Rapport annuel au Parlement sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information 2011-2012

Introduction

La Loi sur l'accès à l'information est entrée en vigueur le 1er juillet 1983.

La Loi sur l'accès à l'information donne aux Canadiens, aux résidents permanents et à toute personne présente au Canada, un droit général d'accès à l'information contenue dans les dossiers du gouvernement, sous réserve de certaines exceptions.

L'article 72 de la Loi sur l'accès à l'information stipule qu'à la fin de chaque exercice financier, chacun des responsables d'une institution fédérale établit, pour présentation au Parlement, un rapport annuel sur l'application de cette loi au sein de son institution.

Le présent rapport rend compte des activités de l'Agence spatiale canadienne associées à l'application de cette loi au cours de la période visée par ce rapport.

A. Renseignements généraux – Partie I

1. Agence spatiale canadienne

Afin de permettre une meilleure compréhension du contexte dans lequel la Loi sur l'accès à l'information est administrée, cette section présente une vue d'ensemble de l'Agence spatiale canadienne.

L'Agence spatiale canadienne se rapporte au ministre de l'Industrie.

Le mandat de l'Agence spatiale canadienne est de promouvoir l'exploitation et le développement pacifiques de l'espace, de faire progresser la connaissance de l'espace par la science et de faire en sorte que les Canadiens tirent profit des sciences et technologies spatiales sur les plans tant social qu'économique.

La mission de l'Agence spatiale canadienne se lit comme suit :

« L'Agence spatiale canadienne se veut à l'avant-garde du développement et de l'application des connaissances spatiales pour le mieux-être des Canadiens et de l'humanité ».

À cette fin, l'Agence spatiale canadienne favorisera un environnement où tous les secteurs de l'organisation voudront :

  • viser l'excellence en tant que collectivité;

  • préconiser une attitude tournée vers la clientèle;

  • appuyer la valorisation des employés et l'ouverture des communications;

  • favoriser la délégation des pouvoirs et la responsabilisation;

  • s'engager à coopérer et à travailler avec des partenaires à l'avantage de tous et chacun.

L'Agence regroupe les principaux programmes spatiaux du gouvernement fédéral. Elle coordonne tous les éléments du Programme spatial canadien et administre les principales activités canadiennes liées au domaine de l'espace. L'Agence a les compétences voulues pour demeurer à la fine pointe des connaissances dans les domaines spécialisés où le Canada excelle, tout en parrainant, en appuyant et en encourageant les sociétés et les institutions canadiennes prometteuses et aptes à voir leurs réalisations se concrétiser dans l'espace.

Pour plus d'information sur les activités de l'Agence spatiale canadienne, veuillez consulter son site Internet à l'adresse suivante : www.asc-csa.gc.ca

2. Organisation de la mise en œuvre des activités d'accès à l'information

Le responsable de l'institution aux termes de la Loi sur l'accès à l'information est le ministre de l'Industrie. Ce dernier a délégué certaines de ses attributions en vertu des deux lois au Directeur général, Services corporatifs de même qu'à certains cadres et employés de l'Agence spatiale canadienne.

La responsabilité opérationnelle de mise en œuvre de la Loi à l'Agence spatiale canadienne a été déléguée à la coordonnatrice de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels qui rend compte au Directeur général, Services corporatifs.

Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est dirigé par la coordonnatrice. La coordonnatrice travaille en relation étroite avec les membres du Comité exécutif concernant l'application et le respect de la Loi.

Lorsqu'elle reçoit une demande en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, la coordonnatrice consulte les gestionnaires concernés et, selon le besoin, la direction des Services juridiques, les communautés de pratiques de l'information du Conseil du Trésor ou d'autres institutions. Lorsqu'un document est sujet à une exception en vertu de la Loi, la coordonnatrice fait des recommandations en ce sens au Directeur général, Services corporatifs.

Lorsqu'un document est considéré comme devant être exclu en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, la coordonnatrice recommande à la direction des Services juridiques de consulter le Bureau du Conseil privé pour s'assurer qu'il s'agit bien d'un document exclu.

Les demandes officielles en vertu de la Loi sont accompagnées de toute la documentation requise aux fins d'établissement de rapports et de références futures.

La dernière version d'Info Source ainsi que les manuels et les publications de l'Agence, requis aux termes de l'article 71 de la Loi sur l'accès à l'information, sont mis à la disposition du public à la bibliothèque du siège social à Longueuil. La dernière version du manuel Info Source peut être consultée également sur le site Internet suivant : www.infosource.gc.ca/index-fra.asp

B. Rapport - Loi sur l'accès à l'information - Partie II

1. Faits saillants

  • L'Agence spatiale canadienne a reçu, au cours de la période couverte par ce rapport, vingt demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Il y avait trois demandes en suspens depuis la période antérieure. Nous avons dû reporter le traitement d'une demande à l'année suivante. Il y a eu vingt-deux demandes traitées pendant la période visée par le rapport.

  • Des vingt demandes reçues, sept provenaient des médias, une émanait d'une organisation, neuf émanaient du public et trois originaient du secteur commercial.

  • Les documents ont été entièrement divulgués pour 41 % des demandes complétées durant cette période.

  • Les documents ont été partiellement divulgués dans 32 % des cas et dans un cas il n'y a eu aucune communication.

  • Il nous a été impossible de traiter deux demandes parce qu'il n'existe aucune trace des documents demandés.

  • Une demande a été abandonnée par le requérant et trois demandes ont été traitées informellement.

  • Nous avons dû proroger les délais dans quatre cas pour consulter d'autres institutions fédérales, dans un cas pour entrave au fonctionnement de l'institution et dans deux cas pour consulter des tiers.

  • Les consultations de la part d'autres institutions fédérales ont été au nombre de sept.

  • Une plainte a été logée durant l'année 2011-2012. Cette plainte n'était pas résolue à la fin de la période couverte par ce rapport.

  • Durant la période couverte par ce rapport, la coordonnatrice de l'AIPRP a dispensé vingt-six sessions de sensibilisation sur le traitement des documents délicats à l'ASC et sur le traitement des demandes d'accès à l'information.

  • Un exemplaire de l'ordonnance de délégation de pouvoirs est annexé à la fin du présent document.

2. Rapport statistiques

Le rapport statistiques pour la période allant du 1er avril 2011 au 31 mars 2012 est inclus à la fin du présent chapitre.

3. Interprétation /explication des statistiques

a. Demandes reçues

Nous avons reçu vingt nouvelles demandes durant l'année 2011-2012 et nous avions trois demandes qui étaient en suspens depuis la période antérieure. Vingt-deux ont été traitées et une a été reportée pour être traitée dans la prochaine année.

b. Origine des demandes reçues

La répartition des demandes en fonction de leur origine est la suivante :
  Quantité Pourcentage
Médias 7 35 %
Secteur commercial 3 15 %
Organisation 1 5 %
Public 9 45 %
20 100 %
La répartition des demandes par province est la suivante :
  Quantité Pourcentage
Ontario 12 60 %
Québec 8 40 %
20 100 %

4. Traitement des demandes de communication

a. Transmission

Durant cette période, aucune demande n'a été transmise à une autre institution fédérale reconnue comme étant davantage concernée.

b. Abandon

Une demande a fait l'objet d'un abandon par le requérant.

c. Incapacité à traiter

Nous avons été dans l'incapacité de traiter deux demandes parce qu'il n'existe aucune trace des documents demandés.

d. Durée de traitement

La durée de traitement peut se résumer comme suit :
  Quantité Pourcentage
30 jours ou moins 19 86 %
61 à 120 jours 2 9 %
Plus de 365 jours 1 5 %
22 100 %

e. Prorogation des délais

Nous avons dû proroger les délais dans quatre cas pour consulter d'autres institutions fédérales, dans deux autres cas pour consulter des tiers et dans un cas pour entrave au fonctionnement.

f. Divulgation et méthode de communication

L'accès aux documents a été autorisé dans quinze cas en fournissant des copies aux requérants et dans un cas dans un format électronique. Pour ces 16 demandes, 10 040 pages ont été traitées et 7 973 pages ont été totalement ou partiellement divulguées.

5. Dispense de droits

La coordonnatrice de l'accès à l'information détermine, cas par cas, les droits à percevoir pour les demandes longues ou complexes.

Au cours de la période couverte par le présent rapport, il y a eu quatre occasions pour lesquelles le Bureau de l'AIPRP recommande au Directeur général, Services corporatifs de dispenser de la nécessité de payer les frais d'application.

6. Demandes officieuses

Au cours de la période couverte, trois demandes ont été traitées officieusement.

Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels considère comme officieuse toute demande concernant des documents déjà communiqués dans le cadre de demandes précédentes ou des documents déjà rendus disponibles au grand public.

7. Consultations par d'autres institutions fédérales

Sept demandes de consultation émanant d'autres institutions fédérales ont été reçues en vertu de la Loi sur l'accès à l'information au cours de la période visée. Ces demandes sont toujours traitées avec la priorité nécessaire au respect des échéanciers s'appliquant à chacune d'elles. Ces sept consultations ont été traitées en moins de quinze jours.

8. Exceptions et exclusions

Au cours de la période couverte par le présent rapport, un seul document pertinent à une demande a été exclu en vertu de l'article 69 de la Loi.

9. Coûts

Le coût d'administration de la Loi sur l'accès à l'information est évalué à 69 500 $ pour la période visée. Il représente une partie du salaire de la coordonnatrice de l'AIPRP de l'ASC ainsi que les frais de gestion. Ce montant couvre également les fournitures de bureau. Cette estimation couvre le traitement direct des demandes et la correspondance connexe avec l'industrie et les différents échelons du gouvernement.

Cette estimation ne couvre pas le temps des membres du Comité exécutif, des directeurs, des gestionnaires de même que celui des avocats qui sont consultés au sujet des demandes. Certaines demandes nécessitent une consultation avec divers agents sur la façon d'extraire les renseignements demandés, ainsi qu'avec le demandeur pour déterminer avec exactitude quels renseignements il désire obtenir. Elle ne comprend pas le coût pour le temps consacré à la recherche des documents.

10. Plaintes/enquêtes

Au cours de l'année 2011-2012, une plainte a été déposée auprès du Commissaire à l'information. Elle n'était pas résolue à la fin de la période du présent rapport.

11. Sessions de sensibilisation

En plus de la gestion des demandes d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels, la coordonnatrice de l'AIPRP fournit des conseils et des avis aux employés de l'Agence spatiale sur l'observation de la Loi et leur offre des sessions d'information hebdomadaires sur le traitement des demandes d'accès à l'information et de sensibilisation sur le traitement de documents délicats à l'ASC. Les employés assistent à ces sessions selon leurs besoins. Vingt-six sessions formelles ont eu lieu et trente employés ont assisté. Les politiques et procédures sur l'AIPRP font partie d'une formation obligatoire pour tous les employés de l'ASC. Un communiqué qui contient des trucs sur l'accès à l'information a été envoyé à tous les employés. D'autres ont été développés pour être envoyés dans la prochaine année.

12. Politiques et procédures

Les politiques et procédures de l'ASC pour l'application de la Loi sur l'accès à l'information, incluant l'article 67.1, sont publiées sur l'intranet de l'ASC. La Politique et procédures sur les infractions à l'article 67.1 de la Loi sur l'accès à l'information a été révisée et mise à jour durant la période du rapport.