Rapport annuel au Parlement sur l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2014-2015

Table des matières

Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels est entrée en vigueur le 1er juillet 1983.

Elle a pour objet de compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et confère aux individus un droit d'accès aux renseignements personnels qui les concernent.

Conformément à l'article 72, le responsable de chaque institution fédérale doit préparer un rapport annuel sur l'application de cette loi au sein de son institution. Ce rapport est soumis au Parlement à la fin de chaque exercice financier.

Le présent rapport rend donc compte des activités de l'Agence spatiale canadienne associées à l'application de cette loi au cours de la période 2014-2015.

Renseignements généraux – Partie I

1. Agence spatiale canadienne

Afin de permettre une meilleure compréhension du contexte dans lequel la Loi sur la protection des renseignements personnels est appliquée à l'Agence spatiale canadienne (ASC), cette section présente une vue d'ensemble des objectifs et des activités de l'institution.

L'Agence spatiale canadienne se rapporte au ministre de l'Industrie. Son mandat, tel qu'il est défini dans la Loi sur l'Agence spatiale canadienne, est de « promouvoir l'exploitation et le développement pacifiques de l'espace, de faire progresser la connaissance de l'espace par la science et de faire en sorte que les Canadiens tirent profit des sciences et des technologies spatiales sur les plans tant social qu'économique ».

Mission

L'Agence spatiale canadienne se veut à l'avant-garde du développement et de l'application des connaissances spatiales pour le mieux-être des Canadiens et de l'humanité.

Pour mener à bien cette mission, l'ASC :

  • vise l'excellence collectivement;
  • préconise une attitude axée sur la clientèle;
  • appuie des méthodes axées sur les employés et la communication ouverte;
  • mise sur la responsabilisation et l'obligation de rendre compte;
  • s'engage à collaborer et à travailler avec ses partenaires pour notre bénéfice mutuel.

L'Agence spatiale canadienne est une source d'inspiration pour les Canadiens et les Canadiennes depuis maintenant 25 ans. En plus de regrouper les principaux programmes spatiaux fédéraux, elle coordonne tous les éléments du Programme spatial canadien et administre les principales activités canadiennes liées au domaine de l'espace. L'ASC a les compétences voulues pour demeurer à la fine pointe des connaissances dans les domaines spécialisés où le Canada excelle, tout en parrainant, appuyant et encourageant les sociétés et les institutions canadiennes prometteuses et aptes à voir leurs réalisations se concrétiser dans l'espace.

Pour plus d'information sur les activités de l'ASC, veuillez consulter son site Internet à l'adresse suivante : www.asc-csa.gc.ca

2. Organisation de la mise en œuvre des activités de protection des renseignements personnels

Le responsable de l'institution aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels est le ministre de l'Industrie. Ce dernier a délégué certains de ses pouvoirs en vertu de la Loi au titulaire du poste de vice-président de l'Agence spatiale canadienne, de même qu'à certains titulaires de postes de cadres et d'employés de l'ASC.

La responsabilité de la mise en œuvre de la Loi au quotidien à l'ASC a été déléguée au titulaire du poste à la coordination de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels qui rend compte au vice-président.

Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est dirigé par la coordonnatrice, qui travaille en étroite relation avec les membres du comité exécutif à faire appliquer et respecter la Loi.

Processus de traitement des demandes

Lorsqu'elle reçoit une demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la coordonnatrice consulte les gestionnaires concernés et, selon le cas, la direction des Services juridiques, les communautés de pratiques de l'information du Conseil du Trésor ou d'autres institutions.

Lorsqu'un document est assujetti à une exception en vertu de la Loi, la coordonnatrice fait des recommandations en ce sens au vice-président. Lorsqu'un document est considéré comme devant être exclu, la coordonnatrice consulte la direction des Services juridiques pour s'assurer qu'il s'agit bien d'un document exclu.

Les demandes d'accès déposées en vertu de la Loi sont accompagnées de toute la documentation requise aux fins d'établissement de rapports et de références futures.

Rapport — Loi sur la protection des renseignements personnels — Partie II

1. Interprétation du rapport statistique des demandes d'accès aux renseignements personnels.

Faits saillants

  • Le nombre de demandes d'accès aux renseignements personnels ainsi que le nombre de pages traitées et divulguées ont diminué de façon importante en 2014-2015.
  • Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels a répondu aux demandes à l'intérieur des délais de 30 jours prescrits par la Loi.

Le rapport statistique pour la période allant du 1er avril 2014 au 31 mars 2015 est inclus à la fin du présent chapitre.

Demandes reçues et traitées

Le nombre de demandes d'accès reçues et traitées au cours du présent exercice a diminué par rapport aux trois années précédentes. En effet, il faut se reporter à l'exercice 2010-2011 pour retrouver un nombre de demandes semblable.

En 2014-2015, l'ASC a reçu un total de trois nouvelles demandes, comparativement à neuf en 2013-2014. Aux demandes reçues en 2014-2015 s'est ajoutée une demande reportée de l'année précédente. Ainsi, au total, l'ASC a traité quatre demandes d'accès aux renseignements personnels en 2014-2015.

Le tableau suivant illustre la tendance des demandes reportées et reçues depuis les cinq derniers exercices :

Nombre de demandes traitées

Graphique. Le tableau de données suit.
2010-2011 2011-2012 2012-2013 2013-2014 2014-2015
Reportées de l'année précédente 0 0 2 0 1
Reçues en cours d'année 2 10 7 9 3

Dispositions et délais de traitement

La Loi prévoit que les demandes d'accès aux renseignements personnels doivent normalement trouver réponse en deçà de 30 jours civils. En 2014-2015, toutes les demandes traitées ont trouvé réponse en moins de 30 jours. De ce lot, deux d'entre elles ont trouvé réponse en moins de 15 jours.

Exceptions et exclusions invoquées

En considérant les demandes qui ont trouvé réponse en 2014-2015, l'ASC a communiqué les renseignements demandés partiellement dans trois des quatre demandes traitées. Quant à l'autre demande, les recherches n'ont pas permis de retrouver de documents y répondant.

La seule exemption invoquée dans le cadre de l'analyse des trois demandes pour lesquelles des documents furent communiqués a été celle visant la protection des renseignements personnels d'autres individus (article 26).

Support utilisé pour les documents divulgués

Exceptionnellement en 2014-2015, l'une des trois demandes ayant permis de divulguer des documents a entraîné une communication partielle par voie électronique.

Selon la tendance des années antérieures, toutes les réponses ont été transmises sous format papier et aucun examen des documents n'a eu lieu dans la salle de lecture de l'ASC.

Pages examinées et divulguées

Grâce à la mise en œuvre par le Secrétariat du Conseil du Trésor, en 2011-2012, d'un nouveau rapport statistique détaillé, il est maintenant possible de comptabiliser la somme des pages examinées et de la comparer à la somme des pages divulguées.

Ces nombres peuvent varier considérablement d'une année à l'autre, et ce, en fonction de l'objet des demandes et de la quantité de documents pertinents détenus par l'ASC.

En 2014-2015, le nombre de pages examinées, soit 535 pages, s'est révélé inférieur à celui de l'année précédente qui était de 3 292 pages. Quant aux pages divulguées, ce nombre a également connu une diminution totale de 2 757 pages se chiffrant à 535 pages divulguées en 2014-2015.

Cet écart est directement attribuable à la diminution du nombre de demandes reçues en cours d'année. Le tableau suivant illustre ces variations :

Nombre de pages divulguées

2011-2012 2012-2013 2013-2014 2014-2015
Nombre de pages 3130 1516 3292 535

Consultations et prorogations

Contrairement à l'exercice précédent, aucune prolongation de délai n'a eu lieu dans le cadre du traitement des quatre demandes d'accès aux renseignements personnels.

Consultations reçues d'autres institutions ou organisations

Il est peu commun que l'Agence spatiale canadienne reçoive des demandes de consultations provenant d'autres institutions fédérales ou d'organisations. Ainsi, en 2014-2015, l'ASC n'a reçu aucune demande de ce genre.

Coûts

Les coûts d'application de la Loi ont été évalués à 5 009 $ pour la période visée. Ils représentent une partie du salaire de la coordonnatrice de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, ainsi que les frais de gestion. Cette estimation couvre le traitement direct des demandes et la correspondance connexe avec les demandeurs.

Ce montant ne couvre pas le temps des membres du comité exécutif, des directeurs et des gestionnaires, de même que celui des conseillers juridiques qui sont consultés au sujet des demandes.

2. Communication en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

La politique de l'Agence spatiale canadienne concernant l'usage de renseignements personnels est de s'assurer que ces renseignements ne sont utilisés qu'aux fins auxquelles ils ont été recueillis ou pour des usages compatibles avec ces fins.

Ainsi, aucun renseignement personnel n'a été communiqué en vertu des paragraphes 8(2)e) (communication à un organisme d'enquête) ou 8(2)m) et 8(5) (communication dans l'intérêt du public ou de l'individu concerné).

3. Demandes de correction de renseignements personnels

Aucune demande de correction de renseignements personnels n'a été reçue pendant la période couverte par ce rapport.

Si un tel cas se produisait, la coordonnatrice de l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels aviserait la gestionnaire du secteur de la gestion de l'information, ainsi que le directeur responsable de cette information.

4. Plaintes

L'Agence spatiale canadienne n'a reçu aucune plainte en cours d'exercice. De plus, pour la période couverte par ce rapport, aucune plainte non résolue n'a été réglée.

5. Fichiers exemptés

L'Agence spatiale canadienne ne possède aucun fichier exempté aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

6. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Aucune mise en œuvre d'une nouvelle activité ou d'un nouveau programme ni aucune modification importante en lien avec des renseignements personnels n'ont requis d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.

Si toutefois une telle situation se produisait, la coordonnatrice collaborerait avec les secteurs concernés de l'ASC afin de repérer les risques éventuels d'entrave à la vie privée et afin d'éliminer ou de réduire ces risques à un niveau acceptable.

7. Sessions de sensibilisation

En plus de la gestion des demandes d'accès aux renseignements personnels, la coordonnatrice de l'accès à l'information et des renseignements personnels fournit des conseils et des avis aux employés de l'Agence spatiale canadienne sur l'observation de la Loi. Elle offre des sessions d'information hebdomadaires sur le traitement des demandes d'accès à l'information et aux renseignements personnels et des sessions sur le marquage des documents à l'ASC. Les employés assistent à ces sessions selon leurs besoins.

Au total, une session d'information de groupe a réuni douze employés, tandis que dix autres personnes ont reçu une formation individuelle.

Il est d'ailleurs à noter que les politiques et les procédures sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels font partie d'une formation obligatoire en gestion de l'information pour tous les employés de l'Agence spatiale canadienne.

8. Politiques et procédures

Les politiques et les procédures de l'ASC pour l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels sont publiées sur son intranet. En 2014-2015, aucun changement n'a été apporté à ces documents.

9. Actions projetées

L'ASC, par la voie de son Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, poursuivra son mandat visant à répondre à toutes les demandes d'accès aux renseignements personnels en conformité avec l'esprit et la lettre de la Loi.

En 2015-2016, elle misera également sur le développement d'outils efficaces et efficients grâce à la mise en œuvre d'un système de gestion électronique des demandes d'accès à l'information.