Suivi des plans d'action de la gestion - Vérification - Rapport annuel au 31 mars 2012

Direction, Vérification et évaluation

Avril 2012

Sommaire de la mise en oeuvre

Le suivi de la mise en oeuvre des plans d'action de la gestion boucle le processus de la vérification interne en faisant état des mesures prises par les diverses entités responsables à la suite de nos constatations et de nos recommandations. Le processus de suivi en vigueur fait en sorte que les plans d'action de la gestion sont revus annuellement pour en évaluer le degré de mise en oeuvre et en faire rapport au Comité de vérification (CV) et ce, jusqu'à ce qu'ils soient complétés.

Ce rapport annuel présente, en date du 31 mars 2012, les résultats du suivi se rapportant à 15 projets de vérification dont les rapports et les plans d'action de la gestion ont été présentés et approuvés antérieurement par le CV. Les représentations graphiques ci-contre donnent un aperçu du degré d'avancement de la mise en oeuvre des éléments des plans d'action de la gestion.

Les pages suivantes décrivent de façon détaillée l'état d'avancement des plans d'action de chacun des projets de vérification.

Soldes d'ouverture

Objectif du projet de vérification

Dans le cadre de la mise en oeuvre de la stratégie d'information financière (SIF), l'établissement des soldes d'ouverture au 1er avril 2001 constituait le point de départ à l'enregistrement et à la reddition de comptes selon les nouvelles normes comptables. La réalisation de ce projet visait à s'assurer que les soldes d'ouverture avaient été correctement établis et comptabilisés conformément aux nouvelles conventions comptables.

Nature des recommandations

Le rapport de vérification déposé en novembre 2002 soulignait que les soldes d'ouverture du 1er avril 2001 tels que revus et corrigés avec la participation du Receveur général et du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) étaient conformes aux exigences en la matière. Nous avions toutefois adressé à la direction, Finances des recommandations visant à garantir l'exactitude des soldes de la balance de vérification tout au long de l'année par la validation du solde de certains comptes, en instaurant des procédures périodiques d'analyses de comptes et en mettant à la disposition du personnel des politiques efficaces.

État de la mise en oeuvre

Le dernier élément du plan d'action toujours en suspens a été complété au cours de l'année 2011. Il s'agissait de déterminer la valeur des stocks possédés par l'ASC, d'en apprécier l'importance relative et d'en présenter la juste valeur aux états financiers le cas échéant. Pour ce faire, le groupe de la comptabilité a établi des listes d'inventaire spécifiques pour toutes les directions de l'ASC et évalué la valeur des items identifiés.

Suite à la mise en oeuvre de cette action, la direction affirme être en mesure de confirmer que l'ASC ne possède aucun article qui rencontre la définition d'un stock. Par conséquent, il n'y a pas de stock à comptabiliser aux états financiers de l'ASC.

Cadre de gestion, direction, Laboratoire David Florida (LDF)

Objectif du projet de vérification

L'objectif de ce projet de vérification consistait à évaluer dans quelle mesure les éléments du cadre de gestion de la direction, LDF portant sur la gouvernance, les opérations et les systèmes d'information lui permettaient d'exécuter le mandat qui lui a été confié, de réaliser ses opérations selon des principes d'efficacité, d'efficience et d'économie tout en se conformant aux exigences prescrites par les lois, règlements et politiques, de protéger et de rendre compte de l'utilisation des ressources.

Nature des recommandations

Nous avions porté à l'attention de la gestion des observations et des recommandations qui visaient notamment à améliorer la qualité de l'information financière, à faire preuve de transparence et d'équité dans l'imposition des frais d'utilisation externes et à assurer une gestion plus rigoureuse des comptes à recevoir.

État de la mise en oeuvre

La réconciliation entre les inventaires du LDF et celui des registres comptables de (SAP) est terminée. Des vérifications et une analyse de chaque item non réconcilié sont en cours afin de déterminer si ceux-ci doivent être radiés.

Par la suite, des corrections seront apportées aux registres comptables de SAP afin qu'ils reflètent la valeur exacte de l'inventaire.

Ces actions termineront la mise en oeuvre du plan d'action.

Processus et pratiques en matière de gestion de projets

Objectif du projet de vérification

L'objectif de ce projet de vérification consistait à évaluer dans quelle mesure les processus et pratiques de gestion de projets (Phases 0 à E inclusivement) de l'ASC lui permettaient de prendre des décisions éclairées dans le choix des projets/initiatives à financer, d'en effectuer un suivi approprié, de réaliser les initiatives approuvées selon des principes d'efficacité, d'efficience et d'économie, d'atteindre les résultats prévus tels qu'établis dans les principaux documents de planification, de se conformer aux politiques, règlements et lignes directrices pertinentes émises par l'ASC et par les agences centrales, et de rendre compte de l'utilisation des ressources.

Nature des recommandations

Nous rapportions en octobre 2007 que l'ASC avait développé de bons cadres de gestion de projets et de risques mais ne les utilisait pas à bon escient dans la gestion quotidienne. Nous avions aussi observé que les problèmes de rendement coûts/bénéfices, les délais par rapport au calendrier établi et la progression des coûts étaient des caractéristiques inhérentes aux projets menés par l'Agence. Nos constatations avaient porté sur le processus décisionnel, l'obtention des autorisations financières, l'intégrité de l'information, le Cadre d'approbation de gestion de projet (CAGP), la planification des projets, le changement dans l'étendue des projets, les estimations de coûts, la maturité de la technologie, le suivi des projets, la gestion du risque et l'évaluation de la performance.

État de la mise en oeuvre

Les éléments du plan d'action toujours en suspens visent la révision des processus de gouvernance entourant l'approbation des projets et la priorisation de ceux-ci. Le groupe Gouvernance, planification et rendement (GPR) a amorcé le renouvellement de la gouvernance ministérielle en mai 2011. Un groupe de travail a été formé et un plan a été produit prévoyant la révision des éléments suivants : le processus et les critères de sélection et de priorisation des projets, le cadre de gouvernance, la structure de gouvernance, les mécanismes de consultation des intervenants externes, le processus de validation et d'approbation des évaluations de la complexité et des risques des projets, la matrice de délégation d'autorités, le processus formel de réallocation des ressources, les indicateurs de rendement et le plan de mise en oeuvre. Le nouvel échéancier prévu est septembre  2013.

Activités et opérations de dotation en personnel

Objectif du projet de vérification

Les objectifs de ce projet de vérification consistaient à évaluer le degré de mise en oeuvre des recommandations du rapport de vérification de la Commission de la fonction publique du Canada (CFP) de mai 2006 et déterminer si le cadre de gestion régissant les activités de dotation en personnel et les opérations de dotation en personnel était conforme à la nouvelle Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP), aux politiques de la CFP et à ses règlements et décrets.

Nature des recommandations

En août 2008, nous rapportions que malgré le travail qu'il restait à faire, nous étions d'avis que la gestion avait répondu avec diligence aux recommandations du rapport de la CFP.

D'autre part, nous portions à l'attention de la gestion les défis qui attendaient l'ASC relativement à sa charge de travail et à la planification de la relève. En effet, nous mentionnions que des mesures devaient être prises afin de gérer la charge de travail dans le but de combler les postes vacants dans un délai raisonnable et de faire face aux départs massifs prévus de certains groupes clés au cours des prochaines années.

État de la mise en oeuvre

Plusieurs mesures ont été misent en place en 2011 afin de répondre à la dernière recommandation en suspens qui visait à établir un système formel de suivi permettant de mesurer les délais d'exécution réels des processus de dotation.

L'introduction d'un nouveau processus électronique de demande de services en ressources humaines (DSRH) conçu pour automatiser les demandes en dotation et en classification permet maintenant l'accès rapide à des rapports sur la durée de traitement des demandes de dotation complétées. Parallèlement, un service de dotation accéléré et des ententes de service avec les gestionnaires ont aussi été implantés.

La CFP évalue également la performance des ministères à l'aide d'un cadre de gestion visant les processus de dotation. Un tableau de bord a été développé à l'interne pour permettre d'effectuer un suivi quant aux délais d'exécution des processus de dotation.

Considérant l'ensemble des activités réalisées au cours des dernières années, nous considérons que la mise en oeuvre du plan d'action est maintenant complétée.

Planification de la continuité des activités

Objectif du projet de vérification

La vérification a consisté à évaluer la conformité du Programme de planification de la continuité des activités (PPCA) visant à assurer les opérations essentielles en cas de désastre à l'ASC.

Nature des recommandations

En janvier 2009, nous avions rapporté qu'en général, la gestion a mis en place un cadre de gouvernance et des plans conformément à la politique et norme du SCT.

Toutefois, plusieurs recommandations ont été formulées afin d'améliorer l'efficacité et l'efficience de la planification de la continuité des activités lors d'un désastre à l'Agence.

Nous avions recommandé, entre autres, de finaliser la politique ministérielle, de s'assurer que la désignation des substituts de la cellule de coordination ministérielle soit complétée, d'organiser des séances de formation et de s'assurer que les plans de continuité des activités relatifs aux services essentiels soient finalisés.

État de la mise en oeuvre

En raison de la complexité de l'analyse des répercussions de l'interruption des activités de l'ASC, de la planification de la continuité des activités pour l'ensemble de l'ASC et du fait que l'année 2009-2010 a été monopolisée par la prévention de la grippe A (H1N1), la gestion prévoit compléter la mise en oeuvre de son plan d'action en avril 2013.

Au cours de l'année, la gestion a finalisé l'analyse de répercussion d'interruption pour l'ensemble de l'ASC. Celle-ci servira de guide pour divers plans qui sont préalables à la planification de la continuité des activités. Par ailleurs, la gestion avait déjà mis en place une directive sur la planification de la continuité des activités approuvée par le Comité exécutif. Celle-ci a été communiquée aux représentants de chaque secteur. De plus, des substituts aux membres de la cellule de coordination ministérielle ont été désignés afin d'assurer la continuité des trois opérations considérées essentielles à l'ASC en cas de désastre.

Dans l'objectif de compléter la mise en oeuvre du plan d'action, la gestion s'assurera de la disponibilité, de la validité et de la mise à jour d'un cycle d'entretien de tous les plans préparatifs du programme de planification de la continuité des activités incluant le rapport d'analyse des leçons dégagées après les mises à l'essai.

Cadre de gestion des valeurs et de l'éthique

Objectif du projet de vérification

La vérification a consisté à évaluer dans quelle mesure le président de l'ASC a intégré des activités de contrôle visant à souligner l'importance des valeurs et de l'éthique dans l'atteinte de ses objectifs organisationnels.

Nature des recommandations

En mars 2010, nous avions rapporté qu'en général, la gestion a mis en place des activités permettant de promouvoir les valeurs et l'éthique à l'ASC.

Toutefois, nous avions aussi porté à l'attention de la gestion des recommandations qui visaient à améliorer la gouvernance, la procédure et la diffusion d'informations et la communication en matière de valeurs et d'éthique.

État de la mise en oeuvre

Au cours de la dernière année, la gestion a complété cinq recommandations incluant la mise en place de :

  • un plan de communication en matière de valeurs et d'éthique;
  • une procédure assurant que le personnel atteste périodiquement son adhérence au Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique; et,
  • un processus formel ayant trait au traitement des Rapports confidentiels.

La gestion nous a mentionné que l'action en suspens en lien avec la diffusion du nouveau code de conduite organisationnel sera mise en oeuvre progressivement dès que la version révisée du Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique sera approuvée par le Parlement. Celui-ci servira de fondement pour finaliser la rédaction du code de conduite propre à l'ASC. Étant donné que le Code de valeurs et d'éthique du secteur public est entré en vigueur le 2 avril 2012, la gestion entreprendra l'action en suspens au cours des prochains mois.

Il est à noter que l'ASC a un Comité d'orientation en matière de valeurs et d'éthique afin de veiller à ce que les activités planifiées soient réalisées. Les activités planifiées incluent la diffusion et la promotion des valeurs et de l'éthique sur le site internet de l'ASC afin d'informer les partenaires, les clients et les fournisseurs.

Cadre ministériel de gestion du risque

Objectif du projet de vérification

La vérification a consisté à évaluer dans quelle mesure la direction a mis en place un cadre ministériel de gestion du risque qui fait en sorte que les risques émanant de ses opérations sont pris en considération.

Nature des recommandations

En septembre 2009, notre vérification nous a permis de constater que, de façon générale, le cadre ministériel de gestion du risque de l' est conforme aux éléments du Cadre de gestion intégrée du risque (CGIR) du SCT.

Toutefois, des recommandations ont été formulées relativement à :

  • l'élaboration d'une politique ministérielle et de procédures pertinentes;
  • la distinction à faire entre le CGIR et le cadre de gestion de projet;
  • la présentation de l'information ayant trait au CGIR sur le site intranet de l'Agence;
  • au rôle de champion de la gestion du risque à être assumé par un cadre supérieur; et,
  • la responsabilité de la fonction de gestion du risque à être assumée par le titulaire du poste de directeur, Gouvernance, planification et rendement.

État de la mise en oeuvre

Au cours de la dernière année, des progrès ont été réalisés dans l'une des trois actions en suspens. En fait, la gestion a complété la recommandation ayant trait à la finalisation et à l'approbation par le comité exécutif de la politique de gestion intégrée du risque.

Les trois actions toujours en suspens ont trait :

  • à la diffusion de la nouvelle politique de gestion intégrée du risque et des procédures pertinentes;
  • aux précisions nécessaires afin de distinguer clairement le CGIR ministériel du cadre de gestion de projets; et,
  • à la présentation de l'information ayant trait au CGIR ministériel dans une section de l'Intranet qui lui est propre.

Il est à noter que certains échéanciers prévus au plan d'action initial ont été repoussés.

Présentement, la gestion n'est pas en mesure de déterminer un échéancier précis pour la diffusion de la nouvelle politique et les précisions relatives à la distinction entre le CGIR ministériel et du cadre de gestion de projets. Quant à la présentation de l'information du CGIR ministériel, celle-ci devrait être complétée d'ici à l'automne 2012.

Processus de divulgation proactive

Objectif du projet de vérification

Le projet de vérification visait à déterminer si le cadre de gestion en place permet à l'ASC de respecter les exigences gouvernementales liées à la divulgation proactive des renseignements relatifs aux finances et aux ressources humaines.

Nature des recommandations

En juin 2010, nous rapportions que nous étions d'avis que la gestion avait mis en place un cadre de gestion qui lui permettait de respecter les exigences relativement à la divulgation proactive.

Nous avions porté à l'attention de la gestion des observations et des recommandations qui visaient principalement à améliorer l'efficacité de certains éléments de son cadre de gestion.

La gestion devait, entre autre, porter une attention particulière sur la documentation des tâches, des rôles et des responsabilités relatives à la publication des subventions et contributions de plus de 25 000$. Aussi, pour chaque item de divulgation, nous recommandions d'inclure une procédure de vérification des données suite à la publication trimestrielle afin de détecter les anomalies. Finalement, nous recommandions de revoir les procédures de divulgation relatives aux contrats afin de s'assurer que tous les contrats de plus de 10 000 $ soient publiés.

État de la mise en oeuvre

La gestion a mis en place des mesures afin d'inclure une procédure de vérification des données suite à la publication trimestrielle des dépenses de voyages, des subventions et contributions de plus de 25 000$, des contrats de plus de 10 000$ et des reclassifications. La documentation des tâches à exécuter ainsi que des rôles et responsabilités pour la divulgation des subventions et contributions de plus de 25 000$ a également été complétée. Les processus de publication des contrats de plus de 10 000$ ont également été revus afin d'assurer la publication de tous les contrats. L'ensemble des mesures prévues au plan d'action ont été entièrement réalisées.

Profil de risque des organisations (PRO)

Objectif du projet de vérification

Cette vérification a été réalisée en 2009 par le Bureau du contrôleur général (BCG) dans le cadre de son plan de vérification horizontale. Les objectifs de cette vérification étaient de déterminer si des systèmes et des pratiques de gestion des risques organisationnels, plus particulièrement ceux associés aux PRO, étaient en place afin de confirmer l'existence de stratégies d'identification et d'atténuation des risques dans le cadre des activités des grands ministères et organismes (GMO).

Nature des recommandations

En septembre 2009, le rapport de vérification déposé par le BCG recommandait diverses mesures visant à améliorer la gouvernance et l'amélioration continue ainsi que les systèmes et les pratiques entourant le PRO des GMO.

La gestion devait :

  • attribuer à des personnes à l'échelon de la haute direction des rôles et des responsabilités de gestion des risques organisationnels;
  • examiner leurs systèmes et leur processus chaque année;
  • s'assurer que le processus d'identification des risques englobe ceux encourus par la direction et par l'ensemble de l'organisation et qu'il cerne aussi les risques externes; et,
  • définir, documenter et diffuser une conception et une application commune de la tolérance au risque.

État de la mise en oeuvre

Au cours de la dernière année, la gestion a complété la mise en oeuvre de la recommandation ayant trait à la finalisation et à l'approbation par le comité exécutif de la politique de gestion intégrée du risque et à l'identification d'un champion dans ce domaine. Il est à noter que, depuis le 1er avril 2010, la gestion intégrée du risque a été confiée au secteur Gouvernance, planification et rendement.

Les actions en suspens concernent la revue des systèmes, des processus d'identification de risques ainsi que la documentation et la diffusion de l'application commune de la tolérance au risque. Le manque de ressources est à l'origine du retard dans l'avancement du plan d'action et la gestion n'est présentement pas en mesure d'établir un échéancier précis pour l'achèvement des trois actions en suspens.

Dépendance envers les technologies de l'information

Objectif du projet de vérification

La présente vérification avait pour objet d'évaluer le caractère satisfaisant et l'efficacité des mécanismes de contrôle en place sur les processus et procédures qui visent à réduire le risque de dépendance envers les technologies de l'information (TI) au sein du secteur de la Gestion de l'Information et de la Technologie de l'Information (GITI) de l'ASC.

Nature des recommandations

En mars 2010, nous avions noté un certain nombre de bonnes pratiques en matière de dépendance envers les TI au sein du secteur de la GITI. Nous avions également remarqué que l'ASC accordait une grande importance au processus de planification stratégique de la GITI.

Toutefois, certaines recommandations ont été formulées afin d'aider à réduire le risque de dépendance envers les TI. Ces recommandations touchaient la sauvegarde des données et leur restauration, les ressources humaines, les applications informatiques et l'architecture TI.

État de la mise en oeuvre

Au cours de la dernière année, la gestion a complété à 100 % quatre des quinze recommandations formulées dans le rapport de vérification chiffrant à sept le nombre de recommandations complété à 100 %. Les recommandations concernant le suivi des licences, les accès aux systèmes de sauvegarde, les copies de sauvegarde, la documentation des erreurs de sauvegarde, la formation des employés, la relève pour les tâches d'administration du réseau et de support et la désuétude de certaines applications sont maintenant complétées.

Les recommandations ayant trait à l'environnement technologique, aux applications, au plan de continuité des affaires et au plan de relève informatique sont en cours de mise en oeuvre.

Il est à noter que certains échéanciers prévus au plan d'action initial ont été repoussés. La gestion prévoit terminer la mise en oeuvre des recommandations d'ici le 31 mars 2013 à l'exception des mises à l'essai du plan de continuité des affaires prévues pour 2014, et ce, afin de s'assurer de répondre aux besoins des clients qui seront énoncés dans le plan de continuité des activités de l'ASC.

Risques liés à la planification et au développement des technologies de l'information

Objectif du projet de vérification

La présente vérification avait pour objet d'évaluer dans quelle mesure les processus et procédures en place en matière de planification et de développement des technologies de l'information (TI) permettaient de s'assurer que les TI répondaient aux besoins des utilisateurs.

Nature des recommandations

En mars 2010, nous avions noté un certain nombre de bonnes pratiques en matière de planification et de développement des TI. Nous avions remarqué que l'Agence accordait une grande importance au processus de planification stratégique de la Gestion de l'Information et de la Technologie de l'Information (GITI).

Toutefois, certaines recommandations ont été formulées afin d'aider à réduire les risques liés à la planification et au développement des TI. Ces recommandations touchaient la gestion des changements et des mises en production.

État de la mise en oeuvre

Au cours de l'année, la gestion a documenté et conservé les approbations de mise en production ainsi que les plans de retour en arrière. La mise en oeuvre de cette recommandation chiffre maintenant à cinq le nombre de recommandations complété à 100 %. Les actions suivantes ont été complétées à 100 % au cours des années précédentes :

  • Des dispositions ont été prises pour formaliser le nouveau processus de gestion des changements;
  • La priorisation des projets par secteur concernant les initiatives à mettre de l'avant au cours de l'année subséquente a été adoptée;
  • L'obtention d'une confirmation écrite de la part du propriétaire d'une application lors de changements aux systèmes est maintenant requise;
  • En ce qui a trait à l'accès des développeurs aux environnements de production, la gestion a décidé de ne pas prendre action car elle juge que le risque est minime et mentionne que le processus en vigueur sera revu en cas de nécessité.

Les recommandations ayant trait aux changements autorisés à l'avance, à la documentation des tests et à la revue post-implantation sont en cours de mise en oeuvre.

Certains échéanciers prévus dans le plan d'action original ont été repoussés mais la gestion prévoit terminer l'ensemble de la mise en oeuvre du plan d'action d'ici le 31 mars 2013. Par contre, l'impact de la transition de certains employés vers Services partagés Canada pourrait repousser les échéanciers prévus.

Sécurité des systèmes et des données

Objectif du projet de vérification

La présente vérification avait pour objet d'évaluer dans quelle mesure les processus et procédures en matière de sécurité des données et des systèmes sous la responsabilité de la Gestion de l'Information et de la Technologie de l'Information (GITI) assuraient une protection adéquate des données et des systèmes de l'ASC.

Nature des recommandations

En mars 2010, nous avions noté un certain nombre de bonnes pratiques en matière de sécurité des données et des systèmes sous la responsabilité de la GITI.

Toutefois, certaines recommandations ont été formulées afin d'aider à réduire les risques liés à la sécurité des systèmes et des données. Ces recommandations touchaient la documentation des normes et des processus, les rustines, les journaux des systèmes, les privilèges et les accès aux applications, les bases de données et les laboratoires.

État de la mise en oeuvre

Au cours de la dernière année, la gestion a révisé les listes de détenteurs de cartes d'accès au laboratoire informatique et a documenté une procédure de révision périodique de la liste de ces détenteurs. La mise en oeuvre de cette recommandation chiffre maintenant à sept le nombre de recommandations complété à 100 %. Les actions suivantes ont été complétées à 100 % au cours des années précédentes :

  • La gestion continue de documenter les normes de configuration en matière de technologies;
  • Le bon fonctionnement des contrats de maintenance a permis l'application de rustines manquantes;
  • Le projet Journaux Oracles est fonctionnel depuis le 28 février 2011 et il permet la consultation des journaux Oracle situés sur différents serveurs à partir d'un point central;
  • Le passage à Windows Vista a permis d'accorder aux utilisateurs uniquement les privilèges dont ils ont besoin pour effectuer leurs tâches;
  • Lorsque possible, l'utilisation de mots de passe initiaux temporaires est utilisée; et,
  • Une sensibilisation auprès des gestionnaires concernant la nécessité d'informer la GITI de tout mouvement de personnel et de son impact sur les accès a été effectuée.

La recommandation ayant trait à la documentation du processus d'accréditation et de certification est en cours de mise en oeuvre. Bien qu'incertain, le nouvel échéancier est prévu pour septembre 2012.

Langues officielles

Objectif du projet de vérification

Dans un premier temps, la présente vérification visait à déterminer dans quelle mesure les pratiques de l'ASC en matière de langues officielles sont conformes à la Loi sur les langues officielles (LLO) et aux politiques et directives du Conseil du Trésor (CT) en matière de langues officielles et, dans un deuxième temps, à évaluer le cadre de gestion du programme des langues officielles (PLO) de l'ASC.

Nature des recommandations

En février 2011, nous avions constaté que, de façon générale, l'ASC se conformait à la LLO et aux politiques et directives du CT en matière de langues officielles et que le cadre de gestion en place était adéquat. Toutefois, des recommandations ont été formulées afin d'accroître cette conformité et d'améliorer le cadre de gestion en place.

Les recommandations concernaient : l'offre active de service dans les deux langues officielles; les mécanismes de traitement des plaintes; les droits et obligations du personnel; les courriels; l'interface de Livelink et l'ordre de la présentation des noms des répertoires; la rédaction de documents, les réunions; la formation en milieu scientifique; la diffusion des plans d'action; et, la satisfaction du personnel du LDF.

État de la mise en oeuvre

Au cours de l'année, la gestion a complété à 100 % trois des huit recommandations formulées dans le rapport de vérification. Les actions suivantes ont été mises en oeuvre afin de répondre à ces recommandations :

  • La gestion a établi des mécanismes pour le traitement des plaintes concernant les langues officielles;
  • La gestion a poursuivi la sensibilisation des employés et de la gestion quant à leurs droits et obligations en matière de langues officielles; et,
  • Le plan d'action, incluant entre autres les recommandations du rapport de vérification, a été communiqué à tous les employés.

Les recommandations ayant trait à l'offre active, à l'interface de Livelink, à la rédaction de documents, aux réunions, à la langue de travail et à la formation vont bon train. La gestion prévoit compléter la mise en oeuvre du plan d'action pour le mois de mai 2013.

Gestion des installations d'essai

Objectif du projet de vérification

La présente vérification avait pour objet d'évaluer si les processus de planification et de gestion des installations d'essai permettaient de répondre de façon efficace et efficiente aux exigences des clients internes et externes de manière à rencontrer les objectifs et résultats attendus du programme (LDF).

Nature des recommandations

En novembre 2010, nous avions constaté que le LDF avait en place des procédures de gestion de la qualité de ses services et qu'il possédait un plan de ressources humaines concernant la relève.

Les recommandations visaient à améliorer les indicateurs et cibles de rendement, la pérennité des activités et particulièrement des pratiques de gestion du LDF.

La gestion devait :

  • officialiser et documenter le processus de planification entre le LDF et les utilisateurs internes des installations d'essai;
  • documenter sa stratégie globale d'utilisation des installations et développer un plan de mise en oeuvre s'y rattachant; et,
  • revoir les indicateurs d'extrants et les indicateurs de résultats afin de s'assurer qu'ils sont pertinents et qu'ils mesurent adéquatement la performance du LDF.

État de la mise en oeuvre

Au cours de la dernière année, la gestion a complété la documentation du processus de planification entre Ie LDF et les utilisateurs ainsi que la documentation de sa stratégie globale d'utilisation des installations et le développement du plan de mise en oeuvre s'y rattachant. La stratégie globale est un processus continu qui sera revue annuellement.

Pour ce qui est de la recommandation concernant la revue des indicateurs d'extrants et des indicateurs de résultats, celle-ci a été complétée à plus de 90 %. La gestion a développé de nouvelles mesures de performance qui ont été approuvées par le directeur général et incluses dans le plan de travail 2012- 2013. Par ailleurs, une ébauche de la stratégie de mesure du rendement a également été élaborée et est présentement en cours de révision. La gestion prévoit finaliser ce document d'ici octobre 2012.

Gestion des contrats et de l'approvisionnement

Objectif du projet de vérification

La présente vérification visait à déterminer, dans un premier temps, si un cadre de gestion était en place pour s'assurer que les ententes contractuelles sont établies en conformité avec les politiques du CT et de l'ASC et, dans un deuxième temps, que les paiements afférents étaient autorisés en conformité avec les pouvoirs délégués et la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP).

Nature des recommandations

En mars 2011, notre vérification nous a permis de constater que l'entité vérifiée est bien contrôlée en ce qui a trait aux paiements afférents aux contrats.

Toutefois, certaines recommandations ont été formulées relativement à l'établissement des ententes contractuelles afin de créer un cadre de contrôle de gestion des approvisionnements plus rigoureux et plus robuste.

État de la mise en oeuvre

Au cours de l'année, la gestion a donné suite à cinq des six recommandations formulées dans le rapport de vérification. Les actions suivantes ont été mises en oeuvre afin de répondre à ces recommandations :

  • Un système de contrôle de la qualité des contrats a été implanté;
  • Une nouvelle charte de délégation financière a été signée et une nouvelle procédure d'assurance-qualité a été mise en place pour assurer un contrôle plus serré des pouvoirs délégués en matière de passation de marché;
  • Une procédure plus rigoureuse a été mise en place pour la réception, la garde, l'ouverture et la consignation des soumissions;
  • Une liste de vérification a été établie et implantée afin de s'assurer que toute la documentation nécessaire est présente dans les dossiers d'approvisionnement. De plus, une vérification des dossiers est effectuée périodiquement; et,
  • Un rappel auprès des commis aux finances a été effectué relativement à la nécessité de s'assurer que les paiements soient conformes à la base de paiement et que les écarts mineurs soient documentés.

La seule action en suspens concerne la mise à jour du guide de l'usager dont l'échéancier est prévu pour le mois de septembre 2012.