pour lesquels nous émettons une recommandation.

Afin de répondre à ce critère, un échantillon de 10 ententes totalisant 6.7 millions de dollars a été sélectionné et examiné. Chacune de ces ententes incluait au moins un déboursé effectué entre le 1e septembre 2009 et le 31 mars 2012. L'échantillon présentait les caractéristiques suivant :

  • 8 ententes de subvention et 2 ententes de contribution
  • 1 entente de plus de 3 millions, 2 ententes de plus de 800 000$, 2 ententes de plus de 400 000$, 4 ententes de plus de 100 000$ et 1 entente de moins de 5 000$.
  • La presque totalité des ententes ont été signées avec des universités canadiennes.

Les dossiers ont été sélectionnés selon le jugement des vérificateurs. Au moins un dossier a été sélectionné pour chaque sous sous programme (SSP) de l'architecture d'alignement des programmes (AAP) de l'ASC utilisant des fonds du Programme global de S et C de l'ASC. Aussi, un dossier supplémentaire a été ajouté pour les deux SSP avec le budget le plus élevé. Pour chaque sélection, le montant de l'entente a été considéré.

Afin de déterminer si les procédures prévues ont été appliquées, nous avons examiné chaque dossier afin de déterminer si :

  • Les critères d'admissibilité des bénéficiaires ont été appliqués;
  • Les critères d'admissibilité des coûts ont été appliqués;
  • Les critères d'admissibilité des initiatives ont été appliqués;
  • Les dispositions relatives au cumul de l'aide ont été appliquées;
  • La méthode utilisée pour déterminer le montant des subventions et contributions a été respectée;
  • Les exigences relatives aux demandes ont été appliquées;
  • Les critères d'évaluation des initiatives ont été appliqués;
  • Les exigences relatives aux langues officielles ont été appliquées;
  • Les critères d'établissement de la durée des ententes ont été appliqués;
  • Les exigences en matière de production de rapports sur les résultats obtenus ont été appliquées; et,
  • Les exigences en matière d'admissibilité continue ont été appliquées.

Voici les résultats détaillés de la revue des dossiers regroupés par thèmes :

1 - Critères d'admissibilité

Suite à l'examen des 10 ententes, nous avons constaté que, de façon générale, les critères d'admissibilité liés aux bénéficiaires, aux coûts et aux initiatives ont été appliqués en conformité avec les modalités du programme. Nous avons toutefois identifié les lacunes suivantes:

  • Pour un dossier de subvention, aucun document de travail/commentaires/avis n'apparait au dossier permettant d'identifier les conclusions relatives à l'analyse des critères d'admissibilité des coûts. Des notes manuscrites sur la proposition du bénéficiaire suggèrent qu'une analyse a toutefois été effectuée.
  • Pour un dossier de contribution, aucun document de travail aux fins de l'application des critères d'admissibilité des bénéficiaires, des coûts et des initiatives n'était initialement inclus au dossier. Une copie signée de ces éléments a toutefois été obtenue suite à une demande du vérificateur.
  • Pour un dossier de subvention, l'entente prévoyait l'obtention d'une déclaration d'admissibilité continue avant les paiements subséquents au paiement initial. Or, le 2e versement a été effectué sans préalablement avoir obtenu cette déclaration. L'interprétation du libellé de la clause de l'entente se référant à cette exigence pouvait porter à confusion. Le centre d'expertise des S et C de l'ASC nous a mentionné que cette clause sera revue et précisée.

2 - Établissement du montant et de la durée de l'entente

Suite à l'examen des 10 ententes, nous avons constaté que les critères d'établissement du montant et de la durée ont été appliqués en conformité avec les modalités du programme pour chaque entente signée. Nous avons toutefois identifié la lacune suivante :

  • Pour un dossier, l'entente spécifiait que le bénéficiaire devait soumettre une confirmation de l'ensemble des sources de financement obtenues pour le projet. Or cette confirmation n'était pas initialement au dossier. Elle a toutefois été obtenue suite à une demande du vérificateur.

3 - Évaluation des initiatives

Suite à l'examen des 10 ententes, nous avons constaté que, dans 9 cas sur 10, les critères d'évaluation des initiatives ont été appliqués en conformité avec les modalités du programme. Nous avons toutefois identifié la lacune suivante:

  • Pour un dossier, la documentation d'évaluation retracée au dossier était celle de la proposition d'origine. Aucun document d'évaluation relatif à la proposition modifiée n'a été retracé aux dossiers malgré le fait que le montant total de celle-ci soit passé de 150 000$ à 400 000$. Suite à des échanges avec l'entité vérifiée, il a été déterminé qu'une certaine évaluation de la proposition modifiée aurait été effectuée mais que celle-ci n'est pas documentée.

4 - Exigences relatives aux demandes de financement

Suite à l'examen des 10 ententes, nous avons constaté que, dans 9 cas sur 10, les exigences relatives aux demandes de financement ont été appliquées en conformité avec les modalités du programme pour chaque entente signée. Nous avons toutefois identifié la lacune suivante:

  • La demande de financement soumise par le bénéficiaire était absente dans le cas d'un dossier.  La proposition manquante ainsi que le budget des dépenses subjacentes ont été obtenus de l'entité vérifiée suite à une demande du vérificateur. Le formulaire d'application n'a cependant pas été obtenu.

5 - Exigences relatives à la production de rapports sur les résultats obtenus

Suite à l'examen des 10 ententes, nous avons constaté que, dans 8 dossiers sur 10, les exigences relatives à la production de rapports sur les résultats obtenus ont été appliquées en conformité avec les modalités du programme pour chaque entente signée. Nous avons toutefois identifié les lacunes suivantes:

  • Pour un dossier, le rapport final pour la période terminée le 31 mars 2012 devait être produit pour le 31 mai 2012, or ce rapport n'était pas au dossier lors de sa transmission au vérificateur. Le rapport a été obtenu du bénéficiaire suite à une demande du vérificateur.
  • Pour un dossier, un des rapports d'étape n'était pas au dossier au moment de la remise au vérificateur. Il fut obtenu de l'entité vérifiée suite à une demande du vérificateur. Ce rapport d'étape n'était pas signé par le bénéficiaire.

6 - Exigences relatives aux langues officielles

Suite à l'examen des 10 ententes, nous avons constaté que les exigences relatives aux langues officielles ont été appliquées en conformité avec les modalités du programme pour chaque entente signée.

Cause

Conformité aux modalités du programme

Les causes des lacunes identifiées peuvent être de plusieurs sources; la principale étant probablement un manque de connaissance, expérience et/ou de formation des employés devant appliquer les mécanismes de contrôle prévus. Ce manque au niveau des connaissances s'explique en partie par le fait que le programme est livré par un plus grand nombre de gestionnaires qu'auparavant et ce, depuis que le programme a été élargi en 2009. Un manque au niveau de la rigueur dans la documentation des dossiers pourrait également être la cause de certaines lacunes identifiées.

Effet

Conformité aux modalités du programme

Des dossiers incomplets ne permettant pas de supporter adéquatement la prise de décision.

Recommandation
  1. Appliquer les mécanismes de contrôle existants systématiquement afin de s'assurer que les dossiers soient documentés selon les normes et procédures prescrites.
Responsabilité identifiée
Organisation
  • Direction générale, Sciences et technologies spatiales
  • Direction générale, Exploration spatiale
  • Direction générale, Utilisation de l'espace
Fonction

Directeurs généraux

Réaction de la direction

Les trois directions générales sont en accord avec cette recommandation.

Plan d'action de la gestion
Détails du plan d'action

Le Centre d'expertise continuera à exercer un leadership relativement à la mise en place de mécanismes de contrôle afin d'offrir aux gestionnaires des outils qui permettront à l'ASC d'avoir des dossiers documentés de façon uniforme conformément aux normes et procédures prescrites.

Échéance : Continue

Des sessions de formation obligatoire seront développées et données au personnel clé impliqué dans la gestion des S et C identifié par les secteurs. L'accent de ces sessions sera mis sur l'utilisation des outils et la documentation des dossiers.

Échéance :
Développées : 31 mars 2014
Données : 30 juin 2014

Une révision des rôles et responsabilités du Centre d'expertise sera entamée afin de déterminer la meilleure façon d'appliquer les mécanismes de contrôle existants.

Échéance : 31 mars 2014

2.3.3 Conformité aux politiques et directives du CT en matière de gestion financière et de paiement de transfert.

Objectif de la vérification : Un cadre de gestion est en place pour s'assurer que le Programme global de subventions et contributions est géré en conformité avec les lois et politiques pertinentes ainsi qu'avec les modalités approuvées du Programme et que celui-ci fait l'objet d'une reddition de compte.

Constatations
Critère 3

Le programme est exécuté en conformité avec les politiques et directives du CT en matière de gestion financière et de paiement de transfert.

Condition

Suite à notre examen, nous avons déterminé que, dans la plupart des cas, le programme est exécuté en conformité avec les politiques et directives du CT en matière de gestion financière et de paiement de transfert. Nous avons toutefois identifié certains éléments qui requièrent l'attention de la gestion et pour lesquels nous émettons des recommandations.

Afin de déterminer si le programme est exécuté en conformité avec les politiques et directives du CT en matière de gestion financière et de paiement de transfert, nous avons utilisé les dossiers sélectionnés au critère précédent et vérifié les éléments suivants :

  • Que tout paiement effectué est subordonné à la remise des pièces justificatives et à une attestation du gestionnaire possédant la délégation financière (article 34 de la LGFP).
  • Que les paiements de transfert sont effectués aux bénéficiaires en temps opportun et conformément aux ententes.
  • Qu'une stratégie de sélection des bénéficiaires pour fins de vérification est élaborée et qu'un plan de vérification des bénéficiaires est développé au besoin et mis en œuvre le cas échéant (ceci s'applique uniquement aux ententes de contributions).
  • Que les fonds ont été engagés préalablement conformément à l'article 32 de la LGFP.
  • Que les vérifications relatives aux paiements ont été appliquées conformément à l'article 33 de la LGFP.

Notre examen des dossiers a fait ressortir les lacunes suivantes qui nécessitent l'attention de la gestion :

  • Pour un dossier de contribution, plusieurs documents prévus à l'entente pour fins d'émission de paiements étaient absents du dossier. Suite à une demande du vérificateur, la totalité des documents, sauf un, ont été obtenus de l'entité vérifiée. Également, la liste de vérification que les agents responsables doivent obligatoirement documenter avant chaque paiement était absente à deux occasions sur le total des six paiements effectués.
  • Pour une entente de contribution, au moment de la vérification, aucune analyse des risques du bénéficiaire n'a été retracée au dossier. Suite à une demande du vérificateur, l'analyse des risques a été fournie par l'entité vérifiée.
  • Pour deux ententes de subvention, à l'exception du titre du projet, aucune définition des activités du projet n'apparait dans l'entente de financement.
  • Pour une entente de subvention, la clause à l'entente prévoyant que le nom du bénéficiaire, le montant du financement et la nature générale des activités financées peuvent être rendus publics par le gouvernement du Canada était absente.
  • Pour les ententes de contribution, la directive interne définissant la stratégie visant à déterminer les bénéficiaires devant faire l'objet d'une vérification n'est pas finalisée ni mise en œuvre.
Cause

Conformité aux politiques et directives du CT

Les causes des lacunes identifiées peuvent être de plusieurs sources; la principale étant probablement un manque de connaissance et/ou de formation des employés devant appliquer les mécanismes de contrôle prévus. Ce manque au niveau des connaissances s'explique en partie par le fait que le programme est livré par un plus grand nombre de gestionnaires qu'auparavant et ce, depuis que le programme a été élargi en 2009. Un manque au niveau de la rigueur dans la documentation des dossiers pourrait également être la cause de certaines lacunes identifiées.

Vérification des bénéficiaires

La mise en œuvre d'un plan de vérification des bénéficiaires représente plusieurs défis à l'organisation en termes d'expertise et de coût. En effet, l'embauche d'une firme externe pour la vérification financière d'un bénéficiaire tel que suggéré par la directive sur les paiements de transfert peut représenter un coût significatif pour l'organisation.

Effet

Des dossiers incomplets ne permettant pas de supporter adéquatement la prise de décision.

Manquement aux exigences de la Directive sur les paiements de transfert.

Recommandation
  1. La recommandation no. 1 s'applique également ici : Appliquer les mécanismes de contrôle existants systématiquement afin de s'assurer que les dossiers soient documentés selon les normes et procédures prescrites.
  2. Appliquer les mécanismes de contrôle existants systématiquement afin de s'assurer que toutes les clauses pertinentes soient inclues dans les ententes de financement et que toute l'information requise au niveau des projets soit consignée dans les ententes conformément à la directive sur les paiements de transfert.
  3. La directive interne concernant la vérification des bénéficiaires devrait être complétée et un plan de vérification devrait être élaboré et mis en œuvre.
Responsabilité identifiée
Organisation
  • Direction générale, Sciences et technologies spatiales
  • Direction générale, Exploration spatiale
  • Direction générale, Utilisation de l'espace
Fonction

Directeurs généraux

Réaction de la direction

Les trois directions générales sont en accord avec ces recommandations.

Plan d'action de la gestion
Détails du plan d'action
  1. Le plan d'action de la gestion en réponse à la recommandation no. 1 s'applique également ici.

    Échéance : 31 mars et 30 juin 2014

  2. Le Centre d'expertise continuera de s'assurer que toutes les clauses pertinentes soient incluses dans les gabarits d'ententes de financement et que toute l'information requise au niveau des projets soit consignée dans les ententes conformément à la directive sur les paiements de transfert avant la signature de l'entente par le Directeur général.

    De fait, ces mécanismes de contrôle ont déjà été mis en œuvre suite à la demande des Directeurs généraux au Centre d'expertise et suite à la mise en œuvre de la Politique sur le contrôle interne depuis février 2012. Le Centre d'expertise vérifie actuellement le contenu de l'ébauche de chaque entente (de plus de $25K) et collabore avec la direction des Finances de l'ASC afin de s'assurer de la conformité avec les politiques et directives du CT en matière de gestion financière et de paiement de transfert avant la signature de l'entente par le Directeur général du secteur concerné.

    Échéance : Déjà complété

  3. La directive interne concernant la vérification des bénéficiaires sera finalisée par le Centre d'expertise qui la fera approuvée par le Comité des S et C.

    Échéance : 31 mars 2014

    Au besoin, le Centre d'expertise élaborera un plan de vérification des bénéficiaires qui sera mis en œuvre le cas échéant.

    De plus, le cadre de gestion du risque des bénéficiaires ainsi que les mesures d'atténuation reliées pourront être ajustés en conséquence.

    Échéance : 30 juin 2014

2.3.4 Reddition de compte et mesure du rendement

Objectif de la vérification : Un cadre de gestion est en place pour s'assurer que le Programme global de subventions et contributions est géré en conformité avec les lois et politiques pertinentes ainsi qu'avec les modalités approuvées du Programme et que celui-ci fait l'objet d'une reddition de compte.

Constatations
Critère 4

Les opérations de l'entité vérifiée font l'objet d'une reddition de compte et les résultats sont mesurés.

Condition

Reddition de compte

Nous avons constaté que toutes les activités du programme font l'objet d'une reddition de compte. En effet, cette reddition s'effectue en deux volets, soit individuellement par chaque SSP de l'AAP qui utilise les S et C et globalement, par le Programme de S et C en tant que programme parapluie.

Individuellement, les gestionnaires des SSP identifient en début d'année les résultats prévus aux plans de travail. Cet exercice s'effectue dans le cadre du cycle de gestion intégré de l'ASC. Chaque gestionnaire de SSP soumet des plans opérationnels détaillés décrivant les activités qui seront effectuées au cours de l'année suivante, les ressources qui y seront affectées, les extrants désirés ainsi que les cibles de rendement visées. Des suivis sont effectués à la mi-année ainsi qu'en fin d'exercice. Les résultats sont ultimement rapportés à l'intérieur du rapport ministériel sur le rendement (RMR) selon la direction générale à laquelle ils se rattachent.

Globalement, les résultats du Programme de S et C sont compilés par le Centre d'expertise des S et C de l'ASC et présentés dans une annexe distincte à l'intérieur du RMR. Cette présentation distincte est une obligation du CT pour tous les programmes de paiements de transfert de plus de 5 millions de dollars. Il est prévu que les résultats regroupés sous le programme global soient également présentés aux plans de travail pour l'année en cours 2013-2014.

Stratégie de mesure du rendement

Une stratégie de mesure du rendement (SMR) est en place depuis 2009 conformément à la directive sur la fonction d'évaluation. Cette stratégie permet de surveiller et de mesurer les résultats du programme de façon systématique, de produire des rapports utiles et pertinents pour la prise de décision et recueillir une information crédible et fiable pour appuyer efficacement l'évaluation du programme. Selon la directive sur la fonction d'évaluation en vigueur depuis le 1er avril 2009 (article 6.1.4); « Il incombe aux gestionnaires de programmes d'élaborer, de mettre en œuvre et de surveiller les stratégies de mesure continuelle du rendement des programmes. » L'implantation de cette stratégie était toutefois incomplète car certains indicateurs représentaient un défi en termes de méthodologie de collecte de données et n'avaient pas été implantés tel que prévus en 2010. Nous avons constaté qu'environ 80% des indicateurs ont été mesurés tel que prévus originalement. En ce sens, beaucoup de travail a été effectué au court de la dernière année afin de mettre à jour la stratégie et revoir les indicateurs problématiques. Une nouvelle version de la stratégie incluant de nouveaux indicateurs est présentement au stade de la consultation. Également, un nouveau système de collecte d'information a été mis en place au cours des derniers mois afin de faciliter la communication avec les bénéficiaires et améliorer la gestion des données. Les outils de mesure du rendement sont maintenant combinés avec les outils de suivi des projets.

De façon globale, bien que la stratégie de mesure du rendement soit en processus d'amélioration, nous considérons que celle-ci est en place et qu'elle permet de mesurer en bonne partie les résultats attendus du programme. Les changements présentement en cours devraient permettre de rehausser le niveau d'efficacité de celle-ci.

Cause

S/O

Effet

S/O

Recommandation

S/O

Responsabilité identifiée
Organisation

S/O

Fonction

S/O

Réaction de la direction

S/O

Plan d'action de la gestion
Détails du plan d'action

S/O