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Rapport de vérification

Vérification du cadre de gestion de l'Accord de coopération Canada/ESA
No PROJET : 04/05 01-01

préparé par
la Direction - Vérification, évaluation et examen

Novembre 2004

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SOMMAIRE EXÉCUTIF

L'objectif de ce projet de vérification consistait à évaluer dans quelle mesure les systèmes et les procédures en place dans tous les aspects de la gestion de l'Accord de coopération Canada/ESA étaient efficaces, efficients et économiques.

Le présent Accord de coopération Canada/ESA signé le 28 mars 2000 est en vigueur jusqu'en 2008-2009, sujet à l'acceptation du renouvellement des conditions au 1er avril 2005. Des contributions atteignant jusqu'à 30 millions de dollars par année fiscale seront versées à l'ESA durant la période couverte par l'Accord.

La mise en oeuvre des recommandations formulées dans ce rapport de vérification permettra au gestionnaire du programme de coopération Canada/ESA de mieux s'acquitter de ses responsabilités notamment au niveau du respect des politiques et des conditions du programme, de la prise de décision et de la reddition de compte.

Plus spécifiquement, voici ce que l'on devrait retenir de cette vérification :

  • Des dossiers administratifs complets pour chacun des programmes facultatifs devraient être conservés afin d'assurer une piste de vérification adéquate et supporter la prise de décision.
  • Les documents d'approbation de programme (DAP) soumis au PRAB pour l'approbation des programmes facultatifs devraient contenir toute l'information requise telle qu'énoncé dans les conditions du programme approuvées par le CT.
  • Un processus de consultation avec l'industrie devrait être mis en place en vue de supporter les décisions quant aux programmes facultatifs sélectionnés par le Canada.
  • Le bien-fondé de considérer la contribution au budget général en tant que dépense générique reliée à diverses activités selon la nouvelle Architecture d'activités de programme (AAP / PAA) devrait être revu en fonction de la contribution effective aux programmes facultatifs et ainsi obtenir une information financière plus juste.
  • Un suivi des crédits accumulés à l'ESA devrait être effectué au début de l'année 2005 afin de s'assurer qu'ils seront effectivement utilisés lors du prochain appel de paiement.
  • Un mécanisme pour palier au risque de fluctuation du taux de change devrait être mis en place et ce, en consultation avec le SCT.
  • Un suivi des dépenses reliées aux programmes facultatifs devrait être effectué afin de s'assurer que les paiements cumulatifs correspondent bien aux montants pour lesquels l'ASC s'était engagée en devise étrangère et ainsi permettre de déceler des dépassements de coûts.
  • Le cadre de vérification axé sur les risques (CVAR) et le cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats (CGRR) devraient être mis en oeuvre.

Cette vérification interne a été effectuée conformément à la Politique de vérification interne du Conseil du Trésor et aux Normes pour la pratique professionnelle de la vérification interne de l'Institut de vérification interne (IVI). Selon notre jugement professionnel, les procédures de vérification suivies et les éléments de preuve recueillis sont appropriés et suffisants pour appuyer l'exactitude des conclusions énoncées dans ce rapport. Les conclusions se fondent sur un examen des situations recensées à la lumière des critères de vérification établis. Les conclusions ne s'appliquent qu'à l'entité examinée.

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1.0 INTRODUCTION

1.1 JUSTIFICATION DU PROJET DE VÉRIFICATION

La vérification de l'Accord de coopération Canada/ESA s'inscrit dans le cadre du plan de vérification approuvé de 2004-2005. L'inclusion de cette vérification au plan annuel fait suite à l'article 4.2 du Cadre de vérification axé sur les risques (CVAR / RBAF) du programme qui mentionne qu'une vérification de l'Accord de coopération Canada/ESA sera effectuée en 2004-2005. De plus, cette revue fera partie du rapport d'évaluation requis par le Conseil du Trésor (CT) en vue de renouveler les conditions du programme et ce, en vertu de la Politique sur les paiements de transfert.

Ce projet de vérification a été exécuté durant la période de juillet à octobre 2004

1.2 L'OBJECTIF ET LA PORTÉE DE LA VÉRIFICATION

L'objectif de ce projet de vérification consiste à obtenir l'assurance que les systèmes et les procédures en place dans tous les aspects de la gestion du programme sont efficaces, efficients et économiques.

Cette vérification a porté sur les éléments du cadre de gestion de l'Accord de coopération Canada/ESA en vigueur au cours de l'exercice financier 2003-2004.

1.3 LE CONTEXTE

Le présent Accord de coopération Canada/ESA a été signé le 28 mars 2000 et est en vigueur depuis le 1er janvier 2000. Il demeurera en vigueur pour une période de 10 ans sujet à l'acceptation du renouvellement des conditions.

En vertu de cet accord, le Canada contribue annuellement aux dépenses de l'ESA inscrites au budget général, sauf aux coûts associés au programme scientifique et aux programmes de recherche technologique. Le Canada contribue au budget général à raison de 50% du taux basé sur le PNB qui sert normalement de base pour le calcul de la contribution des États membres. Le budget général vise toutes les dépenses liées à la gestion globale de l'ESA. La contribution au budget général est obligatoire et donne certains droits et privilèges, dont le plus important est celui de participer aux programmes facultatifs. Ces programmes visent toutes les initiatives de développement de technologies et de matériels spatiaux accessibles aux États membres qui peuvent décider de participer ou non à un programme. Cet accord prévoit également une obligation claire d'assurer des retombées industrielles équitables au Canada et garantit à celui-ci les mêmes droits qu'aux États membres de l'ESA participant à des programmes facultatifs.

Des contributions atteignant jusqu'à 30 millions de dollars par année fiscale seront versées à l'ESA durant la période couverte par l'Accord de coopération soit de 1999-2000 à 2008-2009.

1.4 LA MÉTHODOLOGIE

Cette mission de vérification a été effectuée conformément aux normes de vérification prescrites à la Politique de vérification interne du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) qui exige notamment de fixer des objectifs de vérification appuyés par des critères de vérification. L'annexe A présente les objectifs et critères de vérification utilisés.

Les normes de vérification commandent également que la mission de vérification soit réalisée de façon structurée selon un cheminement prévoyant:

  • une phase de planification et de revue préliminaire
  • une phase d'exécution
  • une phase de rapport et de divulgation des résultats

Divers procédés de vérification notamment des entrevues avec le personnel, des examens et des analyses de documents, de registres et de rapports ont été utilisés.

La vérificatrice a fourni des comptes rendus verbaux périodiques afin de renseigner l'entité vérifiée sur l'évolution du projet de vérification.

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RÉSULTATS DE LA VÉRIFICATION

2.0 DOSSIERS ADMINISTRATIFS

2.1 PISTE DE VÉRIFICATION

Conformément à la Politique sur les paiements de transfert du SCT, les ministères doivent élaborer des politiques et des procédures afin de veiller à la tenue appropriée des dossiers sur les programmes et la comptabilité ainsi que d'autres documents pertinents afin de pouvoir présenter des preuves documentaires des décisions rendues et des résultats obtenus, et de permettre la divulgation des sommes versées aux bénéficiaires.

Dans le cadre de l'Accord de coopération Canada/ESA, des contributions sont faites à l'ESA au titre du budget général et de programmes facultatifs auxquels le Canada a choisi de participer suite à une analyse de chacun des programmes facultatifs particuliers. Le processus de sélection et d'approbation des programmes facultatifs est l'un des éléments dont traite Les conditions régissant les contributions aux termes de l'Accord de coopération entre le Canada et l'ESA (Annexe 1 de la décision du CT). Les documents suivants émergent généralement de ce processus de sélection et d'approbation des programmes facultatifs :

  • Document d'approbation de programme (DAP);
  • Arrangement;
  • Déclaration;
  • Résultats des consultations; et,
  • Correspondance.

De façon à bien suivre tout le processus de sélection et d'approbation des programmes facultatifs, d'assurer une piste de vérification adéquate et de permettre de rendre compte des décisions prises dans le cadre de ces programmes, il est essentiel de conserver des dossiers administratifs complets.

Notre examen de la situation a révélé que les dossiers relatifs aux programmes facultatifs n'étaient pas à jour et ne contenaient pas tous les documents requis pour assurer une piste de vérification complète.

Pour les fins de notre vérification, nous avons dû consulter plusieurs sources afin d'obtenir les documents requis :

  • Les copies des Arrangements signés ont été obtenues des Services juridiques de l'ASC,
  • Les copies des déclarations non signées ont été obtenues du système de gestion électronique des documents de l'ESA (DODIS),
  • Les copies des soumissions au PRAB (tenant lieu de DAP) ont été obtenues de l'analyste financier sectoriel.

Système de gestion électronique des documents de l'ESA (DODIS)

D'autre part, le gestionnaire du programme de coopération Canada/ESA nous a mentionné qu'il s'appuyait, dans une large mesure, sur DODIS pour obtenir, en temps opportun (lorsque subvient un besoin d'information), soit des copies d'arrangements, de déclarations ou tout autre document pertinent à la prise de décision.

Or, le système DODIS est le système d'archivage électronique de l'ESA et non de l'ASC. Si, à un moment donné, pour une raison hors du contrôle de l'ASC, ce système n'était plus disponible pour l'usage de l'ASC, il serait très difficile de retracer certains documents assurant une piste de vérification adéquate tel que mentionné ci-haut. D'où, l'importance pour l'ASC de conserver des dossiers administratifs complets pour l'ensemble des programmes facultatifs auxquels l'ASC contribue.

RECOMMANDATION

S'assurer de conserver des dossiers administratifs complets pour chacun des programmes facultatifs afin d'assurer une piste de vérification adéquate et supporter la prise de décision.

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3.0 PROCESSUS DE SÉLECTION ET D'APPROBATION DES PROGRAMMES FACULTATIFS

3.1 DOCUMENT D'APPROBATION DE PROGRAMME (DAP)

L'article 3.1 - Processus de sélection de l'Annexe 1 de la décision du CT stipule qu'un DAP doit être établi pour chaque programme facultatif envisagé en vue de sa soumission au Comité consultatif sur l'examen des programmes (PRAB/CCEP). Cet article décrit également les items devant se retrouver dans le DAP, soit :

  • Le contenu et les objectifs;
  • Les avantages escomptés en matière d'orientation, de programme et de développement industriel;
  • Les résultats des consultations avec les partenaires concernés du gouvernement fédéral et de l'industrie;
  • La position de l'ESA quant à la participation du Canada au programme;
  • Les coûts admissibles;
  • Les frais d'adhésion proposés;
  • Les contributions éventuelles et budgets requis par année financière; et,
  • Les indicateurs de mesure du rendement.

Notre examen a permis de constater que la soumission au PRAB pour un programme facultatif particulier tenait lieu de DAP. Par contre, le format de la soumission au PRAB est préétabli et ne renferme pas toute l'information exigée dans le DAP tel que précisé au tableau 1 ci-dessous :

TABLEAU 1 - INFORMATION REQUISE DANS LE DAP

Éléments du DAP Commentaires
Objectifs Le lien entre le programme facultatif et les objectifs de la participation du Canada au programme de l'ESA était satisfaisant dans deux des quatre programmes facultatifs examinés.
Consultations auprès de l'industrie, des ministères ou d'autres intervenants concernés La section "Consultations" dont ont fait référence dans la soumission au PRAB fait généralement référence à des consultations à l'interne de l'ASC, soit auprès des gestionnaires des secteurs concernés. Dans quelques cas, certains ministères ont dû être consultés, donc, il en est fait mention dans la soumission. Pour ce qui est des consultations avec des partenaires de l'industrie, la seule information à cet effet dans les soumissions fait référence à la compagnie ciblée pour recevoir un ou des contrats suite à la contribution au programme facultatif dont fait l'objet la soumission.
Position de l'ESA quant à la participation du Canada dans un programme facultatif La soumission au PRAB ne fait état d'aucune mention de la position de l'ESA quant à la participation du Canada. Il est présumé que l'ESA est d'accord, sinon, il n'y aurait pas lieu de faire une soumission au PRAB, d'où la question suivante : est-il pertinent d'inclure cette information dans le DAP?
Coûts éligibles totaux Aucune mention des coûts éligibles totaux des programmes facultatifs n'est faite dans la soumission. Seule la contribution de l'ASC est indiquée. Il n'est, par conséquent, pas possible de déterminer l'ampleur de la participation du Canada par rapport à l'ensemble du programme.
Indicateur de mesure de la performance Des objectifs des programmes facultatifs sont identifiés dans le texte mais il n'y a pas d'indicateur de mesure du rendement lié à ces objectifs.

RECOMMANDATIONS

  1. Revoir la pertinence d'inclure un item relatif à "La position de l'ESA quant à la participation du Canada dans un programme facultatif" dans la soumission au CT pour le renouvellement des conditions du programme.
  2. S'assurer d'inclure toute l'information au DAP tel que requis selon les conditions du programme approuvées par le CT.

3.2 PROCESSUS DE CONSULTATION

La décision du CT relative à l'Accord de coopération Canada/ESA stipule, à l'article 4, que l'ASC consultera le MAECI, le MDN et les autres ministères et agences concernés avant de signer tout Arrangement sur un programme facultatif de l'ESA. L'annexe 1 quant à elle mentionne que le résultat des consultations avec les partenaires concernés du gouvernement fédéral et de l'industrie doit faire partie du contenu d'un DAP.

Or, très peu de documentation justifiant les consultations faites n'est disponible.

Nous avons obtenu une liste des événements principaux qui ont servi à faire la promotion du programme ESA ou de l'une de ses composantes et/ou servi de mécanisme de consultation sur la pertinence de maintenir le programme ESA. Les événements figurant sur cette liste étaient les suivants :

TABLEAU 2 - ÉVÉNEMENTS PROMOTIONNELS ET DE CONSULTATION

Date Événement But poursuivi
10 septembre 2001 Conférence de consultation avec l'industrie canadienne, les ministères fédéraux, les universités, et autres organismes intéressés Établir les priorités canadiennes de participation aux nouveaux programmes optionnels de l'ESA en préparation au Conseil de l'ESA au niveau ministériel de novembre 2001
1er mars 2002 Lancement d'Envisat Promotion du programme ESA et de ses succès en l'occurrence le projet majeur en observation de la terre Envisat
6-7 novembre 2002 ESA EO Business Day et Canada Day Promotion du programme ESA (Networking)Accès sur une base individuelle des représentants des firmes canadiennes en observation de la Terre (OT) aux représentants techniques de l'ESA (ESTEC) en OT ainsi qu'aux représentants des industries européennes en OT.
29 octobre 2002 Space Tech 2002 Promotion du programme ESA - une présentation sur ESA a été donnée.
3 février 2003 Journée EOADP Promotion du programme ESA
4 février 2003 Journée STDP Promotion du programme ESA
2-3 décembre 2003 Journées technologiques Promotion du programme ESA - présentation ESA dans un cadre plus large de présentations pour mousser les réalisations du programme STDP
3-4 mai 2004 Journées info en OT Promotion du programme ESA
16 juin 2004 Réception à l'ambassade du Canada à Paris Célébrer les 25 ans de coopération Canada/ESA avec les dirigeants des délégations nationales des états participants de l'ESA.
18 juin 2004 Colloque sur l'OT Promotion de la collaboration Canada/CNES (agence spatiale française), aussi en la présence de l'ESA.
29 juin 2004 Galileo Concession day Promotion du programme Galileosat et présenter aux industriels canadiens ainsi qu'aux représentants gouvernementaux (ministères fédéraux et gouvernement du Québec) les concessionnaires potentiels de Galileo.

Parmi cette liste d'événements, le seul ayant résulté en un processus de consultation comme tel est la conférence de consultation tenue à l'ASC le 10 septembre 2001.

Suite à cette rencontre, les intervenants présents ont été sollicités pour compléter un sondage afin de mieux connaître leurs besoins. En tout, 41 réponses ont été recueillies. Celles-ci ont été examinées par le gestionnaire du programme ESA, toutefois, celui-ci nous a mentionné que ce sondage n'avait pas permis d'en connaître davantage sur les besoins de l'industrie.

Le gestionnaire du programme ESA nous a également fait part de faiblesses au niveau de ce processus. En fait, il n'y a pas vraiment eu de consultation. Des commentaires, opinions ou besoins ont été exprimés à sens unique, sans avoir de rétroaction directe de la part des responsables de programmes de l'ESA ou de l'ASC.

Selon lui, il serait opportun, à ce moment-ci, de mettre en place un processus de consultation en vue de la préparation à la rencontre ministérielle de l'ESA prévue pour décembre 2005 et ayant pour objet de faire connaître la position du Canada quant aux programmes facultatifs vers lesquels l'ASC désirera s'engager pour les prochaines années.

Étant donné que ces consultations ont lieu seulement à tous les quatre ans environ, il serait important de considérer dès maintenant une nouvelle façon d'effectuer les consultations avec l'industrie de façon à bien connaître leurs besoins.

Nous avons également noté qu'au cours de la rencontre de consultation du 10 septembre 2001, une dizaine de compagnies canadiennes ont eu l'opportunité de rencontrer un représentant de l'ESA. Ces rencontres bipartites ont permis aux compagnies canadiennes de créer des liens avec l'ESA. Par ailleurs, l'ASC n'était pas présente aux réunions et n'a donc pas été en mesure d'en retirer un avantage en ce qui a trait à la connaissance des besoins de l'industrie canadienne.

Pour ce qui est des consultations auprès des ministères tels MAECI et MDN, ceux-ci sont généralement consultés au besoin et on y fait mention dans les soumissions au PRAB lorsque requis.

RECOMMANDATION

Mettre en place un processus structuré et transparent de consultation avec l'industrie en vue de supporter les décisions quant aux programmes facultatifs sélectionnés par le Canada.

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4.0 COMPTABILISATION DE LA CONTRIBUTION

4.1 ENGAGEMENT DES FONDS

En vertu de l'Accord de coopération Canada/ESA, le Canada contribue annuellement aux dépenses inscrites au budget général ainsi qu'aux programmes facultatifs.

Les fonds relatifs au budget général et aux programmes facultatifs sont engagés par ligne de service de la façon suivante :

  • Programmes facultatifs - OT
  • Programmes facultatifs - Télécommunication
  • GSTP 3 (General Support Technology Program) - Technologie spatiale
  • Aurora - Exploration spatiale (comptabilisé sous OT)
  • Budget général - OT
  • Budget général - Télécommunication
  • Budget général - Technologie spatiale

Selon l'information recueillie auprès de l'analyste financier sectoriel, le budget général est réparti selon trois lignes de service de l'Agence, soit : OT, télécommunication et technologie spatiale. Toujours selon l'analyste financier, cette répartition avait été faite il y a plusieurs années au prorata des programmes facultatifs à ce moment là. Par ailleurs, cette répartition n'a pas été révisée depuis. Celle-ci ne reflète donc plus la réalité en terme de pourcentage des programmes facultatifs. Conséquemment, le budget général n'est pas réparti de façon représentative par rapport aux programmes facultatifs auxquels l'ASC contribue ce qui a une incidence sur les résultats financiers de l'ASC par ligne de service. Le tableau 3 ci-après montre l'ampleur de cette incidence.

Par exemple, si on prend le montant alloué au budget général de l'ESA de 5 451 172$ en 2003-2004 et qu'on le répartit au prorata des programmes facultatifs, les résultats financiers de l'ASC auraient varié de la façon suivante :

TABLEAU 3 - RÉPARTITION DU BUDGET GÉNÉRAL 2003-2004

Lignes de service Répartition actuelle Répartition au prorata Variation
Observation de la Terre 1 165 000$ 2 301 634$ 1 136 634$
Télécommunications 2 500 000$ 2 858 319$ 358 319$
Technologie spatiale 1 786 172$ 291 219$ (1 494 953$)
Total 5 451 172$ 5 451 172$ 0$

L'utilisation d'une méthode de répartition du budget général au prorata des programmes facultatifs aurait permis de fournir une information financière plus juste et reflétant la réalité.

D'un autre côté, avec la nouvelle Architecture d'activités de programme (AAP / PAA - Program Activity Architecture), les activités de programmes seront réparties différemment à compter du 1er avril 2005. Selon l'information obtenue auprès du gestionnaire adjoint planification et analyse financière, les dépenses génériques engagées dans le cadre de certains programmes incluant le budget général seraient réparties selon un pourcentage prédéterminé par la haute gestion selon les objectifs et vision à long terme de l'ASC dans le cadre de chacune de ces activités.

Toujours selon le gestionnaire adjoint planification et analyse financière, les pourcentages suivants devraient être utilisés pour la répartition des dépenses du budget général de l'ESA à compter du 1er avril 2005 :

  • Observation de la Terre (OT / EO) : 46,39%
  • Exploration et sciences spatiales (SSE) : 41,24%
  • Télécommunications par satellite (SC) : 12,37%

Puisqu'il est essentiel de participer au budget général pour être en mesure de contribuer aux programmes facultatifs, il serait raisonnable de considérer répartir le budget général de l'ESA en fonction des programmes facultatifs auxquels l'ASC contribue. À l'image de la méthode de répartition actuelle, l'approche proposée au 1er avril 2005 ne permettra pas de répartir la contribution au budget général en fonction de l'importance relative des programmes facultatifs auxquels l'ASC contribue.

Afin d'illustrer les conséquences de l'emploi d'une méthode plutôt qu'une autre, nous avons répartit la contribution du budget général de 2004-2005 de 7 144 000$ entre les trois secteurs d'intervention selon les taux préétablis en vigueur pour 2005-2006 et d'autre part au prorata de la contribution prévue aux programmes facultatifs de 2004-2005. L'importance des variations au tableau 4 ci-après démontre clairement les conséquences sur l'information financière.

TABLEAU 4 - RÉPARTITION DU BUDGET GÉNÉRAL 2004-2005

Lignes de service Répartition % pré établis au 1er avril 2005 Répartition au prorata Variation
Observation de la Terre 3 314 101$ 2 525 783$ (788 318$)
Télécommunications 2 946 186$ 291 692$ (2 654 494$)
Technologie spatiale 883 713$ 4 326 525$ 3 442 812$
Total 7 144 000$ 7 144 000$ 0$

RECOMMANDATION

Revoir le bien-fondé de considérer la contribution au budget général en tant que dépense générique reliée à diverses activités et considérer plutôt une méthode de répartition de ces dépenses en fonction de la contribution effective aux programmes facultatifs et ainsi obtenir une information financière plus juste.

4.2 PAIEMENTS DE TRANSFERT PAYÉS D'AVANCE

La Politique sur les paiements de transfert du SCT mentionne que tous les fonds excédentaires que possèdent les bénéficiaires en fin d'exercice ou à la fin du programme doivent être comptabilisés et remboursés au besoin.

Notre examen des sommes versées à l'ESA dans le cadre de l'Accord de coopération Canada/ESA a révélé que les versements faits à l'ESA conformément à l'Accord de coopération soit 40% du montant total annuel au titre du budget général et des programmes facultatifs en janvier et en juin et le solde de 20% en octobre ne sont pas utilisés en totalité au cours de l'année pendant laquelle ils ont été versés. En effet, dû à des mouvements de trésorerie qui ne respectent pas toujours les budgets établis initialement dans le cadre des programmes facultatifs des surplus sont réalisés annuellement. Ces surplus ou une partie de ceux-ci sont utilisés au cours de l'année subséquente. D'où l'obligation de l'ASC de comptabiliser aux états financiers ces crédits accumulés dans un compte de "Paiements de transfert payés d'avance".

L'item "Paiements de transfert payés d'avance" inscrit aux états financiers de l'ASC au 31 mars provient de deux sources :

  • Montant des crédits accumulés à l'ESA en date du 31 décembre
  • Portion du dernier paiement non utilisé (au prorata des mois restant de la période couverte par le paiement)

Le tableau 5 ci-après révèle l'ampleur des montants inscrits à titre de paiements de transfert payés d'avance aux états financiers de l'ASC depuis 2002 ainsi que le peu de variation d'une année à l'autre.

TABLEAU 5 - ÉTAT DU COMPTE «PAIEMENTS DE TRANSFERT PAYÉS D'AVANCE»

Date Crédits à l'ESA au 31 décembre Appels de paiement au prorata au 31 mars Total
31 mars 2002 $8 006 668 $3 677 287 $11 683 955
31 mars 2003 $10 171 467 $4 658 051 $14 829 518
31 mars 2004 $10 419 051 $1 194 365 $11 613 416

La pratique actuelle d'utiliser le montant des crédits accumulés au 31 décembre tel que communiqué par l'ESA a pour effet de surévaluer le solde du compte "Paiements de transfert payés d'avance". On devrait donc tenir compte des crédits accumulés au 31 mars afin de refléter la situation réelle mais ce n'est pas la politique de l'ESA de présenter cette information à une autre date que le 31 décembre.

D'un autre côté, l'analyste financier sectoriel responsable du programme ESA nous a également mentionné que le système comptable de l'ESA serait modifié à partir du 1er janvier 2005. Le nouveau système comptable devrait permettre à l'ESA de faire des appels de paiements qui se rapprocheront très près des dépenses réelles à être encourues par les programmes facultatifs au cours de la période couverte par l'appel de paiement. De plus, toujours selon ses dires, les crédits accumulés au 31 décembre 2004 devraient être utilisés en totalité lors du premier appel de paiement de janvier 2005.

À partir de janvier 2005, le montant des paiements de transfert à comptabiliser en tant que payés d'avance serait la portion du dernier appel de paiement non encore utilisée, au prorata des mois restants au cours de cette période. Le montant inscrit aux états financiers de l'ASC devrait donc être davantage représentatif de la réalité.

RECOMMANDATIONS

Faire le suivi des crédits accumulés à l'ESA afin de s'assurer que la totalité accumulée jusqu'à présent sera effectivement utilisée lors du prochain appel de paiement dans le but de ramener le montant des crédits cumulatifs à zéro, tel que prévu.

4.3 TAUX DE CHANGE

La Politique sur les paiements de transfert du SCT, stipule qu'afin de tenir compte des fluctuations possibles des taux de change, les ministères doivent consulter le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada lorsqu'ils proposent un paiement reposant sur une évaluation effectuée par un organisme international dans le cas d'une contribution du Canada à cet organisme ou à ses projets.

L'article cité ci-haut fait partie de la section de la politique concernant les présentations au Conseil du Trésor dans le cas d'une approbation des conditions d'un programme. Puisque l'ASC est présentement en préparation d'une soumission au CT dans le cadre du renouvellement des conditions de l'Accord de coopération Canada/ESA, il serait opportun, à ce moment-ci, de consulter le SCT afin d'obtenir leur opinion quant à la façon dont l'aspect "taux de change" devrait être abordé dans la soumission et traité ultérieurement dans la gestion au jour le jour du programme.

De plus, une des recommandations du rapport d'évaluation de Hickling de mai 1997 traitait de l'aspect "taux de change" de la contribution à l'ESA. Le rapport mentionnait ce qui suit :

"A contingency fund should be provided in the CSA budget for ESA to allow for exchange rate fluctuations which affect the cost of Canadian participation in ESA programs. The size of this fund should be assessed in light of the adoption of the new financial system based on the ECU."

Nos discussions avec le gestionnaire du programme de coopération Canada/ESA a révélé qu'aucun mécanisme n'avait été mis en place jusqu'à présent afin de protéger l'ASC contre les fluctuations du taux de change.

La recommandation du rapport Hickling de mai 1997 est toujours actuelle et d'autant plus pressante à mettre en oeuvre puisque les taux de change ne cessent d'augmenter depuis plusieurs années, tel que le démontre le tableau suivant :

Il y a environ 3 ans, le gestionnaire du programme, dans ses prévisions budgétaires, utilisait un taux de change estimé d'environ 1.60 alors que le taux réel était d'environ 1.40, ce qui laissait une marge de manoeuvre raisonnable permettant d'assumer les risques de taux de change, d'inflation et de dépassement de coûts éventuels de certains programmes. Aujourd'hui, les prévisions budgétaires sont calculées en utilisant un taux de change de 1.65 alors que le taux de change réel fluctue présentement entre environ 1.60 et 1.65. La situation actuelle laisse donc peu ou pas de place pour assumer les risques mentionnés précédemment, d'où le besoin encore plus urgent de mettre en place un mécanisme permettant d'assumer les fluctuations du taux de change et de protéger l'ASC contre les dépassements de coûts de ce programme.

Il existe plusieurs mécanismes pouvant être utilisés afin de se protéger des variations du taux de change, par exemple, l'utilisation de contrats de change ou encore l'ajout de l'Accord de coopération Canada/ESA dans le cadre de gestion des risques de l'ASC. Par ailleurs, avant de mettre un mécanisme de gestion du risque de fluctuation du taux de change en place, il serait essentiel de contacter le SCT, tel que le mentionne la Politique sur les paiements de transfert du SCT afin d'obtenir le plus d'information possible et permettre de prendre une décision éclairée.

RECOMMANDATION

Mettre en place un mécanisme pour palier au risque de fluctuation du taux de change en consultation avec le SCT.

4.4 CONTRÔLE FINANCIER DES CONTRIBUTIONS AUX PROGRAMMES FACULTATIFS

La Politique sur les paiements de transfert du SCT mentionne que les ministères doivent élaborer des politiques et des procédures afin de veiller à ce qu'un contrôle efficace des programmes et des finances soit conçu et assuré dans le cadre des programmes de paiements de transfert ministériels.

L'Annexe 1 de la décision du CT, quant à elle, stipule que la contribution financière du Canada à un programme facultatif peut être augmentée jusqu'à un maximum de 120% de l'enveloppe approuvée à l'origine. On y mentionne également que le Canada peut décider de se retirer d'un programme facultatif une fois que le budget approuvé dépasse 120% de l'enveloppe originale.

Nos discussions avec le gestionnaire du programme de coopération Canada/ESA et avec l'analyste financier sectoriel a révélé qu'il n'y avait pas de moyen en place permettant de s'assurer du respect des articles ci-haut.

En effet, lorsqu'un Arrangement est signé pour un programme facultatif particulier, le Canada connaît le montant pour lequel il s'est engagé en Euro (ou l'AU et l'ECU pour les programmes les plus anciens). Le montant de la contribution du Canada est identifié dans la déclaration du programme facultatif. Par la suite, les appels de paiements sont faits en Euro et convertis en dollar canadien pour fins d'enregistrement comptable. De plus, les contributions auxquelles le Canada s'engage s'étalent généralement sur une longue période, soit jusqu'en 2008-2009 pour la plupart.

Actuellement, l'analyste financier du secteur fait un suivi à chaque paiement et annuellement des montants payés par programme facultatif en dollar canadien. Aucun rapprochement avec le montant total appelé en Euro et pour lequel le Canada s'est engagé n'est fait. Il n'est donc pas possible de déterminer si des dépassements de coûts sont survenus au niveau des programmes facultatifs.

Afin d'être en mesure de s'assurer du respect de la clause qui mentionne que la contribution financière du Canada à un programme facultatif peut être augmentée jusqu'à un maximum de 120% de l'enveloppe approuvée à l'origine et qu'en cas de dépassement, le Canada peut se retirer, il est de la responsabilité du gestionnaire du programme de faire le suivi des sommes versées dans le cadre de chacun des programmes facultatifs. Le gestionnaire peut par contre faire appel à l'analyste financier sectoriel afin que celui-ci lui soumette les rapports nécessaires en vue d'effectuer ce suivi.

Nos discussions avec l'analyste financier sectoriel a révélé que son prédécesseur avait déjà compilé une information de la sorte mais que les rapports n'étaient pas tout à fait à jour et que l'information n'avait pas été transmise au gestionnaire du programme. D'un autre côté, l'analyste financier nous a mentionné qu'il avait récemment obtenu de la part de la direction des finances de l'ESA deux documents permettant de comparer les dépenses réelles en Euro avec les montants engagés en Euro. Il s'agit d'un rapport où sont compilées les dépenses totales ayant été faites en Euro par programme facultatif et par État membre depuis le tout début des programmes facultatifs en cours et d'un rapport où sont compilées les dépenses actuelles ainsi que les prévisions jusqu'à la fin des programmes facultatifs, et ce, toujours par État membre. Cette information permettra au gestionnaire du programme ESA de surveiller l'évolution des programmes facultatifs et suivre les dépassements de coûts éventuels.

RECOMMANDATION

Faire un suivi des dépenses reliées aux programmes facultatifs afin de s'assurer que les paiements effectués correspondent bien aux montants pour lesquels l'ASC s'est engagée en devise étrangère dans le cadre des Arrangements reliés aux divers programmes facultatifs et permettre de déceler des dépassements de coûts.

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5.0 CADRE DE VÉRIFICATION AXÉ SUR LES RISQUES (CVAR / RBAF)

5.1 MISE EN OEUVRE DU CVAR

La Politique sur les paiements de transfert du SCT stipule que :

  • les présentations au CT dans le cas de l'approbation des conditions d'un programme s'appliquant [...] aux contributions doivent renfermer un cadre fondé sur les risques servant entre autres à la vérification des bénéficiaires des contributions;
  • les ministères doivent élaborer un cadre de vérification fondé sur les risques pour la vérification des contributions; et,
  • la politique du gouvernement consiste à gérer les paiements de transfert en tenant compte des risques, de leur complexité, de l'obligation d'obtenir des résultats et d'utiliser judicieusement les ressources.

Selon le Guide du CVAR du SCT, ces exigences sont atteintes par le développement d'un CVAR.

En avril 2003, un cadre de vérification axé sur les risques (CVAR) a été rédigé pour l'Accord de coopération Canada/ESA. Celui-ci n'a par ailleurs pas été soumis au CT à ce moment-là. Le gestionnaire du programme de coopération Canada/ESA prévoyait présenter le CVAR au CT au moment du renouvellement des conditions du programme prévu pour avril 2005.

Le CVAR rédigé traitait principalement de deux éléments : le plan de gestion des risques et le cadre de vérification. Les actions à mettre en oeuvre en relation avec le cadre de vérification ont été réalisées via la présente vérification du programme. Cette activité de vérification était également prévue à l'Annexe 1 de la décision du CT - les conditions du programme, à la section 8 - "Évaluation et vérification". Par contre, le plan de gestion des risques n'a pas été mis en oeuvre. Aucune action n'a été prise afin de mitiger les risques identifiés.

Le gestionnaire du programme nous a mentionné qu'étant donné que le CVAR n'avait pas encore été présenté au CT et approuvé par celui-ci, il n'avait pas été mis en oeuvre. Une fois approuvé par le CT, le CVAR fera partie intégrante des conditions du programme et devra être mis en oeuvre.

Puisque le CVAR est un outil de gestion qui permet d'aider le gestionnaire dans l'accomplissement de ses fonctions et de ses responsabilités de rendre des comptes, il n'est pas nécessaire d'attendre que celui-ci soit approuvé par le CT pour le mettre en oeuvre.

RECOMMANDATIONS

  1. Mettre en oeuvre le CVAR.
  2. S'assurer de faire un suivi régulier du plan de gestion des risques afin de surveiller l'évolution des risques identifiés et mettre en oeuvre les actions identifiées afin de gérer ces risques.

5.2 PLAN DE GESTION DES RISQUES DU PROGRAMME

Lors de notre vérification, nous avons passé en revue le plan de gestion des risques inclus dans le CVAR. Pour chacun des risques identifiés, nous avons examiné :

  • La probabilité identifiée;
  • Les conséquences advenant qu'un risque se matérialise;
  • Les mesures identifiées afin d'atténuer les risques; et,
  • Les actions concrètes à être mise en oeuvre afin de réduire les risques à un niveau acceptable pour l'ASC.

Notre examen a fait ressortir les constatations suivantes :

  • Les mesures à mettre en oeuvre ainsi que les actions concrètes en ce qui a trait au risque de fluctuation du taux de change devraient :
    • être revues étant donné que celles-ci faisaient référence à un programme du CT pour lequel nous n'avons pas été en mesure d'obtenir de l'information;
    • être révisées en considérant la recommandation à la section 4.3 du présent rapport de vérification.
  • Une des mesures identifiée pour palier au risque de rotation du personnel est de conserver des dossiers administratifs appropriés, d'où l'importance accrue de la recommandation à la section 2.1 du présent rapport de vérification.
    • Les actions identifiées concernant la gestion des dossiers devraient être révisées dans le CVAR.
  • À la section "Program Governance", le premier risque identifié fait référence au niveau de participation du Canada dans un programme facultatif sous la masse critique requise pour atteindre des retours industriels et des bénéfices socio-économiques durables.
    • Afin d'être en mesure de justifier le niveau de probabilité identifié dans le CVAR, la masse critique devrait être définie sinon l'évaluation qui est faite du risque est arbitraire.
    • L'action identifiée afin de palier à ce risque, soit de développer une méthodologie d'évaluation et des procédures n'a pas été mise en oeuvre.
  • L'action pour atténuer le risque d'augmentation des coûts des programmes fait référence à la signature de contrats à prix ferme par l'ESA, or, l'ASC n'a aucune influence sur l'octroi de ces contrats.
    • Cet item devrait plutôt faire référence à l'option qu'a l'ASC de se retirer de tout programme facultatif dont les dépassements de coûts excèdent 20%.
  • La section "Information and Management Systems" fait référence à un projet pilote à mettre en oeuvre en 2003 afin d'aider à évaluer si les indicateurs de mesure de la performance identifiés dans le Cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats (CGRR / RMAF) sont adéquats.
    • Notre vérification a révélé qu'aucun projet pilote n'a été réalisé et qu'aucun système de collecte de données n'a été mis en place.
  • Suite à la vérification, nous sommes d'avis que la probabilité du risque relatif au système de gestion des dossiers papier et électronique devrait passer de faible à moyen (voir section 2.1 du présent rapport de vérification).

Nous avons remis au gestionnaire du programme une version commentée et annotée du plan de gestion des risques incluse dans le CVAR.

RECOMMANDATION

Réviser le plan de gestion des risques faisant partie du CVAR en tenant compte des commentaires ci-dessus.

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6.0 CADRE DE GESTION ET DE RESPONSABILISATION AXÉ SUR LES RÉSULTATS (CGRR / RMAF)

6.1 MISE EN OEUVRE DU CGRR

La Politique sur les paiements de transfert du SCT stipule que les présentations au CT dans le cas de l'approbation des conditions d'un programme s'appliquant [...] aux contributions doivent renfermer un cadre de responsabilisation fondé sur les résultats, y compris les indicateurs de rendement, les résultats et conséquences prévus, les méthodes servant à établir un rapport sur le rendement et les critères d'évaluation servant à l'évaluation de l'efficacité des paiements de transfert. De plus, la Politique d'évaluation du SCT mentionne que les gestionnaires ont la responsabilité de surveiller le rendement des politiques, des programmes et des initiatives - de prendre des décisions éclairées et de rendre des comptes.

En mars 2003, un cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats (CGRR / RMAF) a été rédigé pour l'Accord de coopération Canada/ESA. Tout comme dans le cas du CVAR, le CGRR n'a pas été soumis au CT à ce moment-là. Le gestionnaire du programme de coopération Canada/ESA prévoyait également présenter le CGRR au CT au moment du renouvellement des conditions du programme prévu pour avril 2005.

Tel que requis dans le CGRR et à l'Annexe 1 de la décision du CT, une évaluation du programme a été réalisée et ce, au même moment que la présente vérification.

Le gestionnaire du programme nous a mentionné que puisque le CGRR n'avait pas encore été présenté au CT et approuvé par celui-ci, il n'avait pas été mis en oeuvre. Par conséquent, aucun système de collecte de données n'a été mis en place jusqu'à présent. Un tel système est requis afin d'être en mesure de mesurer les résultats attendus du programme par le biais des indicateurs de mesure de la performance identifiés dans le CGRR.

Tout comme pour le CVAR, le CGRR est un outil de gestion qui permet d'aider le gestionnaire dans l'accomplissement de ses fonctions et de ses responsabilités de rendre des comptes, il n'est pas nécessaire d'attendre que celui-ci soit approuvé par le CT pour le mettre en oeuvre. D'autant plus que dans le CVAR, il avait été prévu de faire un projet pilote en 2003 afin de d'aider à évaluer si les indicateurs de mesure de la performance identifiés dans le CGRR étaient adéquats.

RECOMMANDATIONS

  1. Mettre en oeuvre le CGRR.
  2. Mettre en place un système de collecte de données afin de mesurer les résultats attendus du programme par le biais des indicateurs de mesure de la performance identifiés dans le CGRR.

6.2 CONTENU DU CGRR

Une évaluation formative de l'Accord de coopération Canada/ESA a eu lieu au même moment que la présente vérification.

Étant donné que l'ASC est en voie de présenter une soumission au CT dans le cadre du renouvellement des conditions de l'Accord de coopération Canada/ESA, le CGRR devrait être révisé et modifié, le cas échéant, en considérant les résultats de l'évaluation formative dont le rapport sera déposé au même moment que celui-ci.

RECOMMANDATION

Réviser le CGRR en considérant les résultats de l'évaluation formative de l'Accord de coopération Canada/ESA.

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ANNEXE A – OBJECTIFS ET CRITÈRES DE VÉRIFICATION

Objectif no. 1 S'assurer que les politiques, procédures et mécanismes de contrôle en place pour la vérification de l'éligibilité et l'admissibilité des demandes de paiements sont adéquats.
Critère 1.1 Les procédures en vigueur permettent de s'assurer que la contribution au budget général est en conformité avec les conditions du programme.
Critère 1.2 Les appels de paiements sont admissibles et ont été réellement payés (Budget général et programmes facultatifs).
Critère 1.3 Les paiements effectués relativement aux programmes facultatifs sont conformes au niveau de financement approuvé.
Objectif no. 2 S'assurer que l'Accord de coopération Canada/ESA est administré en conformité avec les termes et conditions de l'Accord de coopération.
Critère 2.1 Les politiques et méthodes en place permettent aux gestionnaires et aux agents financiers de respecter les conditions de l'Accord de coopération.
Critère 2.2 Les procédures en vigueur permettent de s'assurer que les programmes facultatifs sélectionnés sont les plus susceptibles de contribuer à l'atteinte des objectifs de l'Accord de coopération.
Critère 2.3 Les différentes phases quant à la participation du Canada aux programmes facultatifs de l'ESA (processus de sélection, établissement d'un document d'approbation de programme (DAP) / Program Approval Submission (PAS), processus d'approbation, admissibilité des coûts, etc.) sont menées conformément aux conditions des divers éléments de l'Accord de coopération.
Critère 2.4 En fonction des retombées industrielles attendues, le processus de sélection des programmes facultatifs effectue des consultations avec :
  • les ministères et organismes fédéraux pertinents (notamment MAECI et MDN);
  • les entreprises spatiales canadiennes; et,
  • les intervenants concernés.
Objectif no. 3 S'assurer que les contributions sont gérées avec diligence raisonnable et en conformité avec les lois et politiques pertinentes.
Critère 3.1 La répartition des responsabilités entre les agents chargés de gérer le programme est adéquate.
Critère 3.2 Le programme est exécuté conformément aux politiques du SCT en matière de gestion financière et de paiement de transfert.
Critère 3.3 Le pouvoir d'approbation est délégué uniquement avec les moyens appropriés de contrôle et de répartition des responsabilités.
Critère 3.4 La gestion du programme est efficiente.
Objectif no. 4 Obtenir l'assurance que le cadre de gestion des risques en place est efficient.
Critère 4.1 Le cadre de gestion des risques permet de faire adéquatement ce qui suit :
  • repérer les événements ou facteurs externes et internes susceptibles de compromettre la réalisation du programme
  • mesurer la probabilité qu'un événement se produira
  • évaluer les conséquences sur le programme si un événement défavorable se produit
  • déterminer les actions à mettre en oeuvre afin de mitiger les risques identifiés
Critère 4.2 Le processus mis en place pour la surveillance des risques permet aux gestionnaires du programme d'évaluer l'efficacité des plans d'évaluation et de réponse, de reconnaître les changements non prévus et de traiter les nouveaux risques avec les mesures d'intervention appropriées.
Critère 4.3 Le personnel affecté à la gestion et à l'administration des éléments du programme possède les connaissances et les compétences requises pour traiter les risques.
Objectif no. 5 Obtenir l'assurance que le cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats (CGRR / RMAF) en place est efficient.
Critère 5.1 Un CGRR est en place.
Critère 5.2 Les indicateurs de mesure de la performance sont pertinents.
Critère 5.3 Les systèmes de collecte de données en place sont efficients.

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ANNEXE B – PLAN D'ACTION DE LA GESTION

Réf.
Recommandation
Responsabilité identifiée Détails du plan d'action Échéancier
Organisation Responsable
2.0 Dossiers administratifs
2.1 Piste de vérification

S'assurer de conserver des dossiers administratifs complets pour chacun des programmes facultatifs afin d'assurer une piste de vérification adéquate et supporter la prise de décision.

Technologies spatiales

Gestionnaire

L'ESA met déjà à la disposition de toutes les délégations un système électronique de documentation très complet basé sur le web (DODIS) qui contient tous les documents officiels de l'ESA depuis 15 ans et qui est mis à jour de manière journalière. Même s'il est très peu probable que le système DODIS ne soit plus disponible (puisqu'il dessert non seulement le Canada mais l'ensemble des états membres et qu'il demeure toujours le mécanisme principal pour la consultation de documents ESA), le bureau de programme ESA s'engage à conserver des dossiers administratifs complets (en particulier pour chaque programme - une copie de la Déclaration de programme, de l'Arrangement et tout autre document pertinent à la prise de décision) pour chacun des programmes facultatifs afin d'assurer une piste de vérification adéquate et supporter la prise de décision.

31 mars 2005

3.0 Processus de sélection et d'approbation des programmes facultatifs
3.1 Document d'approbation de programme (DAP)
  1. Revoir la pertinence d'inclure un item relatif à "La position de l'ESA quant à la participation du Canada dans un programme facultatif" dans la soumission au CT pour le renouvellement des conditions du programme.







  2. S'assurer d'inclure toute l'information au DAP tel que requis selon les conditions du programme approuvées par le CT.

Technologies spatiales

Bureau du programme ESA

La gestion est d'accord qu'il est peu pertinent d'inclure un item relatif à "La position de l'ESA quant à la participation du Canada dans un programme facultatif" dans la soumission au CT pour le renouvellement des conditions du programme, puisqu'il est présumé que l'ESA est d'accord, sinon, il n'y aurait pas lieu de faire une soumission au PRAB.

D'accord.

En vigueur lors d'une prochaine soumission au PRAB/CCEP.

 

 

 

 

 

 


En vigueur lors d'une prochaine soumission au PRAB/CCEP.

3.2 Processus de consultation

Mettre en place un processus structuré et transparent de consultation avec l'industrie en vue de supporter les décisions quant aux programmes facultatifs sélectionnés par le Canada.

Technologies spatiales

Bureau du programme ESA

Un processus structuré et transparent de consultation avec l'industrie afin de développer un consensus de leur part en vue de supporter les décisions quant aux programmes facultatifs sélectionnés par le Canada, sera mis en place pour la ronde à venir des consultations nécessaires à la sélection des programmes optionnels dans lesquels le Canada pourra vouloir participer.

Le Bureau de programme ESA appliquera la recommandation.

Processus sera mis en place pour la réunion du Conseil au niveau ministériel prévue pour décembre 2005.

4.0 Comptabilisation de la contribution
4.1 Engagements des fonds

Revoir le bien-fondé de considérer la contribution au budget général en tant que dépense générique reliée à diverses activités et considérer plutôt une méthode de répartition de ces dépenses en fonction de la contribution effective aux programmes facultatifs et ainsi obtenir une information financière plus juste.

Technologies spatiales

Gestion intégrée

Développement stratégique

Bureau du programme ESA

Le bien-fondé de considérer la contribution au budget général en tant que dépense générique reliée à diverses activités sera revue, et considération sera donnée à une méthode de répartition de ces dépenses en fonction de la contribution effective aux programmes facultatifs et ainsi obtenir une information financière plus juste.

Le Bureau de programme ESA appliquera la recommandation de concert avec les instances responsables à l'agence.

Ce sera fait lors de l'élaboration du prochain ARLU.

L'échéancier de mise en oeuvre ne dépend pas exclusivement du gestionnaire du programme ESA. Cet item sera mis en oeuvre de concert avec la Gestion intégrée (la Planification financière) qui est ultimement responsable de cette répartition.

4.2 Paiements de transferts payés d'avance

Faire le suivi des crédits accumulés à l'ESA afin de s'assurer que la totalité accumulée jusqu'à présent sera effectivement utilisée lors du prochain appel de paiement dans le but de ramener le montant des crédits cumulatifs à zéro, tel que prévu.

Technologies spatiales

Gestion intégrée

Bureau du programme ESA

Le Bureau de programme ESA et le service des Finances ont toujours déployé tous les efforts nécessaires pour effectuer les paiements dus à l'ESA. Le Bureau du programme ESA utilisera les crédits accumulés jusqu'à présent à l'ESA, lors du prochain appel de paiement dans le but de ramener le montant des crédits cumulatifs à zéro.

Le prochain appel de paiement sera en janvier 2005.

4.3 Taux de change

Mettre en place un mécanisme pour palier au risque de fluctuation du taux de change en consultation avec le SCT.

Technologies spatiales

Bureau du programme ESA

Le bureau du programme s'affairera à mettre en place (de concert avec les autres instances compétentes de l'ASC en ce domaine) un mécanisme pour palier au risque de fluctuation du taux de change en consultation avec le SCT. Le mécanisme courant de l'ASC pour la gestion des risques pourrait être le mécanisme de choix pour gérer ce risque.

31 mars 2005

4.4 Contrôle financier des contributions aux programmes facultatifs

Faire un suivi des dépenses reliées aux programmes facultatifs afin de s'assurer que les paiements effectués correspondent bien aux montants pour lesquels l'ASC s'est engagée en devise étrangère dans le cadre des Arrangements reliés aux divers programmes facultatifs et permettre de déceler des dépassements de coûts.

Technologies spatiales

Bureau du programme ESA

Un mécanisme de suivi des dépenses sera instauré.

31 mars 2005

5.0 Cadre de vérification axé sur les risques (CVAR/RBAF)
5.1 Mise en oeuvre du CVAR
  1. Mettre en oeuvre le CVAR.








  2. S'assurer de faire un suivi régulier du plan de gestion des risques afin de surveiller l'évolution des risques identifiés et mettre en oeuvre les actions identifiées afin de gérer ces risques.

Technologies spatiales

Bureau du programme ESA

Le CVAR sera mis en oeuvre une fois approuvé par le CT. On prévoit obtenir cette approbation durant le 1er trimestre de 2005 (jan-mar 2005).


Le Bureau de programme ESA appliquera la recommandation. Le suivi demandé aura lieu avec 1 ou 2 points de contrôle durant l'année (à déterminer).

Mise en oeuvre continuelle.
Le CVAR sera mis en oeuvre immédiatement suite à son approbation (avant le 1er avril 2005)

Mise en oeuvre continuelle.

5.2 Plan de gestion des risques du programme

Réviser le plan de gestion des risques faisant partie du CVAR en tenant compte des commentaires à la section 5.2 du présent rapport.

Technologies spatiales

Bureau du programme ESA

Le plan sera revu avant la finalisation de la soumission au CT présentement en cours d'élaboration.

D'ici au 8 décembre 2004.

6.0 Cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats (CGRR/RMAF)
6.1 Mise en oeuvre du CGRR
  1. Mettre en oeuvre le CGRR.

























  2. Mettre en place un système de collecte de données afin d'être en mesure de mesurer les résultats attendus du programme par le biais des indicateurs de mesure de la performance identifiés dans le CGRR.

Technologies spatiales

Bureau du programme ESA

Le Bureau de programme ESA appliquera la recommandation. Le CGRR sera mis en oeuvre une fois approuvé par le CT. On prévoit obtenir cette approbation durant le 1er trimestre de 2005 (jan-mar 2005).

Les mécanismes prévus au CGRR pour assurer sa mise en oeuvre, incluant les ressources correspondantes, seront mis en place graduellement au cours de la prochaine année.

 

Le Bureau de programme ESA appliquera la recommandation. Un système de collecte de données sera mis en place (détails à être communiqués plus tard) afin d'être en mesure de mesurer les résultats attendus du programme par le biais des indicateurs de mesure de la performance identifiés dans le CGRR.

Mise en oeuvre continuelle.
Le CGRR sera mis en oeuvre immédiatement suite à son approbation (avant le 1er avril 2005).

 

 

 

 

 

 

 

1 octobre 2005.

6.2 Contenu du CGRR

Réviser le CGRR en considérant les résultats de l'évaluation formative de l'Accord de coopération Canada/ESA.

Technologies spatiales

Bureau du programme ESA

Le Bureau de programme ESA appliquera la recommandation. Le plan sera revu avant la finalisation de la soumission au CT présentement en cours d'élaboration.

D'ici au 8 décembre 2004.