Rapport annuel des membres externes du Comité de vérification

2012-2013
Préparé par la Direction, vérification et évaluation

Message au président de l'Agence spatiale canadienne

Au nom des membres externes du comité de vérification (CV) de l'Agence spatiale canadienne (ASC) j'ai le plaisir de déposer le rapport annuel, couvrant l'exercice 2012-2013. J'aimerais souligner l'appréciation exprimée par mes collègues externes de faire partie du CV de l'ASC. De plus, les membres considèrent que leur travail a été grandement facilité dû à la présence du président de l'ASC à chacune des réunions.

La complexité des enjeux liés au domaine spatial dans un contexte international ainsi que le rôle stratégique que joue l'ASC pour l'ensemble du gouvernement du Canada a permis aux membres du CV d'approfondir leur connaissance du contexte dans lequel doit opérer l'ASC. L'ASC interagit avec les autres ministères, l'industrie, des partenaires internationaux et avec les universités et est, par conséquent, exposée à des risques pour lesquels elle ne maîtrise pas toutes les composantes. Cette situation rend la planification stratégique et la gouvernance encore plus complexe.

De plus, au cours de la dernière année, l'ASC a mis en œuvre les actions découlant de sa revue stratégique des programmes de façon à contribuer au plan d'action pour la réduction du déficit (PARD). Les membres du CV ont été sollicités afin de fournir des avis et des conseils à la haute direction à ce sujet.

Même si des développements positifs sont survenus au cours de l'année relativement à l'approbation du financement de la Mission Constellation RADARSAT par le Conseil du Trésor, les membres du CV maintiennent leurs préoccupations relativement à l'instabilité financière dans laquelle se trouve présentement l'ASC dû à la situation économique actuelle qui risque d'entraver sa capacité à planifier à long terme. Cette incertitude financière contribue à l'augmentation du risque organisationnel relativement à la viabilité de l'ASC et à sa capacité à réaliser ses activités tout en maintenant ses partenariats internationaux.

Le présent rapport a été rédigé conformément aux exigences de l'alinéa 6.6.1.2 de la Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada qui prévoit que le rapport devra :

  • résumer les résultats de l'examen que le comité a fait des secteurs de responsabilité;
  • présenter une évaluation des membres indépendants de la capacité, de l'indépendance et du rendement de la fonction de vérification interne et énoncer des recommandations, au besoin, à cet égard; et
  • présenter entièrement et uniquement les vues des membres indépendants, peu importe l'aide reçue des agents de l'Agence dans la préparation du rapport annuel.

Nous sommes disposés à discuter avec vous du contenu du présent rapport au moment que vous jugerez opportun.

Alain Jolicoeur, président du comité de vérification

1. Questions et observations

Au cours de l'exercice 2012-2013, les membres du CV ont eu l'occasion d'examiner une variété de documents couvrant l'ensemble des aspects de la gestion de l'ASC, à savoir, les rapports de vérification, le cadre de valeurs et d'éthique, la gestion du risque, la gouvernance et le cadre de contrôle de la gestion, les états financiers, de même que le Rapport ministériel sur le rendement et le Rapport sur les plans et priorités.

Ci-après, vous trouverez un aperçu des travaux de vérification interne effectués de même que les observations et avis formulés par les membres du CV relativement aux principaux secteurs de responsabilités du comité.

Durant les deux réunions , les deux sessions de travail et les six téléconférences tenues en 2012-2013, le CV a assuré un dialogue direct, transparent et constructif entre ses membres et la haute direction de l'ASC.

Travaux de la fonction de vérification interne

Durant l'année 2012-2013, en plus de l'élaboration des documents en lien avec les pratiques professionnelles de la fonction de vérification interne et les activités de support au CV, la dirigeante principale de la vérification (DPV) a :

  • soumis le rapport de vérification du cadre de gestion du programme d'opération d'assemblage et d'entretien de la Station spatiale internationale (SSI) pour examen et approbation par le CV;
  • présenté les résultats de la revue préliminaire de la vérification du cadre de gestion de projets et a demandé l'approbation du CV pour le report à 2013-2014 de la phase d'exécution et de rapport de cette vérification;
  • présenté l'ébauche du rapport de vérification du processus de préparation des états financiers et des rapports financiers trimestriels pour information et :
  • présenté les résultats préliminaires de la vérification du cadre de gestion des subventions et contributions pour information.

Observations et avis des membres du CV relativement aux principaux secteurs de responsabilités

Ci-après, nous avons regroupé les différentes observations et avis formulés tout au long du présent rapport par les membres du CV relativement aux secteurs de responsabilités du comité.

Évaluation de la fonction de vérification interne

Malgré les défis liés au manque de ressources, les membres du CV sont satisfaits de la performance de la fonction de vérification, de même que de la surveillance exercée tant au niveau des opérations de la fonction de vérification qu'au niveau de sa conformité aux normes de l'Institut des auditeurs internes (IAI) et du gouvernement du canada en matière de vérification interne. Par ailleurs, les membres du CV recommandent au président de l'ASC de se pencher sur le caractère suffisant des ressources assignées à la fonction de vérification interne afin d'être en mesure de rencontrer les attentes.

Suivi des plans d'action de la gestion

Selon les données préliminaires obtenues de la DPV, le taux de mise en œuvre pour 2012-2013 est de 61 %. Nous constatons une nette amélioration par rapport à l'année précédente. Les membres du CV sont toutefois préoccupés par le faible taux de mise en œuvre des plans d'action de la gestion et par le fait que plusieurs dates d'échéance de mise en œuvre sont constamment repoussées. Les membres du CV recommandent qu'au cours de la prochaine année, les gestionnaires responsables de la mise en œuvre de certains plans d'action de la gestion qui ont pris du retard soient invités aux réunions du CV afin de discuter des circonstances de ces retards.

Valeurs et éthique

De façon générale, les membres du CV sont très satisfaits par l'ensemble des mesures mises en place afin d'assurer un milieu de travail respectant les valeurs et l'éthique.

Gestion du risque

Les membres du CV sont d'avis qu'il y a eu une amélioration remarquable au cours de l'année dans le domaine de la gestion des risques et que le nouveau Profil de risques corporatifs permettra à l'ASC d'intégrer la gestion des risques dans le processus décisionnel en place.

Cadre de contrôle de gestion et rapports

Les membres du CV ont été exposés à divers éléments du cadre de contrôle de la gestion tout au long de l'année, et ce, lors de présentations de rapports de vérification, de procédures en place pour fins de préparation des états financiers trimestriels ou prospectifs ou des autres rapports ministériels ou encore lors de présentations à caractère informationnel ayant pour objectif de faire connaître les activités de l'ASC aux membres du CV.

Pour ce qui est de la gouvernance, tout comme l'an dernier, les membres du CV ont constaté qu'une structure pour la prise de décision est en place. Par ailleurs, le nouveau modèle de gouvernance sur lequel travail l'ASC depuis l'an dernier n'est toujours pas finalisé. De plus, en raison du climat d'incertitude qui plane sur l'ASC dû à la remise en question de la vision et du mandat de l'ASC qui fait suite aux recommandations énoncées dans le Rapport Emerson dont il est fait mention un peu plus loin dans le présent rapport, les membres du CV se questionnent quant à la structure de gouvernance en place. S'ajoute à cela une instabilité due au fait que l'ASC n'a toujours pas de plan spatial à long terme, particulièrement dans le contexte du départ du président avant la fin de son mandat.

Prestataires externes de services d'assurance

Les membres du CV n'ont pas eu à se prononcer à ce sujet au cours de l'année 2012-2013.

États financiers et rapports des comptes publics

Au cours de l'année, les membres du CV ont examiné et commenté les états financiers de l'ASC, la déclaration annuelle de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers ainsi que l'annexe à la déclaration, les rapports financiers trimestriels et les états financiers prospectifs.

Les membres du CV sont d'avis que les états financiers et les rapports examinés sont de très grande qualité et ils n'ont constaté aucune inexactitude ou omission importante. Par ailleurs, ils ne sont pas convaincus de l'utilité des états financiers prospectifs tant aux fins de planification que de contrôle et ils aimeraient faire part au BCG du fait qu'ils s'interrogent sur la pertinence d'avoir une annexe à la déclaration annuelle de responsabilités de cette ampleur. Selon eux, l'annexe est volumineuse (10 pages) et n'apporte aucune information supplémentaire.

De plus, les membres se sont demandé pourquoi cette année, en terme de calendrier, ils ont commenté les états financiers prospectifs avant d'avoir examiné le Rapport sur les plans et priorités (RPP). Les membres du CV ont fait part de leur préoccupation à l'effet qu'ils sont d'avis qu'on ne leur donne pas l'information selon un calendrier séquentiel approprié afin d'être en mesure de donner des avis et conseils éclairés.

À l'avenir, il est recommandé de s'assurer d'avoir toute l'information pertinente en main afin de pouvoir bénéficier d'avis et conseils éclairés de la part des membres du CV.

Les membres du CV ont fait part de leur intérêt à examiner les comptes publics au cours de la prochaine année et de fournir leurs commentaires au besoin.

Obligation redditionnelle

Au cours de l'année, les membres du CV ont examiné et commenté le rapport sur les plans et priorités (RPP), le rapport ministériel sur le rendement (RMR) et le rapport Emerson – Volume 2 « Vers de nouveaux sommets : les intérêts et l'avenir du Canada dans l'espace ».

Les membres du CV sont d'avis que, de façon générale, les documents présentés sont très compréhensibles, facile à lire et ils n'ont noté aucune inexactitude ou omission importante. Ils ont toutefois émis plusieurs commentaires afin d'améliorer la présentation de l'information contenue dans le RPP et le RMR. De plus, ils recommandent de s'assurer de laisser aux membres du CV un délai suffisant entre la soumission du RPP aux membres du CV pour consultation et la réception de leurs commentaires.

Incidence du traitement des risques par l'ASC suite aux travaux de vérification

Au cours de l'année, les membres du CV ont suivi de près la mise en œuvre par la gestion des plans d'action en lien avec 15 rapports de vérification dont des recommandations étaient en suspens. Les actions mises en œuvre ont permis à l'ASC de réduire certains risques liés, entres autres au développement des TI, à la sécurité des systèmes et des données de TI, à la documentation des analyses de rentabilisation des projets d'investissement et à la gestion des contrats. Également, ils se sont penchés sur le dernier rapport de vérification soumis, soit le rapport de vérification du cadre de gestion du programme d'opération d'assemblage et d'entretien de la Station spatiale internationale (SSI) dont ils ont jugé le plan d'action approprié dans l'optique de réduire les risques liés à la planification à plus long terme. En effet, suite à la vérification, la gestion a mis un place un document de planification qui présente l'ensemble des coûts potentiels anticipés pour la prolongation de la participation du Canada aux activités de la SSI jusqu'en 2020. De plus, ce document de planification évalue les probabilités de matérialisation des risques et le niveau de gravité des conséquences potentielles.

2. Les activités d'intérêt du comité

Les membres externes fournissent objectivement au président de l'ASC des conseils et des recommandations indépendants sur le caractère suffisant, la qualité et les résultats de l'assurance fournie à l'égard de la pertinence et du fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôles et de gouvernance de l'Agence. À cet égard, les membres apprécient les différents documents présentés au CV, dont, entre autres, le plan de vérification fondé sur les risques (PVFR) et les rapports de vérification.

Dans l'objectif de soutenir le président de l'ASC, le CV exerce d'une manière méthodique, intégrée et axée sur le risque, une surveillance des principaux secteurs de gestion, de contrôle et de reddition de comptes, y compris l'établissement de rapports, au sein de l'ASC. En leur qualité de ressource stratégique du président de l'ASC, les membres externes offrent également des conseils et des recommandations, sur demande, à propos de nouvelles priorités ou de préoccupations opérationnelles.

Le rapport annuel 2012-2013 du CV porte sur les rôles et les responsabilités que le comité a endossé, conformément à sa charte et à son calendrier annuel d'activités.

Évaluation de la fonction de vérification interne

La structure organisationnelle de l'ASC assure l'indépendance de la fonction de vérification puisque le personnel de vérification relève du DPV qui lui-même relève directement du président de l'ASC. La charte de la vérification interne garantit au personnel de vérification un accès libre à tous les renseignements, dossiers, employés et consultants selon ses besoins et veille à ce que la fonction de vérification interne ne soit pas entravée dans l'exercice de ses responsabilités et soit libre de présenter ses conclusions au président de l'ASC, au CV et au contrôleur général du Canada

La fonction de vérification interne s'est conformée à toutes les exigences de la Politique sur la vérification interne. Au cours de la dernière année, la fonction de vérification a poursuivi ses activités de surveillance en lien avec son programme d'amélioration et d'assurance de la qualité et a mis à jour son manuel de procédures suite à l'évaluation externe des pratiques professionnelles afin d'y inclure le fait qu'elle peut maintenant utiliser l'énoncé d'assurance qui mentionne que les activités de vérification ont été réalisées en conformité avec les normes professionnelles de l'Institut des auditeurs internes (IAI).

Les membres du CV ont formulé une seule recommandation dans cette section du rapport. Celle-ci se situe au niveau de l'insuffisance des ressources de la fonction de vérification.

Charte de la vérification interne

La charte de la vérification interne propose un cadre de responsabilisation qui comprend sa mission, son autorité ainsi que ses responsabilités. La dernière mise à jour de la charte a été approuvée par le CV le 24 mai 2012.

La disponibilité des ressources allouées à la vérification interne

Dû à des circonstances hors du contrôle de l'ASC, moins de ressources que prévues dans le PVFR ont pu être consacrées aux projets de vérification identifiés dans le plan. Le taux d'accomplissement des projets identifiés dans le PVFR a été établi à 60 % selon la grille de calcul du Bureau du contrôleur général (BCG) lors de l'évaluation du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) de 2012-2013. Des congés de maladie prolongés et le départ non prévu de la chef des opérations de vérification et pratiques professionnelles ont contribué à l'obtention de ce résultat. Le rapport d'évaluation du CRG fait également mention du fait que l'ASC éprouve des difficultés à affecter suffisamment de ressources à sa fonction de vérification afin d'être en mesure de mener les projets identifiés dans le PVFR.

Le début d'année 2013-2014 préoccupe les membres du CV puisque les ressources de la VI passeront de quatre vérificateurs (trois vérificateurs seniors et un chef des opérations de vérification et pratiques professionnelles) à trois vérificateurs (trois vérificateurs seniors puisque c'est le poste de chef des opérations de vérification qui n'a pas vu sa masse salariale renouvelée). Le PVFR devra être élaboré judicieusement en prenant soin d'y inclure suffisamment de projets pour permettre aux membres du CV de se prononcer sur les processus de gestion des risques, de contrôles et de gouvernance tout en couvrant les secteurs les plus à risque de l'ASC et ce, avec les ressources disponibles qui sont limitées. Les membres du CV recommandent au président de l'ASC de se pencher sur la question des ressources assignées à la fonction de vérification interne afin d'être en mesure de rencontrer les attentes.

L'approbation du plan de vérification interne fondé sur les risques et le suivi de son degré d'avancement

La DPV a déposé le PVFR couvrant les exercices 2012-2013 à 2014-2015 lors de la réunion du CV du 24 mai 2012. Une session de travail a eu lieu préalablement au dépôt du PVFR. Lors de cette session, les membres du CV et la DPV ont discuté principalement des risques associés à chacun des éléments de l'univers de vérification. Ceci a eu pour effet d'accélérer le processus de présentation et de recommandation d'approbation de ce document lors de la séance du CV. En ce qui a trait à l'établissement des risques, il est important de souligner que les risques identifiés par la fonction de vérification pour chacun des éléments de l'univers de vérification sont corroborés avec la gestion.

Pour ce qui est du suivi du degré d'avancement du plan, à chaque réunion du CV, la DPV présente un tableau qui identifie chacun des projets de vérification prévu au PVFR de même que le niveau d'accomplissement et les dates cibles des différents jalons de la vérification.

La surveillance et l'évaluation du rendement de la vérification interne

Le manuel de politiques et procédures de la vérification interne de l'ASC décrit en détail le processus de surveillance au niveau du Programme d'assurance de la qualité et d'amélioration continue (PAQ) de la fonction de vérification interne. Ce programme a trois niveaux;

  • le premier consiste en la supervision directe du travail du vérificateur qui porte sur les phases de la planification, de l'exécution et de la rédaction du rapport;
  • le second est un examen indépendant de chacun des dossiers de vérification visant à évaluer la qualité et la pertinence du travail de vérification effectué, conformément aux politiques et aux normes du CT, de l'IAI et de l'ASC; et
  • le troisième est en lien avec l'inspection des pratiques professionnelles devant avoir lieu à tous les cinq ans afin de déterminer si les pratiques de la fonction de vérification est en conformité avec les normes de l'IVI et du gouvernement du Canada en matière de vérification interne.

Au cours de la dernière année, deux dossiers de vérification ont été soumis à un examen indépendant de leur qualité. Ces examens ont révélé que, de façon générale, les missions sont exécutées et gérées avec rigueur et professionnalisme. Toutefois, certaines opportunités d'améliorations ont été identifiées, particulièrement dans le cas où le dossier de vérification est effectué par un consultant.

Une inspection des pratiques professionnelles de la fonction de vérification interne a été effectuée en février 2012 et le rapport a été présenté au CV du 24 mai 2012. Cette inspection a démontré que la fonction de vérification interne est généralement conforme avec les Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne et avec le Code de déontologie de l'Institut des vérificateurs internes. Les résultats de cette inspection permettront à la fonction de vérification interne d'indiquer dans ses rapports de vérification que ses activités sont « conduites conformément aux normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne ». Il est à noter qu'aucune recommandation n'a été émise suite à l'inspection des pratiques professionnelles, seules des opportunités d'améliorations ont été identifiées.

Pour ce qui est du rendement de la fonction de vérification, le rapport d'évaluation du CRG 2012-2013 a mentionné ce qui suit :

« Le taux d'achèvement des vérifications internes de l'ASC par rapport au plan de vérification fondé sur les risques de 2012-2013 est faible, et le SCT note que l'ASC éprouve des difficultés à affecter suffisamment de ressources à sa fonction de vérification. L'ASC est invitée à poursuivre ses efforts en vue de procéder aux vérifications prévues, selon son plan de vérification fondé sur les risques, et à assurer un suivi de la mise en œuvre des plans d'action de la direction »

Le rapport d'évaluation du CRG a également mentionné que la qualité des rapports d'évaluation rencontrait les attentes du BCG, que le chef de la vérification était indépendant, ce qui lui permettait de fournir des services d'assurance objectifs et que la fonction de vérification démontrait un engagement envers le développement professionnel et l'apprentissage continu.

Malgré les défis liés au manque de ressources, les membres du CV sont satisfaits de la performance de la fonction de vérification, de même que de la surveillance exercée tant au niveau des opérations de la fonction de vérification qu'au niveau de sa conformité aux normes de l'IAI et du gouvernement du canada en matière de vérification interne.

L'examen des rapports de vérification interne et des plans d'action de la direction en découlant

Durant l'année 2012-2013, la dirigeante principale de la vérification (DPV) a :

  • soumis le rapport de vérification du cadre de gestion du programme d'opération d'assemblage et d'entretien de la Station spatiale internationale (SSI) pour examen et approbation par le CV;
  • présenté les résultats de la revue préliminaire de la vérification du cadre de gestion de projets et a demandé l'approbation du CV pour le report à 2013-2014 de la phase d'exécution et de rapport de cette vérification;
  • présenté l'ébauche du rapport de vérification du processus de préparation des états financiers et des rapports financiers trimestriels pour information et :
  • présenté les résultats préliminaires de la vérification du cadre de gestion des subventions et contributions pour information.

Les vérifications visées par ces présentations étaient prévues dans le PVFR. Les vérifications effectuées englobaient des aspects de la gouvernance, de la gestion du risque et du contrôle dans tous les secteurs d'activité de l'ASC.

Le rapport de vérification du cadre de gestion du programme de la SSI a identifié bon nombre de bonnes pratiques en matière de planification des opérations, de gestion des fonds de même qu'au niveau de la reddition de compte.

Au niveau de cadre de gestion de projets, la DPV a recommandé le report de la vérification à 2013-2014 afin d'être en mesure de procéder à une vérification qui tiendrait compte de tous les travaux en cours en 2012 en ce qui a trait à la mise en place de processus et de pratiques en matière de gestion des projets afin de se conformer à la nouvelle Politique sur la gestion des projets du CT qui devait être obligatoire au 1er avril 2013.

Le rapport de vérification sur la préparation des états financiers et des rapports financiers trimestriels a quant à lui fait ressortir le fait que l'ASC avait en place des contrôles internes appropriés pour ce qui est de l'élaboration des états financiers mais qu'elle devait s'assurer de conserver des preuves supportant que les contrôles en question ont été appliqués.

Étant donné qu'un seul rapport de vérification a été présenté au CV pour approbation cette année, un seul plan d'action de la gestion a été soumis aux membres du CV pour examen. Celui-ci concernait la vérification du programme de la SSI. On y mentionnait, entre autres, que la gestion allait mettre de l'avant les actions appropriées afin de mieux documenter l'information reliée à l'ensemble des coûts exceptionnels anticipés associés à la prolongation de la participation du Canada aux activités de la SSI jusqu'en 2020 ainsi que l'information en lien avec le processus d'analyse des risques.

Les membres du CV se sont dits satisfaits du rapport présenté, de même que du plan d'action de la gestion mais auraient apprécié avoir davantage de rapport sur lesquels se prononcer.

Les avis donnés à l'administrateur général sur le recrutement et la nomination du dirigeant principal de la vérification

La DPV est en poste de façon permanente depuis le 17 août 2011. Aucun avis n'a donc été donné au président de l'ASC en ce sens au cours de la dernière année.

Suivi des plans d'action de la direction

Lors de la réunion de mai 2012, le Rapport annuel de suivi des plans d'action de la gestion en date du 31 mars 2012 a été présenté aux membres du CV pour information. Le rapport faisait état de 15 projets de vérification dont la mise en œuvre était en cours. Des 15 rapports de vérification présentés, trois démontraient que la mise en œuvre de leur plan d'action était complétée à 100 % et pour quatre rapport, la mise en œuvre était pratiquement complétée.

Selon le rapport d'évaluation du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) 2012-2013, le taux de mise en œuvre des plans d'action de la gestion pour 2011-2012 de 42 % est très bas. Ce taux a valu à l'ASC la mention « Attention requise » pour ce sous-élément de l'Aire de gestion « Vérification » du CRG. Suite à la mise un œuvre du processus de suivi continu des plans d'action de la gestion en septembre 2011, nous nous attendions à une amélioration plus élevée du taux de mise en œuvre des plans d'action.

Selon les données obtenues de la DPV, le taux de mise en œuvre pour 2012-2013 est de 70 %. Nous constatons une nette amélioration par rapport à l'année précédente.

Les membres du CV sont préoccupés par le taux de mise en œuvre des plans d'action de la gestion et par le fait que plusieurs dates d'échéance de mise en œuvre sont constamment repoussées. Les membres du CV recommandent qu'au cours de la prochaine année, les gestionnaires responsables de la mise en œuvre de certains plans d'action de la gestion qui ont pris du retard soient invités aux réunions du CV afin de discuter des circonstances de ces retards.

Valeurs et éthique

Le rapport d'évaluation du CRG 2012-2013 mentionne que, de façon générale, l'ASC a atteint des résultats au-delà des attentes en ce qui a trait aux valeurs et à l'éthique et ceci lui a valu la cote « Fort ». En effet, au cours de la dernière année, une implication constante de la gestion a permis d'élaborer des documents importants dont le Plan d'action intégré des valeurs et de l'éthique, de même que le Code de conduite organisationnel. De plus, le comité de valeurs et d'éthique dont la plupart des membres font partie de la haute gestion s'est réuni à plusieurs reprises afin discuter d'enjeux de valeurs et d'éthique et s'assurer du bon déroulement des activités en cours au niveau des valeurs et de l'éthique. Toutes les activités réalisées ont démontré que l'ASC a adopté une culture axée sur les valeurs et l'éthique et a également démontré un fort leadership en la matière de par l'implication constante de membres de la gestion dans les activités de valeurs et d'éthique tout au long de l'année.

Suite à la vérification du cadre de gestion des valeurs et de l'éthique présentée au CV en juin 2010, en plus du rapport annuel de suivi de la mise en œuvre du plan d'action de la gestion présenté lors de la réunion du CV de juin 2011, le suivi continu de la mise en œuvre des plans d'action de la gestion a permis d'apprécier les actions mises de l'avant tout au long de l'année afin de parfaire le cadre de gestion des valeurs et de l'éthique à l'ASC.

De façon générale, les membres du CV sont très satisfaits par l'ensemble des mesures mises en place afin d'assurer un milieu de travail respectant les valeurs et l'éthique.

Gestion des risques

La Politique de gestion intégrée du risque a été approuvée par le comité exécutif en février 2012. Au cours de l'année 2012-2013, l'ASC a développé la méthodologie lui permettant d'en arriver à un nouveau Profil de risques organisationnels. Cette méthodologie a été présentée au CV au cours de l'année. Des discussions entourant entre autres, la façon dont les risques spécifiques ont été identifiés ont eu lieu. Les membres du CV ont été très impressionnés par l'ampleur et la qualité du travail effectué afin d'en arriver au nouveau Profil de risques organisationnels. Les membres du CV sont d'avis qu'il y a eu une amélioration remarquable au cours de l'année dans le domaine de la gestion des risques et que le nouveau Profil de risques organistionnels permettra à l'ASC d'intégrer la gestion des risques dans le processus décisionnel en place.

Cadre de contrôle de gestion et rapports

Au cours de l'année 2012-2013, les membres du CV ont eu l'occasion d'examiner et de commenter les résultats de l'évaluation du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) de la 2011-2012 de l'ASC de même que les résultats préliminaires 2012-2013. Pour ce qui est de l'aire de gestion « Vérification », celle-ci est passée de la cote « acceptable » à « opportunité d'amélioration ».

D'autre part, les membres du CV ont été exposés à divers éléments du cadre de contrôle de la gestion tout au long de l'année, et ce, lors de présentations de rapports de vérification, de procédures en place pour fins de préparation des états financiers trimestriels ou prospectifs ou des autres rapports ministériels ou encore lors de présentations à caractère informatif ayant pour objectif de faire connaître les activités de l'ASC aux membres du CV.

Il y a eu, entre autres, des discussions entourant le contexte, les rôles et les fonctions du Bureau corporatif de gestion de projet lors de la rencontre du CV du 18 septembre 2012, soit, au même moment où les résultats préliminaires de la vérification du Bureau corporatif de gestion de projet ont été présentés. À maintes reprises au cours de ces discussions, il a été mentionné que le Bureau corporatif de gestion de projet n'avait pas suffisamment de ressources pour effectuer les différentes activités requises de par leur rôle. Étant donné que les activités de ce bureau ont une incidence sur l'ensemble des projets de l'ASC, les membres du CV ont mentionné que l'ASC augmentait ses risques et était vulnérable si elle ne s'assurait pas d'avoir le niveau de ressources approprié pour l'exercice des fonctions du Bureau corporatif de gestion de projet. Une attention particulière sera portée à cet élément lors de la phase d'exécution de la vérification du Bureau corporatif de gestion de projet prévue pour 2013-2014.

Pour ce qui est de la gouvernance, tout comme l'an dernier, les membres du CV ont constaté qu'une structure pour la prise de décision est en place. Par ailleurs, le nouveau modèle de gouvernance sur lequel travaille l'ASC depuis l'an dernier n'est toujours pas finalisé. Les membres du CV n'ont donc pas eu l'opportunité de se pencher de façon exhaustive sur le sujet. Toutefois, en raison du climat d'incertitude qui plane sur l'ASC dû à la remise en question de la vision et du mandat de l'ASC qui fait suite aux recommandations énoncées dans le Rapport Emerson, les membres du CV se questionnent quant à la structure de gouvernance en place. S'ajoute à cela une instabilité due au fait que l'ASC n'a toujours pas de plan spatial à long terme, particulièrement dans le contexte du départ du président avant la fin de son mandat.

Prestataires externes de services d'assurance

Au cours de l'année, le seul travail de vérification effectué par un prestataire externe de services d'assurance est la vérification du compte d'immobilisation effectuée par le Bureau du vérificateur général (BVG) dans le cadre de sa vérification annuelle des états financiers du gouvernement du Canada. Aucune recommandation particulière n'est ressortie de cette vérification. Les membres du CV ont toutefois été informés à l'effet que cette vérification avait eu lieu. Les membres du CV n'ont donc pas eu à se prononcer à ce sujet au cours de l'année 2012-2013.

États financiers et rapports des comptes publics

Au cours de l'année, les membres du CV ont examiné et commenté les états financiers de l'ASC, la déclaration annuelle de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers ainsi que l'annexe à la déclaration, les rapports financiers trimestriels et les états financiers prospectifs.

Pour ce qui est de l'examen des états financiers, de la déclaration annuelle de responsabilité de la direction et de l'annexe à la déclaration faisant état des contrôles internes en matière d'information financière, les commentaires des membres du CV ont été considérés dans la version finale. Les membres du CV ont constaté la conformité des états financiers aux normes comptables en vigueur. De plus, au meilleur de leur connaissance, les membres n'ont noté aucune inexactitude ou omission importante à l'égard des états financiers.

Suite à la vérification du processus de préparation des états financiers et des rapports financiers trimestriels qui a eu lieu au cours de l'année et dont l'ébauche du rapport a été présentée aux membres du CV, ceux-ci sont davantage confortables pour ce qui est de se prononcer à l'égard de ces états financiers et rapports puisque la vérification a démontré qu'un processus solide était en place pour l'élaboration de ces documents.

Les membres du CV ont recommandé l'approbation de la version finale des états financiers et de l'annexe à la déclaration de responsabilité au président de l'ASC et à la Chef principale des finances.

Les membres ont toutefois mentionné qu'ils jugeaient nécessaire que le contenu de l'annexe à la déclaration de responsabilité jointe aux états financiers fasse l'objet de discussions lors d'une session ultérieure du CV. Au cours de la réunion du CV du 18 septembre, des discussions entourant cette annexe ont eu lieu et il en est résulté un désir des membres du CV de faire part au Bureau du contrôleur général (BCG), par le biais du présent rapport, du fait qu'ils s'interrogent sur la pertinence d'avoir une annexe de cette ampleur. Selon eux, l'annexe est volumineuse (10 pages) et n'apporte aucune information supplémentaire.

En ce qui a trait aux rapports financiers trimestriels, les membres du CV ont constaté une amélioration de la qualité des documents présentés tout au long de l'année. En effet, les membres du CV ont mentionné que le dernier rapport trimestriel examiné était très bien fait et très compréhensible. Ils ont même félicité les auteurs du rapport.

Et pour terminer, les membres du CV ont examiné les états financiers prospectifs vers la fin décembre 2012. Les membres du CV se sont questionné à savoir pourquoi cette année, en terme de calendrier, ils ont commenté les états financiers prospectifs avant d'avoir examiné le Rapport sur les plans et priorités (RPP). Les membres du CV ont fait part de leur préoccupation à l'effet qu'ils sont d'avis qu'on ne leur donne pas l'information selon un calendrier séquentiel approprié afin d'être en mesure de donner des avis et conseils éclairés. Les membres du CV ont demandé à ce qu'une note soit insérée dans les états financiers prospectifs à l'effet qu'ils sont moins confortables avec le fait de ne pas avoir lu le RPP avant d'avoir soumis leurs commentaires relativement aux états financiers prospectifs. Ceci dit, les membres du CV ont formulé plusieurs commentaires relativement au contenu et à la présentation des états financiers prospectifs mais n'ont noté aucune inexactitude ou omission importante. Par ailleurs, ils ne sont pas convaincus de l'utilité des états financiers prospectifs tant aux fins de planification que de contrôle.

À l'avenir, il est recommandé de s'assurer d'avoir toute l'information pertinente en main afin de pouvoir bénéficier d'avis et conseils éclairés de la part des membres du CV.

Les membres du CV ont fait part de leur intérêt à examiner les comptes publics au cours de la prochaine année et de fournir leurs commentaires au besoin.

Obligation redditionnelle (Rapport ministériel sur le rendement, Rapport sur les plans et priorités et Rapport Emerson)

Rapport sur les plans et priorités (RPP)

La version préliminaire du RPP 2013-2014 de l'ASC a été présentée au CV au début janvier 2013 et leurs commentaires étaient requis dans un délai très court et ce, dû à des circonstances hors du contrôle des responsables de l'élaboration du RPP. Les membres du CV ont fait part de leur inconfort à soumettre des commentaires dans un délai si court.

Ceci dit, les membres du CV n'ont noté aucune inexactitude ou omission importante dans le RPP 2013-2014. Ils sont d'avis que, de façon générale, le document est bien fait et compréhensible. Ils ont toutefois mentionné que le RPP devrait faire ressortir davantage l'importance relative de chacun des programmes car présentement il n'y a aucun moyen d'apprécier l'importance relative des différents programmes ainsi que les ressources requises pour effectuer les différents projets faisant partis de ces programmes. Les priorités ultimes de l'ASC ne ressortent pas clairement du document.

Suite à la réception des commentaires des membres du CV, les responsables de l'élaboration du RPP ont convenu d'y apporter les modifications proposées.

À l'avenir, il est recommandé de s'assurer de laisser aux membres du CV un délai suffisant entre la soumission du RPP aux membres du CV pour consultation et la réception de leurs commentaires.

Rapport ministériel sur le rendement (RMR)

Le Rapport ministériel sur le rendement (RMR) 2011-2012 de l'ASC a été examiné par les membres du CV et ils ont soumis leurs commentaires aux responsables de l'élaboration de ce rapport lors d'une téléconférence qui a eu lieu le 26 juillet 2012. D'entrée de jeu, les membres du CV ont mentionné que le rapport était particulièrement bien rédigé.

Par ailleurs, ils ont formulé plusieurs commentaires afin d'en améliorer la présentation et son contenu. Il a entre autres été mentionné qu'après une première lecture, il était difficile de savoir si l'ASC avait bien performé ou non puisqu'il y avait peu de mesure de référence quant à la performance et ce, malgré le fait que le rapport contenait plusieurs chiffres et commentaires à l'appui de la performance. D'autres discussions ont porté sur la présentation du document comme tel mais, plusieurs propositions des membres du CV n'ont pu être considérées dû aux contraintes de présentation afin de se conformer aux exigences du CT en la matière.

Suite à la téléconférence, les responsables de l'élaboration du RMR ont convenu qu'ils apporteraient certaines modifications au document afin de le rendre encore plus précis et de souligner non seulement les difficultés de l'ASC mais également les succès.

Les membres du CV ont conclu que, malgré les exigences très strictes quant à la présentation, le document était remarquable et ils n'ont noté aucune inexactitude ou omission importante.

Rapport Emerson

En novembre 2012 le Volume 2 du Rapport Emerson intitulé « Vers de nouveaux sommets : les intérêts et l'avenir du Canada dans l'espace » a été publié. Ce rapport consiste en un examen de l'aérospatiale mandaté par le gouvernement du Canada. Ce rapport fait, entre autres, état de recommandations en lien avec la nécessité d'établir des priorités et des plans plus clairs de même que de stimuler la capacité technologique et commerciale. Les membres du CV ont discuté à huis clos avec le président de l'ASC des principales constatations et recommandations du rapport ainsi que des prochaines étapes pour l'ASC.

3. Évaluation du comité ministériel de vérification

Les membres externes du comité de vérification ont effectué une évaluation du fonctionnement du comité ainsi qu'une auto-évaluation de chaque membre du comité de vérification lors d'une session de travail tenue en mars 2013. Aucune faiblesse particulière n'a été identifiée lors de cet exercice. Il en est plutôt ressorti que les membres étaient très satisfaits du fonctionnement du comité.

4. Annexe - Composition et opérations du comité de vérification

Composition du comité de vérification

Membres

Le comité de vérification est composé de quatre membres, soit le président de l'ASC et trois membres externes, dont l'un agit comme président du CV. Le CV vient de terminer sa troisième année de fonctionnement.

En 2012-2013, les membres étaient les suivants :

  • Steve MacLean, président de l'ASC, (jusqu'au 1er février 2013)
  • Gilles Leclerc, président intérimaire (à partir du 2 février 2013)
  • Alain Jolicoeur, membre externe, président du comité de vérification,
  • Marie Bernard-Meunier; membre externe du comité de vérification (contrat terminé en décembre 2012, présentement en processus de renouvellement)
  • Gérard Caron, membre externe du comité de vérification. (contrat terminé en décembre 2012, présentement en processus de renouvellement)

Le comité de vérification s'est conformé à la Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada, notamment à la section 6.4 en ce qui a trait à la composition du comité de vérification.

En effet, les membres ont été sélectionnés suite à un processus rigoureux dont le résultat a été la sélection de membres possédant une combinaison appropriée d'expérience, de connaissances et de compétences favorisant une synergie leur permettant de s'acquitter de leurs tâches de façon efficiente tout en constituant une ressource stratégique importante pour le président de l'ASC.

L'un des membres possède une forte connaissance du domaine politique et de l'appareil gouvernemental, un autre possède un titre comptable et a une vaste expérience du domaine de la comptabilité et de la vérification, quant au troisième, il possède des connaissances de l'environnement international, des activités de l'ASC à l'extérieur du Canada ainsi que de sa collaboration avec des partenaires étrangers.

Les conseils et suggestions du CV, tant au niveau du contenu que de la manière dont l'information est écrite ou présentée, apportent une valeur ajoutée à la fonction de vérification.

Étant donné que les membres en étaient à leur troisième année d'opération et que la plupart des sessions de formation offertes par le Bureau du contrôleur général avaient été suivies, cette année, ils se sont concentrés sur l'approfondissement de leurs connaissances de l'ASC. Ils ont notamment assisté à une présentation du fonctionnement du Bureau corporatif de gestion de projet ainsi qu'à une présentation du programme de Développement de technologies d'exploration avancées, incluant une démonstration du fonctionnement de prototypes de « Rovers ».

Conflits d'intérêts

Au cours de l'année, les membres externes se sont acquittés de leurs tâches tout en faisant preuve d'impartialité et en respectant le « Code sur les conflits d'intérêts et la conduite éthique des membres du comité de vérification nommés par le Conseil du Trésor » inclut à la Partie III des Conditions de nomination des membres du comité de vérification du Conseil du Trésor auxquelles sont assujettis les membres externes du comité de vérification tel que stipulé dans le décret de nomination de chacun des membres.

Participants aux réunions

Durant cette période, la dirigeante principale de la vérification et de l'évaluation a participé aux deux réunions, aux deux sessions de travail et aux six téléconférences tenues en 2012-2013, tandis que la chef principale des finances était présente aux deux réunions.

La chef opérations de vérification et pratiques professionnelles était présente soit à titre de participante, soit à titre d'observatrice aux deux réunions, aux deux sessions de travail et aux six téléconférences tenues en 2012-2013.

Plusieurs représentants de l'ASC identifiés ci-après ont également participé à l'une ou l'autre des rencontres qui ont eu lieu au cours de l'année :

  • Vice-président;
  • Directeur général, Services corporatifs;
  • Directeur général, Exploration spatiale;
  • Directeur, Gouvernance, planification et rendement;
  • Directeur, Opérations d'exploration de l'espace et infrastructure;
  • Directeur, Assurance programme, Services corporatifs;
  • Gestionnaire, Opérations comptables et politiques financières;
  • Gestionnaire, Gestion ministérielle intégrée;
  • Analyste principal, Gouvernance, planification et rendement;
  • Analystes financiers principaux, Finances;
  • Analyste principal, Opérations comptables et politiques financières;
  • Analystes financiers principaux, Planification et gestion des ressources financières;
  • Analyste, Gouvernance, planification et rendement;
  • Chef, Comptabilité ministérielle et contrôle interne;
  • Ingénieur principal de projets / programmes;
  • Coordonnateur de la planification, Vérification et évaluation;
  • Vérificateurs seniors, Vérification et évaluation;

Aucun prestataire externe de service d'assurance n'a participé aux réunions au cours de l'année. Par ailleurs, les deux firmes de consultants suivantes ont participé aux deux réunions du comité :

  • Samson Bélair / Deloitte & Touche s.e.n.c.r.l.;
  • Price Waterhouse Coopers.

Opérations du comité de vérification

Rôles et responsabilités, opérations et charte du comité

Lors de la réunion du 24 mai 2012, le CV a approuvé son plan annuel établissant le nombre de séances du CV, de même que la nature des activités sur lesquelles le comité devra porter son attention lors de chacune de ces rencontres. Notez que, bien que le calendrier prévoyait trois réunions officielles du CV, seulement deux ont eu lieu étant donné que deux des trois membres étaient en processus de renouvellement de leur mandat au moment où la troisième séance devait avoir lieu. À ces deux rencontres tenues en mai et septembre 2012 se sont ajoutées deux sessions de travail et six téléconférences. Les participants aux réunions, aux sessions de travail et aux téléconférences ont été nombreux. Une liste détaillée des participants est incluse à la section précédente du présent rapport.

Les rôles et responsabilités, de même que les activités devant être réalisées par le CV sont identifiés dans la Charte du comité. Des modifications mineures ont été apportées à cette charte suite à la publication de la nouvelle Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada au 1er avril 2012. Elle respecte maintenant en tous points les exigences de cette dernière. La charte mise à jour a été approuvée par le CV le 24 mai 2012.

Au cours de l'année 2012-2013, le coût des activités du CV se chiffrait à 48 773 $ répartit de la façon suivante :

  • Indemnité quotidienne :46 055 $
  • Frais de déplacement : 1 818 $
  • Dépense d'accueil : 900 $
  • Frais de formation : 0 $

Réunions à huis clos

Au cours de l'année, le CV a tenu des réunions à huis clos avec le DPV, le chef principal des finances (CPF) et le président de l'ASC et ce, après chacune des réunions du CV. Ces rencontres ont favorisé une discussion ouverte avec les membres du CV et ont permis de parler librement de sujets parfois délicats et pour lesquels une discussion ouverte lors des réunions n'était pas appropriée. Ces rencontres ont également permis aux membres externes du CV d'obtenir de l'information plus précise à certains égards.

Approche adoptée pour préparer le rapport annuel

Le présent rapport annuel a d'abord été rédigé par la DPV. Par ailleurs, son contenu découle de discussions ayant eu lieu tout au long de l'année et d'une session de travail qui s'est déroulée en mars 2013 avec les membres externes du CV. Le contenu du rapport final présente entièrement et uniquement les vues des membres externes du CV.

Avis et/ou recommandations

L'an dernier, quatre rencontres du CV ont eu lieu. Suite aux coupures budgétaires qui sont survenues pour l'ensemble de l'ASC en 2012-2013, la décision a été prise par l'administrateur général de réduire le nombre de réunions du CV à trois. Suite à des circonstances hors du contrôle de l'ASC, seulement deux réunions du CV se sont tenues au cours de l'année.

Les membres du CV sont d'avis que le nombre minimum de rencontres devant avoir lieu au cours d'une année se chiffre à trois. En deçà de ce nombre minimum, une trop longue période s'écoule entre les rencontres et ceci engendre une perte du fil conducteur, ce qui rend plus difficile le bon fonctionnement des opérations du CV. Il est donc recommandé de conserver un minimum de trois réunions du CV par année.