Agence spatiale canadienne
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Table of Contents

Rapport annuel

Rapport annuel du Comité de vérification
2010-2011

Direction, vérification et évaluation

Table des matières

Message au président de l'Agence spatiale canadienne

Au nom des membres externes du comité de vérification (CV) de l’Agence spatiale canadienne (ASC) j’ai le plaisir de déposer notre premier rapport annuel, couvrant l’exercice 2010-2011. J’aimerais souligner l’appréciation exprimée par mes collègues externes de faire partie du CV de l’Agence spatiale canadienne. De plus, les membres considèrent que leur travail a été grandement facilité dû à la présence du président de l’ASC à chacune des réunions.

L’année 2010-2011 a été une année remplie de défis puisque c’était la première année complète d’opération du CV. Nous avons été exposés à la complexité des enjeux liés au domaine spatial dans un contexte international, de même qu’au rôle stratégique que joue l’ASC pour l’ensemble du gouvernement du Canada. Malgré le fait que nous sommes en période d’apprentissage continue, nous nous sommes fait une idée assez rapidement du contexte dans lequel doit opérer l’ASC. En effet, l’ASC interagit avec des partenaires internationaux, avec l’industrie, avec les autres ministères et avec les universités et est, par conséquent, exposée à des risques pour lesquels elle ne maîtrise pas toutes les composantes. Cette situation rend la planificati on stratégique et la gouvernance encore plus complexe.

Le présent rapport a été rédigé conformément aux exigences de l’alinéa 4.4.5 de la Directive sur les comités ministériels de vérification et porte sur les cinq domaines suivants :

  • un résumé des activités du comité et des résultats de ses examens;
  • une évaluation du système de contrôle interne du ministère au meilleur des connaissances des membres considérant que le comité vient de terminer sa première année d’opération;
  • un énoncé des préoccupations importantes que le comité a en ce qui a trait aux processus de gestion du risque, de contrôle et de reddition de comptes du ministère;
  • une évaluation de la capacité et du rendement de la fonction de vérification interne; et
  • une recommandation en vue de l'amélioration des processus de contrôle.

Nous sommes satisfaits des rapports de vérification qui nous ont été soumis, des recommandations issues de ces rapports, de même que des échanges que nous avons eus lors des présentations qui nous ont été faites au cours l’année. Nous sommes disposés à discuter du contenu du présent rapport avec vous au moment que vous jugerez opportun.

 

___________________________________________________
Alain Jolicoeur, président du comité de vérification

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1.0 Sommaire exécutif

Le CV de l’ASC est composé de quatre membres dont l'administrateur général. La présidence du CV est assumée par un des trois membres externes. Le CV vient de terminer sa première année de fonctionnement.

Durant les quatre réunions tenues en 2010-2011, le CV a assuré un dialogue direct, transparent et constructif entre ses membres et la haute direction de l’ASC.

L’année 2010-2011 fût une année de changements à l’ASC. En effet, au 1er avril 2010 entrait en vigueur une toute nouvelle structure organisationnelle. De plus, l’année 2010-2011, de même que la précédente, furent consacrée à l’élaboration d’une toute nouvelle architecture d’activités de programmes qui est entrée en vigueur au 1er avril 2011. Tous ces changements ont donné lieu à une revue de la gouvernance et du processus en place pour l’élaboration du profil des risques corporatifs. Les membres du CV seront sollicités au cours de la prochaine année pour donner des avis et conseils à la haute direction tout au long de l’élaboration de ces documents stratégiques essentiels à la bonne gestion de l’ASC.

Voici un résumé des observations que les membres externes ont formulées en regard de chaque section du présent rapport :

  1. Mandat du comité de vérification

    Le rapport annuel 2010-2011 porte sur les rôles et les responsabilités que le CV a endossés au cours de l’année, conformément à la charte et au plan annuel du CV de l’Agence spatiale canadienne. Les membres externes ont fournis objectivement au président de l’ASC des conseils et des recommandations indépendantes sur le caractère suffisant, la qualité et les résultats de l’assurance fournie à l’égard de la pertinence et du fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôles et de gouvernance de l’Agence.

  2. Résumé des activités entreprises et résultats des examens

    Au cours de la dernière année, les membres externes ont assistés à des séances d’orientation afin de mieux comprendre les opérations de l’ASC et ainsi, leur permettre de mieux s’acquitter de leurs tâches.

    Les membres ont eu l’occasion de commenter et de recommander huit rapports de vérifications qui présentaient des recommandations jugées pertinentes dans l’optique d’une amélioration constante des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôles et de gouvernance de l’Agence.

  3. Évaluation du système de contrôle interne de l’Agence spatiale canadienne

    Au cours de l’exercice 2010-2011, les membres du CV ont eu l’occasion d’examiner une variété de documents couvrants l’ensemble des aspects de la gestion de l’ASC, à savoir, le cadre de valeurs et d’éthique, le profil de risques corporatifs et la gestion du risque, la gouvernance et le cadre de contrôle de la gestion, les états financiers et comptes publics, de même que le Rapport ministériel sur le rendement et le rapport sur les plans et priorités. À la lumière de l’examen de l’ensemble des documents, les membres du CV sont d’avis que l’ASC a mis en place bon nombre de bonnes pratiques de gestion mais, après seulement un an d’opération, les membres ne sont pas encore prêts à donner une opinion globale quant à leur appréciation du système de contrôle interne en place à l’ASC . D’autre part, les membres du CV sont satisfaits des efforts réalisés par l’ASC dans l’optique d’avoir des états financiers vérifiables.

  4. Évaluation de la capacité et du rendement de la fonction de vérification interne

    La fonction de vérification interne a réalisé d’excellents progrès dans la mise en œuvre des exigences de la Politique sur la vérification interne. Par ailleurs, depuis août 2009, plusieurs changements au niveau des ressources humaines (départ à la retraite et congé de maladie) ont eu une incidence sur la capacité de la fonction de vérification interne à livrer certains documents dans les délais prévus. Ceci a eu une incidence sur l’évaluation du cadre de responsabilisation de gestion (CRG) de la Ronde VIII où la cote de l’aire de gestion « Vérification » de l’ASC est passé de « Acceptable » à « Possibilité d’amélioration ».

    Nonobstant ce qui précède, la fonction de vérification a été en mesure d’exécuter et de présenter au CV la plupart des rapports de vérification prévus à son plan de vérification axé sur les risques. La fonction de vérification n’a pas hésité à faire appel à des fournisseurs de services professionnels pour pallier au manque de ressources humaines à l’interne et aller chercher les compétences spécialisées requises pour l’exécution de certaines vérifications.

  5. Sujets divers

    Au cours de l’exercice 2010-2011, les membres ont assisté à une présentation :

    • du contrôleur général du Canada qui a expliqué le rôle de la fonction de contrôleur général, les raisons de la création des comités ministériels de vérification dans tous les organismes fédéraux de même que l’utilité du CV pour les canadiens et pour le président de l’ASC;

    • de représentants de la Commission de la Fonction publique (CFP) qui ont fait un survol du mandat de la CFP et présenté un historique de la vérification de suivi ainsi que les résultats de la vérification de suivi de la dotation qui a été réalisée à l’ASC au cours de 2010; et

    • de représentants du Bureau du Vérificateur général (BVG) qui ont présenté le rôle du BVG et comment l’ASC cadre dans les plans de vérification du BVG pour les prochaines années.

  6. Préoccupations importantes et recommandation d’amélioration

    Les membres du CV ont soulevé une préoccupation au niveau du suivi des plans d’action de la gestion et recommandent l’implantation d’un système de suivi continu de la mise en œuvre des plans d’action de la gestion de façon à ce qu’ils soient informés de la progression de la mise en œuvre à chacune des réunions du CV.

    Les membres ont également exprimé leur souhait de poursuivre les sessions d’orientation qui leur permettent d’élargir davantage leurs connaissances de l’ASC mais aimeraient que ces sessions soient davantage axées du côté stratégique plutôt que programmatique.

Les membres externes sont d’avis que le CV a rempli son mandat durant l’exercice 2010-2011 conformément aux exigences prévues dans sa charte (voir la Charte du comité de vérification à l’Annexe A) et selon son calendrier annuel. Le CV a réalisé des progrès importants cette année en complétant sa première année d’opération. L’ASC a fourni un appui actif au CV afin qu’il ait en sa possession toute l’information dont il avait besoin pour livrer des avis et conseils appropriés au président de l’ASC. Les membres du CV considèrent qu’ils ont mis en œuvre les actions appropriées afin de respecter les exigences de la Politique sur la vérification interne du Secrétariat du Conseil du Trésor tout en donnant des avis et conseil éclairés au président de l’ASC afin de renfor cer la gouvernance, la gestion des risques et le cadre de contrôle de gestion de l’ASC.

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2.0  Mandat du comité de vérification

2.1 Objet

Les membres externes fournissent objectivement au président de l’ASC des conseils et des recommandations indépendantes sur le caractère suffisant, la qualité et les résultats de l’assurance fournie à l’égard de la pertinence et du fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôles et de gouvernance de l’Agence. À cet égard, les membres apprécient les différents documents présentés au CV, dont, entre autres, le plan de vérification axé sur les risques (PVAR) et les rapports de vérification. Au cours de l’année, le rôle des membres externes a été de recommander pour approbation par le président les différents documents présentés. Ce rôle sera revu au cours de la prochaine année.

Dans l’objectif de soutenir le président de l’ASC, le CV exerce d’une manière méthodique intégrée et axée sur le risque, une surveillance des principaux secteurs de gestion, de contrôle et de reddition de comptes, y compris l’établissement de rapports, au sein de l’ASC. En leur qualité de ressource stratégique du président de l’ASC, les membres externes offrent également des conseils et des recommandations, sur demande, à propos des nouvelles priorités et des préoccupations opérationnelles.

Le rapport annuel 2010-2011 du CV porte sur les rôles et les responsabilités que le comité a endossé, conformément à la charte et au plan annuel du CV de l’Agence spatiale canadienne.

2.2 Comité

Le Comité est constitué de quatre membres, soit le président de l’ASC et trois membres externes, dont l’un agit comme président du CV :

En 2010-2011, les membres étaient les suivants :

  • Steve MacLean, président de l'ASC,
  • Alain Jolicoeur, président du comité de vérification,
  • Marie Bernard-Meunier, membre du comité de vérification, et
  • Gérard Caron, Member, membre du comité de vérification.

2.3 Réunions

Le Comité s’est réuni plusieurs fois durant l’exercice 2010-2011, notamment dans le cadre de quatre réunions officielles en juin, septembre, décembre et mars.

2.4 Charte du comité de vérification

La charte du CV respecte les exigences de la nouvelle Directive sur les comités ministériels de vérification et elle identifie les responsabilités ainsi que les activités devant être complétées par le CV. Celle-ci a été approuvée le 21 juin 2010.

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3.0  Résumé des activités entreprises et résultats des examens

3.1 Session d'orientation à l'intention des membres externes du comité de vérification

Les membres externes ont eu droit à des séances d’orientation afin de mieux comprendre les opérations de l’ASC, notamment :

  • Présentation des activités et des stratégies de l’organisation par les directeurs et/ou directeurs généraux des directions et/ou des directions générales suivantes en février 2010 :

    • Direction des communications,
    • Direction des Finances,
    • Direction générale, Services corporatifs,
    • Direction générale, Utilisation de l’espace,
    • Direction générale, Exploration spatiale, et
    • Direction générale, Sciences et technologies spatiales;

  • Présentation concernant la gouvernance, la planification et le rendement par le directeur, gouvernance, planification et rendement (juin 2010);

  • Présentation sur le cadre de responsabilisation de la gestion par le directeur, gouvernance, planification et rendement (juin 2010);

  • Présentation sur la gestion des risques organisationnels à l’ASC par le gestionnaire, assurance de programme (juin 2010); et,

  • Présentation du Bureau du vérificateur général concernant leur mandat et leurs travaux à l’ASC (septembre 2010).

3.2 Rapport de vérification interne

Durant l’exercice, le dirigeant principal de la vérification (DPV) a soumis huit rapports de vérification interne pour examen et recommandation pour approbation par le président de l’ASC. Les vérifications visées par ces rapports étaient celles prévues dans le PVAR. Les vérifications effectuées englobaient des aspects de la gouvernance, de la gestion du risque et du contrôle dans tous les secteurs d’activité de l’ASC.

Au cours de l’exercice 2010-2011, le CV a examiné et recommandé pour approbation par le président de l’ASC les rapports de vérification suivants :

  • Vérification du cadre de gestion des valeurs et de l’éthique;
  • Vérification de la dépendance envers les technologies de l’information;
  • Vérification de la sécurité des systèmes et des données;
  • Vérification des risques liés à la planification et au développement des technologies de l’information;
  • Vérification du processus de divulgation proactive;
  • Vérification de la gestion des installations d’essai;
  • Vérification des langues officielles; et,
  • Vérification de la gestion des contrats et de l’approvisionnement.

L’examen des huit rapports de vérifications présenté a résulté en l’approbation sur le champ de l’ensemble des rapports. Par ailleurs, deux ont été sujets à des modifications mineures suggérées par les membres du CV et un a fait l’objet de critiques plus sévères.

3.3 Huis clos

Au cours de l’année, le CV a tenu des réunions à huis clos avec le DPV, le chef principal des finances (CPF) et le président de l’ASC et ce, après chacune des réunions du CV. Ces rencontres ont favorisé une discussion ouverte avec les membres du CV et ont permis de parler librement de sujets parfois délicats et pour lesquels une discussion ouverte lors des réunions n’était pas appropriée. Ces rencontres ont également permis aux membres externes du CV d’obtenir de l’information plus précise à certains égards.

3.4 Autoévaluation du comité de vérification

Aucune activité quant à l’autoévaluation du CV n’a été faite jusqu’à présent. Par ailleurs, puisqu’une année s’est écoulée depuis le début des activités du CV, une autoévaluation sera entreprise en septembre 2011.

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4.0  Évaluation du système de contrôle interne de l'Agence spatiale canadienne

4.1 Valeurs et éthique

Suite à une vérification du cadre de gestion des valeurs et de l’éthique présentée au CV du 21 juin 2010, les membres externes du CV sont à l’aise avec l’approche de l’ASC quant aux valeurs et à l’éthique. La vérification les a rassurés sur l’existence d’activités permettant de promouvoir les valeurs et l’éthique à l’ASC. Le suivi de la mise en œuvre du plan d’action de la gestion qui sera présenté à la prochaine réunion du CV en juin 2011 permettra d’apprécier davantage les actions mises de l’avant afin de parfaire le cadre de gestion des valeurs et de l’éthique à l’ASC. Les actions à mettre en place incluaient notamment l’élaboration d’un plan de diffusion en matière de valeurs et d’éthique, la remise sur pied d u comité d’orientation en matière de valeurs et d’éthique afin de poursuivre les activités du programme sur les valeurs et l’éthique et la sensibilisation du personnel quant au processus de divulgation d’actes répréhensibles en vigueur à l’ASC.

4.2 Gestion du risque et profil de risque corporatif

Une présentation sur la gestion des risques organisationnels a été faite aux membres du CV le 22 juin 2010. Lors de cette présentation, le profil de risque corporatif 2009-2010 a été présenté aux membres. Il s’en est suivi des discussions entourant entre autres, l’importance et l’incidence des partenaires en termes de risques corporatifs.

Récemment, les membres du CV ont été avisés à l’effet qu’une toute nouvelle approche et méthodologie en matière d’identification des risques corporatifs était en développement et que la nouvelle approche allait leur être présentée lors de la rencontre du CV de juin 2011.

Considérant le développement d'un nouveau profil de risque corporatif et le fait que le CV en est à sa première année d'opération, celui-ci n'a pas jugé opportun à ce stade de tirer de conclusions particulières sur la gestion du risque. Il est néanmoins d'avis que les risques se subdivisent en deux catégories; les risques associés aux processus opérationnels et les risques stratégiques et considèrent que les risques stratégiques sont plus difficiles à évaluer.

4.3 Gouvernance et cadre de contrôle de la gestion

Au cours de l’année 2010-2011, les membres du CV ont eu l’occasion d’examiner et de commenter les résultats de l’évaluation du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) de la Ronde VII de l’ASC de même que les résultats préliminaires de la Ronde VIII pour l’aire de gestion « Vérification ». Tel que mentionné en détail à la section 5.2 du présent rapport, les membres sont d’avis que la capacité au niveau des ressources assignées à l’activité de vérification interne constituera un défi pour la prochaine année.

D’autre part, les membres du CV ont été exposés à divers éléments du cadre de contrôle de la gestion tout au long de l’année et ce, lors de présentations de rapports de vérification, de procédures en place pour fins de préparation des états financiers vérifiables ou des comptes publics ou encore lors de présentations à caractère informationnel ayant pour objectif de faire connaître les activités de l’ASC aux membres du CV.

Après tout juste un an d’opération, le CV n’estime pas être en mesure d’exprimer une opinion définitive sur le caractère adéquat ou non du cadre de contrôle de la gestion.

Des discussions entourant le contexte, les rôles et les fonctions du groupe Gouvernance, planification et rendement ont eu lieu lors de la rencontre du CV du 22 juin 2010. Pour ce qui est de la gouvernance, les membres du CV ont constatés qu’il y a une structure pour la prise de décision en place et qu’elle semble solide. Il y a toutefois un nouveau modèle de gouvernance qui est présentement en développement à l’ASC. Dès que le développement de ce nouveau modèle sera à un stade assez mature, celui-ci sera présenté aux membres du CV pour commentaires.

4.4 États financiers de l'agence spatiale canadienne

Les membres du CV ont examiné et commenté la version ébauche des états financiers de l’ASC. Leurs commentaires ont été considérés dans la version finale des états financiers. Les membres du CV ont constaté que les états financiers étaient bien montés et qu’ils respectaient les normes comptables en vigueur. De plus, au meilleur de leur connaissance, les membres n’ont noté aucune inexactitude ou omissions importantes à l’égard des états financiers.

En décembre 2010, une présentation a été faite aux membres du CV afin de les informer quant à l’état de préparation pour l’élaboration d’états financiers vérifiables et sur les états financiers prospectifs en cours d’élaboration. Des discussions ont eu lieu relativement à ce qui a été réalisé jusqu’à présent en vue d’être en mesure de produire des états financiers vérifiables. En effet, plusieurs contrôles ont été documentés, la majorité des actifs a été scanné et un exercice de recensement des biens inventoriés est en cours. Les membres du CV sont satisfaits des efforts réalisés par l’ASC dans l’optique d’avoir des états financiers vérifiables. Pour ce qui est des états financiers prospe ctifs, ceux-ci seront utiles pour fins de planification et de contrôle. Les membres ont proposé l’ajout d’un paragraphe à la lettre de transmission au Conseil du Trésor à l’effet que les membres du CV ont examiné les états financiers prospectifs et les recommande.

4.5 Rapport ministériel sur le rendement

Le Rapport ministériel sur le rendement (RMR) 2009-2010 de l’ASC a été présenté au CV par le directeur, gouvernance, planification et rendement le 13 septembre 2010. Les membres externes du CV ont mentionné que le rapport décrivait adéquatement les activités menées par l’ASC et qu’ils n’avaient noté aucune inexactitude ou omissions importantes. Ceci dit, les membres sont d’avis qu’à la lecture du document tel qu’il est présenté, il est difficile de se faire une idée globale quant au rendement de l’ASC et qu’un sommaire exécutif permettrait une meilleure compréhension. De façon générale, les membres du CV sont d’avis que le RMR devrait être un peu moins descriptif et davantage analytique. La personne responsable de la rédaction du RMR a mentionné qu’il allait considérer l’idée d’intégrer un sommaire exécutif au RMR, ce qui permettrait de mettre le lecteur en contexte dès le début du document.

4.6 Rapport sur les plans et les priorités

La version préliminaire du Rapport sur les plans et les priorités (RPP) 2011-2012 de l’ASC a été présentée au CV par le directeur, gouvernance, planification et rendement le 8 décembre 2010. Les membres ont fait des commentaires mais aucune appréciation globale n’a été faite pour l’instant. Par ailleurs, les membres n’ont noté aucune inexactitude ou omissions importantes. La version finale du RPP 2011-2012 sera examinée par les membres du CV lors de la réunion de juin 2011 afin de déterminer la mesure dans laquelle les commentaires faits suite à leur revue de la version préliminaire ont été intégrés à la version finale du document.

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5.0  Évaluation de la capacité et du rendement de la fonction de vérification interne

La fonction de vérification interne s’est conformée à toutes les exigences de la Politique sur la vérification interne. La mise sur pied du CV a été complétée vers la fin de l’année 2009-2010. Le CV a complété sa première année d’opération en 2010-2011.

Le CV a donné son avis sur les aspects suivants de la fonction de vérification interne :

5.1 Charte de la vérification interne

La charte de la vérification interne propose un cadre de responsabilisation qui comprend sa mission, son autorité ainsi que ses responsabilités. Celle-ci a été approuvée par le CV le 22 juin 2010.

5.2 Indépendance et objectivité

La structure organisationnelle de l’ASC assure l’indépendance de la fonction de vérification puisque le personnel de vérification relève du DPV qui lui-même relève directement du président de l’ASC. La charte de la vérification interne garantit au personnel de vérification un accès libre à tous les renseignements, dossiers, employés et consultants selon ses besoins et veille à ce que la fonction de vérification interne ne soit pas entravée dans l’exercice de ses responsabilités et soit libre de présenter ses conclusions au président de l’ASC, au CV et au contrôleur général du Canada.

5.3 Ressources de la vérification interne

Depuis août 2009, plusieurs changements ayant une incidence sur la capacité de la fonction de vérification interne sont survenus.  En effet, suite à l’absence prolongée du DPV, le poste a été comblé de façon intérimaire à partir d’août 2009 par une chargée de projet d’expérience détenant la certification « Certified Internal Auditor » (CIA).  Un processus de dotation a été initié à l’automne 2010 afin de combler le poste de DPV. Le processus est présentement en cours et devrait être complété d’ici août 2011.

D’autre part, un nouveau poste d’adjointe administrative a été ajouté à l’équipe de la vérification et de l’évaluation. Ce poste a été comblé en février 2010. La titulaire de ce poste consacre un peu plus de 50% de son temps à la fonction de vérification interne. Deux vérificateurs séniors se sont également joints à l’équipe de vérification interne en décembre 2009 et avril 2010. Il s’agissait également de deux nouveaux postes.  Par ailleurs, un poste de chargé de projet s’est libéré en avril 2010. Celui-ci a été comblé en novembre 2010 par un détachement pour une période d’un an et ce, afin de permettre la revue de l’organigramme de la fonction de vérification interne.

Afin de s’assurer d’avoir toutes les compétences et ressources requises afin de mener les vérifications identifiées dans le PVAR, lors de l’exercice 2010-2011, la fonction de vérification interne a eu recours à des services externes pour certaines vérifications plus spécialisées, notamment la vérification de la gestion des contrats et de l’approvisionnement et en matière d’analyse financière de projets d’investissement.

Les membres du CV sont satisfaits des progrès réalisés au niveau des ressources de la vérification interne mais sont tout de même étonnés par le nombre restreint de ressources allouées à la fonction de vérification interne en comparaison avec leurs responsabilités.

5.4 Plan de vérification axé sur les risques

Le DPV a déposé le PVAR pour les exercices 2010‑2011 à 2012‑2013 à la réunion de décembre 2010. Cette année, il prévoit présenter le PVAR couvrant les exercices 2011-2012 à 2013-2014 à la réunion du CV de juin 2011. La méthodologie pour l’élaboration du PVAR a été revue afin d’appliquer davantage les lignes directrices du Guide sur la Planification de la vérification interne pour les ministères et organismes du Bureau du contrôleur général (BCG). La nouvelle méthodologie a été présentée à la réunion du 21 mars 2011 du CV pour en informer les membres et pour obtenir leur apport.

5.5 Rendement de la vérification interne

Le rapport de suivi de la mise en œuvre des recommandation de l’auto évaluation de 2008-2009 de la conformité de la fonction de vérification interne aux normes de l’Institut des vérificateurs internes présenté au CV du 21 mars 2011 fait état des progrès réalisés au niveau de la mise en œuvre des recommandations.  En effet, des 7 recommandations, 3 ont été mises en œuvre à 100 %, 2 sont en cours de mise en œuvre avec un degré d’achèvement de 75 % et les 2 dernières sont en cours de mise en œuvre avec un degré d’achèvement de 25 %.

Des améliorations ont été apportées aux pratiques de vérification relativement à la tenue appropriée des dossiers de travail de vérification. La nouvelle méthodologie présentement utilisée pour l’élaboration du PVAR, la finalisation de l’élaboration du manuel de vérification, de même que l’implication de la fonction de vérification interne lors de l’élaboration de systèmes corporatifs permettront de finaliser la mise en œuvre des recommandations.

Une évaluation externe des pratiques de la fonction de vérification interne est prévue pour 2012-2013.

5.6 Rapports de vérification interne

Tel que mentionné à la section 3.2 du présent rapport, durant l’exercice, le DPV a soumis huit rapports de vérification interne pour examen et recommandation pour approbation par le président de l’ASC. Les vérifications visées par ces rapports étaient celles prévues dans le PVAR. Les vérifications effectuées englobaient des aspects de la gouvernance, de la gestion du risque et du contrôle dans tous les secteurs d’activité de l’ASC.

La liste des rapports de vérification approuvés en 2010‑2011 est présentée à la section 3.2 du présent rapport.

5.7 Suivi des plans d'action de la gestion

Lors de la réunion de juin 2010, le DPV a présenté au CV, le Rapport annuel de suivi des plans d’action de la gestion en date du 31 mars 2010.  Le rapport faisait état de 10 projets de vérification dont la mise en œuvre était en cours. Des 10 rapports de vérification présentés, 7 démontraient que la mise en œuvre était pratiquement complétée. Pour ce qui est des 3 rapports dont la mise en œuvre des recommandations en était à ses débuts, il s’agissait des rapports les plus récents (Juin 2009). Un point un peu troublant par ailleurs est le fait qu’un rapport datant de 2002 fait état d’une recommandation encore en suspens. Suite à ce constat, les membres du CV ont fait part de leur intérêt à obtenir une mise à jour à chaque réunion du niveau d’accomplissement des a ctions identifiées dans les plans d’action de la gestion. Les membres aimeraient rencontrer, au besoin, les gestionnaires responsables de la mise en œuvre tardive de certaines actions. Le DPV a mentionné qu’il était dans ses plans pour l’année 2011-2012 de mettre en place un processus de suivi continu de l’avancement de la mise en œuvre des recommandations. De cette façon, une mise à jour sur la mise en œuvre des plans d’action de la gestion serait présentée à chaque réunion du CV.

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6.0  Sujet divers

Bureau du contrôleur général

Lors de la première rencontre du CV en février 2010, le contrôleur général du Canada est venu rencontrer les membres du comité et leur a expliqué le rôle de la fonction de contrôleur général, les raisons de la création des comités ministériels de vérification dans tous les organismes fédéraux de même que l’utilité du CV pour les canadiens et pour le président de l’ASC. Essentiellement, le CV est là pour soutenir le président de l’ASC en lui prodiguant des avis et conseils.

Comission de la fonction publique

En septembre 2010, la vice-présidente de la Direction générale de la vérification et des services de données et le directeur général de la Direction de la vérification de la Commission de la fonction publique (CFP) ont présenté les résultats de la vérification de suivi de la dotation qui a été réalisée à l’ASC au cours de 2010. Le directeur général de la Direction de la vérification de la CFP a fait un survol du mandat de la CFP et a présenté un historique de la vérification de suivi. Il a fait mention des critères de vérification et des résultats de la présente vérification. La vice-présidente a, quant à elle, mentionné que les résultats étaient positifs, que les systèmes et pratiques nécessaires étaient en place et que la prochai ne étape consistait à l'approbation finale du rapport par la CFP. Elle a également mentionné que la CFP était heureuse de la mise sur pieds d'un CV à l'ASC. Les membres du CV constatent que, suite à cette vérification de suivi, l’ASC a récupéré ses pleins pouvoirs en matière de dotation.

Bureau du vérificateur général

En septembre 2010, le vérificateur général adjoint du Canada, de même que le directeur principal du bureau de Montréal du Bureau du Vérificateur général (BVG) ont présenté aux membres du CV le rôle du BVG et comment l’ASC cadre dans les plans de vérification du BVG pour les prochaines années. Outre les vérifications de certains postes aux états financiers de l’ASC dont les immobilisations, aucune vérification de l’ASC n’est prévu dans un avenir rapproché. Le directeur principal mentionne que les deux dernières vérifications du BVG à l'ASC remontent à 2002 (avec un suivi en 2006) et à 2010 pour ce qui est des immobilisations.

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7.0  Préoccupations importantes et recommandation d'amélioration

Les membres du CV ont soulevé une préoccupation importante et quelques souhaits qui demandent que l’on s’y attarde au cours de la prochaine année. La préoccupation importante soulevée est en lien avec le suivi de la mise en œuvre des plans d’action de la gestion qui est fait seulement annuellement. Les membres du CV ont exprimé le désir d’obtenir un état de la situation quand à la mise en œuvre des plans d’action de la gestion à chaque réunion du CV. Tel que mentionné à la section 5.7 du présent rapport, les membres du CV sont d’avis que certaines recommandations prennent trop de temps à être mises en œuvre et les membres aimeraient que les gestionnaires imputables de la mise en œuvre de ces recommandations viennent s’expliquer directement devant les membres du CV. De cette façon, ils espèrent avo ir un impact positif sur la mise en œuvre des recommandations en réduisant le retard dans la mise en œuvre et par conséquent, ceci engendrerait une amélioration aux processus de contrôle à l’ASC. Les membres recommandent donc la mise un œuvre d’un système de suivi continu de la mise en œuvre des plans d’action de la gestion.

Pour ce qui est des autres souhaits exprimés par les membres, il y a la poursuite des sessions d’orientation des membres qui leur permettrait d’élargir davantage leurs connaissances de l’ASC mais plus particulièrement du côté stratégique plutôt que programmatique. De plus, il serait apprécié de la part des membres d’avoir la possibilité de poursuivre des dialogues ou échanges avec les dirigeants de l’ASC, et ce, pour avoir une meilleure compréhension des risques stratégiques, des défis et des enjeux de l’ASC.

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8.0  Conclusion

Les membres externes sont d’avis que le CV a rempli son mandat durant l’exercice 2010-2011 conformément aux exigences prévues dans sa charte (voir la Charte du comité de vérification à l’Annexe A) et selon son calendrier annuel. Le CV a réalisé des progrès importants cette année en complétant sa première année d’opération. L’ASC a fournit un appui actif au CV afin qu’il ait en sa possession toute l’information dont il a besoin pour livrer des avis et conseils appropriés au président de l’ASC. Les membres du CV considèrent qu’ils ont mis en œuvre les actions appropriées afin de respecter les exigences de la Politique sur la vérification interne du Secrétariat du Conseil du Trésor tout en donnant des avis et conseil éclairés au président de l’ASC afin de renforcer la gouvernance, la gestion des risques et le cadre de contrôle de gestion de l’ASC.

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Annexe A - Charte du comité de vérification

Introduction

La Politique sur la vérification interne du gouvernement fédéral entrée en vigueur le 1er juillet 2009 remplace la version précédente datée du 1er avril 2006.

La présente politique vise à ce que, tant au niveau de chacun des ministères qu'au niveau de l'ensemble du gouvernement, la vérification interne et les comités de vérification fournissent aux administrateurs généraux et au contrôleur général, respectivement, une assurance et des conseils additionnels, en toute indépendance des cadres hiérarchiques, concernant les processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance.

Dans ce contexte, le comité de vérification est une composante essentielle de la structure de gouvernance de l'Agence spatiale canadienne (ASC) ainsi qu’une dimension critique d’un régime de vérification interne vigoureux et crédible.

Il incombe à l'administrateur général de mettre sur pied ce comité. Les pouvoirs qui sont conférés à cet égard découlent de la Politique sur la vérification interne et de la Directive sur les comités ministériels de vérification du Conseil du Trésor. La politique et la directive établissent les paramètres de base concernant la composition et le fonctionnement du comité de vérification. Elle définit également ses responsabilités, ses fonctions et son régime de reddition de comptes.

La directive prévoit entre autres, que le rôle, les responsabilités et les activités du comité de vérification soient documentés dans la charte du comité de vérification.

Objet

Le comité de vérification fournit objectivement des conseils et des recommandations à l'administrateur général sur le caractère suffisant, la qualité et les résultats de l'assurance fournie à l'égard de la pertinence et du fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance de l’ASC. Afin d'assurer ce soutien à l'administrateur général, le comité de vérification exercera d'une manière intégrée, axée sur le risque et méthodique une surveillance des principaux secteurs de gestion, de contrôle et de reddition de comptes, y compris l'établissement de rapports, au sein de l’ASC.

En sa qualité de ressource stratégique pour l'administrateur général, le comité de vérification fournira également des conseils et des recommandations à la demande de l'administrateur général sur des nouvelles priorités spécifiques émergeantes, des préoccupations, des risques, des opportunités ou des rapports de reddition de comptes.

Membres du comité de vérification

Composition

Le comité de vérification est composé de quatre membres dont l'administrateur général. Les trois membres externes sont choisis conjointement par l'administrateur général et le contrôleur général et sont approuvés par le Conseil du Trésor.

Présidence

La présidence du comité de vérification est assumée par un membre externe.

Le président convoque les réunions du comité, en fixe l’ordre du jour et dirige les réunions. Les ordres du jour des réunions du comité seront finalisés en consultation avec l’administrateur général.

Mandat et durée des mandats

Un membre de l’extérieur ne peut siéger pendant plus de deux mandats. Un mandat normal dure quatre ans. Néanmoins, afin d’assurer la continuité au sein du comité de vérification, le recrutement de membres par l’administrateur général peut être échelonné. Ceci signifie qu’une nomination initiale peut avoir une durée de moins de quatre ans.

Réunion du comité de vérification

Fréquence

Le comité de vérification se réunira au moins quatre fois par année. Le comité de vérification établira son calendrier de réunions au moins six mois à l'avance afin que la direction et les vérificateurs de l’ASC puissent mettre au point l'information et les rapports dont le comité a besoin pour appuyer ses travaux. La révision du calendrier des réunions constituera une mesure exceptionnelle.

L'administrateur général peut décider en tout temps de se réunir avec les membres du comité pour connaître les résultats de leurs travaux et demander tout conseil dont il aurait besoin.

Quorum

Le quorum est établi par une majorité des membres (3). Il ne peut y avoir de remplaçants.

Préparation et présence des membres

Pour accroître l’efficacité des réunions du comité de vérification, chaque membre devra :

  • Consacrer le temps nécessaire à préparer chaque réunion et à y participer en lisant les rapports et les documents préparatoires fournis pour la réunion;

  • Maintenir une excellente fiche d'assiduité.

Présence des non-membres

Le dirigeant principal des finances (DPF) et le dirigeant principal de la vérification (DPV) assisteront à toutes les réunions du comité de vérification. Le président peut demander la présence d’autres représentants de l'ASC.

Au besoin, le président peut demander à un représentant principal du Bureau du vérificateur général (BVG) du Canada d’assister à la réunion pour discuter des plans, des constatations et des préoccupations du BVG. Si nécessaire, le président peut aussi demander à des représentants du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada d’assister aux réunions du comité de vérification.

Procès-verbal des réunions

Pour chaque réunion, on établira un procès-verbal qui comportera un registre des présences. Le procès-verbal inclut un registre des décisions prises ainsi qu’un sommaire de la discussion qui éclaire sur les sujets et les sous-thèmes abordés.

Réunion à huis clos

À chacune de ses réunions, le comité de vérification tiendra normalement une rencontre individuelle à huis clos avec le DPF de l’ASC, le DPV, le représentant du BVG, lorsqu’il est présent et tout autre représentant que le comité peut vouloir rencontrer.

Activités

Accès du comité de vérification

Le comité de vérification a librement accès au DPV et au DPF, de même qu’aux autres employés et documents de l'ASC (dans le respect des dispositions législatives applicables) si cela lui est nécessaire pour remplir son mandat.

Les DPV et DPF ont librement accès au comité de vérification ainsi qu’à son président.

Plan pour les activités du comité de vérification

Le président du comité de vérification préparera un plan afin de garantir que les responsabilités annuelles et courantes du comité sont prévues et exécutées intégralement. Ce plan sera présenté au comité pour qu’il soit approuvé.

Orientation, formation et éducation permanente des membres du comité de vérification

Le comité de vérification ne peut remplir son rôle que si ses membres sont bien informés. Les membres du comité recevront une orientation et une formation formelle au sujet des buts, responsabilités et objectifs du comité ainsi que des activités de l'ASC. Un processus d’apprentissage permanent – p. ex., au moyen de séances d’information sur les nouveaux risques et enjeux – sera également mis en place.

Soutien au comité de vérification

On fournira au comité de vérification les ressources qui lui sont nécessaires pour remplir son rôle, ses responsabilités et ses fonctions. S’il le juge nécessaire pour assumer ses responsabilités, et ce, dans le respect de son mandat, le comité de vérification à le pouvoir de solliciter une assistance et des conseils indépendants.

Un soutien au niveau du secrétariat sera fourni pour les activités du comité de vérification. Ce soutien comprend :

  • la préparation en temps opportun de tous les avis et ordres du jour des réunions;

  • la coordination des présentations et la distribution des rapports ou des documents connexes qui sont préparés pour informer le comité de vérification ou aux fins d’examen par ce dernier;

  • la préparation et la distribution en temps opportun des procès-verbaux des réunions;

  • l'exécution d'autres tâches pouvant être assignées.

Responsabilités et fonctions

Les principaux secteurs de responsabilité sur lesquels doit normalement se pencher le comité de vérification sont énoncés ci-après. Toutefois, l'administrateur général établira les priorités et les points d'intérêt particuliers du comité, en consultation avec ce dernier et en tenant compte du mandat, des objectifs et des priorités du ministère ainsi que des risques connexes qui touchent le ministère et le gouvernement. L'administrateur général doit donc veiller à ce que chacun des grands secteurs suivants soit examiné en tenant dûment compte des risques et selon un cycle approprié :

  • Valeurs et éthique : les mesures établies par la direction pour se conformer aux valeurs de la fonction publique et les promouvoir et assurer le respect des lois, des règlements, des politiques et des normes d'éthique;

  • Gestion du risque : le profil de risque corporatif et les mesures établies par l’agence pour gérer ces risques; et

  • Cadre de contrôle de la gestion : les mesures de contrôle interne de l’agence, y compris les vérifications qui peuvent émaner des gestionnaires (p. ex., les vérifications des bénéficiaires des paiements de transfert).

Fonction de vérification interne

Le comité de vérification doit :

  • recommander et revoir périodiquement la charte de vérification interne de l'ASC aux fins de son approbation par l’administrateur général;

  • examiner les ressources affectées à la fonction de vérification interne pour déterminer si elles sont adéquates;

  • examiner et recommander aux fins d''approbation l'appréciation annuelle des risques et le plan de vérification interne pluriannuel préparés par le DPV;

  • surveiller et évaluer le rendement de la fonction de vérification interne;

  • donner des conseils à l'administrateur général au sujet du recrutement et de la nomination du DPV, ainsi que de son évaluation de rendement;

  • obtenir et recommander aux fins d'approbation les rapports de vérification interne et les plans d'action de la gestion qui visent à donner suite aux recommandations;

  • obtenir et examiner les rapports périodiques présentant les progrès réalisés par rapport au plan de vérification interne, y compris un rapport annuel de la situation produit par le DPV;

  • ètre informé des missions ou des tâches en vérification qui n'entraînent pas la présentation d'un rapport au comité, ainsi que de toutes les questions importantes qui découlant de ces travaux.

En ce qui concerne le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) et les organismes centraux, le comité de vérification doit :

  • conseiller l'administrateur général au sujet du caractère adéquat des mesures qui visent à appuyer le BVG, les autres mandataires du Parlement et les organismes centraux dans l'exécution de leurs travaux de vérification concernant l'ASC;

  • être informé de tous les travaux de vérification relatifs à l'ASC qui doivent être entrepris par le BVG, d'autres agents du Parlement ou des organismes centraux;

  • examiner les ébauches des rapports de vérification du BVG, des autres mandataires du Parlement et des organismes centraux, que peut soumettre l'administrateur général, et, comme peut le demander l'administrateur général, recommander aux fins d'approbation les réponses et les plans d'action correspondants de l'ASC;

  • rencontrer périodiquement des représentants du BVG et recueillir leurs commentaires et leurs avis au sujet des questions touchant les risques, les contrôles et la gouvernance de l'ASC;

  • être informé des questions et des priorités qui se rapportent à la vérification et qui ont été soulevées par les organismes centraux et, comme peut le demander l'administrateur général, recommander les mesures qui devraient être prises;

  • être informé des répercussions des initiatives lancées à l'échelle du gouvernement dans le but d'améliorer les pratiques de gestion, et conseiller l'administrateur général à ce sujet.

En ce qui concerne le suivi des plans d'action de la direction :

  • Le comité de vérification est chargé de conseiller l'administrateur général au sujet de l'efficacité des mesures établies pour surveiller la mise en œuvre et assurer le suivi des plans d'action de la gestion qui répondent aux recommandations de la vérification interne, du BVG, d'autres vérificateurs ou d'autres organismes centraux.

  • Le DPV est chargé de faire rapport périodiquement au comité de vérification dans le but d'indiquer si les plans d'action de la gestion ont été mis en œuvre et, selon ses travaux de suivi axés sur le risque, s'il y a lieu de s'interroger sur l'efficacité des mesures prises. Les rapports du DPV cerneront les secteurs où la gestion a, selon les conclusions tirées, accepté un niveau de risque inacceptable pour le ministère ou le gouvernement.

Au chapitre des états financiers et des rapports de comptes publics, le comité de vérification doit :

  • de concert avec la gestion, examiner les états financiers de l'ASC ainsi que tous les principaux jugements et toutes les principales estimations comptables qu'ils renferment et donner des conseils à l'administrateur général au sujet de toute question apparente d'importance qui peut nuire à la présentation fidèle des états.

  • si les états financiers du ministère font l'objet d'une vérification, le comité de vérification doit examiner :

    1. les états financiers vérifiés en collaboration avec le vérificateur externe et la haute gestion et discuter de toute correction importante devant être apportée aux états financiers par suite de la vérification et de toute difficulté ou de tout différend avec la gestion qui s'est produit au cours de la vérification;

    2. les lettres de recommandation découlant de la vérification externe des états financiers de l'ASC ou des comptes publics;

    3. les constatations et les recommandations du vérificateur concernant les contrôles internes en place pour établir les états financiers;

    4. le cas échéant, le rendement du vérificateur externe

En ce qui concerne le rapport sur les risques et la reddition de comptes, le comité de vérification

  • est chargé d'examiner le profil de risque corporatif de l'ASC et donner tout conseil pertinent à ce sujet à l'administrateur général.

  • est chargé d'obtenir des copies du Rapport sur les plans et les priorités, du Rapport ministériel sur le rendement et de tout autre rapport important de reddition de comptes de l'ASC. Ces documents serviront de fondement aux travaux du comité et aux conseils à donner à l'administrateur général. Au cours de l'examen de ces documents, le comité de vérification sera attentif aux inexactitudes ou aux omissions importantes qui pourraient être présentes dans ceux-ci et donnera des conseils à ce sujet.

Évaluation du rendement du comité de vérification

Auto-évaluaiton du rendement du comité de vérification

Le comité de vérification doit auto évaluer périodiquement son rendement.

Note : L'objectif de cet exercice étant de contribuer à un processus d'amélioration continue du comité de vérification pour l'exécution de ses responsabilités. La discussion qui survient entre les membres au sujet des résultats et des implications de l'auto-évaluation fait partie intégrante de ce processus.

Rapport sur la reddition de comptes par le comité de vérification

Le comité de vérification doit préparer, à l’attention de l’administrateur général, un rapport annuel qui :

  • résume les activités du comité et les résultats de ses examens;

  • présente son évaluation du système de contrôle interne de l'ASC;

  • documente toutes les grandes préoccupations que le comité peut avoir à l'égard du cadre et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance de l'ASC;

  • présente son évaluation de la capacité et du rendement de la fonction de vérification interne;

  • présente, au besoin, des recommandations en vue de l'amélioration des processus de gestion des risques, de contrôle et de reddition de comptes, y compris des recommandations pour améliorer la fonction de vérification interne à l'ASC;

  • fournit d'autres information ou documents qu'il juge importants pour présenter de la meilleure façon un portrait juste et complet de ses activités et résultats, ainsi que du contexte dans lequel ces informations doivent être interprétées (par exemple, il est de bonne pratique pour le comité de vérification de divulguer ou d'inclure sa charte dans son rapport annuel).

L’administrateur général sera pleinement informé du contenu de ce rapport annuel avant qu’il ne soit finalisé.

Ce rapport annuel sera mis sans délai à la disposition du contrôleur général (c’est-à-dire, en temps normal, dans le mois ou les deux mois qui suivent sa transmission à l’administrateur général).

Examen de la charte du comité de vérification

Le comité de vérification doit examiner périodiquement la pertinence de sa charte aux fins d'approbation par l’administrateur général.

Activité et calendrier du comité de vérification

Un calendrier annuel des activités du comité de vérification a été établit et sera mis à jour régulièrement.