Vérification du processus de divulgation proactive

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Rapport de vérification

Projet # 09/10 01-02

préparé par
la Direction, vérification et évaluation

Août 2010

1.0 Sommaire

1.1 Objectif de la vérification

Le projet de vérification visait à déterminer si le cadre de gestion en place permet à l'Agence spatiale canadienne (ASC) de respecter les exigences gouvernementales liées à la divulgation proactive des renseignements relatifs aux finances et aux ressources humaines.

1.2 Opinion de vérification

À notre avis, le cadre de gestion en place relativement au processus de divulgation proactive est bien contrôlé.

1.3 Énoncé d'assurance

À titre de dirigeante principale de la vérification, je suis d'avis que les procédés de vérification appliqués et les éléments probants recueillis sont suffisants et appropriés pour étayer l'opinion formulée dans le présent rapport. Cette opinion est fondée sur une comparaison des conditions qui existaient et des critères de vérification établis au préalable et acceptés par la direction. L'opinion s'applique uniquement à l'entité examinée.

1.4 Résumé des recommandations

Notre vérification a démontré que l'ASC a mis en place un cadre de gestion permettant à l'organisation de respecter les exigences gouvernementales liées à la divulgation proactive. Un processus est en place pour chaque item de divulgation et l'ASC s'est conformée aux directives du Secrétariat du conseil du trésor (SCT) en la matière.

Nous avons constaté que des instructions et procédures détaillées ont été développées afin de guider les employés lors du processus de divulgation. Aussi, l'identification des transactions à publier effectuée à l'aide des systèmes financiers et des ressources humaines donne une assurance supplémentaire quand à la justesse de l'information divulguée. De plus, la saisie de données effectuée à l'aide d'un logiciel développé à l'interne spécifiquement pour cette tâche facilite et assure l'uniformité du processus.

Par ailleurs, suite à notre examen, nous recommandons quelques actions qui permettront d'améliorer le cadre de gestion en place :

  1. Mettre à jour la documentation disponible concernant les rôles et les responsabilités pour la divulgation des subventions et des contributions;
  2. Documenter les tâches effectuées pour la divulgation des subventions et des contributions;
  3. Pour chaque item de divulgation, inclure une procédure de vérification des données suite à la publication trimestrielle;
  4. Revoir les procédures de divulgation relative aux contrats afin de s'assurer que tous les contrats de plus de 10 000 $ sont publiés.

Signature de la Dirigeante principale de la vérification

Membre de l'équipe de vérification

  • Dany Fortin

2.0 Rapport de vérification

2.1 Contexte

Le gouvernement du Canada a mis en oeuvre une série de mesures visant à renforcer la gestion du secteur public en augmentant la transparence et la surveillance des ressources publiques au sein du gouvernement fédéral.

Une de ces mesures porte sur la divulgation proactive par les ministères et organismes des renseignements relatifs aux finances et aux ressources humaines. En rendant ces renseignements rapidement et facilement accessibles sur les sites Web ministériels, la population canadienne et le Parlement sont en mesure de s'assurer que les représentants du gouvernement et du secteur public sont tenus responsables de leurs actions.

À cette fin, le gouvernement a décrété qu'il est obligatoire de diffuser sur les sites Web des ministères et organismes :

  • l'information concernant les dépenses de déplacements et les frais de représentation pour les responsables gouvernementaux sélectionnés,
  • les contrats d'une valeur de plus de 10 000 $ passés par le gouvernement du Canada, sauf dans le cas d'exceptions très rares comme lorsque la sécurité nationale est en jeu,
  • la reclassification des postes, ainsi que
  • l'octroi de subventions et de contributions supérieures à 25 000 $.

Ces mesures ont été introduites entre 2003 et 2005.

Ce projet de vérification s'inscrit dans le cadre du plan annuel de vérification de 2009-2010 qui a été approuvé par le Comité de vérification en se basant sur l'évaluation des risques à l'ASC. Ce projet s'est déroulé au cours du quatrième trimestre de l'exercice 2009-2010.

2.2 Objectif, portée et approche de la vérification

Le projet de vérification visait à déterminer si le cadre de gestion en place permet à l'ASC de respecter les exigences gouvernementales liées à la divulgation proactive des renseignements relatifs aux finances et aux ressources humaines.

Le projet portait spécifiquement sur le processus de divulgation proactive de l'ASC. Les transactions assujetties à la divulgation proactive réalisées entre le 1er avril et le 31 décembre 2009 étaient incluses dans l'étendue du projet. La vérification a comporté divers procédés de vérification dont des entrevues avec le personnel, des examens et des analyses de documents.

Les critères de vérification ont été établis en fonction des bonnes pratiques de gestion, des lignes directrices et des documents d'orientation suivants émis par le SCT :

  • Lignes directrices sur la divulgation proactive des marchés.
  • Document d'orientation : Divulgation proactive des frais de voyage et d'accueil.
  • Document d'orientation : Divulgation proactive des subventions et des contributions supérieures à 25 000 $.
  • Document d'orientation : Divulgation des reclassifications de postes.

2.3 Constatations, recommandations et réactions de la direction

2.3.1 Un cadre de gestion entourant la divulgation proactive est en place

Afin d'assurer une conformité aux exigences du SCT liées à la divulgation proactive, l'ASC doit intégrer à son environnement un cadre de gestion permettant de guider le personnel. À cette fin, nous nous attendions à retrouver les éléments suivants :

  1. des rôles et responsabilités précisés;
  2. des instructions, procédures et pratiques;
  3. des délais et échéanciers;
  4. des contrôles internes permettant de s'assurer que l'information présentée est exacte et complète.

Processus de divulgation proactive

La divulgation proactive des renseignements relatifs aux finances et aux ressources humaines au sein de l'ASC se divise en quatre processus distincts. Ces processus sont sous la responsabilité de quatre unités de travail différentes, soit;

  1. Le groupe de la comptabilité, reddition des comptes et politiques est responsable, avec le bureau du président, du processus de divulgation des frais de voyage et d'accueil;
  2. La divulgation des contrats est la responsabilité du groupe de l'approvisionnement et l'administration des marchés;
  3. Le groupe de la classification est responsable d'entrer les données concernant la reclassification;
  4. La divulgation des subventions et des contributions s'effectue au sein de plusieurs secteurs, chacun étant responsable de divulguer ses ententes respectives.

La coordonatrice de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels revoit certaines informations afin d'assurer la conformité aux politiques. Le groupe des communications assure la qualité grammaticale des publications. Finalement, un logiciel a été développé à l'interne par le groupe de développement des systèmes afin de supporter le processus.

Voici un aperçu du processus de divulgation proactive effectué par les unités de travail.

  1. Identification des données à publier
  2. Validation des données à publier
  3. Entrée des données dans le logiciel de divulgation
  4. Transfert sur le site Web de l'ASC

Rôles et responsabilités

Objectif de la vérification : Un cadre de gestion entourant la divulgation proactive est en place

Constatations Critère Les rôles et les responsabilités sont clairement précisés :
Condition
  • Les gestionnaires en charge des unités de travail concernées par la divulgation proactive sont responsables du processus. Les employés sous leur direction ont la responsabilité d'effectuer les tâches requises en lien avec le processus de divulgation en place. L'équipe de vérification a rencontré ces employés et revu la documentation disponible concernant la divulgation proactive. Nous avons constaté que les rôles et les responsabilités ont été bien décrits lors de l'implantation du processus. Les employés sont bien informés de leur rôle respectif.
  • Il a été mentionné par quelques individus rencontrés au cours de la vérification qu'il y avait absence d'une personne responsable de l'ensemble de la divulgation proactive. Par le passé, une personne avait été identifiée afin de coordonner et de superviser l'implantation du processus. Elle n'a pas été remplacée suite à son départ de l'ASC. Cette situation serait maintenant problématique surtout lorsqu'une question est soulevée ou pour la prise en charge d'une initiative. Toutefois, comme le processus de divulgation est aujourd'hui bien implanté et efficace, nous considérons que la structure de responsabilité partagée entre les gestionnaires, tel que nous l'observons aujourd'hui, est appropriée afin de rencontrer les objectifs de divulgation proactive. Cette situation implique que chaque unité de travail est spécialiste dans son domaine d'activité et répond aux questions soulevées.
  • Le processus de divulgation des subventions et des contributions est particulier car il requiert la participation de plusieurs secteurs. Nous avons noté que la documentation disponible concernant les différentes personnes responsables n'était pas à jour. Il a été difficile pour l'équipe de vérification d'identifier les personnes impliquées dans ce processus de divulgation.
Cause Absence d'une personne responsable de coordonner, superviser et mettre à jour la documentation concernant le processus de divulgation des subventions et des contributions.
Effet Il est difficile d'identifier les personnes responsables de la divulgation des subventions et des contributions.
Recommandation
  1. Mettre à jour la documentation disponible concernant les rôles et les responsabilités pour la divulgation des subventions et des contributions.
Responsabilité identifiée Organisation Centre d'expertise des subventions et contributions
Fonction Chef, Centre d'expertise des subventions et contributions
Réaction de la direction Le Centre d'expertise des subventions et contributions est d'accord avec la recommandation.
Plan d'action de la gestion Détails du plan d'action
La documentation concernant les rôles et les responsabilités pour la divulgation des subventions et des contributions sera mise à jour.

Échéancier : Mars 2011

Instructions, procédures et pratiques

Objectif de la vérification : Un cadre de gestion entourant la divulgation proactive est en place

Constatations Critère Des instructions, procédures et pratiques sont établies.
Condition
  • Nous avons constaté que des instructions, procédures et pratiques très détaillées ont été développées par la plupart des unités de travail concernant la divulgation proactive. Une grande partie des opérations est effectuée de façon informatisée. Le groupe de développement des systèmes a été impliqué afin de mettre au point un logiciel permettant d'assembler trimestriellement les données à publier. La tâche des personnes impliquées dans le processus consiste principalement à extraire les données des systèmes financiers et des ressources humaines, identifier les données à publier et en effectuer l'entrée dans le logiciel de divulgation proactive.
  • Nous avons constaté que la documentation concernant les instructions et les procédures à suivre pour la divulgation des subventions et des contributions aurait avantage à être améliorée. Des procédures existent et elles sont connues des gens qui effectuent le travail, mais elles ne sont toutefois pas documentées.
Cause La documentation relative aux instructions et aux tâches précises à effectuer pour la divulgation des subventions et des contributions n'a pas été rédigée.
Effet Le transfert de connaissances relatives aux tâches à effectuer afin de compléter le processus de divulgation proactive des subventions et des contributions risque de ne pas se faire adéquatement lorsqu'un employé quitte l'ASC ou lorsque l'assignation des responsabilités change.
Recommandation
  1. Documenter les tâches effectuées pour la divulgation des subventions et des contributions et s'assurer de l'uniformité du processus entre les différents secteurs de l'ASC.
Responsabilité identifiée Organisation Centre d'expertise des subventions et contribution
Fonction Chef, Centre d'expertise des subventions et contributions.
Réaction de la direction Le Centre d'expertise des subventions et contributions est d'accord avec la recommandation.
Plan d'action de la gestion Détails du plan d'action
Des procédures détaillées seront développées afin de documenter les tâches effectuées pour la divulgation des subventions et des contributions afin d'uniformiser le processus pour tous les secteurs de l'ASC.

Échéancier : Mars 2011

Délais et échéanciers

Objectif de la vérification : Un cadre de gestion entourant la divulgation proactive est en place.

Constatations Critère Des délais et des échéanciers sont déterminés.
Condition Nous avons constaté que des délais et des échéanciers ont été établis à l'interne afin de publier l'information au moment opportun. Ces échéanciers sont trimestriels. Le délai de publication est de 30 jours après la fin de chaque trimestre pour ce qui est des marchés, des dépenses de voyages et d'accueil et des reclassifications et de 60 jours pour les subventions et contributions.
Cause S/O
Effet S/O
Recommandation S/O
Responsabilité identifiée Organisation S/O
Fonction S/O
Réaction de la direction S/O
Plan d'action de la gestion Détails du plan d'action

S/O

Échéancier :

Contrôles internes

Objectif de la vérification : Un cadre de gestion entourant la divulgation proactive est en place.

Constatations Critère Des contrôles internes sont en place afin de s'assurer que l'information présentée est exacte et complète.
Condition L'ASC a mis en place des contrôles permettant de se conformer aux lignes directrices du SCT.

Nous avons identifié les contrôles suivants :

  • Uniformisation de la saisie de données à l'aide d'un logiciel développé à l'interne;
  • Identification des transactions à publier à l'aide des systèmes financiers et des ressources humaines;
  • Système de rappel automatique concernant les échéanciers et les étapes à compléter;
  • Révision du contenu relativement à la protection des renseignements personnels et de l'information protégée;
  • Processus d'approbation pour la publication des subventions et des contributions;
  • Révision de la qualité grammaticale avant la publication des subventions et des contributions;
  • Séparation des tâches pour la divulgation des dépenses de voyages et d'accueil

Nous avons toutefois constaté une situation où une erreur dans le transfert des données a empêché la publication complète de l'information. Le site Web de l'ASC affichait un message d'erreur lorsque l'on consultait certaines informations en ligne. L'anomalie a été observée par l'équipe de vérification quelques semaines après la date de publication. Cette situation démontre l'absence de contrôle périodique visant à détecter les anomalies une fois la publication trimestrielle terminée.

Cause Les procédures n'incluent pas une revue systématique du site Web afin d'assurer que les exigences sont respectées après chaque publication trimestrielle et qu'aucun problème n'a été décelé.
Effet Il est possible que des problèmes ne soient pas décelés dans les délais et que cela occasionne des retards dans la publication de l'information.
Recommandation
  1. Les processus respectifs pour chaque item de divulgation devraient inclure une procédure de vérification des données après la publication trimestrielle.
Responsabilité identifiée Organisation
  • Centre d'expertise des subventions et contributions
  • Finances, Comptabilité, reddition des comptes et politiques
  • Ressources humaines, Classification
  • Finances, Approvisionnement et administration des marchés
Fonction
  • Chef, Centre d'expertise des subventions et contributions
  • Gestionnaire, Comptabilité, reddition des comptes et politiques
  • Gestionnaire, Classification, organisation et équité en emploi
  • Gestionnaire, Approvisionnement et administration des marchés
Réaction de la direction Les unités de travail responsables pour la divulgation sont d'accord avec la recommandation. Pour certains, la validation était parfois effectuée mais pas de façon systématique.
Plan d'action de la gestion Détails du plan d'action

Centre d'expertise des subventions et contributions :

Une procédure sera mise en place afin de vérifier les informations publiées suite à la divulgation.

Échéancier : Mars 2011

Comptabilité, reddition des comptes et politiques :

Notre procédure sera mise-à-jour et la première validation sera effectuée pour la prochaine divulgation requise pour le 1er octobre. La validation sera effectuée le lendemain de la publication.

Échéancier : Octobre 2010

Classification, organisation et équité en emploi :

Une procédure sera mise en place afin qu'une semaine après que les divulgations relatives aux reclassifications aient été publiées sur le site Web de l'Agence, une vérification des données sera effectuée par l'Adjointe au Gestionnaire, Classification, Organisation et équité en emploi. Cette démarche sera ajoutée à la procédure déjà en place concernant les divulgations en matière de reclassifications.

Échéancier : Immédiat

Approvisionnement et administration des marchés :

Une semaine après que les divulgations relatives aux contrats de plus de 10 000 $ aient été publiées sur le site WEB de l'Agence, une vérification des données sera effectuée par l'adjointe des approvisionnements. Cette démarche sera ajoutée à la procédure déjà en place concernant les divulgations contractuelles.

Échéancier : Immédiat

2.3.2 Le processus de divulgation proactive en place permet à l'ASC de respecter les exigences émises par le SCT.

Il est important que l'ASC respecte les exigences gouvernementales de divulgation proactive afin de conserver l'image d'intégrité et de bonne gouvernance qu'elle projette. À cet égard, on s'attend à ce que :

  • l'information soit divulguée au moment requis;
  • le format de présentation soit conforme aux exigences;
  • l'information présentée soit complète.

Nous avons sélectionné un échantillon de transactions pour chaque item de divulgation et nous avons comparé celui-ci avec l'information publiée sur le site Web de l'ASC au cours de l'exercice 2009-2010. Nous avons constaté que le processus mis en place permet à l'ASC de respecter l'ensemble des exigences liées à la divulgation proactive.

Cet examen a démontré que le cadre de gestion en place est efficace.

Divulgation de l'information au moment requis

Objectif de la vérification :
Le processus de divulgation proactive en place permet à l'ASC de respecter les exigences émises par le SCT

Constatations Critère Conformité avec les lignes directrices et documents d'orientation : les dépenses sont divulguées au moment requis.
Condition
  • Les exigences concernant la divulgation proactive incluent un calendrier très précis avec des dates de publication à respecter. L'information doit être affichée sur le site Web de l'ASC 30 jours après la fin de la période visée par la divulgation pour les marchés, les dépenses de voyage et d'accueil et les reclassifications et 60 jours pour les subventions et contributions.
  • Nous avons constaté que les délais et les échéanciers sont respectés pour la publication de l'information liée à la divulgation proactive. Afin d'assurer la conformité, plusieurs rappels automatisés ont été intégrés au processus à l'aide du logiciel de divulgation.
Cause S/O
Effet S/O
Recommandation S/O
Responsabilité identifiée Organisation S/O
Fonction S/O
Réaction de la direction S/O
Plan d'action de la gestion Détails du plan d'action

S/O

Échéancier :

Le format de présentation

L'ASC doit respecter un format de présentation qui est conforme aux exigences liées à la divulgation proactive et ce, pour chaque item de divulgation.

Voici un aperçu du format de présentation exigé :

Frais de voyage et d'accueil

Voyage : But du voyage, date, destination, frais aériens, autres frais de transport, frais d'hébergement, frais de repas et frais accessoires, autres dépenses, montant total.

Accueil : description de l'accueil, date, nombre de personnes, lieu, montant total.

Marchés de plus de 10 000 $

Nom du fournisseur, numéro de référence, date du marché, devis descriptif, durée du marché/date de livraison, valeur du marché, commentaires.

Reclassifications

Composante organisationnelle, numéro de poste, titre du poste, classification antérieure, classification du poste reclassifié, numéro d'emploi, motif de la reclassification.

Subventions et contributions supérieures à 25 000 $

Nom du bénéficiaire, endroit, date, valeur, type, objectif, observation(s) s'il y a lieu

Objectif de la vérification :
Le processus de divulgation proactive en place permet à l'ASC de respecter les exigences émises par le SCT

Constatations Critère Le format de présentation est conforme aux exigences.
Condition Suite à un examen de l'information publiée sur le site Web de l'ASC, nous avons constaté que l'information est publiée selon le format exigé et ce, pour chaque item de divulgation.
Cause S/O
Effet S/O
Recommandation S/O
Responsabilité identifiée Organisation S/O
Fonction S/O
Réaction de la direction S/O
Plan d'action de la gestion Détails du plan d'action

S/O

Échéancier :

L'information présentée est complète

Le SCT définit l'information qui doit être divulguée. À quelques exceptions près, et ce, pour des raisons de sécurité, toute l'information doit être publiée. Afin de déterminer si l'information présentée est complète, nous avons sélectionné un échantillon de transactions devant être publiées parmi les quatre items de divulgation. Nous avons par la suite effectué une analyse comparative avec les renseignements affichés sur le site Web de l'ASC. Toutes les transactions sélectionnées faisaient partie des trois premiers trimestres de 2009-2010. La vérification de la divulgation des contrats a nécessité la revue de transactions supplémentaires dont certaines ont été prélevées au cours du 4e trimestre de 2009-2010. La taille de l'échantillon a été établie selon le jugement du vérificateur et était constituée comme suit :

Échantillon et taux d'erreur constaté
Catégories Nombre total de transactions pour la période vérifiée Nombre de transactions vérifiées Pourcentage d'erreur constaté (%)
Contrats de plus de 10 000 $ 788 628 1.5%
Reclassifications de poste 20 20 0%
Subventions et contributions supérieures à 25 000 $ 23 23 0%
Frais de voyage et d'accueil du président 56 30 0%

Objectif de la vérification :
Le processus de divulgation proactive en place permet à l'ASC de respecter les exigences émises par le SCT

Constatations Critère L'information présentée est complète.
Condition
  • Nous avons constaté que l'information présentée est complète. La presque totalité des transactions vérifiées ont été publiées tel que requis par les lignes directrices du SCT et les documents d'orientation pour la divulgation proactive.
  • Nous avons constaté que quelques transactions concernant les contrats n'avaient pas été publiées. Au total, 10 transactions sur un total de 628 n'avaient pas été publiées. Ce nombre représente environ 1.5% des transactions vérifiées
Cause
  • Occasionnellement, certains contrats sont inscrits au système SAP après que l'entente ait débuté et que le processus de divulgation proactive trimestriel soit complété. Ils ne sont donc pas saisis lorsque le rapport de divulgation est généré.
Effet
  • L'absence de publication d'un contrat pourrait potentiellement inciter des gens à questionner l'exactitude du processus de divulgation proactive de l'ASC.
Recommandation
  1. Revoir le processus de divulgation relatif aux contrats afin de s'assurer que tous les contrats de plus de 10 000 $ sont publiés.
Responsabilité identifiée Organisation
  • Finances, Approvisionnement et administration des marchés.
Fonction
  • Gestionnaire, Approvisionnement et administration des marchés.
Réaction de la direction La direction des Finances, Approvisionnement et administration des marchés est d'accord avec la recommandation.
Plan d'action de la gestion Détails du plan d'action

Le processus de divulgation relatif aux contrats sera revu afin de s'assurer que tous les contrats de plus de 10 000 $ sont publiés.

Spécifiquement :

  • Le rapport sera vérifié par les agents de contrats avant l'affichage officiel.
  • Nous attendrons maintenant 2 semaines avant la date de parution pour générer le rapport SAP. Cela nous donnera la chance d'entrer des contrats de TPSGC que nous recevons généralement quelques jours après la date réelle d'émission.
  • Au début de chaque trimestre, nous revaliderons le trimestre précédent afin de s'assurer qu'aucun contrat qui aurait dû s'y retrouver n'ai été entré dans SAP après la date limite.
  • Lorsque des corrections sont nécessaires, nous afficherons la version révisée du trimestre en prenant soins d'indiquer la révision dans les commentaires.

Échéancier : Immédiat