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Avis d'offres de participation

Politique et lignes directrices

Introduction

La politique et les lignes directrices suivantes sont conçues afin de fournir un cadre d’évaluation de la recherche scientifique appuyée par le Programme des sciences spatiales de l’Agence spatiale canadienne tout en maintenant les orientations stratégiques définies par la communauté scientifique. Le processus est fondé sur l’impartialité, la transparence et la responsabilité. Le processus d’avis d'offre de participation (AOP) est en accord avec les divers processus d’approvisionnement du gouvernement.

Objet du processus d’avis d'offre de participation

Le processus d’AOP permet de sélectionner des projets de recherche scientifique méritant l’appui du Programme des sciences spatiales (PSS) de l’Agence spatiale canadienne (ASC).

Le processus d’AOP ne permet pas l'attribution directe d'une aide financière. Celle-ci est accordée par le biais des mécanismes habituels à la disposition du PSS, soit normalement par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

Avis d'offres de participation

L’agent responsable du processus est le directeur des programmes scientifiques qui diffuse l’avis puis reçoit et enregistre les propositions soumises. Il incombe au directeur des programmes scientifiques de communiquer les résultats du processus aux candidats.

Le processus

Les étapes du processus d’AOP sont les suivantes :

1. Diffusion de l’avis d'offre de participation dans la communauté scientifique
2. Réception des propositions des chercheurs par le PSS
3. Présélection des propositions
4. Évaluation du mérite scientifique des propositions par les pairs
5. Évaluation de la faisabilité technique des propositions
6. Évaluation du mérite des propositions par rapport au programme
7. Classement final des propositions
8. Décision concernant le financement des propositions
9. Envoi de lettres d'avis aux proposants
10. Coordination du financement des propositions retenues 

1. Diffusion de l’AOP

C’est au scientifique de programme de la discipline pertinente que revient la responsabilité de préparer l’avis d'offre de participation. La structure et la présentation peuvent varier quelque peu d’une discipline à l’autre. Tout AOP doit cependant inclure les informations suivantes :

• La date de clôture;
• La somme maximale d’aide financière accordée;
• Les domaines d’étude traités par l’AOP;
• Un cadre pour l’évaluation;
• Les considérations relatives au programme qui seront appliquées lors de l’évaluation;
• Le format à employer pour soumettre la proposition, c.-à-d. le format de la proposition;
• Une déclaration concernant le processus d’attribution d’aide financière faisant suite à l’AOP;
• Une adresse et des instructions pour la soumission de la proposition.

L’AOP est acheminé aux communautés scientifiques pertinentes du Canada, qui devraient comprendre des particuliers ainsi que des équipes de recherche, etc. Cependant, toute institution d’enseignement comportant un programme de recherche pertinent doit être obligatoirement incluse.

On doit accorder un délai raisonnable avant la date de clôture. Un minimum de six semaines est acceptable.

2. Réception des propositions

Les propositions devront être soumises au directeur des programmes scientifiques. Toutes les propositions recevront un timbre indiquant la date et l’heure de réception. Le commis responsable des propositions enregistrera toutes les propositions reçues et les consignera également dans un registre central. Un accusé de réception sera expédié au proposant au plus tard un jour ouvrable après réception de la proposition. Veuillez noter que l’Agence spatiale canadienne ne contactera normalement qu’un seul chercheur principal (CP) par proposition soumise. Cette personne a la responsabilité d’en informer les autres membres de son équipe.

La date et l’heure indiquées sur le timbre de l’ASC détermineront le moment de réception des propositions. On ne tiendra pas compte des timbres provenant d’un service de messagerie pour déterminer le moment de réception par l’ASC. Les propositions reçues par voie électronique seront datées selon l’horodateur du système de l’ASC. Des ajustements seront effectués dans le cas d’une interruption du service postal ou d’une panne du système de courrier électronique de l’ASC.

Le directeur conservera un exemplaire de la proposition soumise. Tout autre exemplaire sera acheminé au scientifique de programme responsable de l’évaluation.

3. Présélection des propositions

Avant leur évaluation, les propositions feront l’objet d’une présélection en fonction des critères énoncés dans l’AOP. En général, les critères de présélection sont les suivants : le domaine d’étude par rapport au programme, le type de proposition (expériences en vol ou au sol), la longueur de la proposition, le respect des exigences de l’AOP et la fourniture de documentation d’appui. D’autres facteurs de présélection pourront s’ajouter à cette liste. Les propositions ne répondant pas aux exigences minimales de l’AOP ou qui sont déclarées non concurrentielles, parce qu’elles ne satisfont pas à plusieurs des critères d’évaluation ou n’en tiennent pas compte, pourront être rejetées à ce stade du concours. Le directeur des programmes scientifiques est responsable de la présélection, avec l’approbation du scientifique de programme. Les avis aux proposants dont la proposition n’aura pas été retenue à la suite du processus de présélection seront généralement acheminés en même temps que les autres avis (voir 9., ci-dessus).

4. Évaluation du mérite scientifique des propositions par les pairs

Le processus d'examen par les pairs relève du scientifique de programme approprié. Il faudrait respecter les processus habituellement adoptés pour la discipline en question. Ils supposent notamment la conduite d'examens externes par des spécialistes dans le domaine et l'établissement d'un comité d'examen externe. Celui-ci produira un résumé de son examen de même qu'un classement des propositions auxquelles il aura attribué une note. L'ASC conservera un exemplaire de tous les examens. Lorsqu'il y a plusieurs disciplines en cause, on pourra créer plusieurs comités d'examen dans le cadre d'un même AOP. Chaque comité doit toutefois examiner un nombre suffisant de propositions pour pouvoir établir un classement.

Les conflits d'intérê doivent être réglés au moment où les examinateurs sont invités à participer.

5. Évaluation de la faisabilité technique des propositions

L'évaluation de la faisabilité technique incombe au gestionnaire chargé de la mise en æuvre dans la discipline pertinente. Le nombre de participants au comité d'examen technique peut varier et est fonction de la complexité du projet, mais il ne doit normalement pas être inférieur à trois. Le scientifique de programme approprié devrait en faire partie. L'équipe d'examen doit parvenir à un consensus.

L'évaluation technique doit comprendre une estimation des risques de même qu'une estimation des coûts. Une proposition peut être déclarée irréalisable. Le comité doit produire un résumé de tous les examens techniques. L'ASC conservera un exemplaire de tous les examens.

De façon générale, seules les propositions ayant obtenu une note scientifique appropriée feront l'objet d'un examen de faisabilité technique.

6. Évaluation du mérite des propositions par rapport au programme

L'évaluation du mérite des propositions par rapport au programme sera assurée par le personnel de l'ASC et elle relève du scientifique de programme. Elle sera faite en fonction des critères établis dans l'AOP. En règle générale, trois individus, dont le scientifique de programme et le gestionnaire responsable de la mise en oeuvre du programme concerné, examineront les propositions.

Les propositions seront notées et classées en fonction de leur mérite par rapport au programme.

7. Classement final des propositions

Le classement final sera fondé sur les critères ci-dessous, dans l'ordre de priorité donné :

1. Mérite scientifique
2. Mérite par rapport au programme
3. Faisabilité technique

De façon générale, on attribuera des notes fondées sur l'examen par les pairs pour la qualité scientifique et sur la faisabilité technique pour les risques. D'autres facteurs, comme les coûts et échéanciers associés au programme, seront évalués de manière qualitative. On pourra toutefois décider de ne pas examiner les propositions assorties de risques trop élevés. Le classement final, accompagné des notes explicatives appropriées, sera transmis au directeur des programmes scientifiques.

Le classement final sera approuvé par le directeur des programmes scientifiques et par le directeur chargé de la mise en oeuvre du programme, avec le consentement du directeur général du Programme de sciences spatiales.

8. Décision concernant le financement des propositions

Si l'élaboration du plan de financement d'un AOP particulier est assurée par le scientifique de programme et le gestionnaire de programme en fonction du classement final et des fonds disponibles, la décision finale concernant l'approbation et le financement des propositions revient au comité de gestion du PSS.

9. Lettres d'avis aux proposants

Le directeur des programmes scientifiques enverra une lettre d'avis sur l'issue de l'AOP à tous les proposants. Toutes les lettres seront envoyées le même jour. L'avis devrait normalement être émis dans les deux semaines suivant l'achèvement du processus de sélection. Chaque lettre comprendra un résumé et la note de l'examen scientifique, un résumé sur la faisabilité technique et la note numérique globale de la proposition. Dans le cas des propositions jugées non conformes, on joindra une note explicative succincte.

Les lettres aux proposants retenus décriront le processus par lequel des fonds pourront être rendus disponibles. Elles ne doivent toutefois pas impliquer que le financement est garanti.

10. Coordination du financement des propositions retenues

L'attribution du financement couvrant les propositions retenues relève du gestionnaire de programme chargé de la mise en œuvre pour la discipline en cause. Le gestionnaire de programme travaillera avec TPSGC et le scientifique de programme afin d'assurer la mise en place d'un mécanisme de financement approprié, dans les limites du budget. Le scientifique de programme s'assurera que l'arrangement final permet la mise en oeuvre de la proposition retenue par le comité d'examen.

Propositions spontanées

On considère que le mécanisme des propositions spontanées ne convient pas pour déterminer le mérite scientifique relatif. Les propositions spontanées devraient être intégrées au cycle normal d'AOP pour la discipline concernée.

Réponses à des AOP étrangers

Il arrive de temps à autre que des scientifiques canadiens veuillent répondre aux AOP émis par d'autres agences spatiales. Normalement, une lettre d'appui de l'ASC doit être jointe à la demande.

En général, les AOP seront offerts par le biais d'une annonce spéciale dans le cadre du processus d'avis d'offre de participation géré par le Programme des sciences spatiales de l'ASC. Dans de telles circonstances, le processus d'examen scientifique de l'ASC peut être moins rigoureux et pourrait reposer sur le Processus habituellement plus détaillé d'examen par les pairs utilisé par l'agence étrangère afin de choisir les propositions gagnantes. Les principaux aspects qui feront l'objet d'une analyse de la part de l'ASC se rapporteront à l'échéancier, au budget et aux risques. Le comité consultatif scientifique approprié sera informé de l'offre de participation et sera invité à donner son opinion concernant l'importance de l'offre compte tenu des autres priorités scientifiques et considérations liées aux programmes.