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Rapport annuel au 31 mars 2008

Suivi des plans d'action de la gestion

préparé par
Direction, Vérification et évaluation

Juin 2008

Table des matières

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Sommaire de la mise en œuvre

Le suivi de la mise en œuvre des plans d'action de la gestion boucle le processus de la vérification interne et de l'évaluation de programme en faisant état des mesures prises par les diverses entités responsables à la suite de nos constatations et de nos recommandations. Le processus de suivi en vigueur fait en sorte que les plans d'action de la gestion sont revus annuellement pour en évaluer le degré de mise en œuvre et en faire rapport au Comité de vérification et d'évaluation et ce, jusqu'à ce qu'ils soient complétés.

Ce rapport annuel présente, en date du 31 mars 2008, les résultats du suivi se rapportant à 12 projets de vérification et 2 projets d'évaluation dont les rapports et les plans d'action de la gestion ont été présentés et approuvés antérieurement par le Comité de vérification et d'évaluation. Les représentations graphiques ci-contre donnent un aperçu du degré d'avancement de la mise en œuvre des éléments des plans d'action de la gestion.

Les pages suivantes décrivent de façon détaillée l'état d'avancement des plans d'action de chacun des projets de vérification et d'évaluation.

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Projet de vérification : 01/02 01-01

Examen de l'exécution des pouvoirs financiers

Objectif du projet de vérification

Cette vérification visait à déterminer dans quelle mesure l'Agence s'acquittait de ses responsabilités en matière de gestion financière notamment en ce qui concerne les exigences de contrôle dictées par les articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et autres exigences prescrites par le Conseil du Trésor concernant la délégation des pouvoirs financiers, l'engagement des dépenses, la certification de l'exécution des marchés et la vérification des comptes aux fins de paiement.

Nature des recommandations

En novembre 2002 nous avions rapporté qu'en général, les pouvoirs financiers sont adéquatement exécutés. Les dépenses sont engagées et certifiées conformément aux articles 32 et 34 de la LGFP et la vérification des comptes pour fins de paiement est effectuée par des agents financiers indépendants en accord avec l'article 33.

Toutefois plusieurs recommandations ont été formulées afin de consolider le cadre de contrôle et d'améliorer l'efficacité et l'efficience des opérations.

État de la mise en œuvre

Les éléments du plan d'action qui étaient en cours à divers degrés d'achèvement au 31 mars 2007 le sont toujours pour la plupart.

La gestion n'a pas encore complété la mise en œuvre de la vérification par échantillonnage des modifications apportées aux fichiers de paye. Ce contrôle visant à se conformer à l'article 33 de la LGFP est toujours prévu mais demeure à être implanté.

Par ailleurs, l'automatisation du versement des intérêts à la date d'échéance lorsque l'Agence est en retard dans ses paiements aux fournisseurs n'a pas encore été mise en œuvre. La gestion prévoit que cette fonctionnalité du Système intégré des finances et du matériel (SIFM) sera opérationnelle à la fin de juin 2008 dès que les rôles et responsabilités des intervenants dans la vérification des comptes seront clairement établis.

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Projet de vérification : 01/02 01-04

Soldes d'ouverture

Objectif du projet de vérification

Dans le cadre de la mise en œuvre de la SIF, l'établissement des soldes d'ouverture au 1er avril 2001 constituait le point de départ à l'enregistrement et à la reddition de comptes selon les nouvelles normes comptables. La réalisation de ce projet visait à s'assurer que les soldes d'ouverture avaient été correctement établis et comptabilisés conformément aux nouvelles conventions comptables.

Nature des recommandations

Le rapport de vérification déposé en novembre 2002 soulignait que les soldes d'ouverture du 1er avril 2001 tels que revus et corrigés avec la participation du Receveur général et du Secrétariat du Conseil du Trésor étaient conformes aux exigences en la matière. Nous avions toutefois adressé à la direction, Finances des recommandations visant à garantir l'exactitude des soldes de la balance de vérification tout au long de l'année par la validation du solde de certains comptes, en instaurant des procédures périodiques d'analyse de compte et en mettant à la disposition du personnel des politiques efficaces.

État de la mise en œuvre

La révision de la politique sur le Traitement comptable des immobilisations corporelles afin qu'elle comporte les directives appropriées concernant l'identification et l'accumulation des coûts capitalisables est voie d'être complétée. Ce travail s'effectue parallèlement aux travaux en cours concernant le développement du plan d'investissement à long terme, l'établissement des coûts des projets et l'utilisation des crédits parlementaires. La gestion prévoit avoir complété cet élément de son plan d'action au cours de la prochaine année.

La détermination de la valeur des stocks possédés par l'Agence n'a cependant pas encore été effectuée. Conformément aux principes comptables, cet exercice doit être réalisé afin d'en apprécier l'importance relative et d'en présenter la valeur aux états financiers le cas échéant.

Ces travaux sont d'autant plus importants que l'Agence est tenue de produire des états financiers et que ces états devront bientôt être vérifiés annuellement.

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Projet de vérification : 01/02 01-06

L'information en matière de gestion financière

Objectif du projet de vérification

Ce projet de vérification consistait à évaluer dans quelle mesure le personnel dispose d'une information de qualité, suffisante et en temps opportun pour lui permettre d'assumer ses responsabilités en matière de gestion financière et que cette information est obtenue au moyen de procédés performants.

Nature des recommandations

Le rapport de vérification de décembre 2003 faisait état de recommandations destinées à accroître la capacité de gestion financière de l'Agence. Nous rapportions que la direction, Finances devait intervenir de plusieurs manières afin de soutenir davantage les gestionnaires de tous les paliers de gestion à assumer leur responsabilité en matière de gestion financière.

État de la mise en œuvre

La direction, Finances a donné suite aux éléments du plan d'action visant à exercer une gestion plus rigoureuse du plan comptable et à développer une structure de codage conforme aux exigences en la matière et adaptée aux opérations menées à l'Agence. Le plan comptable a été revu en profondeur de sorte qu'il permet désormais l'identification et le classement des opérations en fonction de leur relation aux résultats stratégiques et contribuera aussi à renforcer la gestion financière des projets. Il ne reste qu'à consigner le tout au moyen d'une révision de la Politique sur le codage financier et la Politique sur le traitement des immobilisations corporelles.

Des efforts importants ont été consacrés dès 2004-2005 à la révision des crédits parlementaires de manière à les aligner à la nature des opérations auxquelles ils se rapportent. Cette revue s'est achevée au cours de l'exercice 2005-2006. La gestion entend compléter les initiatives entreprises visant à améliorer la compréhension du personnel à l'égard des crédits parlementaires en traitant du sujet dans une politique.

La direction, Finances a profité du développement de la nouvelle version (SAP 4.7) du système financier corporatif afin d'en faire la promotion et d'y apporter des correctifs visant à satisfaire aux exigences en matière de gestion financière et répondre aux besoins des gestionnaires.

La direction, Finances a poursuivi au cours de 2007-2008 la rédaction d'une politique ministérielle portant sur les prévisions et le suivi des dépenses. En parallèle, des efforts ont été consacrés au développement des fonctionnalités du système financier corporatif afin de satisfaire aux besoins des gestionnaires et de la haute direction. Le fait qu'il n'intègre pas certaines données financières telles les prévisions, certains compensent toujours par des systèmes complémentaires, alors que d'autres sont tout simplement dépourvus d'outils de gestion financière adéquats.

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Projet de vérification : 02/03 01-03

Programme des cartes d'achat

Objectif du projet de vérification

L'objectif poursuivi par la réalisation de cette vérification était de s'assurer que l'Agence s'acquittait adéquatement et efficacement de ses responsabilités en matière de gestion des cartes d'achat. Cette vérification incluait entre autres, l'évaluation de la pertinence du cadre de gestion et la conformité aux exigences du SCT en la matière.

Nature des recommandations

Nous rapportions en janvier 2003 que la carte d'achat était un outil approprié, adapté aux pratiques modernes de gestion, et qui permettait effectivement d'alléger considérablement le volume de travail à la Division des marchés car annuellement, près de 5 500 transactions d'une valeur moyenne de 415$ sont effectuées par les détenteurs de carte. On mentionnait également que depuis l'instauration des cartes d'achat en 1999, les pratiques avaient évoluées et basé sur l'expérience acquise, certaines pratiques devaient être revues afin de resserrer le cadre de gestion. De plus, nous considérions qu'une attention particulière devait être accordée à l'aspect administratif des transactions et qu'un rappel aux principaux intervenants (gestionnaires et détenteurs de carte) devait être fait de façon à les sensibiliser à leurs responsabilités respectives.

État de la mise en œuvre

En 2007, la décision d'utiliser le module de cartes d'achat développé par le groupe de concertation SAP (CORE SAP) a été prise. La fonctionnalité des cartes d'acquisition dans SAP est en opération depuis le 4 octobre 2007. Un nouveau processus d'affaires a été implanté et les usagers l'appliquent. L'implantation de ce module a permis de répondre aux recommandations du plan d'action qui étaient en suspens.

À cet égard, un communiqué spécial rappelant les obligations, restrictions et engagements fut acheminé à tous les détenteurs de cartes d'achat en janvier 2008. À ce communiqué était annexé les références aux politiques gouvernementales appuyant les engagements reliés à l'utilisation de la carte.

D'autre part, suite à l'implantation du module de cartes d'achat dans SAP, la Politique de l'ASC sur les cartes d'achat a été revue en profondeur. Celle-ci est au stade de la 1ère ébauche, il ne reste que quelques correctifs à apporter. Nous considérons donc comme complétée la recommandation touchant les corrections à apporter à la politique existante sur les cartes d'achat puisque celles-ci ont été effectuées en même temps que la présente révision de la politique.

Pour ce qui est de l'acquisition de biens non consommables de plus de 1000$ ou de biens attrayants, une procédure est maintenant en place afin de s'assurer que ces biens sont inscrits à l'inventaire.

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Projet de vérification : 03/04 01-01

Cadre de gestion, direction générale, Technologies spatiales

Objectif du projet de vérification

L'objectif de ce projet de vérification consistait à évaluer dans quelle mesure les éléments du cadre de gestion de la direction générale, Technologies spatiales portant sur la gouvernance, les opérations et les systèmes d'information lui permettent d'exécuter le mandat qui lui a été confié, de réaliser ses opérations selon des principes d'efficacité, d'efficience et d'économie tout en se conformant aux exigences prescrites par les lois, règlements et politiques, de protéger et de rendre compte de l'utilisation des ressources.

Nature des recommandations

Dans un contexte où l'accent est mis sur les résultats, des mesures importantes devraient être consacrées au renforcement du cadre de gestion de la direction générale, Technologies spatiales. Ces améliorations concernent des éléments qui sont à la base de son cadre de gestion. Certaines mesures doivent être apportées par la direction générale elle-même alors que d'autres sont du ressort de secteurs de services corporatifs pertinents.

État de la mise en œuvre

La gestion a donné suite à la plupart des observations et recommandations qui étaient de sa responsabilité. La direction, Finances poursuit ses efforts à développer des fonctionnalités du système financier corporatif afin de satisfaire aux besoins des gestionnaires et de la haute direction en matière de gestion financière. L'absence de certaines données financières telles les prévisions, fait en sorte que certains compensent toujours par des systèmes complémentaires, alors que d'autres sont tout simplement dépourvus d'outils de gestion financière adéquats.

La gestion a pratiquement complété la mise en œuvre des éléments du plan d'action destinés à établir les liens entre ses programmes et les résultats stratégiques de l'Agence, à s'assurer qu'ils comportent tous un cadre de mesure du rendement et que leur performance est périodiquement rapportée. Au cours de l'année 2007-2008, des cadres de gestion ont été élaborés pour la plupart des activités opérationnelles menées par la direction générale.

La gestion poursuit l'analyse et la révision de ses modes de prestation. Plusieurs composantes de programmes qui étaient jusqu'à présent livrées au moyen de contrats seront désormais assujetties à des programmes de subventions et contributions.

En ce qui concerne le développement d'un système corporatif de gestion du temps, la gestion a pris la décision de ne pas donner suite à la recommandation, alléguant que la comptabilisation des coûts du personnel sur une base d'estimée était acceptable compte tenu de l'importance relative des coûts de main-d'œuvre par rapport aux autres coûts.

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Projet de vérification : 04/05 01-01

Vérification – Accord de coopération Canada/ESA

Objectif du projet de vérification

Ce projet de vérification consistait à obtenir l'assurance que les systèmes et les procédures en place dans tous les aspects de la gestion du programme étaient efficaces, efficients et économiques. Nous avons examiné les éléments du cadre de gestion de l'Accord de coopération Canada/ESA en vigueur au cours de l'exercice financier 2003-2004.

Nature des recommandations

Nous rapportions en novembre 2004 que la mise en œuvre des recommandations formulées dans le rapport de vérification permettrait au gestionnaire du programme de mieux s'acquitter de ses responsabilités notamment au niveau du respect des politiques et des conditions du programme, de la prise de décision et de la reddition de comptes. Nous recommandions entre autres :

  • que des dossiers administratifs complets pour chacun des programmes facultatifs devaient être conservés,
  • qu'un processus de consultation avec l'industrie devait être mis en place,
  • qu'un suivi des crédits accumulés à l'ESA devait être effectué,
  • qu'un mécanisme pour palier au risque de fluctuation du taux de change devait être mis en place, et
  • que le cadre de vérification axé sur les risques (CVAR) et le cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats (CGRR) devaient être mis en œuvre.

État de la mise en œuvre

Tel que mentionné dans le rapport de suivi de l'an dernier, la gestion a mis en œuvre l'ensemble des actions reliées aux pratiques administratives et financières telles la mise à jour des critères d'évaluation inclus dans le document d'approbation de programme (DAP), l'instauration d'un système de suivi financier relatif aux contributions accordées aux programmes facultatifs, un suivi plus serré des crédits accumulés à l'ESA, des dossiers administratifs complets pour chacun des programmes facultatifs et un comité de gestion des risques.

Étant donné que les deux recommandations en suspens au 31 mars 2007 étaient reliées à la mise en œuvre du CGRR et d'un système de collecte de données pour la mesure de la performance et qu'elles font également partie des recommandations en suspens dans le rapport d'évaluation du programme ESA, nous avons décidé d'éliminer ces recommandations du rapport de vérification et de les traiter uniquement dans le rapport d'évaluation du programme ESA afin de ne pas dupliquer le suivi à effectuer sur un même programme.

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Projet de vérification : 04/05 01-02

Vérification – Programme de S&C à l'appui de la sensibilisation, de la recherche et de la formation en sciences et technologies spatiales

Objectif du projet de vérification

L'objectif poursuivi par la réalisation de ce projet de vérification était d'évaluer dans quelle mesure les systèmes, les procédures et les ressources en place, dans tous les aspects de la gestion du programme, étaient efficaces, efficients et économiques.

Le cadre de vérification axé sur les risques (CVAR / RBAF) de ce programme de S&C mentionnait qu'une vérification du programme, tant pour le volet subventions que pour le volet contributions, de même qu'un examen du plan de gestion des risques seraient effectués au cours de la deuxième année du programme.

Nature des recommandations

Nous rapportions en juin 2005 que certains secteurs conservaient des dossiers administratifs permettant d'assurer une piste de vérification adéquate alors que d'autres devaient accorder une attention particulière aux dossiers administratifs conservés par bénéficiaire. Nous avions également noté que, dans certains secteurs, la procédure de vérification de l'admissibilité des bénéficiaires devait être revue.

D'autre part, nous avions observé que, malgré le fait que la plupart des risques identifiés dans le CVAR (RBAF) n'avaient pas été revus de façon systématique, certains secteurs avaient mis en œuvre des mesures d'atténuation adéquates pour réduire plusieurs risques. Pour ce qui est du CGRR (RMAF), nous avions noté que, de façon générale, aucun système de collecte de données n'avait été mis en place afin de mesurer le rendement du programme.

En ce qui a trait au service de la comptabilité, nous recommandions de mettre en place les procédures requises afin de s'assurer de procéder à la vérification des comptes conformément à la politique en la matière.

État de la mise en œuvre

À ce jour, la gestion des différents secteurs impliqués dans la mise en œuvre du plan d'action a donné suite de façon satisfaisante à l'ensemble des recommandations du rapport de vérification. En effet, certaines pratiques administratives ont été modifiées afin d'assurer une piste de vérification adéquate, assurer la conformités aux termes et conditions du programme et assurer une vérification adéquate de l'admissibilité des bénéficiaires.

En ce qui a trait au CVAR (RBAF), les différents secteurs passent maintenant en revue de façon régulière l'ensemble des risques identifiés et s'assurent de mettre en place des mesures d'atténuation appropriées.

Quant à la mesure de la performance du programme, les différents secteurs ont mis en place des systèmes de collecte de données afin de mesurer les résultats attendus tels qu'énoncés dans le CGRR (RMAF). Dans la plupart des cas, c'est sous la forme de sondages envoyés aux bénéficiaires que l'information a été obtenue. L'information obtenue a ensuite été compilée et analysée afin de déterminer si les résultats escomptés avaient été rencontrés.

De plus, en 2007/2008, une évaluation formative a eu lieu.

D'autre part, au niveau de la vérification des comptes, l'annexe C de la politique de l'ASC sur la Vérification des comptes a été amendée pour y apporter davantage de précision sur les rôles et responsabilités au niveau entre autres, de la vérification des paiements de subventions et contributions. La modification en question est présentement au stade d'ébauche et sera finalisée sous peu. Considérant les actions entreprises et l'avancement de celles-ci, nous considérons la mise en œuvre de cette action comme étant complétée à 100%.

Tel que mentionné dans le rapport de suivi de l'an dernier, entre temps, les commis au service de la comptabilité portent une attention particulière à tous les paiements de S&C et, dans le doute, ils se réfèrent aux termes et conditions (T&C) approuvés du programme quant à l'éligibilité des récipiendaires et demandent de l'information additionnelle au commis financier sectoriel au besoin.

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Projet de vérification : 04/05 01-03

Cadre de gestion, direction, Laboratoire David Florida

Objectif du projet de vérification

L'objectif de ce projet de vérification consistait à évaluer dans quelle mesure les éléments du cadre de gestion de la direction, Laboratoire David Florida portant sur la gouvernance, les opérations et les systèmes d'information lui permettent d'exécuter le mandat qui lui a été confié, de réaliser ses opérations selon des principes d'efficacité, d'efficience et d'économie tout en se conformant aux exigences prescrites par les lois, règlements et politiques, de protéger et de rendre compte de l'utilisation des ressources.

Nature des recommandations

Nous avons porté à l'attention de la gestion des observations et des recommandations qui visaient notamment à améliorer la qualité de l'information financière, à faire preuve de transparence et d'équité dans l'imposition des frais d'utilisation externes et à assurer une gestion plus rigoureuse des comptes à recevoir.

État de la mise en œuvre

La rédaction du plan d'investissement à long terme suit son cours. Même si une deuxième ébauche a été présentée au SCT, la gestion ne prévoit pas en terminer la rédaction avant août 2008 compte tenu de la revue des programmes actuellement en cours et que l'on pourrait devoir tenir compte.

Une grille tarifaire établie en fonction de la valeur du marché pour des services comparables à ceux offerts par le LDF devrait bientôt être soumise au Comité exécutif pour approbation finale avec sa mise en application à partir du 1er avril 2008. Par la suite, la gestion présentera au Comité exécutif ses recommandations concernant la facturation des services aux autres secteurs de l'Agence.

Concernant les processus de facturation et de perception des comptes à recevoir, l'examen des pratiques par rapport aux politiques et procédures se poursuit et devrait aboutir à une révision de celles-ci le cas échéant et à un rappel des rôles et responsabilités au personnel qui y est engagé.

L'analyse entamée visant à revoir les dépenses comptabilisées depuis le 1er avril 2001 afin de retracer les déboursés dont le codage est erroné et apporter les corrections appropriées aux comptes d'actif se poursuivra dès que la politique sur le traitement comptable des immobilisations sera officialisée.

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Projet de vérification : 05/06 01-01

Processus de passation des marchés

Objectif du projet de vérification

L'objectif de ce projet de vérification consistait à obtenir l'assurance que le cadre de gestion en place est adéquat afin d'assurer une prestation efficace, efficiente et économique des services de passation des marchés et d'acquisition tout en respectant les obligations légales, réglementaires et éthiques.

Nature des recommandations

Nous rapportions en mars 2007 que le processus de passation des marchés était géré avec prudence et diligence raisonnable.

Toutefois, nous avions souligné à la gestion l'importance de mettre en place certains contrôles, revoir quelques pratiques administratives et sensibiliser son personnel à certains égards afin de s'assurer du respect de ses obligations légales et règlementaires et maintenir des dossiers administratifs complets permettant une prise de décision éclairée.

État de la mise en œuvre

À ce jour, la gestion a donné suite de façon satisfaisante à l'ensemble des recommandations formulées dans le rapport.

En effet, la gestion a mis en œuvre plusieurs actions dont, entre autres, une sensibilisation auprès de son personnel en ce qui a trait au niveau de délégation requis pour la signature des documents contractuels, à l'importance de bien justifier les raisons de l'octroi d'un marché en source unique de même que les modifications à tout marché et à l'importance de conserver une trace au dossier administratif des marchés à l'effet qu'une vérification a été faite afin de s'assurer que le prix et les conditions des commandes subséquentes correspondent en tout point aux offres à commandes.

De plus, une liste de vérification est maintenant complétée et insérée dans chaque dossier. Celle-ci a pour but de s'assurer que les dossiers contiennent tous les documents requis pour la prise de décision.

Les gestionnaires ont également eu droit à un rappel quant à l'importance de bien planifier leurs besoins en matière de marchés. Un plan d'approvisionnement annuel est maintenant complété avec chaque secteur en début d'année.

Du côté des finances, le libellé des 3 blocs de signature apparaissant sur la Demande de biens et de services a été clarifié afin de différencier la signature du gestionnaire qui approuve l'engagement d'une dépense de celle de l'agent des contrats qui demande l'obtention de biens et services.

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Projet de vérification : 05/06 01-02

Gestion des marchés par les secteurs

Objectif du projet de vérification

L'objectif général de ce projet de vérification consistait à obtenir l'assurance que le cadre de gestion en place dans les secteurs quant à la gestion des contrats est adéquat, c'est-à-dire qu'il permet de s'assurer que les biens ont été livrés, les services rendus et les travaux exécutés et que le prix payé est conforme aux termes et conditions des contrats.

Nature des recommandations

Nous rapportions en mars 2007 les résultats de notre examen qui démontraient que pour 19 des 27 contrats examinés, les livrables tels qu'identifiés aux marchés avaient bien été reçus. Par ailleurs, dans 8 cas, nous avons noté des irrégularités au niveau des livrables et dans 4 cas, la base de paiement n'a pas été respectée.

D'autre part, nous avons porté à l'attention de la gestion et/ou du personnel des services financiers l'importance d'assumer les rôles et responsabilités qui leurs sont dévolus tels qu'énoncés dans la Politique de l'ASC sur la Vérification des comptes, de faire le suivi des coûts engagés des contrats afin de s'assurer du respect de la limite financière de ceux-ci et de s'assurer que le gestionnaire qui signe une demande de paiement en vertu de l'article 34 de la LGFP possède la délégation requise.

État de la mise en œuvre

À ce jour, la gestion des différents secteurs impliqués dans la mise en œuvre du plan d'action a donné suite de façon satisfaisante à l'ensemble des recommandations du rapport de vérification. En effet, plusieurs gestionnaires ont reçus de la formation entre autres, en matière de passation des marchés et de délégation des pouvoirs financiers.

D'autre part, au niveau des rôles et responsabilités que les gestionnaires et le personnel des services financiers doivent assumer, l'annexe C de la politique de l'ASC sur la Vérification des comptes a été amendée pour y apporter davantage de précision sur les rôles et responsabilités au niveau entre autres, de la vérification des paiements découlant de contrats. La modification en question est présentement au stade d'ébauche et sera finalisée sous peu. Considérant les actions entreprises et l'avancement de celles-ci, nous considérons la mise en œuvre des actions reliées à la vérification des comptes comme étant complétée à 100%. De plus, afin de favoriser la sensibilisation en matière de finances auprès des gestionnaires, le personnel des opérations financières des secteurs est régulièrement invité aux comités de gestion de plusieurs secteurs.

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Projet de vérification : 05/06 01-03

Cadre de gestion, direction générale, Exploitations spatiales

Objectif du projet de vérification

L'objectif de ce projet de vérification consistait à évaluer dans quelle mesure les éléments du cadre de gestion en place à la direction générale, Exploitations spatiales (à l'exception du LDF) portant sur la gouvernance, les opérations et les systèmes d'information lui permettent d'exécuter le mandat qui lui a été confié, de réaliser ses opérations selon des principes d'efficacité, d'efficience et d'économie tout en se conformant aux exigences prescrites par les lois, règlements et politiques, de protéger et de rendre compte de l'utilisation des ressources.

Nature des recommandations

Nous rapportions en septembre 2007 que la gestion devait exercer un meilleur contrôle sur ses dépenses et sur la perception des revenus alors que certaines pratiques devaient être revues afin d'en améliorer l'efficacité et l'efficience. Même si le projet de vérification visait le cadre de gestion de la direction générale, Exploitations spatiales, nous avons aussi rapporté que l'Agence devait avoir un cadre de gestion qui se conforme davantage aux exigences du SCT notamment en matière de planification et de mesure du rendement des programmes.

État de la mise en œuvre

Peu après le dépôt du rapport de vérification, le SCT a transmis aux ministères des consignes visant à encadrer la mise en œuvre intégrale de la SGRR. Ces instructions ont permis de préciser certaines exigences notamment en ce qui concerne le nombre de niveau de programme que l'architecture des activités de programme (AAP) doit comporter. Malgré la clarté des consignes, nous constatons toujours que les programmes de l'AAP et les résultats attendus sont, dans une large proportion, inadéquats au sens de la SGRR avec les effets évidents sur la qualité du RPP et du RMR. Dans le cadre de l'évaluation du CRG de 2008, le SCT recommande aussi à ce que l'AAP soit conforme à la Politique sur la SGRR. La gestion a l'intention de procéder aux ajustements de l'AAP en fonction des développements découlant de la revue des priorités actuellement en cours.

Suite à une revue de la structure de gouvernance de l'Agence, les rôles et responsabilités du Comité exécutif ont été revus afin de lui attribuer la revue périodique du rendement des programmes. Il est prévu que cet exercice sera intégré au processus annuel de planification.

Tous les éléments du plan d'action visant à mieux contrôler les revenus provenant de la perception des redevances ont été implantés avec diligence. Il en est de même pour les mesures associées aux contrôles des dépenses. Compte tenu des volumes et des priorités, la mise à jour des descriptions de fonction se fera d'abord pour les postes dont il y a des actions de dotation prévues.

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Projet de vérification : 06/07 01-02

Programme de contribution CASSIOPE

Objectif du projet de vérification

L'objectif général de ce projet de vérification consistait à évaluer dans quelle mesure les systèmes, les procédures et les ressources en place, dans tous les aspects de la gestion du programme, sont efficaces, efficients et économiques.

Nature des recommandations

En mai 2007, nous rapportions que nous étions d'avis que la gestion avait mis en place des systèmes et des procédures permettant de faire un suivi adéquat du programme de contribution CASSIOPE, particulièrement en ce qui a trait à l'aspect technique du programme. La gestion avait également mis en œuvre un Cadre de vérification axé sur les risques (CVAR) de même qu'un Cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats (CGRR).

D'autre part, en ce qui concerne l'aspect administratif, le cadre de gestion en place aurait dû permettre de faire un bon suivi des sommes dépensées puisque la gestion avait mis en place une liste de contrôle à être complétée pour chacune des réclamations présentées pour paiement.

Malgré le système en place, nous avions porté à l'attention de la gestion certaines lacunes observées et qui devaient être corrigées dans les plus brefs délais afin d'assurer une saine gestion du programme.

État de la mise en œuvre

Au cours de l'année, la gestion a donné suite de façon très satisfaisante à 16 des 18 recommandations du rapport de vérification. En effet, la gestion a récupéré une somme de 995 703$ qui avait été payée en trop à Cascade Data Services (CDS) à titre de majoration sur les sous-contrats de même qu'un montant d'environ 668 400$ qui avait été réclamé à l'ASC alors qu'ils constituaient des retenues « holdback » de CDS.

D'autre part, la gestion s'assure maintenant de recevoir les réclamations, de même que tout autre document pertinent dans les délais prescrits, conformément aux termes et conditions des ententes de contributions.

Les deux items en suspens et dont la gestion a prévu compléter la mise en œuvre au cours de l'année ont trait à l'établissement des coûts de projets, incluant les coûts de main-d'œuvre (une partie d'un mandat confié à TPSGC, Services Conseils touche cet aspect) et à l'établissement de la proportion des dépenses reliées au protocole d'entente entre l'ASC et CRC qui est attribuable au programme CASSIOPE versus aux autres programmes de l'ASC.

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Projet d'évaluation : 04/05 02-02

Évaluation – Accord de coopération Canada/ESA

Objectif du projet d'évaluation

L'objectif poursuivi par la réalisation de ce projet était de fournir B la gestion une évaluation de l'atteinte des objectifs prévus et un constat des résultats obtenus pour l'entente de coopération Canada/ESA.

Nature des recommandations

Nous rapportions en novembre 2004 que l'entente de coopération Canada/ESA avait atteint plusieurs des objectifs initialement établis. De plus, nous mentionnions qu'à notre avis, le cadre de gestion en place nécessitait des améliorations. Nous avons fait certaines recommandations concernant les aspects politiques de ce programme, la réalisation des objectifs, le cadre de gestion du programme et du risque, la promotion des informations et le processus de consultation.

État de la mise en œuvre

Nous maintenons les mêmes commentaires que l'an passé.

La mise en œuvre du plan d'action ne respecte pas les échéanciers tels qu'établis par le gestionnaire et approuvés par le Comité exécutif. Il reste encore à adresser les recommandations touchant les aspects politiques entre ESA et l'U.E. Il en va de même pour la réflexion que devaient faire les gestionnaires sur la façon d'aider les PME. L'échéance proposée était le 31 mars 2005.

La gestion n'a pas donné suite de façon satisfaisante à la recommandation visant l'implantation du CGRR pour mesurer le degré d'atteinte des objectifs du programme.

La mesure de performance du programme posera problème encore en 2008-09 lorsque nous effectuerons l'évaluation sommative puisque les systèmes de mesure des résultats ne sont pas en place deux ans après le développement du CGRR.

Lors de l'approbation de ce programme, des fonds ont été identifiés pour l'évaluation de programme. Une partie de ces fonds devrait être utilisée pour la mise en œuvre de la mesure de performance qui fait partie de l'évaluation.

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Projet d'évaluation: 04/05 02-03

Évaluation – Programme de démonstration en vol d'une charge utile (PFDP)

Objectif du projet d'évaluation

L'objectif poursuivi par la réalisation de ce projet était de fournir B la gestion une évaluation de l'atteinte des objectifs prévus et un constat des résultats obtenus par le Programme de démonstration d'une charge utile en vol.

Nature des recommandations

Nous rapportions en juin 2005 que le PLFD avait atteint peu de ses objectifs initialement établis.

Nous avions soulevé l'importance de prévoir les infrastructures terrestres pour les prochains programmes.

Nous avons fait certaines recommandations sur l'utilisation des satellites, la mesure de performance et les ententes de collaboration entre ministères en plus d'améliorer la gestion de projets.

État de la mise en œuvre

À ce jour, une seule recommandation a été mise en œuvre.

Nous considérons que très peu de progrès a été fait concernant l'atteinte des objectifs de ce programme et que les Canadiens ne retireront pas les bénéfices escomptés.