Vérification du cadre de contrôle de la gestion des créditeurs à la fin de l'exercice (CAFE) 2006-2007

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Rapport de vérification

Projet : 07/08 01-02

préparé par
la Direction, vérification et évaluation

Février 2008

1.0 Description du mandat

1.1 Contexte / Justification

L'Agence est tenue d'appliquer les principes comptables généralement reconnus du Canada pour le secteur public. Elle doit en outre produire annuellement un jeu complet d'états financiers qui pourraient surmonter l'épreuve d'une vérification. Elle doit comptabiliser toutes les transactions qui lui sont propres et inscrire notamment à ses comptes et états financiers les éléments de passif existants à la fin de l'exercice.

Dans le cadre d'un récent projet de vérification, nous avions constaté que les créditeurs à la fin de l'exercice représentaient une portion très importante des charges de l'entité vérifiée et qu'ils pouvaient constituer un fardeau administratif spécialement en fin d'année considérant les exigences comptables et administratives à leurs égards. Des représentants de la direction, Finances nous ont également fait part de leurs préoccupations concernant certaines pratiques en usage touchant l'établissement des charges courues.

Les éléments de passif présentés aux états financiers de l'Agence s'élevaient à 110M$ au 31 mars 2006 et à 117M$ au 31 mars 2007.

1.2 Objectif de la vérification

La direction de l'Agence est responsable de l'intégrité de l'information présentée dans ses états financiers. À ce titre, elle doit mettre en place un système de gestion financière et de contrôle interne conçu pour fournir l'assurance raisonnable que l'information financière est fiable. La vérification a pour objectif de vérifier le cadre de contrôle que la gestion a mis en place concernant la comptabilisation des créditeurs à la fin de l'exercice (CAFE) et qui est destiné à fournir l'assurance que les montants sont fidèlement représentés aux comptes et registres de l'Agence.

L'appendice A présente de façon détaillée les critères de vérification qui sont utilisés.

1.3 Étendue

Le projet de vérification porte sur les contrôles financiers et administratifs de même que sur les systèmes et les procédés mis de l'avant par la gestion concernant l'établissement et la comptabilisation des éléments de passif à la fin de l'exercice.

1.4 Approche et méthodologie

La vérification a comporté divers procédés de vérification dont des entrevues avec le personnel, des examens et des analyses de documents et de registres.

La revue des normes comptables et de certaines politiques pertinentes a servi à l'élaboration des critères de vérification. L'approche a inclus notamment la revue des contrôles et des pratiques en place de même que des procédures de corroboration appliquées à un échantillon.

1.5 Les éléments de passif

Les éléments de passif représentent les obligations de l'Agence qui découlent de ses opérations ou de faits qui se sont produits au plus tard le 31 mars. Le principe d'indépendance des exercices implique la nécessité de déterminer l'appartenance de chaque opération à un exercice donné et ainsi imputer les charges aux crédits de l'année appropriée.

Le tableau suivant présente les éléments de passif en date du 31 mars de chacun des deux derniers exercices en fonction des postes du bilan et selon la classification des comptes de rapports financiers (CRF) qui les composent.

Les créditeurs à la fin de l'exercice

Poste du bilan / Comptes de rapports financiers 2006 2007
Créditeurs et charges courues
21111 Créditeurs courants $19,817,604 $37,610,424
21112 Traitement et salaires courus 1,336,545 1,365,329
21113 Charges courues 54,079,001 45,066,885
21132 Comptes créditeurs - autres ministères 297,983 373,202
21134 TPS à payer 7,692 8,412
21153 Retenues de garantie 1,578,229 1,527,959
21611 Comptes d'attente généraux 6,642 13,514
  77,123,696 85,965,725
Revens reportés
21510 Revenus reportés 3,973,223 500
23451 Revenus reportés - Comptes à fins déterminées 69,758 11,010
  4,042,981 11,510
Indemnités de départ des employés
21415 Provision - passif relatif aux indemnités de départ 9,929,126 9,963,763
Indemnités de vacance et congés compensatoires
21411 Provision pour congés annuels 2,755,559 2,905,224
21414 Provision pour congés compensatoires 449,523 502,763
  3,205,082 3,407,987
Autres passifs
23441 Participation des provinces - Radarsat-1 106,257 104,300
24111 Retenues de garantie 4,820,039 7,270,137
24119 Échange non monétaire 10,921,192 10,708,731
  15,847,488 18,083,168
Total des éléments de passif $110,148,373 $117,432,153

2.0 Résultats de la vérification

2.1 Constatations générales

Notre vérification a démontré que les mesures en place visant à fournir l'assurance raisonnable de la fiabilité et de l'intégrité de l'information financière sont insuffisantes.

Suite à nos procédures d'examen nous avons noté que :

  • le solde aux livres de certains éléments de passif ne reflètent pas fidèlement la situation;
  • les mesures de contrôle en usage ne fournissent pas l'assurance raisonnable que les soldes aux livres sont exempts de toute inexactitude significative;
  • une méconnaissance des principes comptables.

Recommandations

La division, Comptabilité, reddition de comptes et politiques est responsable des opérations comptables et de la production des états financiers de l'Agence. Elle doit aussi compter sur la collaboration du personnel de la division, Opérations financières des secteurs qui participe dans une large mesure à la comptabilisation des opérations financières.

La direction, Finances doit :

  1. concevoir et mettre en œuvre les mesures de contrôle nécessaires pour fournir l'assurance raisonnable que l'information financière est fiable;
  2. s'assurer que les principes comptables et politiques sont maîtrisés et appliqués par le personnel des services financiers de façon conforme et uniforme.

2.2 Constatations détaillées

2.2.1 Créditeurs courants (CRF 21111)

Le compte de rapports financiers "créditeurs courants" sert à regrouper les dettes sur les achats de marchandises, de matières, de fournitures et de services. Ces créditeurs sont habituellement comptabilisés sur la base des factures reçues et traitées. Le solde du compte était de 37 610 424$ au 31 mars 2007.

Notre vérification a fait ressortir l'absence d'un dossier de travail qui aurait servi à étayer le solde aux livres en expliquant notamment sa composition en fonction des comptes du grand livre que l'Agence utilise pour comptabiliser ses opérations. Un tel dossier de travail aurait du également comporter la liste des comptes individuels envers qui l'Agence a des dettes.

Nos discussions ont aussi fait ressortir le fait qu'aucune analyse n'a été réalisée afin de valider la fiabilité et l'intégrité du solde de fin d'année. Nous nous attendions à ce qu'une analyse ait été effectuée compte tenu de la matérialité de ce poste et de l'importante variation du solde aux livres par rapport à l'exercice précédent.

Notre examen sommaire a consisté à concilier le compte de rapports financiers avec les comptes du grand livre où sont enregistrées les comptes individuels. Nous nous sommes assurés également que le montant de 37 610 424$ est justifié en obtenant les comptes individuels qui le compose. Un examen de la liste des comptes individuels nous apprend notamment que le solde aux livres est composé de 1 296 comptes individuels dont 368 sont reliés à des employés de l'Agence et que 60% du montant, soit 22,7M$ est attribuable à seulement cinq fournisseurs.

2.2.2 Traitement et salaires courus (CRF 21112)

Ce poste sert à enregistrer les charges salariales à payer à l'égard des jours ouvrables entre la dernière période de paie versée et le 31 mars.

Là aussi notre votre vérification a fait ressortir l'absence de dossier de travail et d'analyse visant à expliquer et documenter le solde aux livres de 1 365 329$.

En plus de concilier le compte de rapports financiers apparaissant à la balance de vérification avec les comptes du grand livre, notre examen sommaire a consisté à reconstituer, à partir du Système de gestion de la masse salariale (SMS), le montant comptabilisé et à s'assurer de l'existence des comptes individuels.

2.2.3 Charges courues (CRF 21113)

Ce poste représente les charges imputables à la période qui sont établies en fonction du temps écoulé ou au fur et à mesure de la réception d'un service et donnant naissance à une dette qui ne deviendra légalement exigible qu'ultérieurement. Elles constituent des dettes en fin de période même s'il n'y a pas encore eu de facturation. Les charges courues sont habituellement comptabilisées en fin d'exercice au moyen d'écritures de régularisation pour respecter le principe d'indépendance des exercices qui implique le rapprochement des produits et des charges. Au 31 mars 2007, les charges courues ont été établies à 45 066 885$.

Les gestionnaires sont responsables d'identifier les courues et d'en établir la valeur. La détermination des courus en fin d'exercice demande qu'ils passent en revue toutes leurs opérations afin d'établir la valeur des dettes à l'égard des services rendus et des travaux exécutés qui n'ont pas encore été facturés. Dans cette tâche, les gestionnaires sont assistés par le personnel de la division, Opération financières des secteurs et par la division, Comptabilité, reddition de comptes et politiques qui coordonne l'ensemble de l'exercice.

L'établissement des charges courues est un exercice qui demande beaucoup d'efforts compte tenu du volume important de contrats actifs à tout moment, de la complexité de certains d'entres eux et du grand nombre de gestionnaires qui en sont responsables. Pour ces mêmes caractéristiques, l'établissement des charges courues est un exercice qui demande à être étroitement encadré.

Profil des charges courues

Outre le fait de concilier le compte de rapports financiers apparaissant à la balance de vérification du 31 mars 2007 avec les comptes du grand livre pertinents, une des premières tâches que nous avons réalisées a été d'identifier les comptes individuels qui composent le montant de 45 066 885$ afin d'en établir à tout le moins leurs existences et de pouvoir en extraire un échantillon pour examen approfondi. Le solde aux livres est constitué de 425 éléments individuels en provenance de tous les secteurs de l'Agence et qui se répartissent ainsi :

Profil des charges courues

Valeur Nombre
Total 0 à 99 999$ 100 000$ à 499 999$ 500 000$ et +
Charges au 31 mars 2007 relatifs à des années antérieures 8 495 415$ 17 7 7 3
Charges au 31 mars 2007 relatifs à l'exercice 2006-2007 36 517 470$ 408 330 71 7
45 066 885$ 425 337 78 10

L'échantillon examiné totalise 55 éléments de passif distincts pour une somme totalisant 29 742 175$. Il comprend les 17 éléments relatifs aux années antérieures et de 38 charges courues relatives à l'exercice 2006-2007 qui totalisent 21 246 758$. Nous avons également effectué un examen visuel des éléments de passif non échantillonnés.

Constatations

Bien qu'il existe certaines mesures (politiques, instructions, attestations, examens) visant à encadrer l'établissement des charges courues, nos discussions avec le personnel des services financiers et les anomalies observées suite à l'examen d'un échantillon a fait ressortir l'insuffisance de mécanismes de contrôle en place et une méconnaissance des principes comptables concernant les charges courues. Cette dernière situation fait en sorte que le personnel des services financiers n'est pas en mesure d'une part de conseiller adéquatement les gestionnaires à l'égard de l'identification et de l'évaluation des courus et, d'autre part de valider les charges courues qui leur sont soumises avant leur comptabilisation.

Nous pouvons conclure à la suite de l'examen d'un échantillon dont les principales constatations sont présentées au tableau suivant que le solde aux livres tel qu'établi au 31 mars 2007 ne représente pas fidèlement la valeur des charges courues à cette date. Il est possible de quantifier les écarts dans certains cas alors qu'il en est autrement dans les situations où l'information sur le degré d'avancement des travaux n'est pas disponible.

Sommaire des constatations

No engagement Valeur Commentaires
80000001 188 914.20

Les charges courues ne sont pas établies en fonction du degré d'achèvement des travaux.

La valeur des charges courues est établie en fonction des éléments de la base de paiement (Milestone) lesquels ne reflètent pas nécessairement le degré d'avancement des travaux exécutés / services rendus.

80000002 2 411 729.00
80000003 2 411 729.00
Etc.
80000001 188 914.20

Les charges courues ne sont pas établies en fonction du degré d'achèvement des travaux.

La valeur de ces charges courues est établie en fonction d'analyses qualitatives qui ne s'appuie pas sur une estimation rigoureuse des prestations réalisées certifiées par le fournisseur et validées par l'Agence.

80000002 2 411 729.00
80000003 2 620 218.23
Etc.
80000008 466 677.85

Selon les renseignements que nous avons obtenus, ces charges courues ne sont pas justifiées.

Le gestionnaire justifie cette dette potentielle par la possibilité que l'Agence ait des sommes à payer suite à la vérification du contrat par TPSGC. Or, sur la base des rapports de vérification intérimaires produits à ce jour, il y a des paiements en trop de l'ordre de 6,5M$.

80000009 1 306 058.14

Selon les renseignements que nous avons obtenus, ces charges courues ne correspondent pas à la dette potentielle.

Le gestionnaire justifie cette dette potentielle par la possibilité que l'Agence ait des sommes à payer suite à la vérification du contrat par TPSGC. Or, les rapports de vérification intérimaires produits à ce jour indique qu'il y a des montants non réclamés de l'ordre de 8,5M$.

80000004 73 646.93

Ces charges courues devraient être radiées.

Ces charges courues (communément appelés "Pools") sont conservées pour un contrat courant malgré le fait que les éléments de passif auxquels ils étaient reliés ont cessé d'exister.

80000475 40 704.57
80000221 23 681.92

Ces charges courues devraient être radiées.

Cette charge courue est conservée malgré le fait que l'élément de passif a cessé d'exister. Le règlement a eu lieu mais a été imputé à un autre poste de dépense.

80000881 à 80000888 166 000.00

Les charges courues n'ont pas été établies sur la base d'une estimation fournie et documentée par le bénéficiaire.

Ces charges courues ont été établies par le personnel de l'Agence en fonction des sommes maximales payables annuellement selon l'entente de contribution.

Plusieurs non déterminé

Des charges courues sont enregistrées en double.

Le compte de rapports financiers 21113 contient des éléments de passif de nature salariale (salaires aux étudiants et congé de maternité) qui sont déjà pris en compte dans le compte de rapports financiers 21112 – Traitement et salaires courus.

80001010 499 667.00

Selon les renseignements disponibles, cet élément de passif ne correspond pas à la dette potentielle. La dette potentielle serait sous-évaluée de 68 147$.

La valeur de la charge courue a été établie sur la base de l'allocation budgétaire disponible à la fin de l'exercice. Cette justification n'a rien avoir avec le degré d'avancement des travaux et de la quote-part de l'ASC. Selon l'information disponible telle que communiquée par le fournisseur, la valeur des travaux réalisés avant le 31 mars 2007 et non facturée s'établie à 1 019 416$ payable au taux de 55,7%.

Nous avons également noté certaines pratiques en cours d'année ayant trait à l'utilisation des soldes résiduels qui se dégagent lorsque la facturation est inférieure au montant provisionné. La pratique étant de regrouper les soldes résiduels en une nouvelle provision (communément appelée "Pool") pour l'utiliser lors du paiement de charges courues qui auraient été sous-évaluées ou simplement oubliées.

Cette pratique n'est pas conforme aux directives techniques incluses à la Politique sur les créditeurs à la fin de l'exercice du SCT. La division, Comptabilité, reddition de comptes et politiques devrait accorder ses pratiques et instruments de travail (Politique, instructions, etc) en conséquences.

La division, Comptabilité, reddition de comptes et politiques a déjà pris les mesures pour faire cesser cette pratique.

2.2.4 Retenues de garantie (CRF 21153 et 24111)

Ces postes servent à présenter les obligations de l'Agence envers ses fournisseurs à l'égard des sommes retenues provisoirement en vue de garantir la bonne exécution des travaux. Les retenues de garantie pour une période de moins d'un an (CRF 21153) ont été établies à 1 527 959$ et celles retenues pour une période de plus d'un an (CRF 24111) ont été établies à 7 270 137$.

Notre examen sommaire a consisté à concilier les comptes de rapports financiers avec les comptes du grand livre. Par la suite nous nous sommes assurés que les montant établis étaient justifiés en les conciliant avec les comptes individuels qui les composent. Le dossier de travail maintenu par la division, Comptabilité, reddition de comptes et politiques contient essentiellement les certificats de confirmation transmis par les représentants de la division, Opérations financières des secteurs. À notre demande, les comptes individuels nous ont été soumis et selon l'information obtenue il ressort que les montants établis sont surévalués de 63 164$.

2.2.5 Provision pour congés annuels / Congés compensatoires (CRF 21411 et 21414)

Ces postes servent à enregistrer les charges courues en relation avec les banques de congés annuels et de congés compensatoires des employés.

Le dossier de travail comprend les documents de base servant à démontrer la composition du solde de 2 905 224$ à l'égard des congés annuels et du solde de 502 763$ à l'égard des congés compensatoires payables aux employés. Cette documentation fait état des charges courues par employé tels que produits par le Système de gestion de la masse salariale (SMS). Le dossier ne comporte pas cependant d'analyse.

Notre examen sommaire a consisté à concilier chacun des comptes de rapports financiers apparaissant à la balance de vérification avec les comptes du grand livre pertinents et à s'assurer que les montants établis sont conformes à la documentation aux dossiers.

2.2.6 Provision pour indemnités de départ (CRF 21415)

Cet élément de passif sert à présenter les charges courues concernant les indemnités de départ payables aux employés en vertu par exemple des conventions collectives. Au 31 mars 2007, la provision pour indemnités de départ a été établie à 9 963 763$.

Comme pour les autres éléments de passif examinés, nous avons dû concilier le poste de la balance de vérification avec les comptes du grand livre. Nous avons aussi vérifier la justesse du montant établi en fonction de la documentation au dossier de travail. Notre vérification a démontré que la provision pour indemnités de départ était surévaluée de 117 786$.

Selon les instructions fournies par le Receveur général, cet élément de passif doit être établi en fonction de la masse salariale annuelle de l'Agence assujettie à l'indemnité de départ. Nous avons constaté que la masse salariale comportait des charges salariales telle la prime de bilinguisme qui ne doit pas être pris en compte. De ce fait, la masse salariale établie aux fins du calcul a été surévaluée de 498 251$.

Annexe A – Les critères de vérification

L'objectif de ce projet de vérification consiste à vérifier le cadre de contrôle et les pratiques de gestion qui contribuent à donner l'assurance que les éléments de passif sont fidèlement représentés aux comptes et registres de l'Agence. Plus particulièrement :

  • Critère 1 : Les éléments de passif sont établis conformément aux principes comptables généralement reconnus.
  • Critère 2 : Les éléments de passif existent et se rapportent à l'exerce financier approprié.
  • Critère 3 : Tous les éléments de passif sont pris en compte.
  • Critère 4 : Les éléments de passif sont établis à leur juste valeur.
  • Critère 5 : La présentation des éléments de passif est conforme aux normes en la matière.

Annexe B – Plan d'action de la gestion

Réf. / Recommandation Responsabilité identifiée Détails du plan d'action Échéancier
Organisation Fonction
2.0 Résultats de la vérification
2.1 Constatations générales
i) Concevoir et mettre en œuvre les mesures de contrôle nécessaires pour fournir l'assurance raisonnable que l'information financière est fiable. Direction, Finances Dirigeant principal
  1. Analyser le processus actuel et le rapport de vérification (Gestionnaire, Comptabilité)
  2. Documenter l'établissement et la fermeture des CAFE – Produire un document de référence (Gestionnaire, Comptabilité)
  3. Appliquer les procédures de fin d'année (Gestionnaire, Comptabilité)
15 mars 2008
ii) S'assurer que les principes comptables et politiques sont maîtrisés et appliqués par le personnel des services financiers de façon conforme et uniforme. Direction, Finances Dirigeant principal
  1. Sensibiliser les employés de la division, Opérations financières des secteurs (Gestionnaire, Comptabilité)
  2. Lors de la rencontre de fin d'année : sensibiliser et former les gestionnaires des différents secteurs (Gestionnaire, Opérations financières des secteurs)
15 mars 2008