Suivi des plans d'action de la gestion - Vérification - Rapport annuel au 31 mars 2013

Direction, Vérification et évaluation
Mai 2013

Sommaire de la mise en œuvre

Le suivi de la mise en œuvre des plans d'action de la gestion boucle le processus de la vérification interne en faisant état des mesures prises par les diverses entités responsables à la suite de nos constatations et de nos recommandations. Le processus de suivi en vigueur fait en sorte que les plans d'action de la gestion sont revus annuellement pour en évaluer le degré de mise en œuvre et en faire rapport au Comité de vérification (CV) et ce, jusqu'à ce qu'ils soient complétés.

Ce rapport annuel présente, en date du 31 mars 2013, les résultats du suivi se rapportant à 14 projets de vérification dont les rapports et les plans d'action de la gestion ont été présentés et approuvés antérieurement par le CV. Les représentations graphiques ci-contre donnent un aperçu du degré d'avancement de la mise en œuvre des éléments des plans d'action de la gestion.

à faire (1 plan d'action de la gestion) en cours ≤ 50% (4 plans d'action de la gestion) en cours > 50% (13 plans d'action de la gestion) complété 100% (117 plans d'action de la gestion)
Plans d'action de la gestion 1 4 13 117

Les pages suivantes décrivent de façon détaillée l'état d'avancement des plans d'action de chacun des projets de vérification.

Cadre de gestion, direction, Laboratoire David Florida

Projet de vérification: 04/05 01-03

Objectif du projet de vérification

L'objectif de ce projet de vérification consistait à évaluer dans quelle mesure les éléments du cadre de gestion de la direction, Laboratoire David Florida (LDF) portant sur la gouvernance, les opérations et les systèmes d'information lui permettaient d'exécuter le mandat qui lui a été confié, de réaliser ses opérations selon des principes d'efficacité, d'efficience et d'économie tout en se conformant aux exigences prescrites par les lois, règlements et politiques, de protéger et de rendre compte de l'utilisation des ressources.

Efficacité et efficience Conformité Pratiques de gestion
21% 26% 53%

Nature des recommandations

Nous avions porté à l'attention de la gestion des observations et des recommandations qui visaient notamment à améliorer la qualité de l'information financière, à faire preuve de transparence et d'équité dans l'imposition des frais d'utilisation externes et à assurer une gestion plus rigoureuse des comptes à recevoir.

État de la mise en œuvre

Les deux dernières actions à mettre en œuvre l'an dernier sont maintenant complétées. Ainsi, les opérations financières du LDF ont été revues pour les exercices 2001-2002 à 2004-2005 afin de s'assurer que le codage financier des nouveaux actifs était adéquat. De plus, la réconciliation entre les inventaires du LDF et celui des registres comptables de SAP a été faite. Les actifs figurant dans les registres comptables mais non décomptés ont été radiés.

État de la mise en œuvre
Cadre de gestion, direction,
Laboratoire David Florida
à faire 0
en cours ≤ 50% 0
en cours > 50% 0
complété 100% 19

Processus et pratiques en matière de gestion de projets

Projet de vérification: 06/07 01-03

Objectif du projet de vérification

L'objectif de ce projet de vérification consistait à évaluer dans quelle mesure les processus et pratiques de gestion de projets (Phases 0 à E inclusivement) de l'ASC lui permettaient de prendre des décisions éclairées dans le choix des projets/initiatives à financer, d'en effectuer un suivi approprié, de réaliser les initiatives approuvées selon des principes d'efficacité, d'efficience et d'économie, d'atteindre les résultats prévus tels qu'établis dans les principaux documents de planification, de se conformer aux politiques, règlements et lignes directrices pertinentes émises par l'ASC et par les agences centrales, et de rendre compte de l'utilisation des ressources.

Processus décisionnel Autorisation financière Intégrité
de
l'information
CAGP Coûts des projets
7% 7% 7% 7% 72%

Nature des recommandations

Nous rapportions en octobre 2007 que l'ASC avait développé de bons cadres de gestion de projets et de risques mais ne les utilisait pas à bon escient dans la gestion quotidienne. Nous avions aussi observé que les problèmes de rendement coûts/bénéfices, les délais par rapport au calendrier établi et la progression des coûts étaient des caractéristiques inhérentes aux projets menés par l'Agence. Nos constatations avaient porté sur le processus décisionnel, l'obtention des autorisations financières, l'intégrité de l'information, le Cadre d'approbation de gestion de projet (CAGP), la planification des projets, le changement dans l'étendue des projets, les estimations de coûts, la maturité de la technologie, le suivi des projets, la gestion du risque et l'évaluation de la performance.

État de la mise en œuvre

La revue de la structure de gouvernance est pratiquement complétée. Sa mise en œuvre constitue la prochaine étape. Ainsi, les éléments suivants ont été mis de l'avant depuis octobre 2007 : formation d'un groupe de travail et production d'un plan des travaux jugés prioritaires; mise en œuvre d'une directive pour la production d'analyses de rentabilisation; développement d'une nouvelle structure de gouvernance; élaboration et approbation d'une politique sur la planification des investissements; refonte du chapitre 4 sur la gouvernance et intégration au plan d'investissement; élaboration d'éléments à considérer pour la sélection des investissements; mise à jour du profil de risques organisationnels; et enfin, élaboration de procédures pour la gestion intégrée du risque.

L'échéancier est prévu pour septembre 2013.

État de la mise en œuvre
Processus et pratiques en
matière de gestion de projets
à faire 0
en cours ≤ 50% 1
en cours > 50% 1
complété 100% 26

Planification de la continuité des activités

Projet de vérification: 08/09 01-02

Objectif du projet de vérification

La vérification a consisté à évaluer la conformité du Programme de planification de la continuité des activités (PPCA) visant à assurer les opérations essentielles en cas de désastre à l'ASC.

Efficacité et efficience Conformité Planification / Formation
22% 45% 33%

Nature des recommandations

En janvier 2009, nous avions rapporté qu'en général, la gestion a mis en place un cadre de gouvernance et des plans conformément à la politique et à la norme du SCT.

Toutefois, plusieurs recommandations ont été formulées afin d'améliorer l'efficacité et l'efficience de la planification de la continuité des activités lors d'un désastre à l'Agence.

Nous avions recommandé, entre autres, de finaliser la politique ministérielle, de s'assurer que la désignation des substituts de la cellule de coordination ministérielle soit complétée, d'organiser des séances de formation et de s'assurer que les plans de continuité des activités relatifs aux services essentiels soient finalisés.

État de la mise en œuvre

Malgré la complexité de la planification de la continuité des activités (PCA) pour l'ensemble de l'ASC, la gestion a toutefois progressivement donné suite aux sept des neuf recommandations formulées dans le rapport de vérification. Il est à noter que l'année 2009-2010 a été monopolisée par la prévention de la grippe A (H1N1).

Au cours de l'année, la gestion a complété trois recommandations concernant le suivi des plans de la continuité des activités relatifs aux services essentiels et des séances de formation pour tous les membres et substituts de la cellule de gestion de la PCA. Les recommandations ayant trait à la finalisation et à la communication de la politique ministérielle ainsi qu'à la désignation des substituts de la cellule de coordination ministérielle ont été complétées en 2010-2011.

En ce qui concerne la finalisation du plan de communication de PCA, cette recommandation ne s'applique plus dans le contexte actuel. En effet, la gestion a mentionné que, lors d'un désastre, la communication est assumée par les membres de la gestion de crise (qui est composée principalement du comité exécutif (CE)) et non par les membres de la gestion de PCA. Par contre, dès que les plans de continuité des activités seront approuvés, la gestion prévoit faire la sensibilisation des employés relativement à la PCA.

La gestion prévoit terminer les deux éléments du plan d'action relativement au cycle d'entretien de tous les plans préparatifs du PPCA et à l'approbation des PCA par le CE pour avril 2014.

État de mise en œuvre
Planification de la
continuité des activités
à faire 0
en cours ≤ 50% 0
en cours > 50% 2
complété 100% 7

Cadre de gestion des valeurs et de l'éthique

Projet de vérification: 08/09 01-03

Objectif du projet de vérification

La vérification a consisté à évaluer dans quelle mesure le président de l'ASC a intégré des activités de contrôle visant à souligner l'importance des valeurs et de l'éthique (VE) dans l'atteinte de ses objectifs organisationnels.

Procédures Diffusion d'information et communication Gouvernance
29% 43% 28%

Nature des recommandations

En mars 2010, nous avions rapporté qu'en général, la gestion a mis en place des activités permettant de promouvoir les valeurs et l'éthique à l'ASC.

Toutefois, nous avions aussi porté à l'attention de la gestion des recommandations qui visaient à améliorer la gouvernance, la procédure et la diffusion d'informations et la communication en matière de valeurs et d'éthique.

État de la mise en œuvre

Le dernier élément du plan d'action en suspens a été finalisé au cours de l'année. Il s'agissait de la diffusion et de la promotion des VE du secteur public sur le site internet de l'Agence afin d'informer les partenaires, les clients et les fournisseurs. De plus, les attentes en lien avec les VE appliquées à l'Agence sont présentées dans les clauses contractuelles afin d'informer les partenaires.

Au cours des années précédentes, la gestion a complété les recommandations concernant le suivi de la nomination des agents responsables en matière de VE, la tenue des rencontres périodiques du comité d'orientation, le processus de divulgation d'actes répréhensibles à l'Agence, le plan de communication, la procédure quant à l'exigence annuelle du personnel de compléter une attestation concernant l'adhérence au Code de VE de la fonction publique et le processus formel ayant trait au traitement des rapports confidentiels.

Il est à noter que le nouveau code de conduite propre à l'Agence a été finalisé et approuvé par le comité exécutif en mars 2013; toutefois, ceci est sous réserve de changements subséquents découlant de la validation par les services juridiques qui est prévue pour juin 2013. Une fois complété, ce nouveau code sera diffusé sur les sites internet et intranet de l'Agence afin de permettre aux partenaires, clients, fournisseurs et employés d'être informés.

État de la mise en œuvre
Cadre de gestion des
valeurs et de l'éthique
à faire 0
en cours ≤ 50% 0
en cours > 50% 0
complété 100% 7

Cadre ministériel de gestion du risque

Projet de vérification: 08/09 01-04

Objectif du projet de vérification

La vérification a consisté à évaluer dans quelle mesure la direction a mis en place un cadre ministériel de gestion du risque qui fait en sorte que les risques émanant de ses opérations sont pris en considération.

Planification / Communication Politiques et procédures Pratiques de gestion
40% 20% 40%

Nature des recommandations

En septembre 2009, notre vérification nous a permis de constater que, de façon générale, le cadre ministériel de gestion du risque de l'ASC est conforme aux éléments du Cadre de gestion intégrée du risque (CGIR) du SCT.

Toutefois, des recommandations ont été formulées relativement à :

  • l'élaboration d'une politique ministérielle et de procédures pertinentes;
  • la distinction à faire entre le CGIR et le cadre de gestion de projet;
  • la présentation de l'information ayant trait au CGIR sur le site intranet de l'Agence;
  • la responsabilité quant au rôle de champion de la gestion du risque à être assumé par un cadre supérieur; et,
  • la responsabilité de la fonction de gestion du risque à être assumée par le titulaire du poste de directeur, Gouvernance, planification et rendement.

État de la mise en œuvre

La gestion a complété à 100% toutes les recommandations formulées dans le rapport de vérification. En fait, au cours des dernières années, la gestion a terminé la mise en œuvre des actions ayant trait :

  • à la finalisation et à l'approbation par le comité exécutif de la politique de gestion intégrée du risque;
  • à la diffusion de la nouvelle politique de gestion intégrée du risque et des procédures pertinentes;
  • aux précisions nécessaires afin de distinguer clairement le CGIR ministériel du cadre de gestion de projets; et,
  • à la présentation de l'information ayant trait au CGIR ministériel dans une section de l'intranet qui lui est propre.

Il est à noter que la Direction, Gouvernance planification et rendement, agit à titre de centre d'expertise pour la gestion intégrée du risque organisationnel.

État de la mise en œuvre
Cadre ministériel de gestion du risque
à faire 0
en cours ≤ 50% 0
en cours > 50% 0
complété 100% 5

Profil de risque des organisations (PRO)

Projet de vérification: BCG-02

Objectif du projet de vérification

Cette vérification a été réalisée en 2009 par le Bureau du contrôleur général (BCG) dans le cadre de son plan de vérification horizontale. Les objectifs de cette vérification étaient de déterminer si des systèmes et des pratiques de gestion des risques organisationnels, plus particulièrement ceux associés aux PRO, étaient en place afin de confirmer l'existence de stratégies d'identification et d'atténuation des risques dans le cadre des activités des grands ministères et organismes (GMO).

Systèmes et pratiques Gouvernance et amélioration continue
50% 50%

Nature des recommandations

En septembre 2009, le rapport de vérification déposé par le BCG recommandait diverses mesures visant à améliorer la gouvernance et l'amélioration continue ainsi que les systèmes et les pratiques entourant le PRO des GMO.

La gestion devait :

  • attribuer à des personnes à l'échelon de la haute direction des rôles et des responsabilités de gestion des risques organisationnels;
  • examiner leurs systèmes et leur processus chaque année;
  • s'assurer que le processus d'identification des risques englobe ceux encourus par la direction et par l'ensemble de l'organisation et qu'il cerne aussi les risques externes; et,
  • définir, documenter et diffuser une conception et une application commune de la tolérance au risque.

État de la mise en œuvre

La gestion a complété à 100% toutes les recommandations formulées dans le rapport de vérification. En fait, au cours des dernières années, la gestion a terminé la mise en œuvre des actions ayant trait :

  • à la finalisation et à l'approbation par le comité exécutif de la politique de gestion intégrée du risque;
  • à l'identification d'un champion (Directeur général, Services corporatifs) dans ce domaine;
  • à la revue des systèmes, des processus d'identification de risques ainsi que la documentation; et,
  • à la diffusion du PRO incluant l'application commune de la tolérance au risque sur l'intranet de l'ASC. Il est à noter que le PRO a été mis à jour et approuvé par le comité exécutif, le 1er mars 2013.
État de la mise en œuvre
Profil de risque des organisations (PRO)
à faire 0
en cours ≤ 50% 0
en cours > 50% 0
complété 100% 4

Dépendance envers les technologies de l'information

Projet de vérification: 09/10 01-03

Objectif du projet de vérification

La présente vérification avait pour objet d'évaluer le caractère satisfaisant et l'efficacité des mécanismes de contrôle en place sur les processus et procédures qui visent à réduire le risque de dépendance envers les technologies de l'information (TI) au sein du secteur de la Gestion de l'Information et de la Technologie de l'Information (GITI) de l'ASC.

Planification de la succession Gestion des actifs Gestion de la continuité des affaires Gestion des sauvegardes et des médias
27% 33% 13% 27%

Nature des recommandations

En mars 2010, nous avions noté un certain nombre de bonnes pratiques en matière de dépendance envers les TI au sein du secteur de la GITI. Nous avions également remarqué que l'ASC accordait une grande importance au processus de planification stratégique de la GITI.

Toutefois, certaines recommandations ont été formulées afin d'aider à réduire le risque de dépendance envers les TI. Ces recommandations touchaient la sauvegarde des données et leur restauration, les ressources humaines, les applications informatiques et l'architecture TI.

État de la mise en œuvre

La gestion a donné suite à quatre des huit actions en suspens. Parmi ces actions, on retrouve la migration de certains environnements technologiques vers des plateformes supportées et communes. Pour ce qui est de l'embauche d'un architecte de système, dû à des restrictions budgétaires, ce projet a été mis de côté et la gestion a plutôt opté pour la mise en place du « Comité Architecture, Projets et Normes » qui traite de questions en lien avec l'architecture des systèmes. D'autre part, pour ce qui est des postes qui étaient vacants au moment de la vérification, au fil des ans, des actions ont été mises en œuvre afin de doter certains postes et, dans d'autres cas, la dotation n'était plus requises dû à des changements de plans ou de priorités.

En ce qui concerne la mise en œuvre des actions ayant trait à la finalisation du plan de remplacement des ressources critiques et à la dotation d'un poste de gestion du stockage, la gestion a mentionné qu'elles ne sont plus pertinentes pour la GITI de l'ASC depuis la création et la restructuration du portefeuille des sciences de Services partagés Canada (SPC). Les recommandations suivantes ont été complétées au cours des années précédentes :

  • le suivi des licences;
  • les accès aux systèmes de sauvegarde;
  • les copies de sauvegarde;
  • la documentation des erreurs de sauvegarde;
  • la formation des employés; et,
  • la relève pour les tâches d'administration du réseau et de support et la désuétude de certaines applications.

La gestion a établi des échéanciers pour compléter la mise en œuvre des actions ayant trait aux quatre derniers éléments en suspens, dont le plan de relève informatique et les tests de restauration des copies de sauvegarde prévu pour mars 2014, le plan de continuité des affaires pour octobre 2014 et les applications informatiques pour mars 2015. Il est à noter que, parmi ces éléments en suspens, il y a trois éléments dont la responsabilité revient à SPC.

État de la mise en œuvre
Dépendance envers les
technologies de l'information
à faire 1
en cours ≤ 50% 2
en cours > 50% 1
complété 100% 11

Risques liés à la planification et au développement des technologies de l'information

Projet de vérification: 09/10 01-04

Objectif du projet de vérification

La présente vérification avait pour objet d'évaluer dans quelle mesure les processus et procédures en place en matière de planification et de développement des technologies de l'information (TI) permettaient de s'assurer que les TI répondaient aux besoins des utilisateurs.

Systèmes d'exploitation Équipements réseau Applications Systèmes de gestion de bases de données
30% 5% 35% 30%

Nature des recommandations

En mars 2010, nous avions noté un certain nombre de bonnes pratiques en matière de planification et de développement des TI. Nous avions remarqué que l'Agence accordait une grande importance au processus de planification stratégique de la Gestion de l'Information et de la Technologie de l'Information (GITI).

Toutefois, certaines recommandations ont été formulées afin d'aider à réduire les risques liés à la planification et au développement des TI. Ces recommandations touchaient la gestion des changements et des mises en production.

État de la mise en œuvre

Au cours de l'année, la gestion a complété à 100% une recommandation relativement à la documentation des tests. En ce qui concerne la documentation des changements autorisés à l'avance et la revue post-implantation, elles sont toujours en cours de mise en œuvre. La gestion a donc complété à 100% six des huit recommandations formulées dans le rapport de vérification. Au cours des années précédentes, les actions suivantes ont été mises en œuvre afin de répondre à ces recommandations :

  • Les approbations de mise en production ainsi que les plans de retour en arrière ont été documentés et conservés;
  • Des dispositions ont été prises pour formaliser le nouveau processus de gestion des changements;
  • La priorisation des projets par secteur concernant les initiatives à mettre de l'avant au cours de l'année subséquente a été adoptée;
  • L'obtention d'une confirmation écrite de la part du propriétaire d'une application lors de changements aux systèmes est requise; et,
  • En ce qui a trait à l'accès des développeurs aux environnements de production, la gestion a décidé de ne pas prendre action, car elle a jugé que le risque était minime et mentionnait que le processus en vigueur serait revu en cas de nécessité.

La gestion prévoit terminer les deux derniers éléments en suspens du plan d'action d'ici le 31 décembre 2013.

État de la mise en œuvre
Risques liés à la planification
et au développement des
technologies de l'information
à faire 0
en cours ≤ 50% 0
en cours > 50% 2
complété 100% 6

Sécurité des systèmes et des données

Projet de vérification: 09/10 01-05

Objectif du projet de vérification

La présente vérification avait pour objet d'évaluer dans quelle mesure les processus et procédures en matière de sécurité des données et des systèmes sous la responsabilité de la Gestion de l'Information et de la Technologie de l'Information (GITI) assuraient une protection adéquate des données et des systèmes de l'ASC.

Sécurité du périmètre du réseau Gestions des rustines Gestion des demandes d'accès Sécurité des applications, bases de données et systèmes d'exploitation
22% 11% 22% 45%

Nature des recommandations

En mars 2010, nous avions noté un certain nombre de bonnes pratiques en matière de sécurité des données et des systèmes sous la responsabilité de la GITI.

Toutefois, certaines recommandations ont été formulées afin d'aider à réduire les risques liés à la sécurité des systèmes et des données. Ces recommandations touchaient la documentation des normes et des processus, les rustines, les journaux des systèmes, les privilèges et les accès aux applications, les bases de données et les laboratoires.

État de la mise en œuvre

En raison d'un manque de personnel, la documentation du processus d'accréditation et de certification des réseaux est demeurée inchangée par rapport à l'année précédente. Celle-ci est complétée à 50%. La gestion a toutefois complété à 100% sept des huit recommandations formulées dans le rapport de vérification. En effet, au cours des années précédentes, la gestion a :

  • révisé les listes de détenteurs de cartes d'accès au laboratoire informatique;
  • documenté une procédure de révision périodique de la liste de ces détenteurs;
  • documenté les normes de configuration en matière de technologies;
  • mis en place des contrats de maintenance afin d'appliquer les rustines manquantes;
  • mis en place un système de consultation des journaux Oracle situés sur différents serveurs à partir d'un point central;
  • mis en place des mesures relativement au passage à Windows Vista;
  • développé, lorsque possible, des applications internes comportant un mot de passe initial temporaire; et,
  • sensibilisé les gestionnaires concernés quant à la nécessité d'informer la GITI de tout mouvement de personnel et de leur impact sur les accès.

La gestion prévoit terminer le dernier élément du plan d'action pour mars 2014.

État de la mise en œuvre
Sécurité des systèmes et des données
à faire 0
en cours ≤ 50% 1
en cours > 50% 0
complété 100% 7

Langues officielles

Projet de vérification: 09/10 01-06

Objectif du projet de vérification

Dans un premier temps, la présente vérification visait à déterminer dans quelle mesure les pratiques de l'ASC en matière de langues officielles sont conformes à la loi sur les langues officielles (LLO) et aux politiques et directives du Conseil du Trésor (CT) en matière de langues officielles et, dans un deuxième temps, à évaluer le cadre de gestion du programme des langues officielles (PLO) de l'ASC.

Cadre de gestion Pratiques de gestion
25% 75%

Nature des recommandations

En février 2011, nous avions constaté que, de façon générale, l'ASC se conformait à la LLO et aux politiques et directives du CT en matière de langues officielles et que le cadre de gestion en place était adéquat. Toutefois, des recommandations ont été formulées afin d'accroître cette conformité et d'améliorer le cadre de gestion en place.

Les recommandations concernaient : l'offre active de service dans les deux langues officielles; les mécanismes de traitement des plaintes; les droits et obligations du personnel; les courriels; l'interface de Livelink et l'ordre de la présentation des noms des répertoires; la rédaction de documents, les réunions; la formation en milieu scientifique; la diffusion des plans d'action; et, la satisfaction du personnel du LDF.

État de la mise en œuvre

Après avoir donné suite l'an passé aux recommandations concernant les plaintes, les droits et obligations des employés et la communication du plan d'action, cette année, la gestion a complété trois autres actions de son plan d'action. Une seule reste donc à compléter. Les actions suivantes ont été mises en œuvre au cours du dernier exercice:

  • Liberté par les employés de l'Agence d'utiliser la langue officielle de leur choix lors de la rédaction de documents et lors des réunions: aucun enjeu important n'est ressorti de l'analyse exécutée par la gestion sur les résultats du sondage effectué auprès des fonctionnaires fédéraux en 2011;
  • Usage des deux langues officielles au sein des unités de travail: la gestion a déterminé que les résultats du sondage effectué auprès des fonctionnaires fédéraux en 2011 étaient satisfaisants;
  • Formation scientifique dans les deux langues officielles: une grille d'analyse a été élaborée; de la sensibilisation a été effectuée auprès des organisateurs; et, une question concernant la satisfaction des apprenants a été ajoutée au questionnaire d'évaluation des activités d'apprentissage.

La recommandation ayant trait à l'interface de Livelink va bon train. La gestion prévoit compléter la mise en œuvre du plan d'action pour le mois de mai 2013.

État de mise en œuvre
Langues officielles
à faire 0
en cours ≤ 50% 0
en cours > 50% 1
complété 100% 7

Gestion des installations d'essai

Projet de vérification: 09/10 01-07

Objectif du projet de vérification

La présente vérification avait pour objet d'évaluer si les processus de planification et de gestion des installations d'essai permettaient de répondre de façon efficace et efficiente aux exigences des clients internes et externes de manière à rencontrer les objectifs et résultats attendus du programme (LDF).

Pratiques de gestion Indicateurs et cibles de rendement Pérennité des activités
60% 20% 20%

Nature des recommandations

En novembre 2010, nous avions constaté que le LDF avait en place des procédures de gestion de la qualité de ses services et qu'il possédait un plan de ressources humaines concernant la relève.

Les recommandations visaient à améliorer les indicateurs et cibles de rendement, la pérennité des activités et particulièrement des pratiques de gestion du LDF.

La gestion devait :

  • officialiser et documenter le processus de planification entre le LDF et les utilisateurs internes des installations d'essai;
  • documenter sa stratégie globale d'utilisation des installations et développer un plan de mise en œuvre s'y rattachant; et,
  • revoir les indicateurs d'extrants et les indicateurs de résultats afin de s'assurer qu'ils sont pertinents et qu'ils mesurent adéquatement la performance du LDF.

État de la mise en œuvre

Les actions relatives à la documentation du processus de planification entre le LDF et les utilisateurs ainsi que la documentation de sa stratégie globale d'utilisation des installations et le développement du plan de mise en œuvre s'y rattachant ont été complétées par la gestion.

Par contre, la recommandation concernant la revue des indicateurs d'extrants et des indicateurs de résultats n'est toujours pas complétée au 31 mars 2013. Au cours de l'exercice terminé le 31 mars 2012, la gestion a développé de nouvelles mesures de performance et a élaboré une ébauche d'une stratégie de mesure du rendement. Cette dernière reste à être revue par la direction de la Gouvernance, planification et rendement et, ensuite, par la direction Vérification et évaluation.

Il est prévu de finaliser ce document pour la fin juillet 2013.

État de la mise en œuvre
Gestion des installations d'essai
à faire 0
en cours ≤ 50% 0
en cours > 50% 1
complété 100% 2

Gestion des contrats et de l'approvisionnement

Projet de vérification: 10/11 01-02

Objectif du projet de vérification

La présente vérification visait à déterminer, dans un premier temps, si un cadre de gestion était en place pour s'assurer que les ententes contractuelles sont établies en conformité avec les politiques du CT et de l'ASC et, dans un deuxième temps, que les paiements afférents étaient autorisés en conformité avec les pouvoirs délégués et la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP).

Conformité des paiements Cadre de gestion
17% 83%

Nature des recommandations

En mars 2011, notre vérification nous a permis de constater que l'entité vérifiée est bien contrôlée en ce qui a trait aux paiements afférents aux contrats.

Toutefois, certaines recommandations ont été formulées relativement à l'établissement des ententes contractuelles afin de créer un cadre de contrôle de gestion des approvisionnements plus rigoureux et plus robuste.

État de la mise en œuvre

Au début de l'exercice courant, les actions suivantes étaient complétées : implantation d'un système de contrôle de la qualité des contrats; signature d'une nouvelle charte de délégation financière et mise en place d'une nouvelle procédure d'assurance-qualité; mise en place d'une procédure plus rigoureuse pour la réception, la garde, l'ouverture et la consignation des soumissions; établissement et implantation d'une liste de vérification pour la documentation des dossiers; vérification périodique des dossiers; et, rappel sur la conformité obligatoire des paiements envers la base de paiement et documentation des écarts mineurs.

La seule action en suspens au 31 mars 2012 concernait la mise à jour du guide de l'usager. Au 31 mars 2013, le guide avait été mis à jour. Il ne restait que l'approbation finale et la publication sur le site Intranet de l'ASC à effectuer afin de finaliser la mise en œuvre de cette action, ce qui a été fait en début d'année 2013-2014. Cette action est donc considérée complétée à 100%.

État de la mise en œuvre
Gestion des contrats et
de l'approvisionnement
à faire 0
en cours ≤ 50% 0
en cours > 50% 0
complété 100% 6

Analyses de rentabilisation des investissements importants

Projet de vérification: 10/11 01-01

Objectif du projet de vérification

Cette vérification visait à déterminer si, au cours de la période de transition du 1er avril 2007 jusqu'au moment de la vérification, l'ASC produisait des analyses de rentabilisation avec la rigueur requise afin de se conformer aux exigences de la Politique de planification des investissements – Actifs et services acquis du Conseil du Trésor (CT) qui deviendront obligatoires au 1er avril 2012.

Procédures Pratique de gestion
17% 83%

Nature des recommandations

En février 2012, notre vérification nous a permis de constater que l'ASC est sur la bonne voie puisqu'elle se conforme à plusieurs exigences de la Politique de planification des investissements – Actifs et services acquis du CT qui deviendront obligatoires au 1er avril 2012.

Toutefois, certaines recommandations ont été formulées afin d'accroître cette conformité et d'améliorer les pratiques de gestion en place.

État de la mise en œuvre

Au cours de l'année, la gestion a complété à 100% cinq des six recommandations formulées dans le rapport de vérification. Plusieurs actions ont été mises en œuvre afin de répondre à ces recommandations. En effet, la gestion a:

  • informé et sensibilisé les gestionnaires concernés relativement à l'entrée en vigueur le 1er avril 2012 de la directive et des exigences pour les analyses de rentabilisation au sein de l'Agence; et,
  • mis en place des directives, procédures et outils relativement aux analyses de rentabilisation, lesquels précisaient entre autres :
    • d'indiquer la source des documents utilisés pour estimer les coûts;
    • d'indiquer les avantages escomptés d'un investissement proposé de manière équilibrée entre le quantitatif et le qualitatif;
    • d'inclure dans les analyses de rentabilisation les éléments stratégiques pertinents; et,
    • l'importance de regrouper dans un document distinct toute l'information tenant lieu d'analyse de rentabilisation en utilisant le gabarit développé dans le répertoire commun dédié à cette fin.

La gestion a aussi entrepris la majorité des actions afin de répondre à la dernière recommandation concernant la finalisation du Guide d'établissement des coûts des projets spatiaux de l'ASC. Le nouvel échéancier pour cet élément a été fixé au 31 mars 2014.

État de la mise en œuvre
Analyses de rentabilisation
des investissements importants
à faire 0
en cours ≤ 50% 0
en cours > 50% 1
complété 100% 5

Vérification du cadre de gestion du programme d'opérations d'assemblage et d'entretien de la Station spatiale internationale (1.2.1.1)

Projet de vérification: 11/12 01-02

Objectif du projet de vérification

Le projet de vérification visait à déterminer si le cadre de gestion en place permet au programme d'atteindre ses objectifs et de se conformer aux politiques, règlements et lignes directrices pertinentes émises par l'Agence spatiale canadienne (ASC) et par les agences centrales.

  Cadre de gestion
  100%

Nature des recommandations

En septembre 2012, notre vérification a démontré que le programme d'opérations d'assemblage et d'entretien de la Station spatiale internationale (SSI) a mis en place de bonnes pratiques de gestion concernant la planification des opérations, des processus de planification des ressources financières adéquats et des processus de gestion et des contrôles efficaces au niveau de la gestion des opérations.

Toutefois, nous avions relevé certaines opportunités d'amélioration concernant la documentation de l'information reliée à l'ensemble des coûts exceptionnels anticipés associés à la prolongation de la participation du Canada aux activités de la SSI jusqu'en 2020 ainsi qu'à la documentation du processus d'analyse des risques. De plus, nous avions recommandé que des précisions soient apportées à l'indicateur utilisé dans le cadre de mesure du rendement (CMR) et que l'élaboration de la stratégie de mesure du rendement (SMR) du programme soit complétée et mise en œuvre.

État de la mise en œuvre

La gestion a donné suite à trois des quatre recommandations formulées dans le rapport de vérification. Les actions suivantes ont été mises en œuvre afin de répondre à ces recommandations:

  • Élaboration et mise en place d'un document de planification qui présente l'ensemble des coûts potentiels anticipés pour la prolongation de la participation du Canada aux activités de la SSI jusqu'en 2020. De plus, ce document de planification évalue les probabilités de matérialisation des risques et le niveau de gravité des conséquences potentiels; et,
  • Précision de l'indicateur du CMR.

La SMR reste à être complétée par la gestion puis à être revue par les directions de la Gouvernance, planification et rendement, et Vérification et évaluation.

L'échéancier est prévu pour le mois de juin 2013.

État de la mise en œuvre
Vérification du cadre de
gestion du programme
d'opérations d'assemblage et
d'entretien de la Station
spatiale internationale (1.2.1.1)
à faire 0
en cours ≤ 50% 0
en cours > 50% 1
complété 100% 3