Rapport annuel au Parlement sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information 2014-2015

Table des matières

Introduction

La Loi sur l'accès à l'information est entrée en vigueur le 1er juillet 1983.

Celle-ci donne aux Canadiens, aux résidents permanents et à toute personne présente au Canada, un droit général d'accès à l'information contenue dans les dossiers du gouvernement, sous réserve de certaines exceptions.

Conformément à l'article 72, chaque responsable d'institution fédérale doit préparer un rapport annuel sur l'application de cette loi au sein de son institution. Ce rapport est soumis au Parlement à la fin de chaque exercice financier.

Le présent rapport rend donc compte des activités de l'Agence spatiale canadienne associées à l'application de cette loi au cours de la période 2014-2015.

Renseignements généraux – Partie I

1. Agence spatiale canadienne

Afin de permettre une meilleure compréhension du contexte dans lequel la Loi sur l'accès à l'information est appliquée à l'Agence spatiale canadienne (ASC), cette section présente une vue d'ensemble des objectifs et des activités de l'institution.

L'Agence spatiale canadienne se rapporte au ministre de l'Industrie. Son mandat, tel qu'il est défini dans la Loi sur l'Agence spatiale canadienne, est « de promouvoir l'exploitation et le développement pacifiques de l'espace, de faire progresser la connaissance de l'espace par la science et de faire en sorte que les Canadiens tirent profit des sciences et des technologies spatiales sur les plans tant social qu'économique ».

Mission

L'Agence spatiale canadienne se veut à l'avant-garde du développement et de l'application des connaissances spatiales pour le mieux-être des Canadiens et de l'humanité.

Pour mener à bien cette mission, l'ASC :

  • vise l'excellence collectivement;
  • préconise une attitude axée sur la clientèle;
  • appuie des méthodes axées sur les employés et la communication ouverte;
  • mise sur la responsabilisation et l'obligation de rendre compte;
  • s'engage à collaborer et à travailler avec ses partenaires pour notre bénéfice mutuel.

L'Agence spatiale canadienne est une source d'inspiration pour les Canadiens et les Canadiennes depuis maintenant 25 ans. En plus de regrouper les principaux programmes spatiaux fédéraux, elle coordonne tous les éléments du Programme spatial canadien et administre les principales activités canadiennes liées au domaine de l'espace. L'ASC a les compétences voulues pour demeurer à la fine pointe des connaissances dans les domaines spécialisés où le Canada excelle, tout en parrainant, en appuyant et en encourageant les sociétés et les institutions canadiennes prometteuses et aptes à voir leurs réalisations se concrétiser dans l'espace.

Pour plus d'information sur les activités de l'Agence spatiale canadienne, veuillez consulter son site Internet à l'adresse suivante : www.asc-csa.gc.ca

2. Organisation de la mise en œuvre des activités d'accès à l'information

Le responsable de l'institution aux termes de la Loi sur l'accès à l'information est le ministre de l'Industrie. Ce dernier a délégué certains de ses pouvoirs en vertu de la Loi au titulaire du poste de vice-président de l'Agence spatiale canadienne, de même qu'à certains titulaires de postes de cadres et d'employés de l'ASC.

La responsabilité de la mise en œuvre de la Loi au quotidien à l'ASC a été déléguée au titulaire du poste à la coordination de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels qui rend compte au vice-président.

Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est dirigé par la coordonnatrice, qui travaille en étroite relation avec les membres du comité exécutif à faire appliquer et respecter la Loi.

Processus de traitement des demandes

Lorsqu'elle reçoit une demande en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, la coordonnatrice consulte les gestionnaires concernés et, selon le cas, la direction des Services juridiques, les communautés de pratiques de l'information du Conseil du Trésor ou d'autres institutions.

Lorsqu'un document est assujetti à une protection en vertu de la Loi, la coordonnatrice recommande l'application des exemptions au vice-président. Lorsqu'un document est considéré comme devant être exclu en vertu de la Loi, la coordonnatrice entreprend des consultations auprès des Services juridiques qui, au besoin, demandent l'avis du Bureau du Conseil privé pour s'assurer qu'il s'agit bien d'un document exclu.

Les demandes d'accès déposées en vertu de la Loi sont accompagnées de toute la documentation requise aux fins d'établissement de rapports et de références futures.

Rapport - Loi sur l'accès à l'information - Partie II

1. Interprétation du rapport statistique des demandes d'accès à l'information

Faits saillants

  • Le nombre de demandes reçues (22) en cours d'année a considérablement diminué en comparaison avec l'exercice antérieur qui, lui, fut une année exceptionnelle. Toutefois, on peut noter que le nombre enregistré en 2014-2015 se situe dans la moyenne des demandes reçues annuellement depuis cinq ans.
  • Seules quatre (4) demandes ont été reportées au prochain exercice.
  • Les demandes déposées par les médias sont encore une fois demeurées les plus nombreuses.
  • La diminution des demandes reçues en cours d'année a eu une incidence directe sur le nombre de pages divulguées, qui est passé de 11 061 à
    2 613 pages.
  • Bien que la nature et le traitement de quelques demandes se soient révélés complexes, le taux de demandes traitées en deçà de 30 jours a été de 50 %.
  • Les consultations externes ont encore une fois représenté un défi pour l'Agence. Des 18 demandes traitées, 13 ont requis la prolongation des délais de traitement.
  • Par comparaison avec l'année précédente, l'ASC a diminué de 57 % le nombre de demandes ne respectant pas les délais statutaires.

Le rapport statistique pour la période allant du 1er avril 2014 au 31 mars 2015 est inclus à la fin du présent chapitre.

Demandes reçues et traitées

Le nombre de demandes d'accès reçues puis traitées au cours du présent exercice a diminué par rapport à l'année précédente, passant de 38 à 18. Toutefois, en tenant compte des cinq derniers exercices, on peut noter que ce nombre se situe dans la moyenne des demandes reçues puis traitées, qui est d'environ vingt par année.

L'important nombre de demandes reçues en 2013-2014 était notamment dû à l'accroissement de l'intérêt des demandeurs pour les activités de l'Agence, plus particulièrement la mission spatiale du commandant Chris Hadfield qui a eu lieu de décembre 2012 à mai 2013.

En 2014-2015, l'ASC a reçu un total de 17 demandes pendant la période visée, comparativement à 38 en 2013-2014. Aux demandes reçues en 2014-2015 se sont ajoutées cinq demandes reportées de l'année précédente. Ainsi, au total, l'Agence a traité 22 demandes en 2014-2015.

Le tableau suivant illustre la tendance des demandes reportées et reçues depuis les quatre derniers exercices :

Nombre de demandes traitées

Graphique. Le tableau de données suit.
2014-2015 2013-2014 2012-2013 2011-2012
Reportées de l'année précédente 5 6 1 3
Reçues en cours d'année 17 38 23 20

Demandes informelles

Les demandes informelles représentent des demandes dans lesquelles on réclame de l'information qui a déjà été communiquée en vertu de la Loi. Aucun frais ne peut être imposé et la demande n'est soumise à aucun délai de réponse. De plus, la Loi n'accorde pas au demandeur le droit de déposer une plainte auprès du commissaire à l'information.

L'ASC a répondu à quatre demandes de façon informelle en 2014-2015. Ces demandes sont comptabilisées dans le cadre des rapports statistiques annuels de l'ASC depuis seulement quatre ans. Le graphique suivant indique les variances liées aux demandes informelles :

Demandes informelles

2014-2015 2013-2014 2012-2013 2011-2012
Nombre de demandes informelles 4 7 0 3

Sources des demandes

Cette année encore, les médias ont représenté la plus grande part des demandeurs avec 59 %, tandis que le secteur commercial a compté pour 23 % des demandes. Les représentants du public, quant à eux, ont été responsables de 18 % des demandes.

Le tableau suivant présente la provenance des demandes :

Sources 2014-2015

Public : 18 % Organisme : 0 % Commercial : 23 % Universitaire : 0 % Média : 59 %
18 % 0 % 23 % 0 % 59 %

Dispositions et délais de traitement

La Loi prévoit que les demandes d'accès doivent normalement trouver réponse en deçà de 30 jours civils. Parmi celles traitées en 2014-2015, neuf demandes (50 %) ont trouvé réponse en moins de 30 jours. De ce lot, quatre demandes ont même trouvé réponse en moins de 15 jours.

Il est également important de noter que la Loi prévoit que les délais de certaines demandes peuvent être prolongés pour des raisons de consultations auprès de tiers ou d'autres organismes. Compte tenu de la nature des documents demandés à l'ASC en 2014-2015, plusieurs demandes ont requis de telles consultations. Il a donc été nécessaire pour l'ASC de prolonger les délais afin de s'acquitter de ses devoirs en vertu de la Loi.

Ainsi, au total, 13 demandes ont été prorogées au cours de l'exercice. De ce nombre, les réponses à neuf demandes prorogées ont été transmises dans les délais prévus par la Loi.

Le taux de demandes ayant accusé un retard dans la transmission des documents demandés s'est quant à lui chiffré à 18 %, pour un total de quatre demandes n'ayant pas respecté les délais statutaires. Cette situation est principalement due au fait que quatre des demandes reportées de l'année précédente accusaient déjà un retard de traitement attribuable à des consultations externes.

Délais de traitement et de disposition

1 à 15 16 à 30 31 à 60 61 à 120 121 à 180 181 à 365 365 et +
Communication totale 2 0 1 0 0 0 0
Communication partielle 1 4 3 2 0 0 3
Aucun document n'existe 1 1 0 0 0 0 0

Exceptions et exclusions invoquées

En considérant les demandes qui ont trouvé réponse en 2014-2015, l'ASC a communiqué les renseignements demandés en totalité, sans appliquer de protection, pour trois demandes (19 %) et a invoqué des exemptions et des exclusions pour 13 autres cas (81 %).

En plus de certaines confidences du Cabinet, l'ASC, en raison de ses activités, détient de nombreux documents contenant des renseignements de tiers de type commercial, technique et financier. Ceux-ci nécessitent la plupart du temps l'application d'exemptions et d'exclusions.

Le tableau suivant présente la fréquence des exemptions et des exclusions invoquées en 2014-2015. Il est à noter qu'une même demande peut entraîner l'application de plus d'un article.

Articles d'exemption et d'exclusion Fréquence

Renseignements pouvant porter atteinte à la conduite des affaires internationales

  • 15(1)
  • 2

Renseignements portant sur la vulnérabilité de certains bâtiments ou réseaux

  • 16(2) c)
  • 2

Intérêts économiques du Canada

  • 18 a)
  • 18 b)
  • 18 d)
  • 1
  • 4
  • 3

Renseignements personnels

  • 19 (1)
  • 7

Renseignements de tiers

  • 20(1)a)
  • 20(1)b)
  • 20(1)c)
  • 20(1)d)
  • 1
  • 8
  • 10
  • 3

Avis et recommandations au gouvernement

  • 21(1)a)
  • 21(1)b)
  • 21(1)c)
  • 5
  • 5
  • 2

Secret professionnel avocat-client

  • 23
  • 4

Documents confidentiels

  • 69(1)a)
  • 69(1)c)
  • 69(1)d)
  • 69(1)e)
  • 69(1)g) re a)
  • 69(1)g) re b)
  • 69(1)g) re c)
  • 69(1)g) re d)
  • 1
  • 1
  • 1
  • 2
  • 3
  • 1
  • 2
  • 1

Support utilisé pour les documents divulgués

En 2014-2015, un total de 16 demandes a entraîné la communication partielle ou totale de documents. De ce nombre, sept réponses (44 %) ont été divulguées sous format papier, tandis que neuf autres (56 %) l'ont été par voie électronique.

Il s'agit de la première année, depuis la collecte de tels renseignements, où le nombre de documents transmis par voie électronique dépasse le nombre de documents transmis sous format papier.

Cette année encore, comme depuis de nombreuses années, aucun examen des documents n'a eu lieu dans la salle de lecture de l'Agence.

Pages examinées et divulguées

Grâce à la mise en œuvre par le Secrétariat du Conseil du Trésor, en 2011-2012, d'un nouveau rapport statistique détaillé, il est maintenant possible de comptabiliser la somme des pages examinées et de la comparer à la somme des pages divulguées.

Ces nombres de pages peuvent varier considérablement d'une année à l'autre, et ce, en fonction de l'objet des demandes et de la quantité de documents pertinents détenus par l'Agence.

En 2014-2015, le nombre de pages examinées (5 024 pages) s'est révélé inférieur à celui de l'année précédente (11 577 pages). Cet écart est directement attribuable à la diminution du nombre de demandes reçues en cours d'année.

Quant aux pages divulguées, ce nombre a également connu une diminution de 8 448 pages pour se chiffrer à 2 613 pages divulguées en 2014-2015.

Nombre de pages divulguées

2011-2012 2012-2013 2013-2014 2014-2015
Nombre de pages 7703 7318 11061 2613

Consultations et prorogations

En raison de la nature des activités de l'ASC liées notamment à l'octroi d'aide financière versée dans le cadre du Programme global de subventions et contributions à l'appui de la recherche, de la sensibilisation et de l'éducation en sciences et technologies spatiales de l'Agence spatiale canadienne, l'ASC récolte plusieurs renseignements de tiers.

Il n'est donc pas inhabituel que les demandes traitées entraînent la consultation de ces tiers et, par le fait même, des prorogations du délai prévu par la Loi. L'ASC consulte ces tiers et parfois d'autres institutions fédérales dans le but de fournir autant de renseignements que possible, et ce, conformément à l'esprit et à la lettre de la Loi.

Afin de se conformer à ce que prescrit la Loi, des prorogations ont eu lieu pour 13 des 18 demandes traitées en cours d'année (72 %) par l'ASC. Dans chacun de ces cas, les demandeurs ont été avisés de la prolongation du délai tel qu'il est précisé par la Loi.

Consultations reçues d'autres institutions fédérales

En 2014-2015, l'ASC a traité un total de 35 demandes de consultations qui provenaient d'autres institutions fédérales. Ces demandes ont représenté un total de 516 pages à traiter.

Le nombre de demandes de consultation demeure similaire depuis les trois derniers exercices, comme le démontre le graphique suivant :

Consultations d'autres institutions fédérales

2014-2015 2013-2014 2012-2013 2011-2012
Nombre de consultations 35 32 30 7

Parmi ces 35 consultations, 23 recommandations de l'ASC ont prôné une communication des documents en entier (66 %) et dix, une communication partielle (29 %). Également, l'ASC a demandé que les documents consultatifs d'un dossier soient exemptés en entier et qu'un organisme soit consulté dans le cadre d'un second dossier.

La majorité de ces demandes ont été traitées en deçà de 30 jours (94 %), tandis que deux autres demandes ont été traitées dans un délai d'entre 31 et 60 jours (6 %).

Consultations en matière de confidences du Cabinet

En 2014-2015, dans les demandes reportées de l'exercice précédent, des consultations étaient déjà en cours pour confirmer l'application de l'article 69 auprès du Bureau du Conseil privé. Ces consultations ont nécessité plus de 365 jours de traitement.

À celles-ci s'est également ajoutée, en cours d'année, une demande de consultation auprès de Justice Canada. En effet, ce ministère a été consulté en raison des directives de 2013 qui précisaient qu'il pouvait maintenant confirmer l'application de l'article 69. Cette demande de consultation a été traitée en moins de 60 jours.

Les consultations visant à déterminer l'application de l'article 69 obligent l'ASC à recourir à Justice Canada, ou au Bureau du Conseil privé. Cette situation représente toujours un enjeu quant à l'échéance de la transmission de la réponse au demandeur. Toutefois, les directives de 2013 en lien avec la consultation initiale de Justice Canada améliorent les délais de consultation.

Frais et exemptions

L'ASC respecte les lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor en ce qui a trait à l'imposition et à l'exemption des droits d'accès. Elle décide notamment, selon l'intérêt public pressenti, de la pertinence de percevoir des frais de reproduction, de recherche et de préparation, intégralement ou non.

En 2014-2015, un montant net de 85 $ a été perçu en frais de présentation de demandes, tandis qu'aucun autre frais de recherche, de production, de programmation, de préparation, de support de substitution ou de reproduction n'a été facturé. Une demande a, quant à elle, reçu une dispense des frais de présentation.

Coûts

Les coûts d'application de la Loi ont été évalués à 98 147 $ pour la période visée. Ils représentent une partie du salaire de la coordonnatrice de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, ainsi que les frais de gestion. Cette estimation couvre le traitement direct des demandes et la correspondance connexe avec l'industrie et les différents échelons du gouvernement.

Ce montant ne couvre pas le temps des membres du comité exécutif, des directeurs et des gestionnaires, de même que celui des conseillers juridiques qui sont consultés au sujet des demandes.

2. Plaintes et enquêtes

Aucune plainte n'a été déposée ou n'était en attente de traitement durant l'année 2014-2015.

3. Sessions de sensibilisation

En plus de la gestion des demandes d'accès à l'information et aux renseignements personnels, la coordonnatrice de l'accès à l'information et des renseignements personnels fournit des conseils et des avis aux employés de l'Agence spatiale canadienne sur l'observation de la Loi. Elle offre des sessions d'information hebdomadaires sur le traitement des demandes d'accès à l'information et des sessions de sensibilisation sur le marquage des documents à l'ASC. Les employés assistent à ces sessions selon leurs besoins.

Au total, une session d'information de groupe a réuni douze employés, tandis que dix autres personnes ont reçu une formation individuelle.

Il est d'ailleurs à noter que les politiques et les procédures sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels font partie d'une formation obligatoire en gestion de l'information pour tous les employés de l'ASC.

4. Politiques et procédures

Les politiques et les procédures de l'ASC pour l'application de la Loi sur l'accès à l'information, y compris l'article 67.1, sont publiées sur son intranet. En 2014-2015, aucun changement n'a été apporté à ces documents.

5. Info Source

Le Secrétariat du Conseil du Trésor requiert la mise à jour de la description de tous les fonds de renseignement détenus par l'ASC afin qu'ils soient ajoutés à la publication Info Source. Cette mise à jour est faite annuellement par la coordonnatrice de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels.

La publication Info Source est hébergée sur le site Internet de l'ASC et sa plus récente version peut être consultée à l'adresse www.asc-csa.gc.ca/fra/transparence/aiprp/info-source.asp.

6. Salle de lecture

En plus d'avoir recours à la Loi pour accéder à divers documents, le public est invité à recourir aux mécanismes existants pour obtenir des renseignements détenus par les institutions fédérales. À cette fin, l'ASC a désigné la bibliothèque du siège social de l'ASC à Longueuil comme salle de lecture.

7. Actions projetées

L'ASC, par la voie de son Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, poursuivra son mandat visant à répondre à toutes les demandes d'accès à l'information en conformité avec l'esprit et la lettre de la Loi.

En 2015-2016, elle misera également sur le développement d'outils efficaces et efficients dont :

  • la mise en ligne sur le site ouvert.canada.ca des sommaires des demandes d'accès à l'information qui ont été traitées;
  • la mise en œuvre d'un système de gestion électronique des demandes d'accès à l'information.