Vérification du cadre de gestion des valeurs et de l'éthique

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Rapport de vérification

Projet # 08/09-01-03

Préparé par
la Direction, vérification et évaluation

Mars 2010

1.0 Sommaire

1.1 Objectif de la vérification

La vérification a consisté à évaluer dans quelle mesure le président de l'Agence spatiale canadienne (ASC) a intégré des activités de contrôle visant à souligner l'importance des valeurs et de l'éthique dans l'atteinte de ses objectifs organisationnels.

1.2 Opinion de vérification

À notre avis, le cadre de gestion des valeurs et de l'éthique nécessite des améliorations importantes.

1.3 Énoncé d'assurance

À titre de dirigeante principale de la vérification, je suis d'avis que les procédés de vérification appliqués et les éléments probants recueillis sont suffisants et appropriés pour étayer l'opinion formulée dans le présent rapport. Cette opinion est fondée sur une comparaison des conditions qui existaient et des critères de vérification établis au préalable et acceptés par la direction. L'opinion s'applique uniquement à l'entité examinée.

1.4 Résumé des recommandations

Le président est responsable de maintenir la confiance du public et du personnel de l'ASC à l'égard de l'intégrité de la gestion et des activités au sein de l'Agence. Pour assumer adéquatement ses responsabilités, d'une part, il doit faire en sorte que les valeurs et l'éthique demeurent une de ses priorités dans l'atteinte de ses objectifs organisationnels. D'autre part, il doit promouvoir régulièrement son orientation « montrer l'exemple » en matière de valeurs et d'éthique au personnel ainsi qu'aux partenaires.

Notre vérification a démontré que l'ASC a mis en place des activités permettant de promouvoir les valeurs et l'éthique à l'ASC.

Par ailleurs, suite à notre examen, nous recommandons de :

  • élaborer un plan de diffusion en matière de valeurs et d'éthique;
  • nommer formellement et rapidement un agent responsable dès qu'une fonction est inoccupée;
  • s'assurer que le comité d'orientation en matière de valeurs et d'éthique soit fonctionnel afin de poursuivre les activités du programme sur les valeurs et l'éthique;
  • promouvoir davantage les valeurs et l'éthique;
  • évaluer la possibilité d'exiger périodiquement du personnel une attestation concernant l'adhérence au Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique (Code) du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et de tous les gestionnaires un Rapport confidentiel dûment complété;
  • mettre en place un processus formel ayant trait au traitement des Rapports confidentiels; et
  • faire connaître au personnel le processus de divulgation d'actes répréhensibles et s'assurer que les hyperliens présents dans l'Intranet soient à jour.

Signature de la Dirigeante principale de la vérification

Membre de l'équipe de vérification

  • Jimmy Cheung

2.0 Rapport de vérification

2.1 Contexte

La portée des travaux de la fonction de vérification interne consiste à déterminer si les processus de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance, tels que conçus et mis en oeuvre par la direction, sont adéquats et fonctionnent d'une manière à assurer l'atteinte des objectifs organisationnels.

La vérification du cadre de gestion des valeurs et de l'éthique a été identifiée comme une priorité lors de l'établissement du plan de vérification interne pour 2008-2009 à 2010-2011 à la suite d'une évaluation des risques qui pouvaient avoir des répercussions sur l'organisation.

L'environnement de contrôle d'une organisation détermine l'orientation et les mesures prises par la direction qui révèlent l'importance qu'on accorde aux contrôles. Le cadre de gestion des valeurs et de l'éthique constitue un élément critique de cet environnement de contrôle. Le SCT en a reconnu l'importance en définissant dans le cadre de responsabilisation de gestion (CRG) les valeurs et l'éthique comme une des attentes en vue d'une saine gestion des ministères et des organismes.

Le cadre des valeurs et de l'éthique contribue à l'engagement des employés aux normes qu'ils sont tenus de respecter dans l'exercice de leurs fonctions, à prévenir les conflits d'intérêts et à assurer une orientation en matière de comportement.

La présence d'un cadre de valeurs et d'éthique bien conçu et fonctionnel est d'autant plus importante quand on se retrouve, comme c'est le cas à l'ASC, dans un environnement où les pouvoirs financiers et en matière de ressources humaines sont largement délégués et que la livraison des programmes passe en bonne partie par le secteur privé et le milieu universitaire.

L'Agence de la fonction publique du Canada effectue présentement des consultations auprès des organismes du secteur public fédéral et des agents négociateurs afin d'élaborer un nouveau code de conduite du secteur public fédéral. Ce nouveau code s'appliquera à l'échelle du gouvernement fédéral en conformité avec les dispositions de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles et remplacera le code de valeurs et d'éthique actuel de la fonction publique fédérale.

2.2 Objectif, portée et approche de la vérification

La vérification avait pour objectif d'évaluer dans quelle mesure le président de l'ASC a intégré des activités de contrôle visant à souligner l'importance des valeurs et de l'éthique dans l'atteinte de ses objectifs organisationnels.

L'actuel projet de vérification a porté sur les récentes activités de contrôle en matière de valeurs et d'éthique à l'ASC. Cependant, normalement, par manque d'indépendance, nous aurions dû exclure de la portée, les activités du dirigeant principal, Vérification et évaluation en ce qui concerne son rôle et ses responsabilités à titre d'agent supérieur responsable de recevoir les divulgations d'actes répréhensibles. Mais, afin d'assurer une couverture de l'ensemble des activités liées au cadre de gestion des valeurs et de l'éthique, nous avons tout de même examiné le cadre de gestion en place relatif aux activités de divulgation d'actes répréhensibles et fait des recommandations à cet égard.

La vérification a comporté divers procédés de vérification dont des entrevues avec le personnel et l'examen de documents.

Les critères de vérification ont été établis en fonction des bonnes pratiques de gestion, des lois et politiques pertinentes :

  • la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles;
  • le Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique en vigueur depuis le 1er septembre 2003; et
  • les contrôles de gestion de base du guide à l'intention des vérificateurs internes du SCT.

2.3 Constatations, recommandations et réactions de la direction

2.3.1 L'ASC a défini ses valeurs et les a communiquées

L'ASC a la responsabilité d'intégrer à son environnement de contrôle un cadre de valeurs et d'éthique afin de guider le personnel de l'ASC et ses partenaires dans toutes leurs activités. À cette fin, nous nous attendions à retrouver un code de valeurs et d'éthique qui comporte :

  • les valeurs de la fonction publique fédérale dont les valeurs démocratiques, professionnelles, éthiques et axées sur les personnes;
  • des mesures relatives aux conflits d'intérêts;
  • des mesures d'observation concernant l'après-mandat; et
  • des pistes de solution.

Nous nous attendions également à ce que le cadre des valeurs et d'éthique adopté par l'ASC soit communiqué de façon appropriée.

De façon générale, en adoptant le Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique, l'ASC a défini et consigné les valeurs et comportements éthiques auxquels elle souscrit. Par ailleurs, nous voulons porter votre attention sur certaines constatations.

Diffusion d'information

Un plan de diffusion sur les valeurs et l'éthique est nécessaire afin de bien communiquer les attentes de l'ASC au personnel ainsi qu'aux partenaires et d'encourager le respect des valeurs et des comportements éthiques. Pour ce faire, l'ASC doit déployer des efforts importants de diffusion d'information en développant des outils pratiques sur les valeurs et l'éthique. À cet égard, nous nous attendions à retrouver au moins la diffusion des éléments suivants :

  • l'orientation et les attentes de l'ASC;
  • l'information concernant différentes lois et politiques en relation avec les valeurs et l'éthique; et
  • des situations spécifiques aux comportements éthiques et non-éthiques propres aux activités de l'ASC.

À l'ASC, le site Web et l'Intranet constituent des moyens privilégiés et utilisés pour informer le personnel et les partenaires comme les clients, fournisseurs et entrepreneurs.

  • Dans la section de l'Intranet dédiée aux valeurs et à l'éthique à l'intention des employés, nous avons constaté que l'information suivante y apparaissait :
Objectifs du code
Hyperlien vers le code de valeurs et d'éthique de la fonction publique du SCT
Outils
  • Formulaire de rapport confidentiel
  • Vidéo d'apprentissage du SCT
  • Questions et réponses
  • Lexique
Courriels
  • Référence aux bulletins électroniques trimestriel « Fenêtre sur les valeurs et l'éthique » publiés par le Bureau des valeurs et de l'éthique de la fonction publique (BVEFP) du SCT
  • Autres informations concernant le Code
SCT
Référence au menu d'accueil du site Web du Bureau du dirigeant principal des ressources humaines
Dialogue sur les valeurs et l'éthique dans la fonction publique
  • Carte des valeurs
  • Lexique des valeurs de gestion et de l'éthique
Harcèlement en milieu de travail, prévention et le règlement
  • Outil de prévention sur le harcèlement
  • Politique et lignes directrices sur le harcèlement en milieu de travail
  • Autres informations sur la prévention et règlement du harcèlement en milieu de travail

Notre revue a fait ressortir que l'information sur l'Intranet est minimale et redirige principalement vers la page Web d'accueil du Bureau du dirigeant principal des ressources humaines du SCT.

  • Dans le site Web de l'ASC, nous avons constaté qu'il n'y a aucun document en rapport avec les valeurs et l'éthique.

En d'autres mots, l'Intranet et le site Web de l'ASC ne font aucune mention des éléments suivants :

  • l'orientation et les attentes de l'ASC tel une déclaration de valeurs et d'éthique de l'ASC;
  • l'information concernant différentes lois et politiques qui sont reliées aux valeurs et à l'éthique comme le Code criminel du Canada, la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles, la Loi sur les conflits d'intérêts et la Directive sur les pertes de fonds et de biens; et
  • des situations spécifiques aux comportements éthiques et non-éthiques propres aux activités de l'ASC.

Bien que de l'information sur les valeurs et l'éthique de la fonction publique fédérale est accessible par la page d'accueil du site Web du SCT, le manque de diffusion de l'information peut avoir comme conséquence que les employés ne connaissent pas les attentes de l'ASC en la matière.

Afin de bien s'acquitter de ses responsabilités en matière de diffusion de l'information quant aux valeurs et à l'éthique, l'ASC devrait déployer davantage d'effort à cet égard.

Recommandation

  1. Le champion devrait élaborer un plan de diffusion en matière de valeurs et d'éthique qui inclut au moins les éléments suivants :
    1. l'orientation et les attentes de l'ASC;
    2. de l'information concernant différentes lois et politiques; et
    3. des situations spécifiques aux comportements éthiques et non-éthiques propres aux activités de l'ASC.

Réaction de la Direction

Le champion est d'accord avec cette recommandation.

2.3.2 Le président de l'ASC démontre par les gestes qu'il pose qu'il n'acceptera aucune entorse aux valeurs et à l'éthique de l'ASC

Il est primordial que le président de l'ASC accorde une grande importance aux valeurs et à l'éthique pour assurer la confiance du public et du personnel. À cet égard, l'ASC devrait avoir mis en place notamment :

  • une structure de gouvernance quant aux valeurs et à l'éthique;
  • un programme sur les valeurs et l'éthique;
  • des activités de rappels périodiques; et
  • un processus de divulgation d'actes répréhensibles.

De façon générale, le président de l'ASC a posé des gestes pour renforcer les valeurs et l'éthique à l'ASC. Nous voulons toutefois porter votre attention sur certaines constatations.

Structure de gouvernance

La structure de gouvernance de l'ASC en matière de valeurs et d'éthique consiste entre autres, à définir les rôles et responsabilités des agents responsables afin d'encourager le respect des lois, politiques et procédures et normes de comportement éthique à l'ASC.

Voici un aperçu de la structure de gouvernance :

Notre revue a révélé que l'ASC avait confié ces fonctions d'agent responsable à des cadres supérieurs. Cependant, au moment de la vérification, quatre des cinq fonctions étaient vacantes suite aux départs de cadres supérieurs.

En ce qui a trait à la fonction de champion, celle-ci a été assignée au directeur général, Sciences spatiales en octobre 2009, soit, au cours de la présente vérification. Cependant, cette assignation a été annoncée officiellement au personnel le 7 décembre 2009.

Quant aux fonctions de coordonnateur ministériel responsable de la prévention et le règlement du harcèlement en milieu de travail et d'agent ministériel responsable des mesures sur les conflits d'intérêts et sur les mesures d'observation d'après-mandat, celles-ci ont été assignées à la nouvelle gestionnaire, relations de travail et rémunération depuis novembre 2009. Aucune annonce officielle n'a toutefois été faite quant à l'assignation de ces fonctions à cette dernière.

Il est à noter que le SCT maintient des réseaux de soutien en matière de valeurs et d'éthique. Ces réseaux sont en fait des bases de données qui contiennent les coordonnées de tous les agents responsables de valeurs et d'éthique à l'échelle du gouvernement fédéral. Au moment de la vérification, les coordonnées des agents responsables de l'ASC indiquées sur le site Web du SCT n'étaient pas à jour. Toutefois, en octobre 2009, une mise à jour des coordonnées a été faite sur le site Web du SCT.

Recommandation

  1. Le Président devrait nommer formellement et rapidement un agent responsable dès qu'une fonction est inoccupée.

Réaction de la Direction

Le Président est d'accord avec cette recommandation.

Programme sur les valeurs et l'éthique

Le but d'un programme sur les valeurs et l'éthique est de renforcer les liens entre les agents responsables, les dirigeants, les gestionnaires, les employés et les partenaires. Il aide les responsables à adopter des pratiques qui sont adaptées aux activités propres de l'ASC. De plus, il vise à sensibiliser le personnel et les partenaires à l'importance des valeurs et de l'éthique.

L'ASC a approuvé un programme sur les valeurs et l'éthique en octobre 2005. En décembre 2007, le champion en matière de valeurs et d'éthique a présenté au Comité exécutif (CE) une mise à jour du programme. Cette présentation visait à faire état des activités réalisées depuis octobre 2005 ainsi que des activités à venir.

Le tableau suivant donne un aperçu de la mise en oeuvre du programme ainsi que des activités planifiées :

Activités Constatations
Activités réalisées :
  • Création du comité d'orientation en matière de valeurs et d'éthique (VE) responsable de la planification, de la réalisation et du suivi des activités.
  • Session d'information présentée aux gestionnaires.
  • Rencontre avec les secteurs de la gestion.
En 2005-2006 / 2006-2007 :
  • Le comité d'orientation est composé d'un maximum de 15 membres et se réunit deux fois par année :
    • champion des VE;
    • cadre supérieur responsable des VE;
    • agent supérieur en matière de divulgation d'actes répréhensibles;
    • dirigeant principal des ressources humaines; et
    • un représentant par secteur.
  • La majorité des gestionnaires ont participé à un ou deux ateliers sur les valeurs et l'éthique.
  • Un représentant du comité d'orientation en matière de VE a rencontré les comités de gestion des secteurs à ce sujet.
Activités prévues :
  • Rencontres intersectorielles au niveau des gestionnaires (relations interpersonnelles et relations avec l'industrie).
  • Formation et activités au niveau des employés.
  • Création d'un conseil sur les valeurs et l'éthique.
  • Création d'un répertoire de leçons apprises.

Les responsabilités des intervenants et les dates cibles n'ont pas encore été définies.

Nous avons constaté que les activités prévues n'avaient pas encore été réalisée et que le comité d'orientation en matière de valeurs et d'éthique n'était plus fonctionnel suite aux nombreux départs d'agents responsables.

Malgré les priorités identifiées lors de l'évaluation du profil des risques corporatifs de 2005-2006 et de 2008-2009 lesquelles ont reconnu l'importance de promouvoir les valeurs et l'éthique, plusieurs activités demeurent à être réalisées afin de compléter la mise en oeuvre des activités prévues du programme.

Recommandation

  1. Le champion devrait s'assurer que le comité d'orientation en matière de valeurs et d'éthique soit fonctionnel afin de poursuivre les activités du programme sur les valeurs et l'éthique.

Réaction de la Direction

Le champion est d'accord avec cette recommandation.

Activités de rappels périodiques

Les activités de rappel périodiques sur les valeurs et l'éthique servent à renforcer les comportements éthiques du personnel et des partenaires.

En d'autres mots, ces activités visent à rappeler que les pratiques de gestion doivent être en accord avec les valeurs et l'éthique de l'ASC que se soit, par exemple, lors de la sélection d'un entrepreneur ou encore lors de la sélection d'un candidat dans le cadre d'un processus de dotation.

À cet égard, nous nous attendions à ce que :

  • des communications périodiques soient adressées au personnel ainsi qu'aux partenaires;
  • le personnel reconnaisse périodiquement son adhérence au Code; et que
  • les gestionnaires complètent périodiquement un Rapport confidentiel.

Notre revue a fait ressortir les activités suivantes :

Communications au personnel

Il y a peu de preuves documentaires supportant les communications périodiques au personnel. Selon le président de l'ASC, des thèmes touchant les valeurs et l'éthique sont abordés à toutes les réunions de tout le personnel, de même que lors des réunions du comité des directeurs. Par ailleurs, ces discussions ne sont pas systématiquement documentées.

Quant à la section de l'Intranet de l'ASC dédiée aux valeurs et à l'éthique, celle-ci ne fait état d'aucune communication pour l'année 2008-2009; et de seulement cinq courriels au personnel depuis l'adoption du Code en septembre 2003 :

Date du courriel Nature de la communication
Janvier 2004
Octobre 2006
Ces deux premiers courriels consistaient à introduire et à sensibiliser le personnel à l'importance du Code.
Février 2007
Avril 2007
Novembre 2007
Ces trois derniers courriels consistaient à présenter au personnel, la parution des éditions des bulletins électroniques trimestriels « Fenêtre sur les valeurs et l'éthique » publiés par le Bureau des valeurs et de l'éthique de la fonction publique (BVEFP) du SCT.

Par ailleurs, nous avons retracé un courriel daté du 26 septembre 2007 qui demandait au personnel de revoir leurs obligations en rapport avec les termes du Code au moins une fois l'an. De plus, au moment de la vérification, un courriel daté du 7 décembre 2009 concernant les valeurs et l'éthique a été envoyé à tous les employés. Celui-ci traitait principalement de la nomination du champion en matière de valeurs et de l'éthique et du sondage 2008 auprès des fonctionnaires fédéraux sur diverses questions en matière de valeurs et de l'éthique.

Communications aux partenaires

Nous n'avons trouvé aucune information à l'effet que l'ASC a communiqué formellement à l'intention de ses partenaires le cadre de valeurs et d'éthique qu'elle a adopté et ses attentes en ce qui concerne son respect.

Dialogue des cadres supérieurs

Selon les procès-verbaux du CE entre janvier 2007 et décembre 2009, il y a eu six dialogues ayant trait aux valeurs et à l'éthique. Ces dialogues ont tous eu lieu avant le départ des agents responsables en novembre 2008.

Déclaration périodique

Il n'existe aucune directive formelle exigeant des membres du CE, des gestionnaires et des employés à l'effet qu'ils doivent faire une déclaration périodique quant au respect du Code.

Rapport confidentiel

Dans chaque lettre d'offre transmise à un nouvel employé, on attire l'attention du candidat sur le fait que les fonctionnaires doivent observer le Code. La lettre d'offre est accompagnée d'un exemplaire du Code et d'un formulaire Rapport confidentiel. En acceptant l'offre, le nouvel employé atteste qu'il a reçu une copie du Code et accepte de s'y conformer. La lettre d'offre signale également au futur employé qu'il doit compléter le formulaire Rapport confidentiel, s'il est en situation de conflit d'intérêt réel, perçu ou éventuel.

Notre revue a fait ressortir les constatations suivantes :

Rapport confidentiel Constatations
L'employé peut obtenir le formulaire Rapport confidentiel :
  • de son conseiller en ressources humaines;
  • du site Intranet de l'ASC; ou
  • du site Web du SCT.
Au moment de la vérification, le formulaire Rapport confidentiel mis à la disposition du personnel de l'ASC sur l'Intranet n'était pas à jour, il datait de 1987. Au moment du dépôt du présent rapport de vérification, un exemplaire à jour est maintenant disponible sur l'Intranet.
L'employé peut envoyer le Rapport confidentiel rempli à :
  • son conseiller en ressources humaines; ou
  • directement au Gestionnaire, relations de travail et rémunération, à titre d'exemple, certain glisse leur Rapport confidentiel complété sous sa porte.
La dernière demande auprès des employés à l'effet qu'ils devraient compléter un Rapport confidentiel au besoin a été faite le 26 septembre 2007.
Le Gestionnaire, relations de travail et rémunération analyse le Rapport confidentiel complété.
  • Les Rapports confidentiels complétés sont conservés dans un classeur de son bureau.
Il n'y a pas de procédure ou directive formelle quant au traitement des rapports soumis.

Programme de reconnaissance

Depuis 2007, l'ASC a un Programme de reconnaissance visant à souligner les comportements exemplaires ou les rendements exceptionnels de ses employés. Un des prix d'excellence consiste à souligner l'importance des réalisations exceptionnelles en matière de valeurs et d'éthique. Cette activité a lieu annuellement dans le cadre de la Semaine nationale de la fonction publique.

Trousse d'information pour les nouveaux employés

Lors de la séance d'accueil des nouveaux employés, on leur remet une trousse d'information intitulée « Bienvenue à bord » laquelle aborde plusieurs sujets dont les valeurs et l'éthique. On décrit entre autres :

  • les quatre catégories de valeurs (démocratiques, professionnelles, éthiques et liées aux personnes); et
  • l'importance du respect du Code (une condition d'emploi).

Conclusion

Nous avons constaté que les activités de rappels périodiques visant à souligner l'importance des valeurs et de l'éthique à l'ASC nécessitent des améliorations puisque peu de communications ont été effectuées auprès du personnel et aucune communication n'a été faite auprès des partenaires.

Davantage de rappel auprès des employés et des partenaires permettrait de renforcer leur comportement en accord avec les valeurs et l'éthique de l'ASC.

Recommandation

  1. Le champion devrait promouvoir davantage les valeurs et l'éthique notamment :
    1. en traitant du sujet plus régulièrement avec le personnel de l'ASC par divers moyens (i.e. courriels, brochures, kiosques, etc.);
    2. en s'assurant que les partenaires de l'ASC sont au courant du cadre des valeurs et d'éthique qu'elle a adopté et des attentes à son égard; et
    3. en veillant à ce que les notions de valeurs et d'éthique soient abordées plus souvent par les cadres supérieurs lors de rencontres.

Réaction de la Direction

Le champion est d'accord avec cette recommandation.

Recommandations

  1. Le champion devrait évaluer la possibilité :
    1. d'exiger du personnel qu'il atteste périodiquement son adhérence au Code; et
    2. d'exiger de tous les gestionnaires qu'ils produisent périodiquement un Rapport confidentiel.

Réaction de la Direction

Le champion est d'accord avec cette recommandation.

Recommandation

  1. La direction des ressources humaines devrait mettre en place un processus formel ayant trait au traitement des Rapports confidentiels.

Réaction de la Direction

La direction des ressources humaines est entièrement d'accord avec la nécessité de mettre en place un processus formel pour le traitement des Rapports confidentiels.

Divulgation d'actes répréhensibles

En vertu de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles (LPFDAR), tout employé de l'ASC peut divulguer des renseignements sur des actes répréhensibles présumés à l'attention de son supérieur immédiat, de son Agent supérieur ou du Commissaire à l'intégrité du secteur public. En outre, la LPFDAR protège contre les représailles les employés de l'ASC qui ont fait une divulgation de bonne foi et qui ont collaboré à une enquête menée suivant la LPFDAR. Elle vise également à aider les employés à prendre des décisions éthiques dans le milieu de travail.

La LPFDAR définit les actes répréhensibles comme suit :

  • la contravention d'une loi fédérale, provinciale ou territoriale ou d'un règlement pris sous leur régime;
  • l'usage abusif des fonds ou des biens publics;
  • les cas graves de mauvaise gestion dans le secteur public;
  • le fait de causer – par action ou omission – un risque grave et précis pour la vie, la santé ou la sécurité humaine ou pour l'environnement;
  • la contravention grave à un code de conduite établi en vertu de la LPFDAR; et
  • le fait de sciemment ordonner ou conseiller à une personne de commettre un acte répréhensible.

Processus de divulgation d'actes répréhensibles

Il est primordial d'avoir un processus en place permettant aux employés de signaler tous actes répréhensibles reliés aux valeurs et à l'éthique. Ce processus aidera à instaurer une culture où les employés se sentiront à l'aise de soulever des questions sur des enjeux liés à l'éthique et à l'intégrité; et les employés à mieux comprendre les étapes lors d'une divulgation. Un des bons moyens pour communiquer ce processus au personnel, c'est de le diffuser dans la section de l'Intranet de l'ASC dédiée aux valeurs et à l'éthique.

L'ASC a confié cette responsabilité à l'agent supérieur en matière de divulgation d'actes répréhensibles afin de recevoir les divulgations selon la LPFDAR. À cet égard, l'agent supérieur en matière de divulgation d'actes répréhensibles a adopté le processus de divulgation d'actes répréhensibles du SCT tel qu'illustré ci-dessous :

Nous avons noté que ce processus n'était pas communiqué au personnel. Il serait important de diffuser ces renseignements auprès des employés afin de rendre ce processus davantage accessible.

La section de l'Intranet de l'ASC dédiée aux valeurs et à l'éthique comporte une rubrique concernant la divulgation interne des actes fautifs. Nous avons constaté que tous les hyperliens pointent vers des pages Web du SCT. Certains liens n'étaient plus à jour dont l'un d'eux réfère à une politique (la Politique sur la divulgation d'information concernant les actes fautifs au travail) qui a été remplacée en novembre 2005 par la LPFDAR.

Recommandation

  1. L'agent supérieur en matière de divulgation d'actes répréhensibles devrait faire connaître au personnel le processus de divulgation d'actes répréhensibles et s'assurer que les hyperliens présents dans l'Intranet soient à jour.

Réaction de la Direction

L'agent supérieur en matière de divulgation d'actes répréhensibles est d'accord avec cette recommandation.

Cas d'actes répréhensibles

Il est important de déclencher rapidement une enquête dès la réception d'une divulgation d'actes répréhensibles et de la consigner dans un document. Ceci permettra d'intervenir rapidement en cas d'infraction et de prendre les mesures correctives nécessaires.

Notre revue a révélé que :

  • en 2007-2008, il y a eu 29 demandes de consultations dont trois cas reçus en vertu de la LPFDAR mais seul un cas de divulgation était justifié pour enquête. Selon l'information reçue, l'enquête a été déclenchée cinq jours après réception du cas. Cette enquête n'a pas démontré qu'il y avait eu un acte répréhensible selon la LPFDAR. Donc, il n'y avait aucune mesure corrective à prendre; et
  • en 2008-2009, il y a eu trois demandes de consultation et aucun cas d'enquête relatif à la LPFDAR.

L'agent supérieur en matière de divulgation d'actes répréhensibles a consigné l'information de la divulgation d'actes répréhensibles dans un document et mené l'enquête rapidement.

Réf. Recommandations Responsabilité identifiée Détails du plan d'action
Organisation Fonction
2.3.1 L'ASC a défini ses valeurs et les a communiquées
  1. Le champion devrait élaborer un plan de diffusion en matière de valeurs et d'éthique qui inclue au moins les éléments suivants :
    1. l'orientation et les attentes de l'ASC;
    2. de l'information concernant différentes lois et politiques; et
    3. des situations spécifiques aux comportements éthiques et non-éthiques propres aux activités de l'ASC.
Sciences et technologies spatiales Directeur général (champion)
  1. Le champion, avec l'aide de l'équipe des Ressources humaines (RH), va développer un plan de diffusion en matière de valeurs et d'éthique qui inclue l'orientation et attentes de l'ASC en matière des valeurs et de l'éthique à l'ASC. Une rencontre sera prévue d'ici septembre 2010. Suite à cette réunion, le développement de ce plan débutera et sera finalisé d'ici le 31 décembre 2010.

    Échéancier : 31 déc. 2010
  2. Le champion, avec l'aide de l'équipe des RH, va élaborer et diffuser l'information relative aux valeurs et à l'éthique sur le site Web et Intranet de l'ASC afin de permettre aux employés, partenaires, clients et fournisseurs de connaitre les informations concernant les différentes lois et politiques en la matière.

    Échéancier : 31 déc. 2010
  3. Une section FAQ (Frequently Asked Questions) sera disponible dans l'Intranet et servira à présenter des exemples de situations de comportements et la façon de réagir face à ces situations.

    Échéancier : 31 déc. 2010
2.3.2 Le président de l'ASC démontre par les gestes qu'il pose qu'il n'acceptera aucune entorse aux valeurs et à l'éthique de l'ASC
  1. Le président devrait nommer formellement et rapidement un agent responsable dès qu'une fonction est inoccupée.
Bureau du président Président Lorsqu'une fonction est inoccupée, le président va aussitôt prendre une décision concernant la nomination d'un agent responsable. Il va l'annoncer rapidement et formellement au comité exécutif et/ou à tous les employés via courriel.

Le président va nommer un agent dans la fonction du Cadre supérieur responsable des valeurs et de l'éthique d'ici mai 2010.

Échéancier : 31 mai, 2010
  1. Le champion devrait s'assurer que le comité d'orientation en matière de valeurs et d'éthique soit fonctionnel afin de poursuivre les activités du programme sur les valeurs et l'éthique.
Sciences et technologies spatiales Directeur général (champion) Le champion va s'assurer que le comité d'orientation en matière de valeurs et d'éthique ait une première rencontre d'ici septembre 2010 afin que les activités du programme sur les valeurs et l'éthique puissent redémarrer.

Échéancier : 30 sept. 2010
  1. Le champion devrait promouvoir davantage les valeurs et l'éthique notamment :
    1. en traitant du sujet plus régulièrement avec le personnel de l'ASC par divers moyens (i.e. courriels, brochures, kiosques, etc.);
    2. en s'assurant que les partenaires de l'ASC sont au courant du cadre des valeurs et d'éthique qu'elle a adopté et des attentes à son égard; et
    3. en veillant à ce que les notions de valeurs et d'éthique soient abordées plus souvent par les cadres supérieurs dans leurs rencontres.
Sciences et technologies spatiales Directeur général (champion)
  1. Le champion va promouvoir les valeurs et l'éthique plus régulièrement avec le personnel de l'ASC par divers moyens :
    • Courriels : Le champion va envoyer un message à tous les employés au sujet des valeurs et de l'éthique. Ce message vise :
      1. à encourager les employés à communiquer avec le cadre supérieur responsable des valeurs et de l'éthique sur toutes les questions relatives aux valeurs et à l'éthique de la fonction publique, et
      2. invite les employés à lire ou relire le Code sur les valeurs et l'éthique de la fonction publique..
    • Présentation : Le champion, avec l'aide de l'équipe des RH, va produire une présentation PowerPoint bilingues qui sera fournis à tous les secteurs ou directions soulignant les questions relatives aux valeurs et à l'éthique de la fonction publique.
    Échéancier : 31 oct. 2010 et de façon continue
  2. Le champion va promouvoir et s'assurer que les partenaires de l'ASC sont au courant du cadre des valeurs et de l'éthique de l'ASC par divers moyens :
    • Diffusion sur le site Web de la présentation ci-dessus mentionnée afin de permettre aux partenaires, clients et fournisseurs de connaitre les informations en matière des valeurs et de l'éthique à l'ASC.
    • Lors des forums et ateliers tenus à l'ASC, le champion va encourager l'hôte à diffuser l'information sur les valeurs et l'éthique aux participants et partenaires de l'ASC tels que les représentants des universités, compagnies et organisations.
    Échéancier : 31 oct. 2010 et de façon continue
  3. Le champion va s'assurer que la diffusion de l'information se fera via les réunions de tout le personnel convoquées par le Président. Il encouragera les autres membres du comité exécutif et les directeurs des secteurs à discuter des valeurs et de l'éthique lors de leur réunion de gestion et d'employés.
  1. Le champion devrait évaluer la possibilité :
    1. d'exiger du personnel qu'il atteste périodiquement son adhérence au Code; et
    2. d'exiger de tous les gestionnaires qu'ils produisent périodiquement un Rapport confidentiel.
Sciences et technologies spatiales Directeur général (champion)
  1. Le champion, en consultation avec l'équipe des RH, va évaluer la possibilité d'exiger du personnel qu'il atteste périodiquement son adhérence au Code par l'ajout d'un bloc signature avec mention spécifique à cet effet dans le Rapport d'évaluation du rendement et engagements pour la prochaine période d'évaluation pour l'employé et dans le Programme de gestion du rendement pour le groupe de la direction.

    Échéancier : 31 mars 2011
  2. Le champion, en consultation avec l'équipe des RH, va évaluer la possibilité d'exiger de tous les gestionnaires qu'ils produisent périodiquement un Rapport confidentiel.

    Échéancier : 31 mars 2011
  1. La direction des ressources humaines devrait mettre en place un processus formel ayant trait au traitement des Rapports confidentiels.
Ressources humaines Dirigeant principal Élaboration et mise en place de lignes directrices et procédures sur le traitement des Rapports confidentiels :

Étape 1 : Élaboration des lignes directrices et des procédures sur le traitement des Rapports confidentiels par le secteur fonctionnel des relations de travail.

Échéancier : 9 avril 2010

Étape 2 : Présentation au comité de gestion élargi des ressources humaines pour commentaires.

Échéancier : 15 avril 2010

Étape 3 : Présentation au comité exécutif pour commentaires et approbation.

Échéancier : 19 mai 2010

Étape 4 : Mise en oeuvre des lignes directrices et des procédures sur le traitement des Rapports confidentiels.

Échéancier : 31 mai 2010

Étape 5 : Atelier de formation et sensibilisation auprès des conseiller(ère)s en ressources humaines.

Échéancier : Du 31 mai au 11 juin 2010

Étape 6 : Atelier de formation et sensibilisation auprès des gestionnaires.

Échéancier : Du 14 juin au 3 sept. 2010 (et au besoin par la suite) sept. 2010

Étape 7 : Communication et sensibilisation auprès des employés sur le processus de traitement des Rapports confidentiels.

Échéancier : Sept. 2010

Étape 8 : Examen et mise à jour des lignes directrices et des procédures mises en oeuvre sur le traitement des Rapports confidentiels.

Échéancier : Avril 2011

  1. L'agent supérieur en matière de divulgation d'actes répréhensibles devrait faire connaître au personnel le processus de divulgation d'actes répréhensibles et s'assurer que les hyperliens présents dans l'Intranet soient à jour.
Vérification et évaluation Dirigeant principal (agent supérieur) La page Intranet sur la divulgation interne d'actes répréhensibles sera mise à jour afin d'y insérer des hyperliens à jour ainsi que le processus de divulgation d'actes répréhensibles qui est en place à l'ASC. Un accès direct à une boîte de courriel sera également inséré dans cette page afin de faciliter l'accessibilité à ce processus pour l'ensemble des employés.

Échéancier : 30 sept. 2010