Rapport annuel au parlement sur l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2008-2009

Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels est entrée en vigueur le 1er juillet 1983.

La Loi sur la protection des renseignements personnels a pour objet de compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d'accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent.

L'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels stipule qu'à la fin de chaque exercice financier, chacun des responsables d'une institution fédérale établit, pour présentation au Parlement, un rapport annuel sur l'application de cette loi au sein de son institution.

Le présent rapport rend compte des activités de l'Agence spatiale canadienne associées à l'application de cette loi au cours de la période visée par ce rapport.

A. Renseignements généraux – Partie I

1. Agence spatiale canadienne

Afin de permettre une meilleure compréhension du contexte dans lequel la Loi sur la protection des renseignements personnels est administrée, cette section présente une vue d'ensemble de l'Agence spatiale canadienne.

L'Agence spatiale canadienne se rapporte au ministre de l'Industrie.

La mission de l'Agence spatiale canadienne se lit comme suit :

« L'Agence spatiale canadienne se veut à l'avant-garde du développement et de l'application des connaissances spatiales pour le mieux-être des Canadiens et de l'humanité ».

À cette fin, l'Agence spatiale canadienne favorisera un environnement où tous les secteurs de l'organisation voudront :

  • viser l'excellence en tant que collectivité;
  • préconiser une attitude tournée vers la clientèle;
  • appuyer la valorisation des employés et l'ouverture des communications;
  • favoriser la délégation des pouvoirs et la responsabilisation;
  • s'engager à coopérer et à travailler avec des partenaires à l'avantage de tous et chacun.

L'Agence regroupe les principaux programmes spatiaux du gouvernement fédéral. Elle coordonne tous les éléments du Programme spatial canadien et administre les principales activités canadiennes liées au domaine de l'espace. L'Agence a les compétences voulues pour demeurer à la fine pointe des connaissances dans les domaines spécialisés où le Canada excelle, tout en parrainant, en appuyant et en encourageant les sociétés et les institutions canadiennes prometteuses et aptes à voir leurs réalisations se concrétiser dans l'espace.

Pour plus d'information sur les activités de l'Agence spatiale canadienne, veuillez consulter son site Internet à l'adresse suivante : www.asc-csa.gc.ca

2. Organigramme

Cet organigramme situe les principaux éléments de l'Agence spatiale canadienne pour l'année 2008-2009. Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels est situé au siège social de l'Agence spatiale canadienne, soit à Longueuil au Québec.

3. Organisation de la mise en œuvre des activités de protection des renseignements personnels

Le responsable de l'institution aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels est le ministre de l'Industrie. Ce dernier a délégué certaines de ses attributions en vertu de la loi au Directeur général, Opérations de même qu'à certains cadres et employés de l'Agence spatiale canadienne.

La responsabilité opérationnelle de mise en œuvre de la Loi à l'Agence spatiale canadienne a été déléguée à la coordonnatrice de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels qui rend compte au Directeur général, Opérations.

Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est dirigé par la coordonnatrice. La coordonnatrice travaille en relation étroite avec les membres du Comité exécutif concernant l'application et le respect de cette loi.

Lorsqu'elle reçoit une demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la coordonnatrice consulte les gestionnaires concernés, la direction des Services juridiques et, selon le cas, le Bureau du Conseil privé, les groupes du Conseil du Trésor ou d'autres institutions. Lorsqu'un document est sujet à une exception en vertu de la Loi, la coordonnatrice fait des recommandations en ce sens au Directeur général, Opérations.

Lorsqu'un document est considéré comme devant être exclu en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la coordonnatrice recommande à la direction des Services juridiques de consulter le Bureau du Conseil privé pour s'assurer qu'il s'agit bien d'un document exclu.

Les demandes officielles en vertu de la Loi sont accompagnées de toute la documentation requise aux fins d'établissement de rapports et de références futures.

La dernière version d'Info Source, requise aux termes de l'article 11 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, est mise à la disposition du public à la bibliothèque du siège social à Longueuil. La dernière version du manuel Info Source peut être consultée également sur le site Internet suivant : www.infosource.gc.ca/index-fra.asp

B. Rapport - Loi sur la protection des renseignements personnels - Partie II

1. Faits saillants

  • L'ASC a remis une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada concernant la Campagne nationale de recrutement d'astronautes. Cette évaluation est révisée par le Commissariat à la protection de la vie privée. Les recommandations ne nous étaient pas parvenues à la fin de la période couverte par ce rapport. Le résumé sera publié dès que le processus de révision est terminé. La coordonnatrice de l'AIPRP surveille les activités qui pourraient mener à ces évaluations et informe les employés de leur rôle en ce qui a trait aux obligations reliées aux renseignements personnels et aux ÉFVP.
  • Au cours de la présente année de rapport, la majeure partie des divulgations faites en vertu du paragraphe 8(2) par l'ASC découlait de l'alinéa 8(2)a). Quelques divulgations ont été faites aux termes des alinéas 8(2)e) et 8(2)i). Aucun autre type de divulgation n'a été fait en 2008-2009 en vertu du paragraphe 8(2).
  • L'ASC n'a pas fait d'activité de couplage et de partage des données à l'interne ou à l'externe.
  • Un exemplaire de l'ordonnance de délégation de pouvoirs est annexé à la fin du présent document.

2. Rapport statistiques

Le rapport statistiques pour la période allant du 1er avril 2008 au 31 mars 2009 est présenté à la fin de ce chapitre.

3. Demandes reçues

Le Bureau de l'AIPRP a reçu et traité une demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de la période visée par le présent rapport. Il y a eu aucune communication de renseignement dans ce cas, l'article 25 de la Loi a été invoqué pour exclure les renseignements.

4. Plaintes

Aucune plainte faite en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels n'a été reçue durant la période couverte par ce rapport.

5. Usage et communication des renseignements

La politique de l'Agence spatiale canadienne concernant l'usage de renseignements personnels est de s'assurer que ces renseignements ne sont utilisés que dans le but pour lequel ils ont été recueillis ou pour des usages compatibles.

6. Fichiers exemptés

L'Agence spatiale canadienne ne possède pas de fichier exempté aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

7. Sessions de sensibilisation

En plus de la gestion des demandes d'accès à des renseignements personnels, la coordonnatrice de l'AIPRP fournit des conseils et des avis aux employés de l'Agence spatiale sur l'observation de la Loi et leur offre des sessions d'information hebdomadaires sur le traitement des demandes d'accès aux renseignements personnels et de sensibilisation sur le traitement de documents délicats à l'ASC. Les employés assistent à ces sessions selon leurs besoins.

8. Politiques et procédures

Les politiques et procédures de la Loi sur la protection des renseignements personnels sont accessibles sur l'intranet de l'ASC.

Exigences en matière d'établissement de rapports supplémentaire

Loi sur la protection des renseignements personnels

Le Secrétariat du Conseil du Trésor surveille la conformité à la Politique sur l'Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) (qui est entrée en vigueur le 2 mai 2002) par divers moyens. Les institutions sont donc tenues de déclarer les renseignements suivants pour cette période de déclaration.

Veuillez indiquer le nombre :

d'évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée amorcées : 0

d'évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée achevées : 0

d'évaluations des facteurs relatifs à la vie privée amorcées : 0

d'évaluations des facteurs relatifs à la vie privée achevées : 1

d'évaluations des facteurs relatifs à la vie privée acheminées au Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) : 1

Si votre institution n'a pas entrepris l'une ou l'autre des activités susmentionnées durant la période de rapport, cela doit être mentionné de façon explicite.