Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers

Agence spatiale canadienne

Sommaire de l'évaluation de l'efficacité du système de contrôle interne en matière de rapports financiers et du plan d'action de l'Agence spatiale canadienne pour l'exercice - (non vérifié)

Avis au lecteur

Depuis l'entrée en vigueur, le , de la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, les ministères sont maintenant tenus de démontrer qu'ils se sont dotés d'un système efficace de Contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF).

Dans le cadre de cette politique, les ministères doivent évaluer annuellement leur système de CIRF, établir des plans d'action pour apporter les ajustements qui s'imposent, et joindre à leur Déclaration de responsabilité de la direction un sommaire des résultats de l'évaluation et du plan d'action.

Un système efficace de CIRF permet d'obtenir des états financiers fiables et de fournir l'assurance que :

  • Les opérations sont dûment autorisées;
  • Les dossiers financiers sont adéquatement tenus;
  • Les actifs sont protégés contre les risques comme le gaspillage, les abus, les pertes, la fraude et la mauvaise gestion;
  • Les lois, les règlements et les politiques applicables sont respectés.

Il importe de noter que le système de CIRF n'est pas conçu pour éliminer totalement les risques, mais plutôt pour les ramener à un niveau raisonnable grâce à des mécanismes de contrôles efficaces et proportionnels aux risques visés.

Le maintien d'un système efficace de CIRF est un processus continu destiné à identifier les risques importants, à évaluer l'efficacité des contrôles visant à les atténuer et à apporter les ajustements nécessaires, ainsi qu'à surveiller leur exécution à l'appui de l'amélioration continue. Par conséquent, la portée, la fréquence et l'état d'avancement des évaluations de l'efficacité du système de CIRF des ministères peuvent varier d'une organisation à l'autre, compte tenu des risques et des situations qui leur sont propres.

Tables des matières

  1. Introduction
  2. Environnement de contrôle de l'Agence spatiale canadienne relatif au CIRF
  3. Évaluation du système de CIRF de l'Agence spatiale canadienne
  4. Résultats de l'évaluation de l'Agence spatiale canadienne au
  5. Plan d'action de l'Agence spatiale canadienne

1. Introduction

Le présent document est annexé à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers de l'Agence spatiale canadienne (ASC) pour l'exercice -. Conformément à la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, en vigueur depuis le , l'ASC présente pour la première fois des renseignements sommaires sur les mesures prises pour maintenir un système efficace de Contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF). Plus particulièrement, il fournit de l'information sur les évaluations effectuées par l'ASC jusqu'au , sur les progrès, les résultats et les plans d'action connexes, ainsi que certaines données financières permettant de mieux comprendre l'environnement de contrôle qui lui est unique.

1.1 Pouvoirs, mandat et activités de programmes

Le mandat de l'ASC est de « promouvoir l'exploitation et le développement pacifiques de l'espace, de faire progresser la connaissance de l'espace par la science et de faire en sorte que les Canadiens tirent profit des sciences et techniques spatiales sur les plans tant social qu'économique ».

L'ASC s'acquitte de ce mandat en collaboration avec le secteur privé, le milieu universitaire, des organismes du gouvernement du Canada et d'autres agences spatiales et organisations internationales. Ces partenariats maximisent les avantages économiques, scientifiques et technologiques et renforcent les synergies entre les établissements de partout au Canada et avec d'autres pays.

Le Rapport ministériel sur le rendement et le Rapport sur les plans et les priorités permettent d'obtenir d'autres précisions sur la mission et le résultat stratégique de l'ASC, ainsi que sur les priorités et le rendement de ses programmes tels que définis dans l'Architecture d'activités de programmes (AAP).

1.2 Principales données financières

L'objet de la présente section est de donner des renseignements permettant au lecteur de mieux comprendre la situation financière et les résultats des activités de l'ASC. Les principales données financières de l'ASC pour l'exercice - sont affichées dans le Rapport ministériel sur le rendement et dans les États financiers (non vérifiés). Il est également possible d'obtenir de l'information dans les Comptes publics du Canada.

Les principales données financières relatives à l'exercice - sont :

  • Le total des dépenses s'élève à 468 millions de dollars.
    • Les services professionnels et spéciaux constituent la majorité des dépenses (151 millions de dollars ou 32 %).
    • les salaires viennent en deuxième place (85 millions de dollars ou 18 % pour 699,7 équivalents temps plein).
    • L'acquisition de machinerie et de matériel et les paiements de transfert arrivent respectivement en troisième et quatrième place (52 et 47 millions de dollars).
  • Les immobilisations représentent 69 % de l'actif total (932 millions de dollars).
    • Les créditeurs et les charges à payer constituent 80 % du passif total (97 millions de dollars).

L'ASC compte deux principaux systèmes d'information essentiels à ses activités et à la production de rapports financiers : le système financier SAP et le système de gestion des ressources humaines SIPT.

1.3 Ententes de services afférentes aux états financiers

L'ASC dépend d'autres organismes pour le traitement de certaines opérations et pour obtenir des renseignements pour calculer certains passifs qui sont consignés dans ses états financiers :

  • Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) administre de façon centralisée :
    • le paiement des salaires;
    • l'approvisionnement pour certains biens et services;
    • les services communs relatifs aux installations.
  • Le ministère de la Justice fournit des services juridiques.
  • Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) fournit les renseignements nécessaires pour le calcul de certaines charges et provisions, comme la charge accumulée liée aux indemnités de départ.

1.4 Changements importants au cours de l'exercice -

L'AAP a été restructurée de manière à présenter l'information relative au rendement et aux données financières dans quatre activités au lieu de six comme pour les dernières années. Ce changement figure dans le Rapport sur les plans et priorités ainsi que dans les états financiers de l'ASC qui présentent les quatre nouvelles activités en -.

Les activités de programmes de l'ASC sont :

  • Données, informations et services spatiaux
  • Exploration spatiale
  • Capacités spatiales futures du Canada
  • Services internes

2. Environnement de contrôle de l'Agence spatiale canadienne relatif aux CIRF

L'ASC reconnaît qu'il incombe à la haute direction de donner le ton pour que les employés de tous les niveaux comprennent leur rôle dans le maintien d'un système efficace de CIRF et qu'ils soient en mesure d'exercer efficacement leurs responsabilités à cet égard. La priorité de l'ASC est de veiller à ce que les risques soient bien gérés, dans un environnement de contrôle souple et axé sur le risque qui favorise l'amélioration continue et l'innovation.

2.1 Postes, rôles et responsabilités clés

Les principaux postes et comités de l'ASC qui ont la responsabilité de maintenir et de surveiller l'efficacité du système de CIRF sont exposés ci-dessous.

Président - À titre d'agent comptable, le président de l'ASC assume la responsabilité générale et le leadership des mesures prises en vue d'assurer l'efficacité du système de CIRF. En cette qualité, il est membre du Comité de vérification, préside le Comité exécutif et signe les états financiers de l'ASC.

Dirigeant principal des finances (DPF) - Le DPF de l'ASC relève directement du président et exerce un leadership pour assurer la coordination, la cohérence et l'orientation de la conception et du maintien d'un système de CIRF efficace et intégré incluant son évaluation annuelle. Le DPF préside le Comité de gestion financière et signe les états financiers de l'ASC.

Dirigeant principal des Ressources humaines (DPRH) - Le DPRH relève directement du président et il exerce un leadership en ce qui a trait aux stratégies de recrutement, de perfectionnement et de maintien en poste afin d'attirer, d'outiller et de retenir l'expertise dont a besoin l'ASC, notamment une expertise en matière de gestion financière. Le DPRH est responsable d'assurer et d'examiner l'efficacité des aspects du système de CIRF qui s'inscrit dans son mandat.

Vice-président et directeurs généraux - Le vice-président et les directeurs généraux de l'ASC relèvent du président. Ils sont chargés d'administrer les programmes de leurs secteurs respectifs et sont responsables d'assurer et d'examiner l'efficacité des aspects du système de CIRF qui s'inscrivent dans leur mandat. La gestion du profil de risque organisationnel incombe au directeur général des Services corporatifs.

Dirigeant principal de la vérification interne (DPVI) - Conformément à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor, l'ASC nomme un DPVI qualifié qui relève directement du président et qui est indépendant des cadres hiérarchiques. Le DPVI fournit une assurance au moyen de vérifications internes périodiques, lesquelles sont essentielles au maintien de l'efficacité du système de CIRF.

Comité de vérification (CV) - Le CV relève directement du président de l'ASC et est un comité consultatif qui a pour mandat de donner des conseils objectifs et de surveiller les processus de gestion, de contrôle et de responsabilisation. Le CV s'est réuni pour la première fois le . En - , le CV s'est réuni quatre fois, a participé à deux appels-conférence et à une session de travail. Il est composé du président de l'ASC et de trois membres externes dont un préside le comité. Le CV examine le profil de risque de l'ASC et son système de contrôle interne, notamment l'évaluation et les plans d'action relatifs au système de CIRF ainsi que les rapports financiers.

Comité exécutif (CE) - Le CE de l'ASC, présidé par le président, est l'instance décisionnelle officielle de l'ASC. À ce titre, le CE est responsable de la gouvernance et de la régie des programmes et des activités de l'ASC. En vertu de son mandat, le CE est responsable de l'ensemble de la gestion, de la surveillance et du contrôle des activités. Le CE examine, approuve et surveille le profil de risque organisationnel, ainsi que son système de contrôle interne, notamment l'évaluation et les plans d'action relatifs au système de CIRF.

2.2 Principaux contrôles organisationnels à l'Agence spatiale canadienne

L'environnement de contrôle de l'ASC prévoit un ensemble de mesures visant à aider les employés à gérer efficacement les risques grâce à une sensibilisation accrue, à des connaissances et des outils pertinents ainsi qu'au perfectionnement de leurs compétences. Les principales mesures comprennent :

  • Une division Comptabilité ministérielle et contrôle interne qui relève de l'Adjoint au dirigeant principal des finances (ADPF) qui se consacre au contrôle interne;
  • La documentation des principaux processus opérationnels, les risques et les points de contrôle pour appuyer la gestion et la surveillance du système de CIRF;
  • Des systèmes de traitement de la TI servant à accroître la sécurité, l'intégrité, l'efficacité et l'efficience;
  • Le Code de valeurs et d'éthique du secteur public ainsi qu'un Comité des valeurs et de l'éthique qui relève du président;
  • Un plan annuel de vérification interne axé sur les secteurs à risques et d'importance;
  • Des programmes de formation et des communications visant les principaux secteurs de la gestion financière, notamment à l'intention des agents financiers et des gestionnaires délégués;
  • Un instrument des pouvoirs délégués qui est révisé périodiquement;
  • Des ententes de rendement annuelles qui précisent les responsabilités en matière de gestion financière;
  • Un profil de risque organisationnel incluant les stratégies d'atténuation pour s'assurer que les risques sont bien gérés.

3. Évaluation du système de CIRF de l'Agence spatiale canadienne

3.1 Fondements de l'évaluation

Pour répondre aux exigences de la Politique sur le contrôle interne qui entrait en vigueur graduellement sur une période de trois ans à partir du , les ministères doivent veiller à la mise en place, au maintien, à la surveillance et à l'examen du système ministériel de contrôle interne en vue de fournir l'assurance raisonnable que :

  • Les opérations sont dûment autorisées;
  • Les dossiers financiers sont adéquatement tenus;
  • Les éléments d'actifs sont protégés;
  • Les lois, les règlements et les politiques applicables sont respectés.

À cette fin, les ministères doivent évaluer l'efficacité de la conception et du fonctionnement du système de CIRF et se doter d'un programme de surveillance continue pour maintenir et améliorer continuellement le système de CIRF.

L'efficacité de la conception signifie que les principaux points de contrôle reliés aux CIRF sont définis, documentés et mis en place et qu'ils sont adaptés aux risques (c'est-à-dire que les contrôles sont proportionnels aux risques qu'ils visent à atténuer) et que toutes les mesures correctives ont été apportées. Cela inclut la mise en correspondance des processus et systèmes de TI avec les principaux comptes aux états financiers.

L'efficacité du fonctionnement signifie que les principaux contrôles ont été évalués au cours d'une période déterminée à partir de tests fondés sur des transactions réelles et que tous les correctifs ont été apportés.

Ces essais couvrent tous les niveaux de contrôles ministériels, soit les contrôles au niveau de l'entité, les contrôles informatiques généraux ainsi que les contrôles au niveau des processus opérationnels.

L'évaluation de l'efficacité de la conception et du fonctionnement des contrôles clés en matière de rapports financiers permet d'assurer une surveillance et une amélioration continue du système de CIRF.

3.2 Méthode d'évaluation de l'Agence spatiale canadienne

L'ASC a adopté un processus pour l'aider à dégager une vision commune et objective de la rigueur des contrôles à l'échelle de l'organisation en s'appuyant sur la trousse à outils du Bureau du contrôleur général.

Le processus de l'ASC comporte les étapes suivantes :

  • Planification et définition de la portée basée sur les principaux risques quantitatifs et qualitatifs auxquels sont exposés les rapports financiers de l'ASC;
  • Documentation des contrôles au niveau de l'entité, des contrôles informatiques généraux et des contrôles au niveau des processus opérationnels;
  • Identification des risques au niveau des processus, alignement des contrôles clés sur les risques et cheminement témoin (tests de conception);
  • Test d'efficacité du fonctionnement;
  • Consolidation des résultats, analyse des lacunes et élaboration des plans d'action visant à améliorer le système de CIRF de l'ASC.

Au cours de l'exercice -, l'ASC a réalisé ce qui suit :

- Test de conception Test de fonctionnement
Documentation Matrice des risques et contrôles Cheminement témoin
Contrôles au niveau de l'entité
Formation obligatoire Oui Oui    
Évaluation du rendement et apprentissage Oui Oui    
Instrument de délégation et attribution des pouvoirs délégués Oui Oui    
Établissement des budgets Oui Oui    
Suivis prévisionnels Oui Oui    
Contrôles informatiques généraux
Accès au réseau et aux applications Oui en cours    
Développement de modules et fonctionnalités du système financier Oui      
Contrôles au niveau des processus
Paye Oui en cours en cours en cours
Approvisionnement au paiement Oui Oui Oui  
Travaux en cours Oui      
Paiements de transfert Oui      
Radiation et aliénation Oui      
Accueil Oui Oui Oui  
Voyages Oui Oui Oui  
Procédures de fin de mois et de fin d'année Oui      

4. Résultats de l'évaluation de l'Agence spatiale canadienne au

Les principaux postes sujets à l'évaluation des contrôles clés au niveau des dépenses (risques quantitatifs) sont services professionnels et spéciaux, salaires, acquisition de machinerie et de matériel et paiements de transferts. Les principaux contrôles au niveau des processus qui supportent ces postes sont : approvisionnement au paiement, travaux en cours, paye et paiements de transfert. Les principaux postes de dépenses sujets à l'évaluation des contrôles clés au niveau des risques qualitatifs sont les dépenses de voyages et d'accueil.

Les paragraphes suivants résument les principaux résultats obtenus lors des tests de l'efficacité de la conception et des tests de l'efficacité du fonctionnement.

4.1 Efficacité de la conception des contrôles clés

Au cours de l'exercice -, l'ASC a concentré ses efforts sur la documentation des principaux contrôles identifiés à la section 3.2 et à la validation des processus par les divers intervenants responsables d'activités spécifiques. Toutes les corrections nécessaires ont été apportées aux contrôles documentés. La qualité, la fiabilité et la disponibilité des documents ont été uniformisées. De plus, au cours de l'exercice -, l'ASC a complété plusieurs matrices des risques et contrôles, et a effectuer quelques cheminements témoins pour les processus identifiés à la section 3.2. L'examen de l'efficacité de la conception des contrôles clés a permis de confirmer que des contrôles clés sont en place et permettent d'atténuer les principaux risques.

Toutefois, l'ASC a décelé certaines faiblesses lors de l'examen de l'efficacité de la conception des contrôles clés pour le processus d'approvisionnement au paiement (contrôles au niveau des accès au système financier SAP) et pour le processus de la paye (contrôle relié aux formalités de départ des employés). Des mesures correctives ont été mises en œuvre pour pallier aux faiblesses identifiées.

4.2 Efficacité du fonctionnement des contrôles clés

L'ASC a amorcé son évaluation de l'efficacité du fonctionnement pour le processus de la paye en utilisant une méthodologie axée sur le risque qui permet de tester les contrôles clés sur une période déterminée et prévoit terminer l'évaluation en -.

5. Plan d'action de l'Agence spatiale canadienne

5.1 Progrès réalisés durant l'exercice -

Au cours de l'exercice -, l'ASC a débuté la mise en œuvre de la Politique sur le contrôle interne et les progrès importants réalisés sont les suivants :

  • Mise en place d'une équipe qui relève de l'ADPF pour planifier, réaliser et surveiller le système de CIRF.
  • Élaboration d'un plan d'action fondé sur les postes des états financiers les plus risqués.
  • Approbation par la haute gestion du plan d'action en ce qui a trait au CIRF.
  • Présentation au CV du plan d'action en ce qui a trait au CIRF ainsi que l'avancement des travaux.
  • Contrôles au niveau de l'entité (se référer au tableau à la section 3.2 pour les détails) :
    • Terminé le recensement des contrôles et toutes les documentations connexes (à l'exception du contrôle pour la gestion du risque organisationnel);
    • Terminé les matrices des risques et des contrôles.
  • Contrôles informatiques généraux (se référer au tableau à la section 3.2 pour les détails) :
    • Terminé le recensement des contrôles et toutes les documentations connexes pour les contrôles d'accès et de développement des modules et fonctionnalités du système financier;
    • Amorcé les matrices des risques et des contrôles pour les contrôles d'accès.
  • Contrôles au niveau des processus opérationnels (se référer au tableau à la section 3.2 pour les détails) :
    • Terminé le recensement des contrôles et toutes les documentations connexes;
    • Terminé les matrices des risques et les cheminements témoins pour les processus d'approvisionnement au paiement, accueil et voyage;
    • Amorcé les matrices de risques, les cheminements témoins ainsi que les tests d'efficacité du fonctionnement pour le processus de la paye.

5.2 Plan d'action pour le prochain exercice financier et les exercices subséquents

L'ASC a élaboré un plan d'action pluriannuel pour respecter les exigences de la Politique sur le contrôle interne. L'échéancier du plan pluriannuel priorise les processus les plus à risques.

Plan d'action pour l'exercice - et les exercices subséquents Test de conception Test de fonctionnement Recommandation et plan d'action Surveillance continue
Documentation Matrice des risques et contrôles Cheminement témoin
Contrôles au niveau de l'entité
Formation obligatoire     12/13 13/14 13/14 14/15
Évaluation du rendement et apprentissage     12/13 13/14 13/14 14/15
Instrument de délégation et attribution des pouvoirs délégués     12/13 13/14 13/14 14/15
Établissement des budgets     13/14 14/15 14/15 15/16
Suivis prévisionnels     13/14 14/15 14/15 15/16
Gestion du risque organisationnel 12/13 13/14 13/14 14/15 14/15 15/16
Contrôles informatiques généraux
Accès au réseau et aux applications   12/13 12/13 13/14 13/14 14/15
Développement modules et fonctionnalités du système financier   12/13 14/15 15/16 15/16 15/16
Contrôles au niveau des processus
Paye   12/13 12/13 12/13 12/13 13/14
Approvisionnement au paiement       12/13 12/13 13/14
Travaux en cours   12/13 12/13 13/14 13/14 14/15
Paiements de transfert   12/13 12/13 13/14 13/14 14/15
Radiation et aliénation   12/13 12/13 13/14 13/14 14/15
Accueil       12/13 12/13 13/14
Voyages       12/13 12/13 13/14
Procédures de fin de mois et de fin d'année   12/13 12/13 13/14 13/14 14/15

Il est prévu de continuer à consulter le comité de vérification pour l'exercice - ainsi que pour les exercices suivants afin d'obtenir des conseils indépendants sur le système de contrôle interne de l'ASC, y compris sur la gouvernance et la gestion des risques.

De plus, au cours des prochains exercices, l'ASC continuera à chercher des occasions de renforcer ses contrôles au niveau de l'entité en tenant compte des résultats des évaluations et des vérifications annuelles. Notamment, l'ASC doit faire en sorte qu'un plan de surveillance bien intégré soit en place afin de sensibiliser le personnel et d'accroître sa compréhension du système de CIRF à tous les paliers, ainsi que de donner aux employés les connaissances, les compétences et les outils dont ils ont besoin pour accomplir leurs tâches.