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Procédure pour inviter un astronaute ou un conférencier

L'Agence spatiale canadienne (ASC) étudie attentivement les invitations que reçoivent les astronautes canadiens et autres conférenciers à son emploi. Pour nous aider à mieux vous servir, nous vous demandons de lire la section « Ce que vous devez savoir » ci-dessous et à remplir le formulaire d'invitation de deux à six mois avant l'événement.

Avant de commencer à remplir le formulaire, vous devrez joindre un programme ou un agenda pour l'événement même si ce n'est qu'une ébauche. Vous pouvez aussi joindre tout autre document qui pourrait nous aider à évaluer votre requête.

Votre invitation sera étudiée dans un délai de six à huit semaines après réception. Les requêtes ne seront pas étudiées plus de six mois à l'avance.

Ce que vous devez savoir :

• Chaque année, les conférenciers de l'ASC reçoivent un grand nombre d'invitations à participer à des événements publics. Nous faisons de notre mieux pour rejoindre le plus grand nombre possible de Canadiens aux quatre coins du pays par le biais de conférences et de vidéo/web conférences. Toutefois, des contraintes de logistique et de temps, tout comme la charge de travail des employés, nous empêchent souvent d'accepter des invitations.

• Un comité examine toutes les requêtes. Ce comité recommande d'accepter ou de refuser une invitation après avoir étudié une multitude de facteurs comme l'horaire du conférencier et l'objectif de l'événement

• Vous devez remplir le formulaire d'invitation même si vous connaissez personnellement un conférencier ou un astronaute canadien. Nous vous demandons de ne pas communiquer directement avec la personne que vous désirez inviter.

• L'horaire des conférenciers est toujours sujet à des changements de dernière minute, ce qui peut nous obliger à modifier ou, lors de rares occasions, à annuler des engagements publics préalablement acceptés. Si une telle situation se présentait, nous vous en aviserions dans les meilleurs délais. Nous tenterions alors de remplacer cette personne par un autre conférencier de l'ASC, mais nous vous suggérons fortement de prévoir un substitut.

• Tous les produits de communications visant à promouvoir votre événement (incluant les avis aux médias, les communiqués de presse et les publicités) doivent être préalablement approuvés par l'ASC avant d'être publiés et/ou diffusés.

Politique

• Conformément à la politique de l'ASC sur les affaires publiques et au Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique, les employés du gouvernement du Canada (incluant les astronautes canadiens) ne sont pas autorisés à participer à des campagnes de financement, à appuyer des organismes de charité ou à prêter leur nom à des activités de commandite.

• De plus, les employés de l'ASC sont liés par des politiques de conflits d'intérêts qui les empêchent d'accepter toute forme d'honoraires ou de rétribution lorsqu'ils acceptent un engagement public dans l'exercice de leurs fonctions. Ainsi, si un conférencier participe à votre événement, tous les frais de déplacement du conférencier seront payés par l'ASC.

• L'ASC n'accepte aucune invitation de tierces parties, de bureaux ou d'agences de conférenciers professionnels ou d'organisateurs d'événements de nature commerciale ou à but lucratif.

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